【就活生必見】メールはいつ送る？メールマナー徹底解説！
2022年2月22日更新
はじめに
就活生の皆さんは企業にメールを送る時間について以下のような悩みを持っていませんか。
・メールはいつ送ってもいいの？
・メールのマナーがわからない
日常生活における連絡はSNSを使っている人がほとんどである現在、「メールのマナーなんて知らないよ」と感じている就活生も少なくないでしょう。
しかし就活においてメールは皆さんの印象を左右する非常に重要な要素です。時間のマナーを無視してメールを送ってしまえば、選考前の段階で「非常識な就活生」といったレッテルを貼られる可能性もあるのです。
そこで当記事では、就活メールの時間に関するマナーを解説します。また、メールを送信する前に見ておきたい、メールマナーの確認事項も紹介しますので、ぜひご覧ください。
当記事を読めば、正しい時間帯に自信を持ってメールを送ることができるでしょう。
＜目次＞
1 就活メールにおける時間に関するマナーとは？
1-1 送信は企業の営業時間内にする
1-2 受信後すぐに返信する
1-3 返信は24時間以内にする
2 就活メールを送るべき時間帯とは？
2-1 企業の始業時間前
2-2 企業の昼休み中
2-3 企業の就業時間前
3 メールを送信する前の確認事項6選
3-1 正しい件名になっているか
3-2 宛名と署名は入っているか
3-3 挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
3-4 正しい敬語表現になっているか
3-5 メール全体が見やすくなっているか
3-6 送信の時間帯は問題ないか
4 【まとめ】メールを送る時間帯は就活生の印象を左右する！
1.就活メールにおける時間に関するマナーとは？
就活メールを企業に送る際に目が行きがちなのはメールの内容ですが、内容と同様にしっかり理解しておくべきなのが、メールを送る時間帯です。
企業はメールを通して皆さんの人柄を判断することになりますが、メールを送る時間帯が非常識でマナーが感じられない場合、皆さんの印象は選考前の段階で悪くなってしまいます。
そうならないために本章では時間帯に関する就活メールのマナーを紹介します。
挙げられるのは以下の3つです。
・送信は企業の営業時間内にする
・受信後すぐに返信する
・返信は24時間以内にする
それでは1つずつ見ていきましょう。
1-1.送信は企業の営業時間内にする
就活では皆さんから企業にメールを送る場面もありますが、メールの送信は企業の営業時間内に行うのが常識です。
皆さんは企業に連絡をする際に夜中に電話をかけないですよね。メールもそれと同様に考えましょう。
中にはメールの時間帯をあまり気にしない企業もありますが、志望者からのメールの送信時間をチェックしている企業もあります。メールの時間帯だけで選考が不利に働くことはあまりないですが、「マナーができていない就活生」というイメージはついてしまいます。
そもそも営業時間外にメールを送ることにメリットはありません。むしろ皆さんの評価を下げる一方ですので、メールはしっかり企業の営業時間内に送るようにしましょう。
1-2.受信後すぐに返信する
就活中は普段からこまめにメールをチェックし、企業からの通知があればその場で返信するのがベストです。
返信が早いと採用担当者の仕事がスピーディーになり、志望度のアピールにもなるので、できる限り早めに返信するようにしましょう。
しかし、他の企業での選考や学業、アルバイトなどによってすぐに返信できない場合もあると思います。企業からのメールに気づいたのが夜中で、焦る就活生もいるかもしれませんが、翌日に送れれば問題ありません。
もし不安ですぐに返信したい人は、
「夜分遅くの連絡となってしまい大変申し訳ございません」
といった文面を入れたうえで返信しましょう。
謝罪の文面があれば時間のマナーをわきまえていることがわかるので、採用担当者からの印象は悪くならないでしょう。
1-3.返信は24時間以内にする
最後に挙げられるのは、企業への返信は24時間以内にすることです。
メールに気づいたのが夜であっても翌日できれば問題ないのは前述した通りですが、メールを受信後24時間以上は経過しないようにしましょう。
就活生は就活以外にもやることがあり、すぐに対応できないケースがあることは企業も承知しています。
