【例文で解説】内定連絡の電話の受け答えマナー【承諾・保留・辞退】のパターン別

【例文で解説】内定連絡の電話の受け答えマナー【承諾・保留・辞退】のパターン別

2023年3月23日更新

はじめに

最終面接が終わり、

内定かどうかを待っている際の期間は、すごく緊張しますよね。

 

結果の連絡が来るまでの期間は企業によって異なってきますが、

大抵の場合は電話で通知されるようですが、

電話に慣れていない側からすると、マナーや対応方法がわからず、不安な方もいるかもしれません。

特にこれといった準備をしていなかったため、筆者も内定の電話をいただいたとき、非常に焦ってしまいました。

筆者も、内定の電話をもらった時は特に準備をしていなかったため、

非常に焦ってしまいましたし、

自分でも何を言ったかわからないほど緊張してしまいました。

 

その時の受け答えの仕方によって、入社後の立ち位置や、

辞退する場合にすんなり辞退できるのか、というところにまで関わってきてしまいます。

 

本記事では

  • 内定連絡が来るタイミング
  • 電話に出られなかった時の対処法
  • 電話の受け答え方の例文と注意点

などを紹介していきます。

 

就活生は事前にしっかりと確認し、

感じの良い受け答えができるよう、頭に入れておくようにしましょう。

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1.就活において内定通知が来るタイミングはいつ?

最終面接の次に緊張するのが、

この結果連絡。

 

基本的には、最終面接の際に返事期限を言われることが多いのですが、

一般的には

  • 最終面接の3~5日後くらい
  • 9〜12時の午前中か、20〜22時の夜

に通知がくることが多いといわれています。

 

このタイミングは、最終面接の結果によっても左右されるようで、

リクルートが2018年12月、就活内定者500人を対象に実施したアンケートによると、

  • 合格の場合:概ね1週間以内
  • 不合格の場合:1週間から2週間以内

というデータが出ており、

不合格の場合は連絡が遅くなる傾向にあるともいえます。

 

最終面接後の「合格通知」が来るまでに、だいたいどれくらいの期間があったのか教えてください。(n=500、複数回答)

最終面接後の「合格通知」が来るまでに、だいたいどれくらいの期間があったのか教えてください。(n=500、複数回答)

 

最終面接後の「不合格通知」が来るまでに、だいたいどれくらいの期間があったのか教えてください。(n=311、複数回答)

最終面接後の「不合格通知」が来るまでに、だいたいどれくらいの期間があったのか教えてください。(n=311、複数回答)

 

(出典:リクルート 就活ジャーナル:「【内定者体験談】最終面接で感じたコレは落ちるフラグ?結果通知はいつ来るの?500人アンケート実施」)

 

 

企業側も、学生が他の企業へ行ってしまうことを避けるため、

合格者にはできるだけ早く内定を伝えたいもの。

 

このような事から、

実際は1週間、あるいは3〜5日を待たずして連絡がくる場合もあります。

 

また、人事の仕事は採用活動にとどまらないため、

始業から間も無くの9〜12時という午前の時間帯、

あるいは一通り日中の仕事が片付いた夜の時間帯にかかってくるケースが多くなっています。

2.内定連絡の電話に出られなかった場合の対応法

内定連絡は、いつ来るか分からないもの。

移動中や講義中、バイト中など、

電話にどうしても出られない状況ってありますよね。

 

電話番号が分かっているのであれば掛け直せますが、

それでも時間帯など気をつけるべき点がありますし、

多くの場合、非通知でかかってくる傾向にあります。

 

電話を取り逃がしてしまった際の対応方について、

状況別に解説します。

 

 

2-1.電話番号が分かっている場合

 

番号が分かっている場合には、

折り返しの電話をしましょう。

 

ただし、何時でも良いというわけではありません。

 

就業直後の時間帯や、お昼の時間帯、

業務終了間際の夕方の時間帯は避け、

10〜11時半の間、または14〜16時半の間にかけるようにしましょう。

 

その際には、

〜大学の〜です。先ほどお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。

という回答がスムーズです。

 

