【コピペOK】就活では内定メールに返信が必須!承諾・辞退・保留をパターン別に解説

【コピペOK】就活では内定メールに返信が必須!承諾・辞退・保留をパターン別に解説

2024年3月22日更新

はじめに

 この記事では就活の内定メールについて解説しています。

就活をしているなかで、内定メールが届いた時はなによりも嬉しいですよね。内定をもらうというのは、就活の成果が実った瞬間でもあります。

ですが、そんな内定メールが新たな悩みのタネとなってしまう方も多いようです。その原因としては、以下のようなことが挙げられます。

  • 内定メールが来たけど、なんて返せばいいかわからない
  • 内定をもらったけど、気が変わったので辞退したい
  • 他社の選考中だから内定を保留したい

このように内定メールに、どのような対応をすればいいか分からない方のために結論から申し上げます。内定メールには必ず返信をしてください!承諾や辞退の際はもちろん、内定を保留したい方も必ず返信をするようにしましょう。

しかし、初めて内定メールをもらう方は、なんて返信すればいいか、よくわからないですよね。そんな方に向けてこの記事では、内定メールに対する承諾・辞退・保留の3つをパターン別で解説しています。内定メールの返信に悩んでいる方は、ぜひ参考してみてください!

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内定メールのタイミングは3~5日以内が一般的

就活において、内定メールが来るタイミングは、最終面接終了後の3〜5日以内だと言われています。時間帯に関して言えば、17〜20時と夕方から夜にかけてが多いようです。

内定の通知は電話で来ることが一般的ですが、メールで通知されることも珍しくありません。数百人規模で採用する大手企業や派遣企業などはこの傾向が強いといわれています。

また、このタイミングについては、合否によっても左右されるようで、

  • 内定の場合:概ね1週間以内
  • 落選の場合:1週間から2週間以内

というデータが出ているため、落選の場合は連絡が遅くなる傾向にあるともいえます。

しかし、これはあくまで基準の数値であり、絶対ではありません。採用担当者も内定者を選ぶことに難航している可能性があります。そのため、1週間を過ぎたからといって落選だと決めつけないようにしましょう。

オフィスビルの前で佇むスーツ姿の男性

就活において内定メールには返信必須

 内定メールには必ず返信をするようにしましょう。内定の通知は電話で来ることが多いとされていますが、メールで通知をする企業も一定数あります。

ですが、内定をメールで通知する企業が少ないためか、内定メールにどのような返信をすべきか分からないという学生が本当に多いです。

ですが冒頭でも触れたように、内定メールには必ず返信をしてください。ここで、企業側の立場に立って考えてみてください。内定者を真剣に考えた末、内定メールを出したのにも関わらず、学生側から全く反応がなければ、不安を感じますよね。

そのため、承諾・辞退・保留いずれのアクションを取るにしろ、必ず返信は必須だと覚えておきましょう。

また、内定メールには「このメールを受け取ってから○日以内までに、内定承諾書を提出してください」といった旨が書かれている場合があります。このメールをみて、内定承諾書だけを提出する方もいるのですが、それもNGです。人事担当者いわく、企業側は内定をもらった学生の反応がとても気になるようです。

「喜んでいるのか、驚いているのか、まだ悩んでいるのか」

こういった反応をみることで企業に対する熱量が判断できるからです。

そのため、承諾をする場合は内定承諾書だけでなく、これから長い間お世話になることをメールでしっかり企業側に伝えましょう。

「じゃあ内定メールは、いつまでに返信すればいいの?」

こう考えている方も多いのではないでしょうか。これは可能であれば、内定メールが来たその日に返信することをオススメします。企業側もずっと返信が来ないと、「うちに入るのを悩んでいるのかな」と考えてしまいます。

