【就活のマナー】内定承諾時の返答は電話じゃないとNGって本当？
２０２３年２月２８日更新
はじめに
この記事を読んでいる人の中には、就活が佳境に入り、内定承諾したい企業が登場している人も多いのではないでしょうか。
しかしいざ内定承諾をしようと思った時、どのように連絡をするべきか悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
また、「内定承諾は電話で行うべき」という話は聞いたことがあるものの、具体的にはどのように行うべきか分からないという人も多くいます。
「そもそも企業に電話をしたことがないから分からない…」
「失礼なことを言ってしまわないか不安」
このように、不安点もたくさんあることでしょう。
そこで本記事では、そもそも内定承諾の連絡は電話でなくてはならないのか、また、電話をする際にはどのように連絡するのが良いのかなどを詳しくご紹介します。
内定承諾時の電話連絡に悩んでいる人はもちろん、内定を獲得しようと頑張っている人も、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
内定承諾時の連絡は電話が望ましい
内定承諾時の連絡は、電話であることが望ましいです。
電話で連絡をすると、自分の声で直接内定承諾の旨を伝えることができるため、企業担当者と喜びや嬉しさを分かち合うことができるでしょう。
また、企業担当者へ直接内定承諾の旨を報告できているため、企業側に確実に内定承諾を知ってもらうことができます。
連絡ミスなどで情報が抜け漏れるということがない点を踏まえても、電話連絡が安心です。
内定承諾の連絡は、企業担当者に確実に伝えることが最も重要です。
その点を踏まえると、電話連絡が安心できる理由をご理解いただけるのではないでしょうか。
メールは避けるべき？
メールでの内定承諾連絡が必ずNGというわけではありません。
企業によっては、メール連絡の方が望ましいとする場合もあります。
その場合は電話ではなく、メールで対応するのが良いでしょう。
ただしメールで内定承諾の連絡を行った場合は、企業からの返信を必ず確認する必要があります。
万が一メールが届いていなかったり、迷惑メールフォルダに振り分けられ担当者が内容を確認できなかった場合には、内定承諾を企業側が知る術はありません。
企業側の返信をもって初めて、内定承諾が受理されるということを念頭に置いておきましょう。
内定承諾時の電話のポイント
では、企業に内定承諾を電話で伝える際には、どのようなポイントを意識するべきなのでしょうか。
ポイントとなる5点をご紹介します。
①企業の就業時間内に電話する
まず大切なのは、企業の就業時間に電話をすることです。
就業時間以外に電話をすると、録音メッセージなどが流れ、そもそも電話が繋がらない企業がほとんどだと考えて良いでしょう。
企業の就業時間はまちまちですが、10:00～17:00あたりの時間を狙うと、ほぼ全ての企業に電話が繋がると考えて良いでしょう。
9:00は担当者がまだ始業していなかったり、18:00ではすでに業務を終了してしまっている可能性もあるため、避けるのが無難です。
②静かな場所で電話する
話したい内容をきちんと担当者に伝える必要があるため、できる限り静かな場所で電話をするようにしましょう。
野外では車や電車の音が入ってしまったり、カフェなどでは周囲の雑音が入ってしまったりするため、避けるのが無難です。
できる限り自宅など、外部の影響を受けにくい静かな場所で電話をすることが大切です。
③通信環境が安定している場所で電話する
電話連絡の際は、通信環境が安定している場所で電話することが大切です。
電波が悪く通話が途切れ、肝心な内容をきちんと伝えることができなくなってしまっては意味がありません。
地下などは避け、自宅などの常に通信環境が安定している場所で電話するようにしましょう。
④手元にメモを用意する
内定承諾にあたり、企業から重要事項が伝達される可能性があります。
そのため、手元にメモを置いておくことは必須事項です。
「自分は頭の中で覚えておけるから大丈夫」と思っていたとしても、情報を聞き間違えていては意味がありません。