 

2-2.電話番号が分からない場合

 

内定連絡は、多くの場合非通知でかかってきます。

というのも、不合格だった場合、

学生側からその理由を根掘り葉掘り聞き返されても、困ってしまいますしね。

 

非通知は折り返しかけた方が良い?就活生が知っておくべき対処法

 

このような場合、もちろん掛け直すことはできませんし、

電話に出られなかったからといって、不合格になるわけでもありません。

 

またそのうち企業から電話がかかってきますので、

焦らずに待ちましょう。

3.電話の受け答え方 ①内定承諾の場合

では人事の方から「面接の結果」の連絡がかかってきました。

具体的にはどのように受け答えをすればいいのでしょうか?

 

  • 内定承諾の答え方
  • 内定保留の答え方
  • 内定辞退の答え方

 

の3パターンに分けて、解説していきます。

 

まずは、内定承諾の場合です。

 

 

内定を承諾する場合は、

下記の流れで話を構成するといいでしょう。

 

1.お礼

2.承諾

3.入社の意欲

4.今後の予定の確認

 

では具体的なトークスクリプトを確認していきます。

 

ご連絡、ありがとうございます。(1.お礼)

ぜひ御社に入社したいと考えております。(2.承諾)

入社日までにしっかりと準備をし、早くから活躍できるようにしたいです。(3.入社の意欲)

今後はどのような流れで進めていけば良いでしょうか?(4.今後の予定の確認)

 

と内定後の流れをその場で確認しておくと、

しっかりと手続きを行うことができますし、

人事の方にもスマートな印象を与えることができますね。

 

具体的には、

  • 書類(内定承諾書など)の返送先・期限
  • 入社までにやっておくべきこと(資格など)
  • 今後のスケジュール
  • 入社までの連絡先

などが聞けると良いでしょう。

 

また、これは補足になりますが、

内定承諾後は「内定承諾書」が郵送で送られくるはずです。

以下の3点に注意し、再送するようにしましょう。

 

  • 重要な書類なので記入後コピーを取っておく
  • 添え状をつけておく、クリアファイルに入れる
  • ミスがないかチェック

 

 

◯重要な書類なので完成後コピーを取っておく

 

内定承諾書にはサインと印鑑を押したりしますので、重要な書類になります。

なので、入社後に不都合があった場合などに規定を自分でも確認できるよう、

完成後のコピーをとって保管しておきましょう。

 

 

◯添え状をつけ、クリアファイルに入れる

 

添え状とは、封筒に何がどれだけ入っているかを記載しするものです。

それを作って同封することが、社会人としてのマナーになります。

 

また郵送の場合は封筒にそのまま入れてしまうと、

到着する頃にはくしゃくしゃになってしまうことがあるので、

必ずクリアファイルに入れ、それごと封をするといいでしょう。

 

添え状って聞いたことありますか? 必要性とその書き方

 

 

◯ミスがないかチェック

 

送る前に誤字脱字等はないか、住所や日付は間違っていないか、など

送り直しなどならないように、しっかりとミスをチェックしておきましょう

 

4.電話の受け答え方 ②内定保留の場合

内定を保留にする場合は、

下記の流れで話を構成するといいでしょう。

 

1.お礼

2.保留の旨

3.その理由

4.期限の提示

 

ではトークスクリプトを参考にしてみてください。

 

今回はご連絡ありがとうございます。(1.お礼)

いますぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、選考の結果待ちの他の企業もあり、その結果をみて慎重に判断させていただきたいと思っております。(2.保留の旨)(3.その理由)

つきましては〜月〜日までには結論のご連絡させていただきたいと思うのですが、可能でしょうか?(4.期限の提示)

 

内定を保留するケースに関しては、

「なぜ内定を保留にしたいのか」

という正当な理由と、具体的な返答の期限を伝えることがマナーです。

 

返答の期限を与えることで、相手も次のアクションがしやすくなりますし、

自分の中でも区切りをつけることができますからね。

 

就活の内定を保留したい。どうしたらいい?

