【用語解説】「了解」について徹底解説

はじめに

日常会話でよく使いがちな「了解」という言葉。

非常に使いやすく便利ですよね。

そんな「了解」という言葉ですが、就活の時のメールや電話で使ってしまってはいないでしょうか。

面接などのスケジュールの連絡や、電話での急ぎの確認など、企業の方とやりとりをすることは多くあると思います。

そんな場面で、みなさんはどのように返答していますか？

今回は「了解」という表現についての解説と、正しい使い方について解説します。

就活の際はもちろん、社会に出てからも必要な知識なので、ぜひ参考にしてみてください。

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「了解」の意味は？

そもそも「了解」という言葉にはどのような意味があるのでしょうか？

「了解」という言葉を辞書で検索してみると、「はっきりとよくわかること。よく理解すること。また、理解して承認すること。諒解。領会。」「 物事の内容や事情を理解して承認すること。了承。」など、理解をすること、といった意味合いが出てきます。

そのため、よく使いがちな「了解しました」という意味は「理解する」という言葉を丁寧語で表現した「理解しました」という意味になります。

就活で企業からのメールに返信する際の必須マナー

まず、企業から送られたメールに返信する際のマナーについて解説いたします。

就活において、企業とのメールのやり取りは単なる連絡手段にとどまりません。

メールは採用担当者との直接的なコミュニケーション手段となります。

電話なら相手の声色や話し方から、自分に対する印象を感じ取ったり、齟齬があれば即座に訂正することができるでしょう。

しかし、メールでは企業の担当者が送信された文面をどのように受け取るかを考える必要があります。

メールで返信する際には、採用担当者に少しでも良いイメージをもってもらえるように、必須のマナーを押さえるよう心掛けましょう。

企業からのメールは基本返信

就活において企業とのやりとりを考える際、企業から送られたメールに対してどの程度返信すべきかについて悩むことがあるのではないでしょうか。

基本的には、企業から送られたメールにはできる限り全て返信するのが望ましいです。

なぜなら、メールが適切に届き、内容が学生側で確認されたことを企業側に伝えることが重要だからです。

ただし、自動送信と思われる場合や、本文中に「返信は不要」と指示がある場合には、返信をしなくても構いません。

それ以外の場合、採用担当者からのメールには一文でも構いませんが、返信することで丁寧な印象を与えることができます。

具体的なメールの書き方については、後ほど詳しく解説いたします。

また、企業へのメール返信がいつまで必要かについては、こちらの記事で解説しています。

メールのやりとりは自分の返信で終わらせる

企業からのメールには返信することをお伝えしましたが、メールのやりとりは基本的には自分からの返信で終わらせる方が良いです。

例えば、企業の採用担当者と面接の候補日を調整する際、以下のようなメールのやりとりが行われるとします。

学生がメールで返信しますが、企業からの返信がない場合、その時点でメールのやりとりは終了となります。

ビジネスメールでは、1往復半で両者のコミュニケーションを完結させるのが理想と言われています。

要点を簡潔に述べ、なるべく回数を減らしてやり取りを完結させるよう心がけましょう。

こちらから送るメールにも、「ご確認いただけますと幸いです」といった一言が添えられていると、企業の担当者にとってもメールの終了タイミングが分かりやすく、親切と言えます。

企業からのメールに「了解」は不適切！？

「了解＝理解する、の丁寧語」ということは先述にてご理解いただけましたでしょうか。

それではここで一度、敬語のルールについて確認しましょう。

敬語には①尊敬語②謙譲語③丁寧語の三種類が存在します。

この三種類の中で「目上の方に謙って使う敬語」はどれに当たるでしょうか？

敬語の種類だと謙譲語が該当します。

つまり、「丁寧語である了解しました。」は不適切と言えるでしょう。

また、「了解」という意味には「立場が上の人が立場が知多の人に向かってわかったということを伝える。」という意味もあるようなので、丁寧語ではあるものの使わない方がいいでしょう。

また、立場が上の人が立場が知多の人に向かってわかったということを伝える。」が浸透しているため、相手によってはより不快感を与えてしまう可能性もあります。

就活では「了解」を丁寧な言い方に言い換えよう

では「わかった」という意味合いを「了解」を使わずに、丁寧に伝えるにはどうしたらいいのでしょうか？「了解」を正しく伝えるには2つの伝え方があります。

①承知しました。

②承知いたしました。

③かしこまりました。

上記３つの言い方が正しい言い方になります。

また、「承知しました」をより丁寧にすると「承知いたしました」という言い方になります。より丁寧に伝えたいときは「承知いたしました」でも構いません。

間違った言い換え方として

①わかりました

②了承しました

などがあります。

「わかりました」馴れ馴れしい印象を与えてしまう口語になります。そのため、就活はもちろん、ビジネスシーンでも使わない方がいいでしょう。

「了承しました」という表現は「了解しました」と同じように部下や同僚など、自分よりも立場が下の人に向けて使う言葉になります。

使うシーンとしては、取引先の担当者とのやりとりにおいて、社内確認が必要な内容が送られてきた場合などに「〇〇の件につきましては、上長からの了承を得てから、改めてご連絡いたします。」といったように使われます。

