【4つの状況別】就活のお礼メールのテンプレート集|書き方のポイント

【4つの状況別】就活のお礼メールのテンプレート集|書き方のポイント

2020年6月17日更新

はじめに

就活では、多種多様なビジネスマナーが必要です。

「お礼メール」も、そのうちの一つ。

 

送ったところで読まれないケースも多いため、

メールを送ることは必須ではありませんが

お礼メールを送ることで本気度や熱意が伝わる場合があります。

 

特に人数が少ない面接などでは、有効なケースが多く、

面接での会話の内容を踏まえた話や、

本気度を伝えることができるような文面であれば、

面接官から一目置いてもらえる可能性も高まります。

 

そこで本記事では、

 

・お礼メールの構成

・4つの状況別・お礼メールの例文

・お礼メールを送るタイミング

・お礼メールで気をつけるポイント

 

について解説していきます。

 

記事を最後まで読み、

少しでも面接官への印象を良くしておきましょう!

 

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1.就活のお礼メールにおける件名の付け方とは?2つのポイント

お礼メールを送る上で、

一番最初に目につくのが件名。

 

企業の担当者は、毎日たくさんのメールのやりとりをしているので、

件名や相手によっては見逃してしまう場合があります。

 

相手にとってわかりやすい件名とすることは、

ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

 

就活のお礼メールにおける懸命のポイントとしては、

・とにかくわかりやすく簡潔に

・大学名と氏名を加える

この2つとなります。

 

 

 

1-1.とにかくわかりやすく簡潔に

 

件名を決める時に重要なことは、

とにかく「簡潔にわかりやすく」です。

 

メールを受ける立場になって考えてみましょう。

 

件名だけでメールの概要がわかると、

いちいちメールを開いて内容を確認する手間が省けるので、

非常に楽ですよね。

 

例えば、メールを送る要件が

「面接の日に授業が入っちゃって日程変更してほしいな…」

だったとして、例文を見ていきましょう。

 

 

【良くない例】

件名:面接の件について

→面接の「何」についてのメールなのか全くわかりません。

 

【良い例】

件名:◯日の面接日程変更のお願い

→メールの概要が件名をみるだけで、内容が理解できます。

 

このように、その件名を見ただけで内容は理解できるかどうか

というのは、非常に重要なポイントです。

 

他にも、このような件名は分かりやすいと言えるでしょう。

 

・「面接の服装についての確認」

・「選考辞退のご連絡(〇〇大学〇〇部 名前)」

・「OB(OG)訪問の御礼(〇〇大学〇〇部 名前)」

 

メールの内容を簡潔にするとどうなるのか考え、

件名に落とし込みましょう。

 

もちろん、「件名なし」は論外ですので、

きちんと記入しましょう。

 

 

1-2.大学名と氏名も載せておく

 

特に、こちらから初めてメールを送る際は

大学名と氏名を必ず記載します。

 

忙しい人事担当にとって、

メールチェックはできる限り短時間で済ませたい作業。

 

もし、あなたが送ったお礼メールが

「誰から来たかわからない」

「スパムかも」

と判断されてしまった場合。

 

最悪のケースですと、

担当者も無意識のうちに迷惑メールのフォルダに入れられてしまったり、

メール自体を削除されてしまう可能性もあります。

 

そのような事案を防ぐためにも、

大学名と氏名は件名の最後に付け加えておくようにしましょう。

2.就活のお礼メールの本文構成

それではまず最初に、

お礼メールの本文の構成について解説します。

大きな流れは以下のような形になります。

 

①宛先

②簡単な挨拶

③名乗る

④主文:この場合はお礼

⑤主文:面接の内容

⑥結び

⑦署名

 

それではそれぞれみていきましょう。

 

 

2-1.宛先

 

まずは何より宛先です。

宛先には企業名、部署名、担当者名を書きます。

 

もちろん、

部署名がわからない場合や担当者名がわからない場合に

書く必要はありませんので

採用担当者様」などとしておくと良いでしょう。

 

また、基本的には全て呼称ではなく、

正式名称で書くようにしてください。

 