内定メールに対しては、遅くても2日以内には返信をするようにしましょう。

内定承諾メールを送る前に必ずやるべきこと

ここでは内定承諾メールを送る前に必ずやるべきことを3つ紹介しています。第1志望の企業から内定メールが来た場合、本当にうれしい気持ちになりますよね。

当然、すぐに内定承諾のメールを送りたくなると思います。ですが、内定承諾メールを送る前には確認しておくべきことがいくつか存在します。

もちろん、内定に対して早く承諾をすることは、企業のことを考えても良い行動です。ですが、しっかりと確認せずに承諾してしまうと、後で後悔することになります。いったん冷静になって、3つの事項を確認していきましょう。

内定をもらった企業の労働条件を確認

 まずは、内定をもらった企業の労働条件を再度しっかりと確認しましょう。就活では例年、入社してから労働条件がおかしいことに気づいたという方がいるようです。入社後に、労働条件がおかしいことに気づいてもすぐに退社するなんてことはできませんよね。

実際に、求人に出ている労働条件と説明会で話していた労働条件が違うというケースも少なくないようです。

このように調べても情報が曖昧な場合は、人事担当者の方に直接聞くことをオススメします。必ず丁寧に答えてくれるはずです。

また職種についても、注意が必要です。新卒の場合、総合職での入社が多い傾向にあります。総合職採用では、入社後に配属先を決めるのは企業側にあり、学生側の裁量はありません。そのため、希望している職種に就けない可能性も大いにあります。

「総合職採用のA社ではなく、職種採用のB社の方がやりたいことができたのに・・・」

こういった後悔をしないためにも、労働条件はしっかり確認しておきましょう。

他社の選考を整理する

内定承諾のメールを送る前に、他社の選考を整理させましょう。

内定を貰った方の中には、現在進行形で他の企業の選考を受けているという方も多いと思います。こういった方は、他の企業の選考を辞退するか全て終了させたうえで、内定の承諾メールを送るようにしましょう。

もし、他社の選考がまだまだ終わりそうにないという場合は、内定を保留するという形になります。

このように、内定の承諾を保留させたい場合は、すぐに企業側にその旨を伝えるようにしましょう。一般的な企業であれば「気が済むまで就活を行ったうえで弊社を選んでほしい」というスタンスです。そのため「他社の選考をすべて終わらせた後に承諾を考えたい」と、正直に伝えても問題ありません。

仮に、内定の保留する旨を伝えた際に「保留は認めない。早く承諾をしないと、内定を取り消す」という企業であれば、注意が必要です。多くの企業は、必ず学生側の視点に立って応援してくれますが、保留を認めない企業は「なんとしても学生を囲んでおきたい」という企業です。こういった企業は社員に対しても、ぞんざいな扱いをする可能性があるので気をつけましょう。

内定の保留を企業側に相談する際には、伝え方も非常に重要となります。内定保留の対応方法についてはこの記事でも、詳しく解説していますので、ぜひこちらも併せてご覧ください。

【内部リンク】就活の早期選考の内定を保留できるのはいつまで? 対応法・注意点・返事の期限【例文あり】 | 就活ハンドブック (jo-katsu.com)

就活をこれで終わりにするか考える

内定承諾メールを送る前に、就活をこれで終わりにするか否かについて考えてみましょう。

内定を承諾するというのは、就活の終わりを意味します。

もちろん、なかには「就活から解放される!」と喜ぶ方も多いと思います。

しかし、「もう少し就活を続ければ良かった」と後悔する方も一定数いるようです。

新卒就活というのは、業界や業種に全く知識が無くても入社できる素晴らしい制度です。

言い換えれば、様々な職業・業種を自由に体験ができる最後の期間でもあります。

そのため、自分が少しでも興味を持っている業界や職種は全て受けてみるのがオススメです。やり残して後悔しないためにも、就活としっかり向き合ったうえで内定の承諾をしましょう。また、内定を複数持っている、かつ企業の選考も受けているという方は、必ずこちらも目を通してください。

複数の企業を比べる際の、判断基準や比較基準をまとめているので、かならず役に立つはずです。

 

【内部リンク】悩む!内定承諾をするべきかどうかはどう判断するの? | 就活ハンドブック (jo-katsu.com)

