内定連絡の電話の受け答えマナー【承諾・保留・辞退】のパターン別で例文を解説
2023年12月21日更新
はじめに
最終面接が終わり、
内定かどうかを待っている際の期間は、すごく緊張しますよね。
結果の連絡が来るまでの期間は企業によって異なってきますが、
大抵の場合は電話で通知されるようですが、
電話に慣れていない側からすると、マナーや対応方法がわからず、不安な方もいるかもしれません。
特にこれといった準備をしていなかったため、筆者も内定の電話をいただいたとき、非常に焦ってしまいました。
筆者も、内定の電話をもらった時は特に準備をしていなかったため、
非常に焦ってしまいましたし、
自分でも何を言ったかわからないほど緊張してしまいました。
その時の受け答えの仕方によって、入社後の立ち位置や、
辞退する場合にすんなり辞退できるのか、というところにまで関わってきてしまいます。
本記事では
- 内定連絡が来るタイミング
- 電話に出られなかった時の対処法
- 電話の受け答え方の例文と注意点
などを紹介していきます。
就活生は事前にしっかりと確認し、
感じの良い受け答えができるよう、頭に入れておくようにしましょう。
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就活において内定通知が来るタイミングはいつ？
最終面接の次に緊張するのが、
この結果連絡。
基本的には、最終面接の際に返事期限を言われることが多いのですが、
一般的には
- 最終面接の3~5日後くらい
- 9〜12時の午前中か、20〜22時の夜
に通知がくることが多いといわれています。
このタイミングは、最終面接の結果によっても左右されるようで、
リクルートが2018年12月、就活内定者500人を対象に実施したアンケートによると、
- 合格の場合：概ね1週間以内
- 不合格の場合：1週間から2週間以内
というデータが出ており、
不合格の場合は連絡が遅くなる傾向にあるともいえます。
（出典：リクルート 就活ジャーナル：「【内定者体験談】最終面接で感じたコレは落ちるフラグ？結果通知はいつ来るの？500人アンケート実施」）
企業側も、学生が他の企業へ行ってしまうことを避けるため、
合格者にはできるだけ早く内定を伝えたいもの。
このような事から、
実際は1週間、あるいは3〜5日を待たずして連絡がくる場合もあります。
また、人事の仕事は採用活動にとどまらないため、
始業から間も無くの9〜12時という午前の時間帯、
あるいは一通り日中の仕事が片付いた夜の時間帯にかかってくるケースが多くなっています。
内定連絡の電話に出られなかった場合の対応法
内定連絡は、いつ来るか分からないもの。
移動中や講義中、バイト中など、
電話にどうしても出られない状況ってありますよね。
電話番号が分かっているのであれば掛け直せますが、
それでも時間帯など気をつけるべき点がありますし、
多くの場合、非通知でかかってくる傾向にあります。
電話を取り逃がしてしまった際の対応方について、
状況別に解説します。
2-1.電話番号が分かっている場合
番号が分かっている場合には、
折り返しの電話をしましょう。
ただし、何時でも良いというわけではありません。
就業直後の時間帯や、お昼の時間帯、
業務終了間際の夕方の時間帯は避け、
10〜11時半の間、または14〜16時半の間にかけるようにしましょう。
その際には、
「〜大学の〜です。先ほどお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。」
という回答がスムーズです。
2-2.電話番号が分からない場合
内定連絡は、多くの場合非通知でかかってきます。
というのも、不合格だった場合、
学生側からその理由を根掘り葉掘り聞き返されても、困ってしまいますしね。
このような場合、もちろん掛け直すことはできませんし、
電話に出られなかったからといって、不合格になるわけでもありません。
またそのうち企業から電話がかかってきますので、
焦らずに待ちましょう。
電話の受け答え方 ①内定承諾の場合
では人事の方から「面接の結果」の連絡がかかってきました。
具体的にはどのように受け答えをすればいいのでしょうか？
- 内定承諾の答え方
- 内定保留の答え方
- 内定辞退の答え方
の3パターンに分けて、解説していきます。
まずは、内定承諾の場合です。
内定を承諾する場合は、
下記の流れで話を構成するといいでしょう。
1.お礼
2.承諾
3.入社の意欲
4.今後の予定の確認
では具体的なトークスクリプトを確認していきます。
採用担当者：お世話になっております。株式会社〇〇の人事部の〇〇と申します。先日は、最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
あなた：お世話になっております。こちらこそ、お時間をいただきありがとうございました。
