就活でメールは土日に送っても大丈夫？タイミングやマナーについて解説
2023年7月31日更新
はじめに
就活では、日程調節などの場面で採用担当者とメールをやり取りする機会が多々あります。そこで気になるのが、メールを送る日時についてです。就活でメールは土日に送っても大丈夫なのでしょうか？適切なタイミングやマナーはあるのでしょうか？ここでは、就活でのメールについて、土日に送っても大丈夫な理由、適切なタイミング、マナー、注意すべきことなどを網羅しています。この記事を読めば、就活におけるメールを送る日時について理解できます。ぜひ参考にしてみてください。
就活でメールは土日に送っても大丈夫な理由
結論、就活でメールは土日に送っても大丈夫です。その理由は2点挙げられます。以下に並べた説明を理解することで、より自信をつけられるでしょう。
メールを読むタイミングは自分で選べるから
かかってきたら対応しなければならない電話とは異なり、メールは読むタイミングを自分で選べます。仮に土日が休業日であったとして、その間にメールが来ていても対応する必要はないため、メール自体見ていない人がほとんどでしょう。土日にメールを受信したからと言って、通知を受け取っているとは限らないのです。そのため、土日にメールを送っても大丈夫であると言えるでしょう。
注意すべきは、返信が次の月曜日になる可能性が高いことです。なぜなら、土日が休みであることが多いからです。そのため、すぐに返信が来なくても慌てる必要はありません。
土日に稼働している企業もあるから
土日が休みでない企業も珍しくありません。そのため、土日にメールを送ったとしても、対応してくれるかもしれません。また、土日に稼働している企業である場合、業務時間内のメール受信になるため、何ら問題はないのです。
できれば、土日に稼働している企業なのかを把握しておきましょう。そうすることで、土日にメールを送っても何ら問題がないかどうかを確認できるでしょう。
就活でメールを土日に送るタイミングは？
土日にメールを送っても良いことが確認できました。しかしながら、できることならより適切なタイミングで送信した方が、相手方に喜ばれます。相手の気持ちを考えて行動することで、企業による自分の評価も上がるかもしれません。
以下に、それぞれのメール送信タイミングについて解説しているので、ぜひ参考にしてください。
お勧めのタイミング
最もお勧めのタイミングは、朝一番です。なぜなら、朝一番にメールをチェックするビジネスパーソンが多いからです。たとえば、9時始業ならその少し前の8時50分や8時55分に送りましょう。朝一番に対応してもらえれば、スムーズな会話が可能でしょう。
次にお勧めのタイミングは、昼休憩中です。なぜなら、昼休憩から戻ってきて最初にメールをチェックする人が多いからです。企業の昼休憩を把握しておき、その間に送ることでスムーズなやり取りができる可能性が上がるでしょう。
注意すべきは、必ずしも相手方がオフィスにいるとは限らないことです。休みを取っていたり出張や外出をしていたりする場合は、メールの返信が遅れるかもしれません。しかしながら、できるだけ相手の気持ちをおもんばかった朝一や昼休憩の間のメール送信は、好印象を与えることが多いと言えます。できるだけこの時間に送るようにしましょう。
業務時間内に送る
上に述べた適切なタイミングを逃したとしても、業務時間内の送信であればさほど問題はありません。メールのチェック時間によりますが、比較的すぐに確認してもらえることが多いでしょう。
注意すべきは、返信が遅くなるかもしれないことです。たとえば、午前中や午後の勤務中は、会議など別の予定が入っていることが多く、メールチェックができない可能性が高いからです。
退勤直前に送る
退勤直前にメールを送っても良いのでしょうか？結論、問題はありません。しかしながら、優先度は上の2つに比べれば下がります。なぜなら、これから帰宅しようとしている場面で、新たな仕事を増やしてしまうことになるかもしれないからです。しかしながら、退勤前にメールを確認している人は多い傾向にあります。そのため、メールをチェックしてもらえる可能性は低くないでしょう。もしかしたら、翌朝に返信が返ってくるかもしれません。
業務時間外に送る
最後に、業務時間外に送る場合について考えていきましょう。電話と比較してメールは、必ずしもすぐさまチェックする必要はありません。そのため、業務時間外の送信であったとしても問題にはならないと言えます。しかしながら、あまりにも夜遅くや朝早くに送ってしまうと、相手の気持ちを考えられない人として印象を悪くしてしまう可能性があります。業務時間外に送ることはなるべく避けたほうが無難でしょう。
就活でメールを土日に送るマナーとは？
就活でメールを送る場合、気をつけたいのがマナーについてです。失礼のないメールを送るのが基本だからです。以下にそれぞれについて解説しているので、ぜひ参考にしてください。
就業時間を確認する
相手方の就業時間を確認しましょう。できるだけ就業時間中に送ることが基本だからです。たとえば、始業時間や終業時間の確認は大切です。始業時間が分かれば、それより少し前にメールを送るのが良いでしょう。また、できれば昼休憩の時間も把握しておき、その間にメールを送れるようにしましょう。これらの情報は、募集要項や企業のホームページに載っていることが大半です。
相手の立場になって考える
相手の立場になって考えましょう。忙しい時間帯はメールを送らない方が良いと言えます。メールをチェックできるゆとりのある時間に送信した方が、より好印象を与えられるでしょう。就活ではできるだけ相手の立場になって考え、動くことが大切です。
返信はなるべく早く送る
返信はなるべく早く送りましょう。この場合は、適切なタイミング等はあまり気にしなくて構いません。なぜなら会話のキャッチボールが途切れてしまうからです。期間が空いてしまうと企業側としても、あらためて内容を遡らなくてはなりません。
具体的には、24時間以内に送ることが推奨されます。それ以上開けると、メールの対応が遅いと思われるかもしれません。
タイミングがずれてしまった場合は一言添える