【例文あり】内定メールに対する返信のマナー

PCを使う手

ここでは、内定メールに対する返信の例文をまとめました。これら3つのパターンに共通する点は以下の通りです。

  • 内定メールに対してReで返信をする
  • 個人情報を記載する

内定メールには返信機能であるReを用いて返信してください。新しいメールで作成した場合、企業側でメールの整理が大変になってしまいます。

また、メールの最後には必ず大学名や氏名などの個人情報を記載してください。以下では、承諾・辞退・保留の3つのパターン別で解説しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

承諾する際のメール例文

企業から出た内定を承諾する際に送るメールを解説していきます。内定を承諾する場合は、メールを頂いたその日に返信をするようにしましょう。承諾の判断に2日以上かかる場合は、速やかに保留メールを送信してください。

また、内定メールには今後の流れや内定承諾書の添付を求められているメールもあります。そのため、内定メールには最初から最後までしっかりと目を通し、余計な質問などを重ねないように注意しましょう。

内定を承諾する場合のメール例文は以下の通りです。

 

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

先日は、最終選考のお時間をいただき、ありがとうございました。

また、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からの内定を、ありがたくお受けいたします。

入社後は、1日でも早く活躍できるよう精一杯頑張りたいと思います。

つきましては、今後の流れについてお教えいただきたく存じます。

どうぞよろしくお願いいたします。

辞退する際のメール例文

企業から出た内定を辞退する際に送るメールを解説していきます。

ここでは1つ注意があるのですが、内定を辞退する場合、メールを1通送るだけでは、失礼にあたることがあります。就活では、企業側が多くの時間を使って学生の選考を行っています。入社するために受けに来た学生から、入社を断られるというのは企業にとっても非常に時間の無駄ですよね。

そのため、メールだけで内定辞退をするのはあまりオススメではありません。もっともベストなのは、企業に直接出向いて謝罪をするというのが礼儀ですが、コロナ禍に入り、直接企業に出向くというのはあまり行われなくなりました。

そのため、近年では電話での謝罪というのが一般的になっています。内定辞退をする場合は、しっかりと電話での謝罪をするようにしましょう。あくまでメールは、電話後のアフターフォローであるという認識を持っておいてください。メールで送ることで、内定を辞退した証拠を残すこともできるので、必ず送るようにしてください。

また、「電話でどのように内定辞退をすればいいかわからない」という方も安心してください。

こちらの記事では、内定を辞退する際の電話対応についてまとめています。参考にしてみてください。

【内部リンク】https://jo-katsu.com/campus/1696/

 

内定を辞退する場合のメール例文は以下の通りです。

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

この度、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

採用にあたって、多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、

このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。

〇〇様をはじめ、お世話になった皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

電話をかける女性の様子

保留する際のメール例文

企業から出た内定を保留したい時に送るメールを解説していきます。内定を保留する場合は、しっかりと期間を明記したうえでメールをしましょう。たとえば、「あと10日ほどあれば、すべての企業の選考結果が分かる」という状況であれば「〇月〇日までに判断する」と期日を企業側に伝えましょう。基本的には、企業側も寛大な対応をしてくれますが承諾の判断は短ければ短いほど良いです。内定を保留する場合のメール例文は以下の通りです。

 

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変恐れ入りますが、内定の返答に関しましては〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

理由としましては、他社の面接が〇月〇日にあり、そちらと選考を終了させたうえで決断したいと考えているためです。貴社の事業内容や企業理念には非常に大きな魅力を感じていますが、悔いの無いように就活を終わらせたうえで返答したいと考えております。

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

保留後、承諾する際のメール例文

内定保留後に承諾する場合のメール例文を解説していきます。ここでは、まず内定を保留していただいたことにお礼を述べてから、企業側に承諾を伝えましょう。

内定保留後に承諾する場合のメール例文は以下の通りです。

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

内定の返答につきまして、猶予期間を設けていただき誠にありがとうございました。

検討の結果、ぜひ入社させていただきたいと考えております。

入社後は、1日でも早く活躍できるよう精一杯頑張りたいと思います。

つきましては、今後の流れについてお教えいただきたく存じます。

どうぞよろしくお願いいたします。

保留後、辞退する際のメール例文

内定の保留後に辞退する場合のメール例文を解説していきます。内定を保留したうえで、辞退するというのは、企業に大きなご迷惑がかかっています。そのため、電話で連絡をしたうえで、メールでもう1度謝罪のすることが重要です。