メールで「了解」を伝えたいとき

メールで「了解」を伝えたい時にはどうすればいいのでしょうか。

メールは主に「件名」「宛名」「本文」「署名」に分けることができます。

それぞれどのように対応していけばいいのか、確認していきましょう。

①メールの件名について

メールの件名に関しては、変更・修正をしない方がいいとされています。

企業から送られてきたメールには、企業がメールボックスを検索する時、検索しやすいように、決まった件名にしている場合があるためです。

もしご自身で件名を変えてしまうと検索に引っかからなくなってしまい、そのままこちらの送ったメールが見落とされてしまう可能性があります。

こういった事故を防ぐため、メールの返信の際は件名を変更せず、そのまま返信しましょう。

しかし、そのまま返信をしても、自動で件名が変更されてしまいます。

それは、件名の前につく「Re:」です。

例えば「面接日程の確認」といったメールが企業から送られてくるとします。

そのメールに返信をすると、件名は「面接日程の確認」ではなく、「Re:面接日程の確認」となります。

この「Re:」はregardingのことで「～に関して、～の件で」と言った意味があります。

そこから、返信であることを表し、メールの他、手紙や書類にも使われることがあります。

受信者は件名を見ることで、やり取りの続きであることを把握できるものになりますので、このまま返信をしましょう。

②メールの宛名について

メールの本文を作成する際、宛名を冒頭に記載します。

宛名は「企業名＋部署名＋担当者の氏名」の順番に、記載します。

また、「企業名」「部署名」「担当者」はそれぞれ段落で行を変えましょう。

メール相手の部署や担当者名は、多くの場合、メールの文末、署名欄に記載してあります。

もし、署名欄を確認したにもかかわらず、メールの担当者名や部署名が分からない場合は「企業名＋ご担当者様」で記載し、作成しましょう。

この宛名を記載する時に、注意すべき部分があります。

①（株）（有）など、省略をしない

②前株・後株を間違えない

の2つです。

①に関しては省略をせず、必ず「株式会社」「有限会社」と、正式名称で記載しましょう。

②に関しては「株式会社」や「有限会社」の位置のことになります。

前株とは「株式会社〇〇」と、社名の前に株式会社がつく場合。

後株は「〇〇株式会社」と、社名の後ろに株式会社がつく場合です。

失礼のないようにしっかり確認をしましょう。

③メールの本文について

宛名が書けたら、いよいよメールの本文です。

メールの本文は、宛名から１行空けて記載します。本文の始まりは「お世話になっております。」や「いつもお世話になっております。」などで始めるのが良いでしょう。

大切な取引先の場合などは「平素より大変お世話になっております」でもいいかもしれません。

就活の場合は「お世話になっております。」から書き出すと、違和感なく作成できると思います。

挨拶の後は、「大学名＋学部名＋学科名＋学年＋名前＋です。」で名乗りましょう。

名乗った後は１行空けて内容を記載します。

今回の場合だと、「了解」を伝える内容のため、その旨を伝えましょう。

④メールの署名について

署名はメールの最後につけましょう。署名で書くべき内容は下記の通りです。

• 大学
• 学部
• 学科名
• 学年
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

メールを送るたびに署名を入れ、自分の連絡先を明記しておきましょう。

パソコンからメールを送る場合、多くの場合、予め署名の設定をすることが多いです。

署名はメールを送るたびに入れますが、毎回メールに署名を打つと、同じ内容にもかかわらず、メールが長くなり、メールを読み返した時に読みにくくなってしまいます。

そのため、上記内容は一通目のみ、二通目以降は簡略化した署名を設定すると良いでしょう。

簡略化した署名では

• 大学
• 学部
• 学科名
• 学年
• 氏名

といったように、最低限の情報のみにするとメールが読み返しやすくなります。。

こちらも、二通目以降は簡略化した署名が使える設定ができる場合もありますので、機能を活用して自動で署名がつくように設定しましょう。

また、「-」「=」など記号を使って署名の先頭と最後を囲み、開始と終わりを分かりやすくしましょう。

「了解」を伝えるメールのテンプレート

ここでは、面接の日程確認メールのテンプレートを紹介します。

そのまま使える内容になっているので、面接の日程確認メールに対して了解と伝えたい場合は、こちらのテンプレートをコピーして活用してください。

面接の日程調整の返信テンプレート

このメールで伝えるべきことは「面接の日程が伝わり、理解した。」ということです。

そのため、ただ、「承知いたしました。」と返信をするのではなく、「ご連絡いただいた日程のとおり、○月△日□時に伺います。」と、何に対して理解したのかを明記するようにしましょう。

