【例文あり】就活生必見！好印象を与える選考参加希望メールの完全マニュアル。書き方のポイントやマナーを徹底解説

はじめに

この記事では、内定獲得のために誰しもが経験する『選考参加希望のメール』について徹底解説します。

多くの就活生が「選考に参加する場合メールを送らなければならないの？」「どんな文章で送ればいいの？」と悩みを抱えています。

これまで社会人経験のないみなさんですから、せっかく書類選考を突破して喜んだものの、どんな文章を書けばビジネスマナーがあると思って貰えるのか分からないのは当然のことです。

実際どんな文章をかいたらいいの？と悩んでしまう方のために、選考参加希望メールの例文も紹介しています。

よくある質問にも回答しておりますので、是非最後までご覧ください。

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選考参加希望のメールは必要なのか

そもそも選考に参加したい場合、企業にメールを送らないといけないのかという疑問についてお答えします。

結論から述べますと、一部の企業では選考参加希望のメールを送る必要があります。

大手企業では、企業独自のサイトや就活ナビサイトでエントリーが完了しますが、中にはメールで採用を募集している企業もあるからです。

就活生側から直接連絡が必要な場合もあるということを把握しておきましょう。

選考通過メールへの返信は必要なのか

次に出てくる疑問が、選考に通過した場合に返信が必要なのかどうかです。

選考通過メールには、内容次第で返信が必要な場合と不必要な場合があります。

返信が必要かどうかの見極め方

内容次第で判断するといっても、どうやって見極めたらいいのか不安になる就活生が多くいます。

それでは、見極め方について理解していきましょう。

大量募集の書類選考では、次の選考日程が決まっている場合が多いので返信する必要はありません。

こうした選考では、応募者全員に通知されている場合が多くあり、企業によっては送信専用アドレスを使用しています。このメールに返信をしても採用担当者の元に届くことはありません。ですので、返信する必要はないでしょう。

また、文末に「返信不要」と記載している場合にも返信する必要はありません。かえって迷惑になってしまう可能性があるため、返信は控えた方が賢明です。

選考参加希望メールを書く際のポイント

選考参加希望メールを書く際にはポイントがあります。

ポイントは下記のようなものが挙げられます。

件名は簡潔で分かりやすく

選考参加希望のメールを書く際に押さえておきたいポイントの1つ目は「件名は簡潔で分かりやすくする」ことです。

件名は「(内容)　○○大学■■学部・[名前(フルネーム)]と一目で理解しやすいように単純なものにしましょう。

長すぎる件名は読み手に不快感を与えてしまう可能性があります。

採用担当者には、他の就活生からもメールが届いています。多数のメールを処理していくのは非常に時間のかかる作業です。簡潔な件名であると処理しやすくなるため、好印象へと繋がるでしょう。

