【必見】就活をExcelで効率化!スケジュールやマイページの管理

【必見】就活をExcelで効率化!スケジュールやマイページの管理

2022年8月19日更新

はじめに

「効率的に就活したい!」

 

忙しい就活生なら誰しもこのように考えるはずです。

 

そこで今回は、就活を効率的に行うためのExcelの活用法について解説します。

 

この記事では、以下のような悩みや疑問にお答えしています。

 

  • 就活でExcelを使えば効率が上がるのかな?
  • 就活スケジュールやマイページの管理もExcelでできる?

 

この記事を読めば、こういった悩みや疑問はすべて解決できます!

 

この記事を読むメリット

  • 就活におけるExcelの活用法がわかり、就活の効率が爆上がりする!

 

気軽に読める内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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1.就活で便利なExcelの用途5選

効率良く就活を進めるのに便利なExcelの用途は以下の5つです。

 

  1. 自己分析
  2. ESに必要な情報をまとめる
  3. スケジュール管理
  4. 企業のマイページ管理
  5. 面接の振り返り

 

それぞれ見ていきましょう。

 

Excelで自己分析

就活のスタート地点であるとともに、就活において最も大事な要素である自己分析。

 

Excelを活用することで質の高い自己分析が可能となります。

 

以下2つのテーマからご説明いたします。

 

①自己分析にExcelを使うべき理由

②自己分析の方法

 

①自己分析にExcelを使うべき理由

自己分析を行う際は、深く深く過去の自分を振り返りながら情報を拾っていく必要があります。

 

人間が一度に処理できる情報量には限りがあるため、この作業を頭の中だけで行うのはかなり非効率なのです。

 

浮かんできた情報をきちんと文字でまとめていくことで、さっきまで考えていたことを忘れてしまうというリスクが避けられます。

 

また手帳などの紙媒体に書いていくのに比べ、修正にかかる時間が圧倒的に少ないこともExcelの利点です。

 

②自己分析の方法

Excelを活用して自己分析を行う際に、最低限記入すべき項目は以下のとおりです。

 

  • 過去の自分が力をいれたこと
  • 苦労したこと
  • 自分が大切にしている考え方
  • 上記に関連するエピソード

ExcelでESに必要な情報をまとめる

ここではESの作成に必要な情報をExcelにまとめることについて、以下2点から解説していきます。

 

①ExcelでESに必要な情報をまとめるべき理由

②最低限まとめるべき情報

 

①ExcelでESに必要な情報をまとめるべき理由

どの企業の選考を受けるにしても、ESの作成は必須です。

 

多くの企業のESで頻出の項目に関する情報をExcelに一元化しておけば、ES作成に費やす時間を減らすことができるのです。

 

ESの作成にかかる時間が減れば、その分より多くの企業にエントリーできるようになり、持ち駒の増加に繋がります。

 

持ち駒の増加は最終的な内定獲得率の増加にも繋がるため、ESに関する情報の一元化はぜひともやっておきたいところです。

 

こちらも自己分析と同様に、紙媒体よりもExcelを利用することで修正にかかる時間も減少させることができます。

 

②最低限まとめるべき情報

ES作成にあたり最低限まとめておくべき情報は以下のとおりです。

 

  • 業界研究・企業研究を通じて得た情報
  • 学業やゼミなどの活動、エピソード
  • 持っている資格やスキル、それらに付随するエピソード
  • 趣味や特技、それらに付随するエピソード
  • ガクチカ、付随するエピソード
  • 自己PR、エピソード

 

上記に関しては、以下の記事で詳しく紹介していますので合わせてご覧ください。

 

業界研究のやり方を紹介!ポイントをおさえて、就活に活かそう!

【例文付き】エントリーシートに「ゼミ活動」を書く際のポイント

ガクチカの書き方を解説!具体例もあり!