しかし企業は多数の就活生とコンタクトを取っており、スケジュール管理等に追われているため、就活生からの返信をいつまでも快く待ってくれるわけではありません。
返信が遅ければ採用担当者には対応力の低さや志望度の低い印象を与えてしまい、イメージダウンとなるので、後で返信するのを失念しないよう、メールの存在を把握した時点で返信してしまうのがおすすめです。
24時間後までであれば確実に大丈夫とは断言できませんが、おおよその目安として1日以内には確実に返信するようにしましょう。
2.就活メールを送るべき時間帯とは？
メールの中には面接の日程調整や面接日の変更など、可能な限り迅速な対応が必要なものもあると思います。
企業により早く対応してもらうためにはメールにいち早く気づいてもらう必要があります。
そこで本章ではメールを素早く読んでもらうために、いつ頃送信すればいいのかを紹介します。
おすすめの送信時間は以下の時間帯です。
・企業の始業時間前
・企業の昼休み中
・企業の就業時間前
それでは1つずつ見ていきましょう。
2-1.企業の始業時間前
最もおすすめできるのは、朝一の始業開始前です。
なぜならメールは前日の退社後も送られているため、翌朝にはメールが溜まっており、朝一でそれを一通り確認した後に業務に入る採用担当者が多いからです。
朝一で送信できれば、メールの中でもトップに表示され、真っ先にクリックされるのでいち早く読んでもらうことができるでしょう。
また、前日の夜中に送ると他のメールの中に埋もれて見落とされてしまう可能性が高くなるため、やはり朝一で送るのがベストです。
志望先の就業時間を確認しておくことで、採用担当者が出社した時点でメールを送れるようにしましょう。
2-2.企業の昼休み中
続いて挙げられるのが、企業の昼休みです。昼休みは昼食をとることで一息つくタイミングであり、時間が空いたついでにメールを確認することが多いからです。
採用担当者は、一日中メールを確認できるわけではありません。
特に就活時期は繫忙期ですので、メールの処理以外にも説明会開催や面接の日程調整などやることが山のようにあり、メールにゆっくり目を通している余裕はないと考えられます。
ですので午前中や午後の仕事の合間にメールをしても、素早く確認してもらえないことの方が多いでしょう。
したがって朝一でメールが送れなかった人は、昼休み明けに読んでもらうために、企業の昼休み中に送信するのがおすすめです。
2-3.企業の終業時間前
退社前は会議や打ち合わせといった業務が少なくなり、自分の時間が確保しやすくなる時間帯です。仕事がある程度落ち着いたタイミングや帰宅準備時にメールに再度目を通す社会人は少なくないので、メールを読んでもらえる可能性は高いでしょう。
しかし人によっては帰宅前にさしかかって、新たな仕事を増やしたくないと考える場合もあるため、できるならば朝一か昼休みに送信する方がベターでしょう。
3.メールを送信する前の確認事項6選
就活で初めてビジネスメールを送るという人はマナーを勉強していても、ついついメールにおけるビジネスマナーが抜けてしまうこともあると思います。
本章ではメールを送信する前の確認事項を紹介します。それは以下の6つです。
・正しい件名になっているか
・宛名と署名は入っているか
・挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
・正しい敬語表現になっているか
・メール全体が見やすくなっているか
・送信の時間帯は問題ないか
企業からメールが届いた際に時間を意識するあまり、企業からのメールに慌てて返信したくなるかもしれませんが、以下で紹介する内容を参考に自分のメールに過不足がないか確認した後に送信するようにしましょう。
3-1.正しい件名になっているか
まず1つ目の確認事項は、メールの件名です。
採用担当者は件名を見ることでメールの内容を素早く把握するため、件名がなかったり、おかしな件名だったりすると余計な手間をかけてしまい、迷惑になってしまいます。
また、件名がないと膨大なメールの中でスルーされてしまう可能性もあるので注意が必要です。
件名はメールの内容と送信者がパッと見てわかるように、
・「〇月〇日予定の面接日変更のお願い 〇〇大学〇〇」
・「本日〇月〇日〇時からの面接のお礼について （〇〇大学〇〇）」
