【例文あり】就活のお礼メールの書き方まとめ！注意点も解説

はじめに

このマナーは重要で、一歩間違えると就活そのものに大きなマイナスの影響を与えてしまうこともあるでしょう。

これは面接後の「お礼メール」についても、同じことが言えます。

面接での会話の内容を踏まえた話や、本気度を伝えることができるような文面であれば、面接官に良い印象を与えることができます。

そこで本記事では、お礼メールの書き方を4つのシーン別の例題を交えて解説します。

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就活のお礼メールとは

就活のお礼メールとは、面接を受けた後に企業に感謝の気持ちを伝えるために送るメールです。

面接の時間を割いてくれたことに対するお礼を述べることで、礼儀正しい印象を与えることができます。

お礼メールは必ずしも送る必要はありませんが、送ることで企業に対する熱意を示すことができます。

お礼メールを書く際には、面接での具体的なエピソードや印象に残ったことを含めると良いでしょう。

具体性が増すことで、単なる形式的なメールではなく、心のこもったメッセージとして受け取られやすくなります。

メールの内容には誤字脱字がないように注意し、敬語を正しく使うことも重要です。

また、お礼メールはできるだけ早く、面接を受けた当日中か遅くとも翌日の午前中には送るようにしましょう。

時間を空けないことで、面接官に新鮮な印象を残すことができます。

メールを送る際は、面接官や採用担当者の名前を間違えないように注意し、感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。

就活におけるお礼メールは合否に影響しない

就職活動で面接を受けた後に送るお礼メールは、合否に直接影響を与えるものではありません。

お礼メールは、面接の時間をいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えるためのものです。

メールを送ることで、礼儀正しい印象を与えることができるかもしれませんが、通常は面接の結果に大きな影響を与えることはありません。

お礼メールを送るかどうかは個人の判断に委ねられますが、送る場合は、面接が終わった当日中か、遅くとも翌日の午前中までに送るのが望ましいとされています。これは、迅速に感謝の意を伝えることが重要だからです。