【例文付き】自己PRはES・面接・動画を形式別で完全攻略

Excelで就活スケジュールを管理

ここではExcelを使用した就活スケジュールの管理について、以下2つの観点から解説していきます。

 

①Excelで就活スケジュールを管理すべき理由

②具体的な方法

 

①Excelで就活スケジュールを管理すべき

Excelで就活スケジュールを管理すべき理由は次の2つです。

 

  1. 就活は生活が一変するほど忙しいから
  2. 就活の効率が爆上がりするから

 

【就活は生活が一変するほど忙しいから】

就職活動が本格化すると、生活が一変し毎日がとても忙しくなります。

 

学業やアルバイトを疎かにせず就活と両立させるのは極めて大変であり、その場その場の対応では絶対にうまくいきません。

 

こんなときでも、Excelで就活スケジュールを徹底的に管理してしまえば、すべての予定を正確にさばきやすくなるのです。

 

【就活の効率が爆上がりするから】

就活スケジュールをExcelで一元管理することで、現時点で自分が何に注力すべきかが明確になり、就活の効率が劇的に上がります。

 

スケジュール管理が上手な人は就活がうまくいく可能性が高いと言えるでしょう。

 

②具体的な方法

Excelで就活スケジュールを管理する際は、最低限次の項目を入力するようにしましょう。

 

  • 企業名
  • 業界名
  • 説明会日程
  • ES提出期限
  • 適性テスト日程
  • 適性テスト会場
  • 面接日程
  • 面接会場
  • 選考結果

 

上記以外に必要だと感じる項目はどんどん追加していきましょう。

 

インターンに関する情報を追加するのも良いですね.

 

Excelで企業のマイページを管理

ここではExcelを利用した企業のマイページ管理について、以下2つの観点から解説していきます。

 

①マイページをエクセルで管理すべき理由

②具体的な方法

 

①マイページをエクセルで管理すべき理由

マイページをエクセルで管理すべき理由として、以下の2つが挙げられます。

 

  1. IDやパスワードの紛失がなくなる
  2. 簡単にログインできる

 

【IDやパスワードの紛失が無くなる】

たくさんの企業にエントリーすると、それに合わせて膨大な数のログイン用IDやパスワードを管理しなければなりません。

 

これを手帳などで管理しようとすると、紛失のリスクが高くなります。

 

Excelで管理してしまえば、手帳に比べて圧倒的に紛失のリスクを下げることができるのです。

 

【簡単にログインできる】

ログインID、パスワード、マイページのURLを一元管理しておけば、簡単かつ迅速にログインすることができます。

 

紙媒体で管理しているログインID等を一々入力するのは非常に手間がかかりますからね。

 

ブラウザ上でID等を保存している人も多いかもしれませんが、マイページの仕様で複数のID候補が出てきてしまうケースがあります。

 

Excelで管理してしまえばこのようなケースも避けることができます。

 

②具体的な方法

先述したスケジュール管理シートに以下の項目を加えましょう。

 

  • 企業マイページのURL
  • ログインID
  • ログインパスワード

Excelで面接の振り返り

ここではExcelを利用した面接の振り返りについて、以下2つの観点から解説していきます。

 

①Excelで面接の振り返りをすべき理由

②具体的な方法

 

①Excelで面接の振り返りをすべき理由

Excelで面接の振り返りをすべき最大の理由は、次回以降の面接成功率が上昇するからです。

 

面接の振り返りは、頭の中だけで完結させるのでは不十分。

 

良かった点や反省点を深く振り返り、情報を文字としてアウトプットすることで振り返りの質が最大化します。

 

紙媒体では文字の修正に時間がかかりますが、Excelならそれも一瞬です。

 

②具体的な方法

Excelで面接の振り返りをする際は、最低限以下の項目を入力するようにしてください。

 

  • 面接日時
  • 企業名
  • 面接の段階(◯次面接)
  • 面接の形式(個人面接、集団面接、プレゼン面接、グループディスカッション等)
  • 面接官から質問された内容
  • 自分の回答
  • 回答の改善点
  • 面接全体を通じての反省点
  • 今回の面接で良かった点

 

これらの項目は、先述したスケジュール管理シートに追加してもOKですし、別のシートにまとめてもOKです。

 

自分の見やすい方法を選んでください。

2.知っておくと便利なショートカットキー10選

Excelを操作する際、ショートカットキーを使うことで操作効率を上げることができます。

 