はじめに軽い自己紹介を書く

選考参加希望メールを書く際に押さえておきたいポイントの2つ目は「はじめに軽い自己紹介を書く」ことです。

メールの冒頭では「お世話になっております。○○大学■■学部・[名前(フルネーム)と申します。と自己紹介をしましょう。

冒頭で挨拶・自己紹介を書くことで相手に丁寧な印象を与えることができます。

いきなり内容を書き始めてしまうと、採用担当者にマナーが分かっていないと判断されてしまいます。

マイナスな印象から選考をスタートさせてしまうことになりますので、宛名・自己紹介を書いてから内容を書き始めるようにしましょう。

選考と結果通知に対する感謝を伝える

選考参加希望メールを書く際に押さえておきたいポイントの3つ目は「選考と結果通知に対する感謝を伝える」ことです。

選考通過メールへの返信に、一言感謝を伝える文章を加えると好印象になります。

企業は多数の就活生の人間性を、書類や面接を通じて見極めます。

貴重な時間を割いて選考してもらっているということを念頭に置き、お礼を伝えるようにしましょう。

面接も行った際には感想を書くことも推奨します。その時には、テンプレートを使用するのではなく、ご自身の言葉で書くとより気持ちが伝わります。

こうした一言は、好印象に繋げるために重要なことです。他の学生と少しでも差をつけるためには、必ず述べるようにしましょう。

挨拶文や締めの文章を入れる

選考参加希望メールを書く際に押さえておきたいポイントの4つ目は、「挨拶文や締めの文章を入れる」ことです。

これは目上の人へメールを送る際のマナーとも言えます。

目上の人でも、そうでなくても好印象になるため、挨拶文と締めの文章は必ず書くようにしましょう。

署名を入れる

選考参加希望メールを書く際に押さえておきたいポイントの５つ目は「署名を入れる」ことです。

メール本文の最後に下記のように署名を記載します。

これは、メールを書く際の基本的なマナーです。企業側はこの署名を見て、就活生に連絡を入れることがあります。

住所は必須事項ではありませんが、可能であれば記載しておくと良いでしょう。

また、署名は就活を行っていく際に何度も使用します。そのため、署名はテンプレートとして作っておくのを推奨します。

選考参加希望メールのマナー

選考参加希望メールを送る際には、基本的なポイントの他に気をつけなければならないマナーがあります。

選考を進めていく上で、失礼な文章とならないように下記の内容を必ず押さえておきましょう。

企業名や部署名は正式名称で書く

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「企業名や部署名は正式名称で書く」ことです。

略称で書いてしまうと失礼になってしまいます。

略称で馴染んでしまっている場合もありますので、書く前に1度公式のホームページなどで確認するようにしましょう。

適切な敬語を使用する

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「適切な敬語を使用する」ことです。

適切な敬語を使用することは、社会人としてのマナーです。

友人と話している口調に慣れてしまっていると、正しい敬語を使えていないかもしれません。

失礼な文章になっていないか、送信する前に確認するようにしましょう。

返信する際、件名や本文を残しておく

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「返信する際、件名や本文を残しておく」ことです。

企業側には、他の学生からも多数のメールが送られてきています。そうしたメールの中から、確認していくのはかなり手間のかかる作業です。

企業側がメールを管理するのに役立ちますので、返信する際には件名や本文は残しておきましょう。

迅速な返信を心がける

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「迅速な返信を心がける」ことです。

企業からメールが来た際には、できる限り24時間以内に返信するようにしましょう。

返信を早くすることにより、企業への志望度の高さを示すこともでき、採用担当者からの印象が良くなります。

また、返信が遅いと「この人はだらしない性格なのでは？」「「仕事が遅いのでは？」「メールの管理ができないのではないか」と不安視されます。

他の学生と差をつけるためにも、メールの返信は24時間以内にしましょう。

企業の就業時間内に送信する

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「企業の営業時間内に送信する」ことです。

メールを送る時間は、企業の就業時間内です。

緊急性の高い場合を除いて、深夜や休日に送ることは避けましょう。

深夜にメールを送っていると、採用担当者のプライベートな時間を奪う「気遣いのできない人」と捉えられてしまう可能性があります。

就活で好印象を与えたいと思うのであれば。あなたがメールが来たら不快に感じる時間帯にメールを送ることは避けるのが賢明です。

誤字脱字はNG

選考参加希望メールを送る際に気をつけなければならないマナーは「誤字脱字はNG」ということです。

誤字脱字がないことは、社会人としての基本的なマナーです。

誤字脱字がある場合、採用担当者から不注意な人・志望度が低いと捉えられてしまうかもしれません。

文章の見直しをする際のコツは、間違いがある前提で読むことです。

疑いの目を持って読み直すことにより、見逃していたミスに気付きやすくなります。特に、宛名や日程、住所などのミスは致命的です。