採用担当者：本日は、その結果についてご連絡させていただくためにお電話させていただきました。選考の結果、ぜひ貴方に弊社の一員として活躍していただきたいと考えております。つきましては、現時点での〇〇さんのご意思や就活の状況を教えていただけますでしょうか。
あなた：内定のご連絡、ありがとうございます。（1.お礼）ぜひ私も御社に入社したいと考えております。（2.承諾）入社日までにしっかりと準備をし、早くから貢献できるようにしたいと考えております。（3.入社の意欲）今後はどのような流れで進めていけば良いでしょうか？（4.今後の予定の確認）
と内定後の流れをその場で確認しておくと、
しっかりと手続きを行うことができますし、
人事の方にもスマートな印象を与えることができますね。
また、内定の連絡をメールで受け取った場合の例文も見ていきましょう。
———————————————
件名：内定承諾のご連絡
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇〇様
お世話になっております。山田です。
内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
この度は、内定まで様々なサポートをいただき本当にありがとうございます。
ぜひ、御社に入社したいと考えておりまして、謹んで内定をお受けいたします。
貴社の皆様にも、内定承諾の旨をお伝えいただければ幸いです。
また、入社までの手続きなどがあればご指示いただけますでしょうか。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
——
山田 太郎（やまだ たろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話：090-XXXX-XXXX
メール：yamada-taro@〇〇〇〇.ab.jp
———————————————
具体的には、
- 書類（内定承諾書など）の返送先・期限
- 入社までにやっておくべきこと（資格など）
- 今後のスケジュール
- 入社までの連絡先
などが聞けると良いでしょう。
また、これは補足になりますが、
内定承諾後は「内定承諾書」が郵送で送られてくるはずです。
以下の3点に注意し、再送するようにしましょう。
- 重要な書類なので記入後コピーを取っておく
- 添え状をつけておく、クリアファイルに入れる
- ミスがないかチェック
◯重要な書類なので完成後コピーを取っておく
内定承諾書にはサインと印鑑を押したりしますので、重要な書類になります。
なので、入社後に不都合があった場合などに規定を自分でも確認できるよう、
完成後のコピーをとって保管しておきましょう。
◯添え状をつけ、クリアファイルに入れる
添え状とは、封筒に何がどれだけ入っているかを記載するものです。
それを作って同封することが、社会人としてのマナーになります。
また郵送の場合は封筒にそのまま入れてしまうと、
到着する頃にはくしゃくしゃになってしまうことがあるので、
必ずクリアファイルに入れ、それごと封をするといいでしょう。
◯ミスがないかチェック
送る前に誤字脱字等はないか、住所や日付は間違っていないか、など
送り直しなどならないように、しっかりとミスをチェックしておきましょう
電話の受け答え方 ②内定保留の場合
内定を保留にする場合は、
下記の流れで話を構成するといいでしょう。
1.お礼
2.保留の旨
3.その理由
4.期限の提示
ではトークスクリプトを参考にしてみてください。
採用担当者：お世話になっております。株式会社〇〇の人事部の〇〇と申します。先日は、最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
あなた：お世話になっております。こちらこそ、お時間をいただきありがとうございました。
採用担当者：本日は、その結果についてご連絡させていただくためにお電話させていただきました。選考の結果、ぜひ貴方に弊社の一員として活躍していただきたいと考えております。つきましては、現時点での〇〇さんのご意思や就活の状況を教えていただけますでしょうか。
あなた：内定のご連絡ありがとうございます。非常に嬉しく思っています。（1.お礼）いますぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、選考の結果待ちの他の企業もあり、その結果をみて慎重に判断させていただきたいと思っております。（2.保留の旨）（3.その理由）つきましては〇月〇日までには結論のご連絡させていただきたいと思うのですが、可能でしょうか？」（4.期限の提示）
あわせて、内定の連絡をメールで受け取った場合の例文も見ていきましょう。
———————————————
件名：内定のご連絡に対するお返事