のように簡潔に書くようにしましょう。
なお、返信の際は件名をいじると採用担当者が何に関するメールかわからなくなるので、変更せずに送りましょう。
3-2.宛名と署名は入っているか
宛名と署名は日常生活におけるやり取りで書くことは少ないので、特に抜けがちな箇所です。
誰から誰へのメールなのかを明確にするために宛名はメール冒頭、署名はメール末尾に必ず入れるようにしましょう。
宛名は、
・〇〇株式会社 採用担当者様
・株式会社〇〇 人事部 〇〇様
といったように表記し、（株）のように省略しないよう注意が必要です。
署名は、
・大学、学部名
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
をすべて記載する必要があります。
Gmailなどでは署名の書式を選べるので有効活用すると良いでしょう。
3-3.挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
挨拶やお礼、締めの文はメールの構成で欠かせない要素です。これらはビジネスマナーであることはもちろん、内容に入る前のワンクッションになったり、内容を見やすくしたりするのに必要なものなので、正しく有効活用しましょう。
挨拶、お礼、締めの一文はオリジナリティを出す必要はなく、よく使われる定型文を使えば問題ありません。
例えば、
・お世話になっております。
・この度は面接の日程調整のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
・ご多忙の折大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
などを使いましょう。
3-4.正しい敬語表現になっているか
メールにおいて非常にミスが目立つのが敬語表現。敬語は社会人として使用できるのが常識であり、不自然な敬語を使っていると、採用担当者に勉強不足や志望度の低さを印象付けてしまいます。
「就活生だからできなくても仕方ない」といった甘い考えでは後々自分の首を絞めることになるので、事前に必ず勉強して使いこなせるようにしておきましょう。
特に尊敬語や謙譲語の使い分けや、二重敬語のあたりを重点的に勉強すると敬語の間違いが少なくなるはずです。
3-5.メール全体が見やすくなっているか
メール全体を見て内容が把握しやすいかどうかを確認しましょう。
一文が長すぎたり、改行が全く無かったりすると非常に読みづらい文章になってしまいます。
メールの見やすさは
・読みやすい構成にする
・一文が長くなるときは文を分ける
・文の間や一文内での意味の区切れにおいて適宜改行を入れる
ことを意識すると、全体的に見て内容を把握しやすくなるでしょう。
ただし、文字装飾は禁止事項です。文字の大きさや色を変えると見やすくなることもありますが、文字装飾はビジネスメールには不適切で、使用されることはありません。
たとえ内容や見やすさに優れていても文字装飾があるとそれらを台無しにしてしまうので、絶対に使わないようにしましょう。
3-6.送信の時間帯は問題ないか
メールの内容について確認できたら、当記事で解説した時間帯のマナーを守りましょう。
おさらいすると、メールをする際は、
・企業の営業時間内に送信する
・受信後はできる限り早く返信する
・返信は24時間以内にする
・朝一に送信する
の4点に注意する必要があります。
時間のマナーを無視したメールは皆さんの印象を悪くしてしまうことがあります。皆さんの印象を崩さないためにも、素早くメールを読んでもらうためにも、上記の点は必ず守ってメールのやり取りをするようにしましょう。
4.【まとめ】メールを送る時間は就活生の印象を左右する！
当記事では就活メールを送る時間帯に関して解説してきました。
メールにおけるビジネスマナーは、それだけで選考結果を決める要素ではありませんが、就活生の印象を左右する重要なものです。初頭効果という言葉があるように、最初に定着したイメージはその人全体のイメージを決定してしまいます。
時間に関するビジネスマナーを守らなければ採用担当者からの印象が悪くなり、選考に響く可能性もないとは限りません。選考のスタート時点で他の就活生と差をつけられないように、当記事を参考にメールのビジネスマナーをしっかり身に付けましょう。