メールを作成したら、送信する前に誤字脱字がないか最初から読み直し確認しましょう。

選考参加希望メールの書き方

それでは実際にどのように書いたらよいのか、基本的なメールの書き方の説明と例文を紹介します。

基本的なメールの書き方

選考参加希望メールを返信する際、基本的な流れを覚えておくと書きやすくなります。

それぞれポイントを解説していきますので、押さえておくようにしましょう。

1.件名

返信する際に「Re:」は消すべきかどうか悩む学生が多くいますが、基本的には残したままで大丈夫です。

「Re:」は、返信メールであることを示す役割を果たしています。

採用担当者は「Re:」で返信メールであるかどうかを判別していることが多いです。

「Re:」のあとに氏名や大学、要件について簡単に書くようにしましょう。

何度もメールのやりとりをしていると、「Re:」が多数連なってしまい、件名が分かりづらくなってしまいます。

その場合には、「Re:」の数を減らすなど調整するなど工夫しなければなりません。

2.宛先

宛先を書く際は、必ず正式名称で書きます。

株式会社を(株)と略称で書いているケースが多く見受けられます。

しかしながら(株)は略称ですので、株式会社と書かなければなりません。

企業名についても、正式名称を誤って覚えている場合がありますので公式ホームページなどで確認するようにしましょう。

採用担当者への返信には「氏名＋様」、部署のときには「部署名+御中」と書きます。

個人名を間違えてしまうことのないよう、送られてきたメールを必ず確認してください。

3.挨拶と自己紹介

メールの本文は、挨拶と自己紹介から書き始めます。

初めてメールを送る場合には「お世話になります。○○大学●●学部□□学科の○○○○(名前)と申します。」と書きましょう。

２回目以降からのやり取りでは「○○(採用担当者)様　大変お世話になっております。○○大学●●学部□□学科の○○○○(名前)と申します。」と書きます。

「お世話になります。」はこれからやり取りをする相手に使い、「お世話になっております。」は既にやり取りを行っている相手に使う挨拶です。一見似ているように見えますが、意味が異なってきますので、きちんと使い分けるようにしましょう。

5.本題

本題は結論から書き始めます。また、要点を簡潔にまとめ、相手が読みやすい文章になるように心がけて下さい。

結論を書く時のポイントは、短く理解できるようにまとめることです。

文章が長すぎると、伝えたいことが分からなくなってしまいます。

また、適宜改行を行うことも読みやすい文章作りには欠かせません。

メールで改行する場合には、文章を約20〜30文字を目安に改行すると考えておきましょう。

しかしながら、文字数を必ず守って改行しなければならないというわけではありません。

文章の流れや組み合わせによって、改行するタイミングを変えるなど工夫が必要です。

6.締めくくり

本文の最後には締めの挨拶を入れます。

「ご多忙のなかお時間をいただき、ありがとうございます」や「お忙しいなかお手数をお掛けし、申し訳ございません」などと記載しましょう。

文章の最後にこうした挨拶を加えることで、相手への感謝の気持ちや思いやりを示すことができます。

7.署名

メールの最後には署名を入れて、誰からのメールかわかるようにしましょう。

下記の内容が署名のテンプレートです。

住所については、必ずしも書かなければならない事項ではありません。

しかし企業と郵送でやり取りする可能性がある場合、住所が記載してあると採用担当者が確認しやすいので親切です。

メールの署名登録機能を活用し、自動的に署名が入るような設定にしておくと、記載漏れの心配がなくなります。

選考参加希望メール例文

• 企業が指定した日時の選考に参加する場合

指定の日程の中で複数参加できる日程がある場合には、箇条書きで書くと分かりやすくなります。

• 日程を調整して参加したい場合

日程調整の連絡をする場合、まずは手間を取らせてしまうことに対してお詫びの姿勢を見せます。

日程調整を行うことは手間のかかる作業です。採用担当者だけでなく、他の学生に迷惑をかけてしまうかもしれません。

できるだけ、調整しやすくするために変更希望の日程は最低3日提示しましょう。この時できる限り時間帯の幅を広くしたり、企業の就業時間に基づいた時間をあげると配慮できる人という印象を与えられます。

よくある質問

ここでは就活生からよくある質問に答えていきます。

お礼メールは必要？

選考後のお礼メールは、「返信不要」と記載がある場合を除いて基本的には送るようにしましょう。

必須ではないので、直接評価に関わることはありません。しかしながら、好印象にはなりますので送信することを推奨します。

メールのやり取りはいつまで続ける？

就活では、就活生側でメールを終わらせるのがマナーです。

「返信不要」と書いていないのであれば、お礼または承諾した旨を伝えるようにしましょう。

まとめ

今回は、就活を行う際に必ず出てくる不安要素である選考参加希望メールについて徹底解説しました。

はじめは悩んでしまうこともあるでしょう。

上記で説明したポイントやマナーを押さえておけば心配ありません。

メールの例文も紹介していますので、ぜひ役立ててください。

メールは直接評価になるものではありませんが、書き方次第では好印象を与えることができます。

メールの書き方を習得して、内定獲得しましょう！

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