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇〇様
お世話になっております。山田です。
内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。大変光栄に思っております。
しかしながら、現在他の企業からも最終面接の結果を待っている状況です。
そのため、内定の最終回答については、他の企業からの返答を待った上で、慎重に考えさせていただきたいと思います。
つきましては〜〇月〜〇日までに結論のご連絡させていただきたく、返答までにお時間をいただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。
——
山田 太郎（やまだ たろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話：090-XXXX-XXXX
メール：yamada-taro@〇〇〇〇.ab.jp
———————————————
内定を保留するケースに関しては、
「なぜ内定を保留にしたいのか」
という正当な理由と、具体的な返答の期限を伝えることがマナーです。
返答の期限を与えることで、相手も次のアクションがしやすくなりますし、
自分の中でも区切りをつけることができますからね。
5.電話の受け答え方 ③内定辞退の場合
内定を辞退する場合は、
下記の流れで話を構成するといいでしょう。
1.お礼
2.辞退の旨
3.その理由
4.感謝
内定辞退する場合は、
内定を保留にした状態から辞退の流れがほとんどのはずです。
その際のトークスクリプトを確認しておきましょう。
あなた：お世話になっております。〇〇大学の山田です。先日は内定のご連絡ありがとうございました。（1.お礼）
採用担当者：お世話になっております。内定の件、ご検討いただけましたでしょうか。
あなた：せっかく内定をいただいたところ大変申し上げにくいのですが、今回は御社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。（2.辞退の旨）
採用担当者：非常に残念ですが、差し支えなければ辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか。
あなた：深く考えさせていただきました結果、他でいただいた内定の方がより自分にあっているという結論に至ったからです。（3.その理由）せっかくお時間をとっていただきましたのに、ご迷惑をかけ申し訳ございませんでした。（4.感謝）
メールで連絡をやりとりしている場合についても、内定辞退の例文も見ていきましょう。
———————————————
件名：内定のご連絡に対するお返事
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇〇様
お世話になっております。山田です。
内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
私の方で慎重に考えた結果、申し訳ありませんが、今回は内定を辞退させていただきたいと思います。
他の企業からもオファーをいただいており、自分のキャリアパスと照らし合わせた結果、そちらの方向に進むことを決めました。本当に申し訳ございません。
何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
——
山田 太郎（やまだ たろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
携帯電話：090-XXXX-XXXX
メール：yamada-taro@〇〇〇〇.ab.jp
———————————————
上記のような流れで、しっかりと挨拶と理由を示して内定を辞退すると、
人事の方も納得感を持って進めることができるでしょう。
また、内定を承認してしまった後に辞退する場合の対応については、メールでのやり取りであっても誠意が伝わるように電話で伝えるべきです。
内定承認後の辞退に関しては、以下のトークスクリプトを参考にしてください。
あなた：お世話になっております。〇〇大学の山田です。先日いただいた内定の件についてお話があり、ただ今お時間よろしいでしょうか。
採用担当者：はい、大丈夫です。何かありましたでしょうか。
あなた：内定を承諾した後で大変申し訳ないのですが、一身上の都合により今回は御社への内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
このような結果となり、誠に申し訳ありません。貴社には多大なるご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