そのため、情報を確実に把握するために必ずメモに残すようにしましょう。
⑤質問がある場合は電話前にまとめておく
内定承諾にあたり、人事担当者への質問がある場合には電話前にまとめて手元に置いておきましょう。
聞き漏れてしまったしまったことがある場合、その後に改めて電話するか、メールなどで再度連絡する必要があります。
自分自身にとって手間なだけではなく、対応する人事担当者にとっても手間となります。
できる限り質問事項をまとめておくことで、自分・企業双方の手間を減らすことを心掛けましょう。
内定承諾時の電話連絡の流れ
では、内定承諾時の電話をする際は、どのような流れで電話をするのが良いでしょうか。
電話連絡の流れについて詳しくご紹介します。
①担当者へ電話を繋いでもらう
企業へ電話を掛ける際、話したい相手に直接掛かる場合はほぼありません。
担当者の個人番号が教えられている場合は別ですが、内定承諾の電話は採用チームの電話番号などが設定されていることが多く、まずは担当者につないでもらう必要があることを意識しておきましょう。
②内定承諾の旨を伝える
無事に担当者へつないでもらうことができたら、自分の名前を名乗って内定承諾の旨を伝えましょう。
なぜ自分が内定承諾をしたいと思ったのかなど、細かな理由などを伝える必要はありません。「内定承諾をしたい」という旨を簡潔に伝えましょう。
③今後の流れについて確認する
内定承諾の旨を伝えたら、今後の流れを確認しましょう。
内定承諾書をすでに返送している場合には問題ありませんが、まだ返送していない場合には内定承諾書の返送方法などを確認しておくのが安心です。
また、内定式の実施有無などもこのタイミングで確認しておくと良いでしょう。
内定承諾の電話の会話例
では、実際にどのような流れで電話をするのが良いでしょうか。
パターンごとに会話例をご紹介します。
すぐに担当者へ繋いでもらえた場合
まずご紹介するのは、すぐに担当者に繋いでもらえた場合です。
その場合、以下のような会話の流れが想定されます。
＜例＞
「もしもし。私〇〇大学XX学部の△△△△と申します。（部署名）の（担当者名）様にお繋ぎいただけますでしょうか？」
『どのようなご用件でしょうか？』
「内定承諾に関してお伝えしたいことがあり、お電話いたしました」
『承知いたしました。少々お待ちください』
（担当者へ代わる）
『お電話代わりました。（担当者名）です』
「（担当者名）様、お世話になっております。〇〇大学XX学部の△△△△です。この度はいただいた内定を承諾させていただきたく、お電話いたしました」
これ以降の会話は、担当者との会話の流れに委ねて進めていくのが良いでしょう。
名乗る際に、用件まで一緒に伝えてしまっても良いですが、電話の受け手目線に立つとやや情報量が多いかもしれません。
そのためまずは自分の名前などを名乗り、用件を聞かれたら回答するようにするのが良いでしょう。
担当者が不在だった場合
では続いて、担当者が不在の場合の電話連絡について見ていきましょう。
＜例＞
「もしもし。私〇〇大学XX学部の△△△△と申します。（部署名）の（担当者名）様にお繋ぎいただけますでしょうか？」
『申し訳ございません。（担当者名）はただいま席を外しております。戻り次第折り返しご連絡するように申し伝えましょうか？』
「いいえ、結構です。私より改めてお電話いたしますので、お電話あった旨をご伝言いただくことは可能でしょうか？」
『承知いたしました。簡単にご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？』
「内定承諾の件とお伝えいただければ分かるかと思います」
『承知いたしました。念のためお名前を再確認させていただいてもよろしいでしょうか？
〇〇大学XX学部の△△△△様でお間違いありませんか？』
「はい。間違いございません」
『承知いたしました。では、お電話あった旨ご伝言させていただきます』
「宜しくお願い致します。失礼いたします」
担当者が不在だった場合、「折り返しましょうか？」と聞かれることがほとんどです。
つい「はい」と言いたくなってしまうかもしれませんが、担当者からの折り返しを待つのではなく、改めて自分から掛けなおすように伝えましょう。