また、メールの内容は、感謝の気持ちを伝えることを主眼に置き、面接を通じて自分の入社意欲が高まったことを伝えると良いでしょう。

お礼メールが合否に影響しない理由は、企業が採用を決定する際に重視するのは、面接での受け答えや就活生のスキル、経験などの内容であるためです。

お礼メールは、あくまで補足的なものであり、選考基準に直接関わるものではありません。

ただし、お礼メールを送ることで、企業側に良い印象を与えられる可能性はあります。

特に、面接の評価が接戦である場合には、熱意が伝わるお礼メールが最後の一押しになることもあるかもしれません。

しかし、基本的には面接の内容が最も重要であることを理解しておくことが大切です。

面接後にお礼メールを送る理由

お礼メールはそもそも送るべきなのか、時間がなくて面倒だという人もいるかもしれません。

そこで、以下では面接後にお礼メールを送るべき理由について解説します。

感謝の気持ちを表すため

お礼メールは、企業側に面接の機会をもらった感謝の気持ちを伝える手段です。

お礼メールを送ることで礼儀正しさがある人物であることをアピールできるので、直接選考に影響がなくとも好印象を与えられます。

ビジネスマナーがあることを示すため

面接後のお礼メールは、学生がビジネスマナーのある人材だとアピールするいい機会でもあります。

もし企業の求める理想の人材が「一般常識・良識のある人材」としている場合、自社とのマッチ度が高いと評価されるでしょう。

念押しでアピールするため

面接という短い時間では自分の魅力を十分発揮できないこともあります。

そのため、お礼メールを通して強みや熱意をアピールすることも可能です。

ただし、あくまでもお礼メールなのでアピール文を長く書くのはNG。

「貴社へ入社したい気持ちがますます強くなりました」など、1文で添えるようにしましょう。

就活のお礼メールを送るメリット・デメリット

就活のさまざまなシーンで企業に向けてお礼メールを送る機会があるかと思いますが、メールの送信にもメリットとデメリットの両方が存在します。

以下ではその2つの側面を簡単に紹介します。

基本的には好意的に受け取ってくれる企業が多いですが、誤字脱字や名前間違いなどの基本的なマナーがなっていないと、逆にマイナス評価につながるおそれもあります。

誰でも書ける！就活のお礼メールの書き方

ここからは、実際の就活におけるお礼メールの書き方を紹介します。

企業の担当者に好印象を与えられるよう、書き出しから順を追って確認し、不備の内容にしてください。

宛先には担当者名まで記載する

宛先には相手先の企業名はもちろん、部署名や担当者名まで書きます。

部署名・担当者名がわからない場合に書く必要はありません。

「採用担当者様」と記載しておくと良いでしょう。

また、基本的にはすべて呼称ではなく、正式名称で書くようにしてください。

企業名や担当者を間違えるのはNGです。

宛先を書き終えたら、送信前に必ず本文をすべて一読しましょう。

内容に問題がないことを確かめてから、送信するようにしてみてください。

簡単なあいさつを入れる

宛先を終えたら、いきなり本題に入ってはいけません。

マナー違反ではありませんが、メールを読んだ担当者が違和感を覚えてしまいます。

「お世話になっております。」などといった、軽いあいさつから本文を始めましょう。

冒頭のあいさつは形式的な側面が強いです。

なにを書けばいいか迷った場合は「お世話になっております。」と書いておけば、基本的に問題ありません。

ただし、前述した通り、夜遅くや忙しい時間帯に送る場合は、まずは非礼を詫びることが必要です。

具体的には「夜分遅くに失礼します」「お忙しいところ失礼します」といったあいさつにすると良いでしょう。

大学名・氏名を記載する

メールの冒頭には、かならず大学名・氏名を記載しましょう。

「本日面接していただいた〇〇です」など、面接官があなたの顔を思い出せるような情報を付け加えると効果的です。

あなたが送ったお礼メールに大学名や氏名がないと、担当者に「誰から来たかわからない」「スパムかも」と判断されてしまいます。

結果、メールは読まれることなく、迷惑メールのフォルダに入れられてしまいかねません。

メールの差出人かわからない場合は、担当者も無意識のうちにメール自体を削除してしまうでしょう。

せっかく送ったお礼メールが読まれない事態を防ぐためにも、大学名と氏名は件名の最後に付け加えておいてください。

【例文】

本文（お礼）を書く

いよいよ、メールの本文を記入していきます。

メールの目的はお礼の気持ちを伝えることであるため、本文でお礼をきちんと述べておきましょう。

さらに担当者に良い印象を与えるために、「面接や説明会で何を得ることができたのか」「面接や説明会を通して自分で考えたこと」なども記入しましょう。

しっかりと言語化してオリジナリティを出すことで、相手の印象に残るような文章に仕上がります。

【例文】

結びの言葉でメール本文を締めくくる

