添え状って聞いたことありますか? 必要性とその書き方

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添え状って聞いたことありますか? 必要性とその書き方

1.添え状とは?

みなさん、添え状というものを知っていますか?

エントリーシートや履歴書を郵送する時がありますね。

添え状とは、その時に同封して送る書類のことを言います。

 

学生のうちだとあまりなじみがないかもしれませんが、ビジネスの場では当たり前に使われているマナーです。

 

そんなマナー今まで知らなかった、という人、この記事を読めば添え状の送り方についてマスターできます。

 

それではみていきましょう!

 

 

2.添え状が必要な理由は?

「そもそも添え状って必要なの?無駄なんじゃない?」

と思う人もいると思いますが、そんなことはありません。

添え状があるかないかで社会人としてのマナーと礼儀が備わっているかを判断される場合もあります。

 

また、就活においては、その企業への本気度や真剣度を表すことにもつながるので、添え状は出しておいてそんはないでしょう。

 

これらアピール以外でも就活において添え状が必要な理由は主に2つあります。

それでは順にみていきます。

 

2-1.誰宛てかを明確化させる

______________________

添え状は、誰宛てに送ったかを知らせる書面になります。

そのため、企業に書類を送った際に添え状を添付することで、送った相手の担当者を明確化させる意図があります。

 

企業は毎日大量の業務に追われています。

その中で、一回一回書類をチェックして担当者を確認していたら非常に時間がかかってしまいますね。

 

添え状があれば受け取り側は誰宛てに送られてきたのかすぐに確認できます。

就活において添え状は企業側のチェックの負担をさせるためにも必要なのです。

 

2-2.内容を知らせる

______________________

添え状は郵送した書類の概要を知らせるという重要な役割があります。これは企業側の負担を減らすという意味もありますが、就活生側が足りない書類にすぐ気づくという効果もあります。

 

あらかじめ何を送るのか概要を書いておくことで、自分に対するチェックリストにもなるということです。

 

 

採用担当者が封筒を開いた際に書類を落として紛失してしまった場合などにも、何が入っていたのか確認する証拠のものになります。

 

このように、添え状にはビジネスマナーとして必要なだけでなく、企業側の負担を減らすものとしても必要なものです。

就活の書類を郵送する際には入れておくことが望ましいものではありますが、添え状を入れ忘れたからと言って不採用になるわけではありません。

変に落ち込まずに、気持ちを切り替えて他の選考の対策をしたほうがいいでしょう。

 

3.添え状の書き方は?

就活における添え状の必要性については理解していただけましたか?

ここからは具体的な書き方について見ていきます。

 

3.1書くべき項目
______________________

添え状には、担当者と内容が書かれていればよい、というわけではありません。

正しい書き方があります。

 

企業の人に悪印象を与えないためにも、以下の項目を書いておきましょう

 

①日付

作成日ではなく、提出日で記載しましょう。履歴書やエントリーシートの日付も同様です。

 

②宛名

宛名は必ず日付より下の用紙の左側に書きましょう。

内容は会社名、部署名、担当者名です。担当者名が分からなかったら、採用担当者様等のようにどの担当者宛てなのかわかるように記載しておくとよいです。

 

また、「御中」と「」の使い分けには注意が必要です。

御中」は会社や部署あて、「」は個人あての時に使います。

つまり、会社名のみや会社名+部署名がわかっている際には「御中」をつけて、担当者名までわかっている際には「様」をつけます。

就活だけではなく、日常生活でも気を付けたいですね。

 

③差出人

差出人名は宛名より下の用紙の右側に記載しましょう。

内容は、大学名、学部学科名、氏名、住所、電話番号、Eメールアドレスの順に書きましょう。住所はあまりに長くなるようでしたら複数行に分けて書いてもかまいません。

 

④タイトル、本文

タイトルは中央に記載しましょう。添え状の要旨がわかるようなタイトルがいいです。履歴書やエントリーシートの応募であれば、「選考書類の提出につきまして」で問題ないです。

 

本文はビジネスマナーを守ったうえで簡潔に内容を伝えましょう。

ビジネスで使用する手紙には文頭に「拝啓」、文の終わりに「敬具」を用いるのがマナーです。

 

「拝啓」の後には時候の挨拶を書きます。季節の語を用いる場合がありますが、

貴社におかれましては、益々のご清栄のこととお喜び申し上げます。」などの通年使えるものがおすすめです。

挨拶文の後に本文を記載します。

差出人のところですでに記載しているので、改めて自己紹介をする必要はありません。

応募書類を多くお送りすることと面接の機会をぜひいただきたいことなどを記載すれば大丈夫です。

 

⑤記書き

あとは送付書類を記載する記書きというものを記載して完成です。

本文から1行空けて中央に「記」とかき、そのしたに今回送付する書類と枚数を記載します。「履歴書1枚」のように記載してください。

最後に「以上」と右下にかいて終了です。

 

3.2自己PR・志望動機は無駄

______________________

添え状はあくまでも送付する書類の内容を記載することが目的です。そのため、添え状は評価対象になりません。

 

希望する企業に就職したいという気持ちを伝えたくて自分の良さを伝えたい、という気持ちはわかりますが、それはエントリーシートや面接時に思う存分伝えましょう。

 

添え状の本文は「簡潔に」が原則です。

4.添え状はどこに入れればいい?

書類を封筒に入れる際の順番にもマナーがあります。

添え状の入れ方は、履歴書やエントリーシートなど他の就活書類の一番上に重ねて入れましょう。

 

これは、担当者が封筒を開けたときに、封筒の内容物の概要等を初めに知ることができるようにするためです。

また、送付する書類が複数枚ある場合は、添え状の記書きにかいた順番に見れるように入れましょう。

まとめ

学生のうちはあまりなじみのない添え状。しかし、社会人になったら必ず身に着けておくべきマナーでもあります。

 

社会人への入り口である就活の期間にこのようなビジネスマナーを学んでおくことは非常に重要です。社会人のルールともいえるビジネスマナーを守れていないと自分や会社の信用にもかかわってきます。

 

添え状は数あるビジネスマナーの一つに過ぎませんが、ひとつひとつ就活に時期に身に着けて、信用ある社会人としてスタートが切れるようにしておきましょう。

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