次の電話で確実に担当者に繋いでほしい場合には、電話口の相手に「（担当者名）様は何時頃お戻りでしょうか？」と確認するのがおすすめです。
電話が繋がらない場合は先にメールで連絡するのもアリ
何度か電話を掛けているのにも関わらず、つながらない場合はメールで連絡してみるのも良いでしょう。その際は必ず、何度か電話で連絡した旨を添えておくのがおすすめです。
こちらも例を見てみましょう。
＜例＞
（部署名）
（担当者名）様
お世話になっております。
〇〇大学XX学部の△△△△と申します。
何度かお電話をいたしましたが、ご不在とのことでしたのでメールにて失礼いたします。
貴社よりいただいた内定を承諾したく、お電話にてご連絡をさせていただきました。
明日、改めてお電話いたします。
用件のみ、取り急ぎメールにて失礼いたします。
何卒宜しくお願い致します。
あくまでも改めて電話で連絡することを前提とした内容にするのがポイントです。
このようなメールを送った場合には、翌日もしくは企業の翌営業日に必ず連絡するようにしましょう。
電話連絡における注意点
では、最後に電話連絡をする際の注意点をご紹介します。
企業へ電話をかける際は、ぜひ以下の注意点を参考にしてみてくださいね。
内定承諾期限は厳守する
内定承諾には期限が設けられている場合がほとんどです。
期限内に返答をしなかった場合、内定そのものが無効となる可能性があるため注意が必要です。
内定承諾期限が設けられている場合、電話連絡であっても必ず内定承諾期限内に連絡するようにしましょう。
企業指定の内定承諾の連絡方法がある場合は従うべき
企業から内定承諾の方法について指定がある場合は、その方法に従いましょう。
「メールで連絡してください」と言われているにも関わらず、無理に電話で連絡をする必要はありません。企業指定の連絡方法で連絡を行うことが大切です。
企業から特に指定がない場合は基本的に電話連絡で問題ありませんが、不安な場合には内定を通知された時点で返答方法を確認しておくのがおすすめです。
証跡を残したい場合は電話のあとにメールを送る
「電話だと、本当に私が内定承諾をしたことになっているか不安」と感じる人もいるのではないでしょうか？
担当者へ内定承諾の旨を伝えておけば、そのような心配は基本的に不要です。
しかし、それでも不安な場合には電話をした後にメールを送信するのがおすすめです。
その際は、以下のような形でメールを送るのが良いでしょう。
＜例＞
（部署名）
（担当者名）様
お世話になっております。
〇〇大学XX学部の△△△△と申します。
先ほどはお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。
来年4月より貴社にて働けることを大変楽しみにしております。
念のため、本日ご確認させていただいたことを以下にて記載いたします。
認識に相違がある場合は、お手数ですがお知らせいただけますと幸いです。
・内定式について：X月X日に実施予定のため、予定を空けておく
・内定者向け課題について：1カ月後を目途にご連絡をいただける
引き続きよろしくお願いいたします。
このように、「内定承諾をした」ということをそのまま記載するのではなく、電話で確認した流れを改めて確認するような内容にしてメールを送信するのが良いでしょう。
ただし上記の場合でも不安な場合は、「貴社よりいただいた内定を承諾した」などの文言を入れておくのが良いでしょう。
落ち着いて内定承諾の電話をかけてみよう！
いかがでしたか？
本記事では、そもそも内定承諾の連絡は電話でなくてはならないのか、また、電話をする際にはどのように連絡するのが良いのかなどを詳しくご紹介してきました。
電話連絡の方法などは例を用いて詳しくご紹介させていただいたので、電話で連絡するイメージが具体化したのではないでしょうか。
企業に電話をするという行為はとても緊張するかもしれませんが、電話で企業の担当者と話すことで、自分自身がより「内定承諾をした」という実感を持つことができるはずです。
内定承諾という貴重な機会は、ぜひ電話で連絡してみてはいかがでしょうか。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