採用担当者：非常に残念ですが、差し支えなければ辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか。
あなた：御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。今後の自身のキャリアについて悩んだ結果、そちらの企業に入ることが自分にとっては良い選択であるという考えに至りこのような決断となりました。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となってしまい申し訳ありません。
6.就活生必見：内定通知の電話で注意すべきこと
2つの点に注意するようにしましょう。
6-1.メモとペンを用意しておく
内定の連絡を受けた際に
「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」
と言われることがあります。
その際に頭で記憶してしまうと、誤りや忘れがでてきてしまうので
メモとペンを用意して間違えがないようにしましょう。
6-2.大切なことは復唱して確認
「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」
と電話口で言われた場合、
自分が聞き間違えている場合や、担当者の方が言い間違えている場合があります。
トラブルを避けるためにも
「〜月〜日でよろしいでしょうか？」
と復唱してあげると、相手と自分との間で確認を取ることができます。
6-3.静かな場所で落ち着いて話す
周りの音がうるさい場所では、相手の声が聞き取れなかったり自分の言っていることがうまく伝わらなかったりします。
また、電車などの対応が難しい場所にいる場合はその旨を説明し、電話を掛け直しましょう。
その場合は電話相手の名前を必ず確認しておきましょう。
6-4.留守番電話の設定をしておく
内定通知の電話がかかってきた場合は直ぐに受けるのが理想ですが、アルバイト中などで電話応対ができない場合もあるかと思います。
電話にでれないことを知らせるためにも留守番電話の設定をしておくようにしましょう。
また、留守番電話のメッセージで「改めてかけ直します」という伝言が入っていても、基本的には気付いたタイミングで自ら折り返し電話をかけるようにしてください。
6-5.電話の切り方に注意する
内定通知の電話を切る際には、相手に時間を作ってくれたことに対してお礼を述べることも忘れずに行いましょう。
また、電話を切るときに「失礼します」という言葉を使うことがありますが、受けて側が使うと、早く電話を切りたいという印象を受ける場合があるため、「ありがとうございました」で締めくくりましょう。
電話を切る動作は掛ける側が先に切るまで待つのがマナーですが、もし、電話が切れていない場合は「〇〇様、お電話が切れていないようです。こちらから失礼いたします、お電話ありがとうございました」といって静かに電話を切りましょう。
内定通知がいつまでも来ない場合の対処法
「1週間ほど経っても連絡がこない！どうしよう・・・」
一定期間待っても面接の結果の連絡がこない場合は、
忘れられているのではないかと心配になることもあるでしょう。
ただし、焦りすぎは禁物。
企業によっては、全ての就活生を総合的にみて判断している場合があります。
このような場合は、採用判断に非常に長い時間をかけるため、
内定がこないからといって焦ってこちらから連絡をしてしまうと、
逆効果になってしまい、
印象が下がってしまう恐れがあります。
「2週間も連絡が来ない」
というのであれば、こちらから連絡した方が良いかもしれませんが、
そうでない場合は、なかなかしんどいかもしれませんが
気長に待つようにしましょう。
連絡する方法は
1.電話
2.メール
の方法がありますが、
人によっては「時間を奪われている」と電話を好まない担当者もいます。
ですので、内定の連絡がこない場合には、
まずはメールで確認することがいいでしょう。
メールをしても、一向に返事がない場合は仕方ありませんので、
「以前にメールを送らせていただいたのですが、、、」
という切り口で電話をするのが効果的です。
まとめ：就活の内定の電話の受け答えは焦らずに
就活の内定の電話の受け答えは社会人の基本！
就活の内定の電話では、一人の社会人として扱われるため、企業の人事からするともう学生という認識ではありません。
なので、受け答えがしっかりとできていると人事としても安心できますし、もしできていなければ期待値が下がって不安にさせてしまうのも確かです。
もしあなたがこれから最終面接を受け、電話を貰うかもしれないのであれば、電話があった際に
「承諾する場合、保留にする場合、辞退する場合」
それぞれの場合において、自分がどのような内容を話すのか、事前にシミュレーションしておくと焦らずにいいかもしれませんね。
みなさんが、希望する企業から採用連絡が来ることを願っております。
監修者情報