もちろん、企業名や名前を間違えたりするのは論外。

 

送信前に、必ず本文を全て一読し、

問題が無いことをを確かめてから送信するようにしましょう。

 

 

【例】

株式会社〇〇

採用担当者 様

 

株式会社〇〇

〇〇事業部 部長

〇〇様

 

 

2-2.簡単な挨拶

 

いきなり本文に入るのではなく、

 

お世話になっております。

 

などと、簡単な挨拶から始めましょう。

 

 

 

形式的な側面が強いので、何を書けば良いか迷った場合は

「お世話になっております。」

と書いておけば、基本的に問題ありません。

 

ただ、先述した通り、

夜遅くや忙しい時間帯に送る場合は、まずはそのお詫びとして

 

夜分遅くに失礼します」や

お忙しいところ失礼します

 

などを使うとベターです。

 

【例】

「お世話になっております」

「夜分遅くに失礼します」

「お忙しいところ失礼します」

 

 

2-3.名乗る

 

大学名・氏名は必ず記載しましょう。

本日面接していただいた〇〇です

など、顔がわかるような情報を付け加えるとgoodです。

 

【例】

・「〇〇大学の××です。」

・「本日、〇〇のお話をさせていただきました、〇〇大学の××です。」

 

 

2-4.主文(お礼)

 

ここでようやく、メールの趣旨を述べます。

この記事に沿って言えば、メールの目的はお礼の気持ちを伝えること。

ですので、この段階でお礼をきちんと述べましょう。

 

【例】

・本日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

・本日は、わざわざご多忙の中お時間を割いてくださり、ありがとうございました。

 

 

 

2-5.主文(面接の内容)

 

ぶっちゃけ、メール本文において、

ここ以外の部分はほとんどテンプレです。

 

すなわち、ここの部分に何を書くかで、

企業の印象は大きく変わってきます。

 

そのためには、

 

面接や説明会で何を得ることができたのか

面接や説明会を通して自分で考えたことや感じたこと

 

などを考え、しっかりと言葉にしてオリジナリティを出し、

相手の印象に残るような文章にしましょう。

 

 

【例】

〇〇様とのお話を通じて、貴社への理解がより一層深まるとともに、

今後の就職活動についてや社会人としてのアドバイスまでいただくことができ、大変感謝しております。

貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。

お忙しい中、お時間をいただきましたことに、

重ねて御礼申し上げます。

 

 

2-6.結び

 

伝えるべき内容を書き終わったら、結びを記述しましょう。

 

【例】

末筆ながら、重ねて面接のお礼を申し上げるとともに、

貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

 

 

2-7.署名

 

メールの件名や本文中でも、大学名や氏名を記述しましたが

再度、自分についての情報をきちんと書いておきます。

 

今回は連絡先など、少し詳細の情報を記載しておきましょう。

メールのソフトによっては署名を設定できるので、

設定しておくと非常に便利です。

 

【例】

━━━━━━━━━━━━

 〇〇大学××部△△学科

 学籍番号  J1234567

 就活 太郎(syukatu taro)

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3.【4つの状況別】就活のお礼メールの例文

それでは次に、

先ほど解説した構成を踏まえた作成した例文について

実際に見ていきましょう。

 

本番で送るようなメールの例文、

 

・面接後のお礼メール

・oB・OG訪問のお礼メール

・インターンシップのお礼メール

・内定通知のお礼メール

 

この4つを例にとって見ていきましょう。

 

 

3-1.面接後のお礼メール

 

件名:面接のお礼メール

 

株式会社〇〇 

採用担当者 様

 

△△大学の××です。

本日は貴重なお時間いただきありがとうございました。

 

□□様のお話をお伺いする中で、特に☆☆事業のお話が印象的でした。

以前より貴社を第一志望としておりましたが、貴社で働きたいという想いがより一層強くなりました。

 

お忙しい中、お時間をいただきましたことに重ねて御礼申し上げます。

 

末筆ながら、重ねて面接のお礼を申し上げるとともに、

貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

 