くれぐれもメールだけで完結しないように気を付けてください。保留後に辞退する場合のメール例文は以下の通りです。

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

内定の回答につきまして、

猶予期間を設けていただき誠にありがとうございました。

検討の結果、申し上げにくいのですが、

内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、

このような返答となってしまい大変申し訳ございません。

〇〇様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【例文あり】就活でお世話になった方へ内定報告

無事、就活を終えた場合は、お世話になった方々へ内定報告のメールをしましょう。

以下では、就活でお世話になった方々に向けてパターン別で解説しています。

企業のOB・OGにむけて

内定が出た際には、その企業のOB・OGに必ず連絡をするようにしましょう。

OB・OGは入社後に直接関わる可能性もあるため、感謝するとともに入社することをしっかり伝える必要があります。

企業のOB・OGに対しての内定報告メールの例文は以下の通りです。

 

【件名】選考結果のご報告 〇〇大学 氏名〇〇

【本文】

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇です。

先日は、お忙しいなかOB訪問の場を設けてくださり、ありがとうございました。

おかげさまで本日、内定通知をいただいたので、ご報告とさせていただきます。

先日、〇〇様が親身に話を聞いてくださったことが、とても心の支えとなりました。

入社後は、1日でも早く活躍できるよう頑張りたいと思います。。

今後ともよろしくお願いいたします。

大学の就職課にむけて

内定が出た場合は、大学の就職課に報告をしましょう。多くの大学の場合、学生の内定先を把握する必要があるので、速やかに報告してください。

大学の就職課に対しての内定報告メールの例文は以下の通りです。

 

【件名】選考結果のご報告 〇〇学部 氏名〇〇

【本文】

就職課

〇〇様

お世話になっております。

〇〇学部の〇〇です。

先日は、面接練習の場を設けてくださり、ありがとうございました。

この度、第1希望である株式会社〇〇から内定通知をいただいたので、ご報告とさせていただきます。

〇〇様が就職活動の支援をしてくださったからこそ、得られたものだと考えております。

また、立派な社会人になれるよう、卒業まで学業に努める所存です。今後とも、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

ゼミの先生にむけて

最後は、身近であるゼミの先生に向けての内定報告メールです。ゼミの先生も、ゼミ生の内定先は把握する必要があるため、内定が出た際は、すぐに報告しましょう。

また、ゼミの先生以外で、講義をとっている教授などにメールする際は、学部や学籍番号を明確に記載するようにしてください。ゼミの先生に対しての内定報告メールの例文は以下の通りです。

 

【件名】選考結果のご報告 氏名〇〇

【本文】

〇〇先生

いつも、お世話になっております。

◯◯です。

先日はエントリーシートの添削をしてくださり、ありがとうございました。

この度、以前より相談していた株式会社〇〇から内定をいただいたので、ご報告とさせていただきます。

先生のご協力あっての内定だと考えております。本当にありがとうございました。

今後とも、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

まとめ:内定メールへの返信は速やかに送ろう

この記事では、就活での内定メールについて解説しました。内定メールへの対応で最も重要なことはやはり、速やかに返信をすることです。

特に、内定を保留する場合は、スピーディかつ正直にその旨を伝えましょう。また、内定を辞退する場合は、電話をしたうえでメールをいれるようにしてください。

企業側は、採用人数をあらかじめ決めているため、学生が保留や辞退をした場合、採用業務にも大きく影響します。そのため、可能であれば、内定メールが届いたその日以内に返信をするようにしましょう。

皆さまの就活がうまくいくことを願っています。

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就活ハンドブック編集部

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