悩む!内定承諾をするべきかどうかはどう判断するの?

5.電話の受け答え方 ③内定辞退の場合

内定を辞退する場合は、

下記の流れで話を構成するといいでしょう。

 

1.お礼

2.辞退の旨

3.その理由

4.感謝

 

内定辞退する場合は、

内定を保留にした状態から辞退の流れがほとんどのはずです。

 

その際のトークスクリプトを確認しておきましょう。

 

先日はご連絡、ありがとうございました。」(1.お礼)

せっかく内定のご連絡をいただいたのですが、今回は御社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。(2.辞退の旨)

深く考えさせていただきました結果、他でいただいた内定の方がより自分にあっているという結論に至ったからです。」(3.その理由)

せっかくお時間をとっていただきましたのに、ご迷惑をかけ申し訳ございませんでした。(4.感謝)

 

上記のような流れで、しっかりと挨拶と理由を示して内定を辞退すると、

人事の方も納得感を持って進めることができるでしょう。

 

内定承諾したけど辞退したい。辞退してもいいの?どう伝えたらいいの?

 

6.就活生必見:内定通知の電話で注意すべきこと

就活の内定の電話を受ける時には

2つの点に注意するようにしましょう。

 

6-1.メモとペンを用意しておく

 

内定の連絡を受けた際に

「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」

と言われることがあります。

その際に頭で記憶してしまうと、誤りや忘れがでてきてしまうので

メモとペンを用意して間違えがないようにしましょう。

 

 

6-2.大切なことは復唱して確認

 

「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」

と電話口で言われた場合、

自分が聞き間違えている場合や、担当者の方が言い間違えている場合があります。

 

トラブルを避けるためにも

「〜月〜日でよろしいでしょうか?」

と復唱してあげると、相手と自分との間で確認を取ることができます。

 

6-3.静かな場所で落ち着いて話す

周りの音がうるさい場所では、相手の声が聞き取れなかったり自分の言っていることがうまく伝わらなかったりします。

また、電車などの対応が難しい場所にいる場合はその旨を説明し、電話を掛け直しましょう。

その場合は電話相手の名前を必ず確認しておきましょう。

7.内定通知がいつまでも来ない場合の対処法

「1週間ほど経っても連絡がこない!どうしよう・・・」

一定期間待っても面接の結果の連絡がこない場合は、

忘れられているのではないかと心配になることもあるでしょう。

 

ただし、焦りすぎは禁物。

企業によっては、全ての就活生を総合的にみて判断している場合があります。

 

このような場合は、採用判断に非常に長い時間をかけるため、

内定がこないからといって焦ってこちらから連絡をしてしまうと、

逆効果になってしまい、

印象が下がってしまう恐れがあります。

 

 

2週間も連絡が来ない

というのであれば、こちらから連絡した方が良いかもしれませんが、

そうでない場合は、なかなかしんどいかもしれませんが

気長に待つようにしましょう。

 

 

連絡する方法は

1.電話

2.メール

の方法がありますが、

人によっては「時間を奪われている」と電話を好まない担当者もいます。

ですので、内定の連絡がこない場合には、

まずはメールで確認することがいいでしょう。

 

メールをしても、一向に返事がない場合は仕方ありませんので、

「以前にメールを送らせていただいたのですが、、、」

という切り口で電話をするのが効果的です。

まとめ:就活の内定の電話の受け答えは焦らずに

就活の内定の電話の受け答えは社会人の基本!

 

就活の内定の電話では、

一人の社会人として扱われるため、

企業の人事からするともう学生という認識ではありません。

 

なので、受け答えがしっかりとできていると人事としても安心できますし、

もしできていなければ期待値が下がって不安にさせてしまうのも確かです。

 

もしあなたがこれから最終面接を受け、電話を貰うかもしれないのであれば、

電話があった際に

「承諾する場合、保留にする場合、辞退する場合」

それぞれの場合において、自分がどのような内容を話すのか、

事前にシミュレーションしておくと焦らずにいいかもしれませんね。

 

みなさんが、希望する企業から

採用連絡が来ることを願っております。

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