就活の内定の電話の受け方は?どんなことを話せばいい?

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就活の内定の電話の受け方は?どんなことを話せばいい?

はじめに

就活の最終面接が終わって内定かどうかを待っている際の期間はすごく緊張しますよね。

その結果の連絡が来るまでの期間は各会社によって異なってきますが、大抵の場合は電話で通知されるようです。

 

ただ今の就活生はあまり電話に出ること、かけることに慣れていないケースが多く、電話がきた時にどのように対応したらいいのか、受ける時のマナーや礼儀はあるのか?など不安があるでしょう。

 

筆者も就活をして内定の電話をもらった時は特に準備をしていなかったために、非常に焦ってしまいましたし、自分でも何を言ったかわからないほど緊張してしまいました。

 

その時の受け答えの仕方は入社後や辞退する場合にすんなり辞退できるのかというところにも関わってくるので、本記事では就活の内定の電話が来るまでの期間や受け方、基本的なスクリプトなどを紹介していきます。

就活生はしっかりと確認して、受け答えができるようにしておくといいですね。

1.内定の連絡はどれくらいでくる?

就活で最終面接を終えてホッとしているのもつかの間、そのあとに待っている面接の結果の連絡が面接の次くらいに緊張する場面ではないでしょうか?

基本的には面接が終わった後に「今回の面接の結果は〜日くらいまでにはお伝えします」のように期限を言われるケースが多いのですが、中にはそうでない場合もあります。

一般的なケースだと内定の電話は「3~5日後くらい」に出てくることが多いです。

企業側も合格の場合には他の企業に行ってしまうことを避けるために早く内定を伝えたいということもあり、これよりも早くに連絡がくる場合があります。

 

一方でしっかりと採用するかどうかの議論にに時間をかけて連絡をするまで1週間以上を見る企業もあるので平均的には「3~5日後くらい」で考えておくといいでしょう。

 

内定の連絡がこない時の対処法

 

「一週間ほど経っても連絡がこない!どうしよう・・・」と一定期間待っても面接の結果の連絡がこない場合は、忘れられているのではないかと心配になることもあるでしょう。

 

ただ焦りすぎは禁物で先ほどもお伝えしたように全ての就活生を総合的にみて判断している企業などは採用するかどうかに長い時間をかけるので、内定がこないからといって焦ってこちらから確認の連絡をすると逆効果の場合もあります。

 

ただどう考えても少しおかしいなという期間(2週間ほど)が経ってしまっている場合にはこちらから連絡するのがいいでしょう。

 

確認する手段は2つです。1つは電話で確認する、2つ目はメールで確認する方法です。電話をかけると人によっては「時間を奪われている」という感覚になってしまう人もいるので、内定の連絡がこない場合にはまずはメールで確認することがいいでしょう。

 

その上で返信がない場合には「以前にメールを送らせていただいたのですが、、、」という切り口で電話をするのが効果的です。

2.面接の結果連絡が電話の際のトーク

では人事の方から「面接の結果」の連絡がかかってきました。具体的にはどのように受け答えをすればいいのでしょうか?

内定を受けようと考えているケース、保留にするケース、内定を辞退するケース、に分けて解説していきます。

 

2-1.内定を承諾するケースのトーク

 

内定を承諾するケースは下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1.お礼

2.承諾

3.入社の意欲

4.今後の予定の確認

 

では具体的なトークスクリプトを確認していきます。

「ご連絡、ありがとうございます」(1.お礼)

「ぜひ御社に入社したいと考えております。」(2.承諾)

「入社日までにしっかりと準備をし、早くから活躍できるようにしたいです」(3.入社の意欲)

「今後はどのような流れで進めていけば良いでしょうか?」(4.今後の予定の確認)

 

と内定後の流れをその場で確認しておくとしっかりと手続きを行うことができますし、人事の方にもスマートな印象を与えることができますね。

 

2-2.内定を保留にするケース

 

内定を保留にするケースは下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1.お礼

2.保留の旨

3.その理由

4.期限の提示

ではトークスクリプトを参考にしてみてください。

 

「今回はご連絡ありがとうございます。」(1.お礼)

 

「いますぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、選考の結果待ちの他の企業もあり、その結果をみて慎重に判断させていただきたいと思っております。」(2.保留の旨)(3.その理由)