伝えるべき内容を書き終わったら、結びの言葉を記述しましょう。

【例文】

最後に署名をする

メールの件名や本文でも、大学名や氏名を記述しましたが、最後にも自分の素性を記載しておきます。

大学名や使命はもちろん、連絡先などくわしい情報も載せておきましょう。

メールのソフトによっては署名を設定できるので、設定しておくと便利です。

【例文】

【4つのシーン別】就活のお礼メールの例文

それでは次に、先ほど解説した構成を踏まえ作成した例文について実際に見ていきましょう。

就活でお礼メールを送ることが想定されるシーンは、以下の4つです。

この4つを例にとって見ていきましょう。

以下で紹介する例文は、そのままコピーして使用しても構いません。

ぜひとも有効活用して、第一志望の企業に好印象をあたえましょう。

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就活のお礼メールを送るときの5つの注意点

面接が終わると、安堵から気が抜けてしまうこともあるでしょう。

ですが、お礼メールを送るまでは気を緩めず、就活を締めくくりましょう。

以下の注意点を踏まえ、企業にお礼メールを送ってみてください。

適切なタイミングで送る

お礼メールは、面接が終わった当日か、遅くとも翌日の午前中までに送りましょう。

面接から時間が経ちすぎると、面接官の記憶が薄れてしまい、お礼メールの効果が弱くなってしまいます。

早めに送信することで、あなたの熱意や誠実さが伝わりやすくなります。

面接が終わったらすぐにお礼メールを書く準備をしましょう。

誤字脱字に気をつける

お礼メールには誤字脱字がないように、何度も確認することが大切です。

誤字脱字があると、「注意力がない」「仕事が雑」という印象を与えかねません。

メールを書いたら、一度読み返して誤字脱字がないか確認しましょう。

時間があれば、友達や家族に読んでもらう方法もおすすめです。

お礼メールで正しい文章を書くことで、あなたの真剣さや丁寧さが伝わります。

内容を工夫する

お礼メールの内容は、単なる「ありがとうございました」だけでは物足りません。

面接で印象に残ったことや、企業への熱意を伝えることが大切です。

例えば、「〇〇様のお話を伺い、貴社で働きたいという意思がより強くなりました」といった具体的な感想を書くと良いでしょう。

面接で話した内容に触れることで、面接官があなたのことを思い出しやすくなるでしょう。

内容を工夫することで、あなたの熱意や真剣さが伝わりやすくなります。

簡潔に書く

お礼メールは長すぎないように注意しましょう。

面接官は忙しいので、長い文章を読む時間がない場合があります。

感謝の気持ちと熱意は、簡潔に伝えることが大切です。

3〜4段落程度で、読みやすい長さに収めましょう。

短くても心のこもったメッセージを送ることで、面接官に良い印象を与えることができます。

正しい敬語を使う

お礼メールでは、正しい敬語を使うことが大切です。

「です・ます調」を基本として、「〜いただき」「〜申し上げます」などの丁寧な表現を適切に使いましょう。

ただし、難しすぎる言葉や普段使わない表現は避けた方が無難です。

文章を読みにくくするだけでなく、メールの読み手への配慮がないと思われてしまうからです。

自然な敬語を使うことで、礼儀正しさと誠実さが伝わるでしょう。

お礼メールに関するよくある質問

それでは最後に、面接のお礼メールに関するよくある質問をご紹介します。

以下の内容を参考にして、お礼メールに対する不安や疑問点をしっかり解消しておきましょう。

お礼メールはいつ送るのが良い？

お礼メールは当日に送るのがマナーです。

お世話になった企業に対する感謝の気持ちを伝えるために、なるべくその日のうちに送るようにしましょう。

もし訪問してから何日も経過した後に送ってしまうと、相手からマイナスの印象を与えることもあります。

事前に書ける部分はテンプレートで用意しておき、帰宅途中の電車の中などで企業に合わせた内容で作成するとスムーズにメールを送れるでしょう。

返信が来たらどうする？

企業からの返信に「メールの返信は不要」という旨が書かれている場合は返信しなくても問題ありません。

しかし、そのような記載がない場合は「ご返信いただきありがとうございます。次回の選考に進める際は、またなにとぞよろしくお願いします。」と簡潔に返信しましょう。

さいごに

本記事では、就活のお礼メールの書き方について例文を交えて解説しました。

就活のお礼メールは、面接後に感謝の気持ちを伝える大切な手段です。

送るタイミングは面接当日か翌日が理想で、誤字脱字のないように十分確認することが重要です。

内容は具体的な感想や企業への熱意を含め、簡潔にまとめることが求められます。正しい敬語を使うことで礼儀正しさを示すことができるでしょう。

本記事の内容を参考にすることで、企業に良い印象を与え、あなたの真剣さを伝えることができます。

お礼メールを通じて、さらなるチャンスをつかんでみましょう。