自分の記憶の定着はもちろん、先方に対しても「内容が伝わり、理解した」ということを伝えることができ、親切な返信になります。

「了解」を口頭で使う場合は？

ここまで、メールの場合をみてきましたが、口頭での会話ではどうでしょうか。

就活時に企業の方と会話をする場合、印象はメールよりも深く残ることが多いです。

また、メールとは異なり、確認してから発信ということができません。

そのため、口頭でのやりとりにおいてどんな言い方が正しいのか、しっかり確認していきましょう。

口頭で使う場合も目上の方のみ

メールの際にも述べた通り、「了解」という表現は目上の方が下のひとに向けて「分かった」という旨を伝えるのに用いる言葉です。

そのため、口頭でも使うのは避けましょう。

「了解しました」という表現も、丁寧な言い方ではありますが、同じように避けたほうが良いでしょう。

就活でよくあるシーンが、面接の時。

面接の最後に「結果はメールでお伝えいたします。」と面接官の方が伝えたとします。

そこに「了解です。」や「了解しました。」と返事をするのはやめましょう。

相手の意見に対して「分かった」という旨を伝えるシーンは、ビジネスの場でよくあります。

そのため、ここで正しい言葉遣いができないと面接官の方に「職務についてからも失礼な言葉遣いをしてしまうのでは？」と、不信感を与えてしまいます。

面接の最後の最後で、言い方のミスをしてしまうのは「もったいない」の一言に尽きますので、最後まで気を抜かないようにしましょう。

「了解」といった内容を言い換えて伝えるには？

先述した通り、「了解」を口頭でも使うのは避けた方がいいのですが、ではどのように言い換えるべきでしょうか。

言い換え方は

①承知しました。

②承知いたしました。

③かしこまりました。

メールの時と同じく上記3つの言い方に言い換えましょう。

「了解」を伝えるシーンの会話例

先述した、面接の最後のシーンは実際によくあるシーンです。

どのように返事をするべきでしょうか？実際の会話例をお伝えするので、覚えて使ってみてください。

面接の最後に面接官から連絡を受けた時

口頭でのやりとりはメールとは異なり、読み返すことができません。

そのため、先方の伝えたい趣旨（この場合だと「１週間以内に合否の連絡が送られる」という内容。）を繰り返すように心がけましょう。

「承知いたしました。」と一言返事をするのは簡単ですが、そこから、「ちゃんと伝わった」ということを伝えることが、先方の安心と今後のスムーズなやりとりにつながります。

了解の他に気をつけたほうがいい言葉

企業とのメールに了解と返信することはマナー違反であると述べましたが、ビジネスメールには他にも慎重に使うべき表現があります。

この文では、了解以外にも気をつけるべき表現についてご紹介します。

ビジネスメールは言い換え表現が多く存在しますので、不安な言葉は確認してから、メールを作成しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は就活の時に使われてしまいがちな「了解」という表現についてみていきました。

「了解」という表現は基本的に目上の方が、立場が下のひとに向けて使う言葉です。

そのため、企業の方に対して使うことのないようにしましょう。

また、社会人になってからだと、取引先の方とのメールや電話、会議などの打ち合わせなど、より一層多くの方と関わることが増えていきます。

「了解」という返事ひとつで信用や信頼を失ってしまったり、不信感を抱かれてしまうのは非常にもったいないですよね。

「了解」という言葉は、メールでも、口頭でも言い換えることができます。言い換える際は

①承知しました。

②承知いたしました。

③かしこまりました

上記3つのどれかに言い換えましょう。

また、一言返事をするだけではなく、相手の伝えたい趣旨がしっかりと伝わったことを伝えるため、先方の内容を繰り返した上で、「承知いたしました。」と返事をするとより良い返事になるでしょう。

特に、やりとりの確認ができない口頭でのやりとりにおいては、「〇〇とのこと、承知いたしました。」と返事をすることで自分自身の記憶の定着にもつながります。

ここでの内容をしっかりと覚え、「了解」という言葉を使わないように気をつけましょう。

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