 

「つきましては〜月〜日までには結論のご連絡させていただきたいと思うのですが、可能でしょうか?」(4.期限の提示)

 

内定を保留するケースに関してはなぜ内定を保留にしたいのかという正当な理由と、具体的な返答の期限を伝えることがマナーです。

返答の期限を与えることで相手も次のアクションがしやすくなりますし、自分の中でも区切りをつけることができますからね。

 

2-3.内定を辞退するケース

 

内定を辞退するケースは下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1.お礼

2.辞退の旨

3.その理由

4.感謝

 

内定を辞退する場合は内定を保留にした状態から辞退の流れがほとんどだと思いますのでその際のトークスクリプトを確認しておきましょう。

 

「先日はご連絡、ありがとうございました。」(1.お礼)

「せっかく内定のご連絡をいただいたのですが、今回は御社への入社を辞退させていただきたくご連絡させていただきました」(2.辞退の旨)

「深く考えさせていただきました結果、他でいただいた内定の方がより自分にあっているという結論に至ったからです。」(3.その理由)

「せっかくお時間をとっていただきましたのに、ご迷惑をかけ申し訳ございませんでした。」(4.感謝)

 

上記のような流れでしっかりと挨拶と理由を示して内定を辞退すると人事の方も納得感を持って進めることができるでしょう。

 

2-4.電話で受ける際の注意点は?

 

就活の内定の電話を受ける時には2つの注意点があります。

 

1.メモとペンを用意しておく

内定の連絡を受けた際に「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」と言われることがあります。その際に頭で記憶してしまうと誤りや忘れがでてきてしまうのでメモとペンを用意して間違えがないようにしましょう。

 

2.大切なことは復唱して確認

「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」と電話口で言われた場合、自分が聞き間違えている場合や、担当者の方が言い間違えている場合があります。トラブルを避けるために「〜月〜日でよろしいでしょうか?」と復唱してあげると相手と自分との間で確認を取ることができます。

 

2-5.電話を受けられなかった場合

 

もし何か用事や気がつかなかった等の理由で電話を受けられなかった場合は折り返しの電話をしてください。その際には

「〜大学の〜です。先ほどお電話をいただいておりましたので折り返しのご連絡をさせていただきました」ということができるといいでしょう。

3.内定承諾後の流れ、マナー

内定承諾後の流れとそこでのマナーに関して解説していきます。

内定の連絡をもらった後に内定承諾書がほとんどの場合郵送で送られてきますのでそれをチェックしましょう。

 

そこで注意すべき点は以下の3つです。

 

1.重要な書類なので完成後コピーを取っておく

2.添え状をつけておく、クリアファイルに入れる

3.ミスをチェック

 

「1.重要な書類なので完成後コピーを取っておく」に関しては内定承諾書にはサインと印鑑を押したりしますので、重要な書類になります。

なので入社後に不都合があった場合などに規定を自分でも確認できるよう、完成後のコピーをとって保管しておきましょう。

 

「2.添え状をつけておく、クリアファイルに入れる」ですが添え状とは封筒に何がどれだけ入っているかを記載しするものです。それを作って同封することが社会人としてのマナーにまります。

また郵送の場合は封筒にそのまま入れてしまうと到着する頃にはくしゃくしゃになってしまうことがあるのでクリアファイルに入れてそれごと封をするといいでしょう。

 

「3.ミスをチェック」では送る前に誤字脱字等はないか、住所や日付は間違っていないか、など送り直しなどならないようにしっかりとミスをチェックしておきましょう。

まとめ

就活の内定の電話の受け答えは社会人の基本!

 

就活の内定の電話では企業の人事からするともう学生という認識ではなく、いち社会人として扱われます。

なのでそこでの受け答えがしっかりとできていると人事としても安心できますし、もしできていなければ期待値が下がってしまうのも確かです。

 

もしこれから最終面接を受けて電話を貰う可能性がある就活生の方は電話があった際に「承諾する場合、保留にする場合、辞退する場合」で自分がどのような内容を話すのかを事前にシミュレーションしておくと焦らずにいいかもしれませんね。

 

みなさんが希望する企業から採用の連絡が来ることを願っております。

 

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