就職活動での添え状(送付状)の書き方とポイントについて解説!

就職活動での添え状(送付状)の書き方とポイントについて解説!

2020年3月18日更新

はじめに

みなさん、添え状というものを知っていますか?

 

エントリーシートや履歴書を郵送する時がありますね。

添え状とは、その時に同封して送る案内書であり、

・送り主

・宛名

・同封書類

を簡単に記したものになります。

 

学生のうちだとあまりなじみがないかもしれませんが、

ビジネスの場では当たり前に使われているマナーです。

 

「そんなマナーは今まで知らなかった」

という人向けに、本記事では

 

・書き方のポイント

・添え状の必要性

・入れる場所

 

について、紹介します。

それでは見ていきましょう!

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1.添え状の書き方のポイント

まずは、基本的な書き方をマスターしましょう。

特別難しいことはなく、書くべき内容は決まっていますので

テンプレート通りに記入すれば問題ありません。

 

下記を参考に、

①日付

②宛名

③自分の名前・連絡先

④件名

⑤本文

⑥同封書類

について記しましょう。

順に解説していきます。

 

ジョーカツ 添え状

①日付

 

作成日ではなく、提出日で記載しましょう。

履歴書やエントリーシートの日付も同様です。

 

 

②宛名

 

宛名は必ず日付より下用紙の左側に書きましょう。

内容は会社名、部署名、担当者名です。

担当者名が分からなかったら、「採用担当者様」のように、

の担当者宛てなのかわかるように記載しておくとよいです。

 

また、「御中」と「」の使い分けには注意が必要です。

御中」は会社や部署あて、「」は個人あての時に使います。

 

つまり、会社名のみや会社名+部署名がわかっている際には「御中」をつけて、担当者名までわかっている際には「様」をつけます。

就活だけではなく、日常生活でも気を付けたいですね。

 

 

③自分の名前・連絡先

 

差出人名は、宛名より下の用紙の右側に記載しましょう。

内容は、

・大学名+学部学科名

・氏名

・住所

・電話番号

・Eメールアドレス

の順に書きましょう。

住所はあまりに長くなるようであれば、複数行に分けて書いてもかまいません。

 

 

④件名

 

タイトルは中央に記載しましょう。

添え状の要旨がわかる、簡潔なタイトルが良いです。

 

履歴書やエントリーシートの応募であれば、

選考書類の提出につきまして」や

応募選考書類のご送付の件

といったもので十分でしょう。

 

 

⑤本文

 

本文はビジネスマナーを守ったうえで簡潔に内容を伝えましょう。

ビジネスで使用する手紙には文頭に「拝啓」、

文の終わりに「敬具」を用いるのがマナーです。

 

「拝啓」の後には時候の挨拶を書きます。

季節の語を用いる場合がありますが、

貴社におかれましては、益々のご清栄のこととお喜び申し上げます。

など、通年使えるものがおすすめです。

挨拶文の後に本文を記載するのですが、差出人(自分の名前)のところで既に記載しているので、改めて自己紹介をする必要はありません。

 

応募書類を多くお送りすること、そして面接の機会をぜひいただきたいことなどを記載すれば大丈夫です。

 

 

⑥同封書類

 

あとは送付書類を記載する記書きというものを記載して完成です。

 

本文から1行空けて中央に「記」とかき、

その下に今回送付する書類と枚数を記載します。「履歴書1枚」のように記載してください。

最後に「以上」と右下にかいて終了です。

2.添え状をつける2つの理由

「そもそも添え状って必要なの?無駄なんじゃない?」

と思う人もいると思いますが、そんなことはありません。

 

添え状があるかないかで、

社会人としてのマナーと礼儀が備わっているかを判断される場合もあります。

 

また、就活においては企業への本気度や真剣度を表すことにもつながるので、添え状は出しておいて損は無いはず。

 

上記以外にも、

就活において添え状が必要な理由は主に2つあります。

 

それでは順にみていきます。

 

 

2-1.誰宛てかを明確化させる

 

添え状は、誰宛てに送ったかを知らせる書面になります。

そのため、企業に書類を送った際に添え状を添付することで、

送った相手の担当者を明確化させる意図があります。

 

企業は毎日大量の業務に追われています。

その中で、一回一回書類をチェックして担当者を確認していたら非常に時間がかかってしまいますね。

 

添え状があれば、受け取り側は誰宛てに送られてきたのかすぐに確認できます。

就活において添え状は、企業側の確認の手間を省くためにも、必要なのです。

 

 

2-2.内容を知らせる

 

添え状は、郵送した書類の概要を知らせるという重要な役割があります。

これは、企業側の負担を減らすという意味もありますが、

就活生側が足りない書類にすぐ気づくという効果もあります。

 

あらかじめ何を送るのか概要を書いておくことで、

自分に対するチェックリストにもなるということです。

 

採用担当者が封筒を開いた際、書類を落として紛失してしまった場合などにも、何が入っていたのか確認する証拠のものになります。

 

このように、添え状にはビジネスマナーとして必要なだけでなく、

企業側の負担を減らすものとしても必要なものです。

 

就活の書類を郵送する際には、入れておくことが望ましいものではありますが、添え状を入れ忘れたからと言って不採用になるわけでは無いので、

頭の片隅にでも入れておくようにしましょう。

3.添え状を入れる場所

書類を封筒に入れる際の順番にも、マナーがあります。

添え状の入れ方は、履歴書やエントリーシートなど

他の就活書類の一番上に重ねて入れましょう。

 

これは、担当者が封筒を開けたときに、

封筒の内容物の概要等を初めに知ることができるようにするためです。

 

また、送付する書類が複数枚ある場合は、

添え状の記書きに書いた順に上から入れるようにしましょう。

 

例えば、同封書類が

・エントリーシート1枚

・履歴書1枚

であり、添え状にもそのように記載したのであれば、

 

封筒の順番は上から

①添え状

②エントリーシート

③履歴書

というようにすると、企業側にとって非常に見やすいです。

4.添え状を同封する際の注意点

自己PR・志望動機は無駄

 

添え状はあくまでも送付する書類の内容を記載することが目的です。

そのため、添え状は評価対象になりません。

 

「希望する企業に就職したい」

「企業にアピールしたい」

という気持ちはわかりますが、

それはエントリーシートや面接時に思う存分伝えましょう。

 

添え状の本文は「簡潔に」が原則です。

まとめ

学生のうちはあまりなじみのない添え状。しかし、社会人になったら必ず身に着けておくべきマナーでもあります。

 

社会人への入り口である就活の期間にこのようなビジネスマナーを学んでおくことは非常に重要です。社会人のルールともいえるビジネスマナーを守れていないと自分や会社の信用にもかかわってきます。

 

添え状は数あるビジネスマナーの一つに過ぎませんが、ひとつひとつ就活に時期に身に着けて、信用ある社会人としてスタートが切れるようにしておきましょう。

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上京就活ch編集部

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