タイミングがずれてしまった場合は一言添えましょう。なぜなら、より相手を気遣った行動ができていると判断できるからです。たとえば、夜になってしまった場合は「夜分遅くに申し訳ありません」、返信が遅くなってしまった場合は「ご返信が遅れてしまい申し訳ありません」、土日の場合は「お休みのところ失礼いたします」などの一言を文章の始めに添えるのがお勧めです。
就活でメールを土日に送る際注意すべきことは？
就活におけるメールは、ビジネスマナーを押さえた形式であるべきです。以下に注意すべき事として6点をまとめたので、ぜひ参考にしてください。
件名は簡潔にわかりやすく
件名は必ず入れて、簡潔に分かりやすく示しましょう。なぜなら、企業の担当者は日々膨大な量のメールを処理しているからです。件名が分かりにくいと、相手の手間を取らせてしまいます。ビジネスマナーがなっていないとのマイナスイメージをもたれる可能性もあるため、注意してください。また、企業によっては件名について決まりがある場合があるので注意しましょう。たとえば、大学名と名前を最初に入れるなどが挙げられます。
なお、返信を行う際は、Re:は消さずにそのまま送りましょう。履歴を消すのもいけません。これらの情報があることで、過去のメールを簡単にさかのぼれるからです。Re:が多くなってしまう場合はいくつかを消すことで見やすくなるので、対応していってください。
メールの基本書式を逸脱しない
メールには、基本の書式があります。それに沿って書くことが、ビジネスマナーです。具体的には「宛名、挨拶、本文、締めの挨拶、署名」の順です。これらを抜かすことなく必ず順番通りに書くことを意識しましょう。テンプレートを使う際は、変えるべき文言が変えられているかどうか必ずチェックするようにしてください。
宛名は、正式名称かどうか、間違いがないかどうか、必ずチェックしましょう。相手の企業名、部署名、フルネームを書くことが基本です。
挨拶は、必ず入れましょう。2回目以降は「お世話になっております」で問題ありません。つづけて、大学名、学部、学年、名前を入れて自己紹介してください。そうすることで、相手方に分かりやすくなります。
締めの挨拶は、「お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などと添えるようにしてください。
以下に、メールの例文を1つ紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
【件名】面談のお礼（〇〇大学氏名）
【本文】
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。
本日面接していただきました、〇〇大学フルネームと申します。
本日はお忙しい中貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面談で、貴社の魅力や特色に関する知識をさらに深められました。
本日は誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
………………………………………………………
氏名：フルネーム
所属：○○大学○○学部○○学科○年
郵便番号：○○○○
住所：○○○○
電話：○○○○
メールアドレス：○○○○
………………………………………………………
以上のように、インターネット上にはメールのテンプレートが多くあります。お勧めは、それぞれの場面に送るメールのテンプレートをあらかじめ用意しておくことです。そうすることで、返信の間隔が狭まり、よりスマートな対応ができるでしょう。テンプレートを用意する時は、必ず間違いがないかどうか最後に確認してから送信するようにしてください。
宛名と署名を必ず添える
本文の最初に宛名を、最後に署名を忘れずに記入しましょう。なぜなら、メールにおける決まった書式だからです。宛名は、相手の会社や部署、名前の全てを省略せずに正しく書きましょう。名前を間違えることが多いので注意してください。
また、署名に使う罫線は、シンプルなものを用意してください。あまり派手なものを使うと、マイナスのイメージを持たれかねません。ビジネスの場に適した記号を使用するようにしましょう。
本文には必要な要素を漏れなく盛り込む
本文には必要な要素を漏れなく盛り込んでください。何回もメールのやり取りをしてしまうと、相手に迷惑になってしまうことがあるからです。たとえば、お礼の文章、質問内容、感想などが挙げられます。お礼や感想を書く時は、簡潔にしましょう。要件が見えてきづらくなるからです。
質問内容などの要件は空白や改行を適切に使い、箇条書きにしてまとめるなど見えやすいように工夫しましょう。文章の中で述べられても、頭に入ってきづらく、相手の手間になるからです。聞きたいことや要件を全て含められているかどうか、必ず確認するようにしてください。
敬語表現を正しく使用する
敬語など、表現を間違えないようにしましょう。間違えていると、企業担当者からネガティブな印象を持たれがちだからです。たとえば、謙譲語と敬語の違い、書き言葉と話し言葉の違いに注意してください。謙譲語と敬語について、「申し上げる」「仰る」などが例です。書き言葉と話し言葉について、「貴社」「御社」などが例です。書き言葉はなかなか使わないため、間違えないように注意しておきましょう。
添付ファイルを忘れていないかチェックする
場合によっては、書類や画像などをメールで送ることが求められます。その際、メールを送信する前に必ず添付のし忘れがないかどうか確認するようにしてください。添付ファイルの忘れはよくあるからです。
就活では土日にメールを送っても大丈夫！マナーを確認しよう
ここまで、就活でのメールについて、土日に送っても大丈夫な理由、適切なタイミング、マナー、注意すべきことなどを述べてきました。就活では、土日にメールを送っても大丈夫です。しかしながら、より適切なタイミングを知っておくことで、自信を持ってメールの対応ができると言えます。ぜひこの記事を参考に、メールを送るタイミングについて覚えておきましょう。また、メールの正しい文体や形式などについても逃さず確認し、相手に好印象を持たれる対応を心がけてください。就活が成功するように願っています。