今回は利便性、使用頻度ともに高いショートカットキーを10個ご紹介しますのでぜひ活用してみてください。

 

※Windowsのみ

 

ショートカットキー機能
Ctrl + Cコピー
Ctrl + X切り取り
Ctrl + V貼り付け
Ctrl + Alt + V形式を選択して貼り付け
Ctrl + Z直前の作業を1つ元に戻す
Ctrl + YCtrl + Zで戻した作業をキャンセルする
Ctrl + Aすべて選択
Ctrl + S上書き保存
Ctrl + F検索
F2選択中のセルの編集

3.ExcelではなくGoogleスプレッドシートでもOK

Excelに似た機能を持つソフトとして、Googleスプレッドシートというものがあります。

 

どちらも同じ表計算シートですので、Excelの代わりにスプレッドシートを使っていただいても構いません。

 

基本的な機能は同じなので現在お持ちの環境や好みに合わせて選択してください。

 

どちらを使うかの判断材料として、Excelとスプレッドシートそれぞれの特徴を簡単にまとめておきます。

 

①Excelの特徴

②スプレッドシートの特徴

 

①Excelの特徴

Excelの主要な特徴は次の3つです。

 

  1. 要インストール
  2. レイアウトの自由度が高い
  3. 有料

 

【要インストール】

Excelはパソコンにインストールして使用する必要があります。

 

インストール型であるがゆえにネット環境が無くても問題なく使うことができます。

 

また基本的にスプレッドシートと比べると軽くて処理が早いです。

 

【レイアウトの自由度が高い】

スプレッドシートに比べてフォントや罫線など、レイアウト素材の種類が豊富です。

 

見た目にもこだわりたい人はExcelがおすすめです。

 

【有料】

ExceはMicrosoftが販売する有料のソフトです。

 

Excelを使用するにはライセンスを購入する必要があります。

 

②スプレッドシートの特徴

スプレッドシートの主要な特徴は以下の2つです。

 

  1. インストール不要
  2. 無料

 

【インストール不要】

スプレッドシートはクラウド型ソフトなので、インストールが不要であるとともに、ネット環境さえあればどこでも利用可能です。

 

ただしクラウド型であるがゆえに、オフライン環境には適していません。

 

ネットが繋がらない場所での使用は非常に不便なソフトです。

 

【無料】

Excelと違ってスプレッドシートは無料で使用することができます。

 

必要なのはGoogleのアカウントだけ。

 

誰でも気軽に利用できるのは非常に大きいですね。

4.よくある質問

よくある質問をまとめました。

 

よくある質問
Q.就活で企業管理をエクセルで行うときに入力すべき項目は?

Q.就活の企業管理に便利なアプリは?

 

Q.就活で企業管理をエクセルで行うときに入力すべき項目は?

A.最低限以下の項目を入力すると良いでしょう。

 

  • 企業名
  • 業界名
  • 説明会日程
  • ES提出期限
  • 適性テスト日程
  • 適性テスト会場
  • 面接日程
  • 面接会場
  • 選考結果
  • ログインID
  • ログインパスワード
  • マイページURL

Q.就活の企業管理に便利なアプリは?

A.スプレッドシートを使っているのであれば、Googleカレンダーアプリを導入することをおすすめします。

5.まとめ

今回は就活におけるExcelの活用法について解説してきましたが、いかがだったでしょうか?

 

記事の内容を簡単にまとめます。

 

  • 就活で便利なExcelの用途は以下の5つ。
  • ①自己分析
  • ②ESに必要な情報をまとめる
  • ③スケジュール管理
  • ④企業のマイページ管理
  • ⑤面接の振り返り
  • ショートカットキーを活用することでExcelの使用効率がさらに上がる。
  • Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを使ってもOK。

 

就活でのExcel活用法、お分かりいただけましたか?

 

本記事を参考に上手にExcelを使っていただき、効率良く就活を進めていってください!

 

記事の内容があなたの就職活動の中で少しでも役に立てば幸いです。

 

最後までお読みいただきありがとうございました!

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