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3-2.OB・OG訪問のお礼メール

 

件名:OB(OG)訪問のお礼メール(〇〇大学××部 名前)

 

株式会社〇〇 

××様

 

△△大学の××です。

本日はご多忙の中お時間割いていただき、

また貴社について丁寧にご教授いただき、ありがとうございました。

 

□□様のお話をお伺いする中で、特に☆☆事業のお話が印象的でした。

以前より貴社を志望しておりましたが、より一層、

貴社で働くことになった際のイメージが湧きやすくなりました。

 

お忙しい中、お時間をいただきましたことに重ねて御礼申し上げます。

 

末筆ながら、重ねて面談のお礼を申し上げるとともに、

貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

 

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3-3.インターンシップのお礼メール

 

件名:インターンシップのお礼(〇〇大学××部 名前)

 

株式会社〇〇 

××様

 

△△大学の××です。

このたびは××日間に渡るインターンシップで貴重な体験をさせていただき、
誠にありがとうございました。

 

慣れないワークに戸惑うことも多くありましたが、

××様の丁寧なご指導のおかげで、大変有意義な時間を過ごすことができました。

 

また、インターンシップを通じ〇〇という職種を体験でき、

しっかりとヒアリング、およびコミュニケーションを図り、

相手の課題を把握することが重要であると学びになりました。

 

このような気づきを得られたことで、

御社へ入社したいとの思いがさらに強くなりました。

 

改めて、お忙しい中にも関わらず私のためにお時間をいただき、

重ねて御礼申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

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3-4.内定通知のお礼メール

 

件名:内定のご連絡のお礼(〇〇大学××部 名前)

 

株式会社〇〇 

××様

 

△△大学の××です。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。

兼ねてより志望しておりました御社から内定をいただくことができ、

大変嬉しく思っております。

 

ご多忙の中、これまで選考の機会をくださり、心より感謝申し上げます。

早く貴社の戦力となれるよう、精一杯精進させていただく所存です。

今後ともご指導のほど、

何卒宜しくお願い申し上げます。

 

まずは略儀ながら、メールにて御礼申し上げます。

改めまして、この度は本当にありがとうございました。

 

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4.就活のお礼メールを送るタイミングはいつが適切?

オリジナリティが大事だと述べましたが、お礼メールに限らず

ビジネスメールは社会人必須のスキルです。

 

マナーがなっていないメールをしてしまうと、あとあと恥ずかしい思いをしてしまうことになるので、

最低限のポイントだけは抑えておくことが大切です。

 

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お礼メールを送るタイミングとしては、

結論、可能な限り早く送りましょう。

 

もっというと、当日中がベストです。

そして、遅くとも翌朝には送るようにしましょう。

 

なお、メールを送るのを避けた方が良い時間帯もあります。

 

・休日

・就業時間外

・お昼休み

などは、なるべく避けるようにしましょう。

 

とはいえ、現実的には

上記の時間帯に送らなければならないケースもあります。

 

その場合は、

 

「夜分遅くに失礼します」

「お忙しい中失礼します」

「お休みのところ申し訳ございません」

 

などといった

クッション言葉を冒頭に付け加えてから送るだけでも、

だいぶ印象が良くなるはずです。

 

このような文章表現は、

ネットで調べるとたくさん載っていますので、

「このような時に、どういう言葉を挟めば良いのか分からない」

という方は、ぜひ色々調べてみてくださいね。

まとめ ビジネスメールは社会人必須のスキル!

いかがでしたでしょうか?

 

面接や説明会終了後、

お礼メールを送った方が良いのかどうかについて検討し、

そしてどのようにメールを送るべきなのかを解説してきました。

 

説明会や面接後のお礼メールは必須ではないので、

臨機応変にメールを送るようにしましょう。

 

メールのやりとりもビジネスマナーの一環です。

 

確かに最初はよくわからずストレスになるかもしれませんが、

就活を通して、ビジネスマナーを学んでいるんだ

というポジティブな気持ちで、取り組むようにしましょう。

 

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