はじめに

　就活では、メールのやりとりが必須です。SNSとは異なり、「既読」がつかないメールは、どこまで返信すればよいのか悩むという学生は多いようです。どういった場合には返信するべきか、返信不要な場合はどんなときかをご紹介します。

目次

1.基本は全てのメールに返信する

2.返信不要の旨が記載されている場合は返信しない

3.キリがいい場合は返信しない

4.返信の際に気をつけること

　4.1 24時間以内に返信する

　4.2 やりとりをしているメールを引用する

　4.3 言葉遣い

　4.4 メールは消さずに残しておく

5.基本的なメールの書き方

　5.1 件名

　5.2 宛先

　5.3 宛名

　5.4 あいさつ

　5.5 内容

　5.6 締め

　5.7 署名

6.まとめ

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1.基本的に全てのメールに返信する

企業からのメールには全て返信しましょう。やりとりの最後が学生からのメールになるのが望ましいです。受け取ったメールに返信するのは社会人としての基本でもあります。こまめにメールをチェックすることを習慣にし、返信漏れがないようにしましょう。

2.返信不要の旨が記載されている場合は返信しない

基本的には全てのメールに返信しますが、「このメールは返信不要です」「返信不要」など、「返信しなくていい」という旨が記載されている場合は、返信する必要はありません。

3.キリがいい場合は返信しない

やりとりをしていて、キリがいい場合も返信は不要です。

例えば、面接の日程調整をしている場合、

企業：〇月〇日10：00～11：00ではいかがでしょうか。

　￬

学生：〇月〇日10：00～11：00で確認いたしました。よろしくお願いいたします。

　￬

企業：こちらこそ、よろしくお願いいたします。

このような場合は、キリがいいので、返信は不要となります。必要以上のやり取りはしない方が望ましいです。

4.返信の際に気をつけること

返信が必要な場合には、以下のポイントを押さえて送りましょう。

1.24時間以内に返信する

まず、メールにはなるべく早く返信しましょう。レスポンスが早いと仕事ができる印象も与えられます。どうしても返信ができない場合も、24時間以内には返信するのが好ましいです。

2.やりとりをしているメールを引用する

どのメールに対する返信なのかを相手がすぐに把握できるように、前のメールを引用しましょう。社会人は一日に何通ものメールを受け取ります。これまでのメールを遡る必要がないよう、配慮しましょう。

3.言葉遣い、誤字脱字

丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「すみません」は「申し訳ございません」、「了解しました」は「かしこまりました/承知いたしました」のように言い換えます。また、誤字脱字は良い印象を与えないので、送信する前に読み返すことも必須です。

4.メールは消さずに残しておく

やりとりしていたメールは、消去せずに残しておきましょう。特に、オンライン面接の場合、何かトラブルがあった際の連絡先を記載している企業もあります。もしものために、メールは残しておきましょう。

5.基本的なメールの書き方

返信の前に、基本的なメールの書き方も押さえておきましょう。

1.件名

件名を見ただけで、相手が大まかな内容を把握できるようにしましょう。また、大学名や名前も記載すると親切です。

例）【〇〇大/山田太郎】面接の日程について

　　【山田太郎】説明会の御礼

2.宛先

メールアドレスが間違っていた場合、メールそのものが相手に届かない場合があるので、注意しましょう。CCに企業の他のメールアドレスを入れている場合もあります。企業から特に指定がない限りは、「全員返信」にして、CCに記載されているアドレスにも返信しましょう。

3.宛名

本文のはじめには、宛名を書きます。会社名は略さずに、正式な社名で書きましょう。企業のＨＰで正式な社名を確認するのもいいでしょう。相手が個人名の場合は「様」、部署の場合は「御中」とします。また、CCにも返信する場合は、カッコ書きで記載します。宛名の誤字も失礼にあたるので、よく確認しましょう。

例）株式会社〇〇　採用担当　〇〇様

　　株式会社〇〇　採用担当　御中

　　株式会社〇〇　採用担当　〇〇様　（ＣＣ：△△様）

4.あいさつ

宛名を書いたら、挨拶と自分の所属、氏名を述べます。

例）お世話になっております。

　　〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。

5.内容

最も伝えるべき内容は簡潔に、分かりやすく書きましょう。

特に、日程調整の場合は、日程を複数挙げると良いです。

例）次回選考の希望は以下の通りです。

　　〇月〇日（月）10：00～11：00

　　〇月〇日（火）14：00～15：00

　　〇月〇日（水）13：00～14：00

6.締め

本題を書いた後は、簡単な挨拶を入れて、締めます

例）ご確認のほどよろしくお願いいたします。

　　今後とも何卒よろしくお願いいたします。

7.署名

最後に書く署名は、氏名、大学名、学部学科、学年、電話番号、メールアドレスを記載します。「＊」や「＝」、「ー」などを使って、本文と区別できるようにしましょう。また、氏名にはふりがなを付けると読み間違いを防ぐことができます。毎回メールに署名を書くのは手間がかかるので、署名の設定をしておきましょう。

例）＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

　　　山田太郎（Taro YAMADA）

　　　〇〇大学

　　　〇〇学部〇〇学科　4年

　　　TEL：123-567-890

　　　e-mail：yamada.taro@abc.jp

　　＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

6.まとめ

企業からきたメールは、基本的に全て返信し、返信不要の記載がある場合とやりとりのキリがいい場合は、返信しないようにしましょう。また、こまめにメールをチェックすること、送信前に誤字脱字のチェックをすること、どうすれば相手が読みやすいか配慮することも心がけましょう。

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