書類選考通過メールには返信すべき?メールマナーも徹底解説

書類選考通過メールには返信すべき?メールマナーも徹底解説

2024年5月23日更新

はじめに

就職を希望する会社から書類選考通過メールが届いたら、喜びとともにホッとするでしょう。

しかし、次に「メールに返信するべきか」悩む人も多いものです。
書類選考通過メールには、内容によって返信すべきメールと返信不要のメールがあります。

また返信内容は就活状況によって変化します。

この記事では、書類選考通過メールについて返信の必要・不必要のケースと例文、メールマナーを解説します。

これから採用選考に挑む就学生は、ぜひ参考にしてください。

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書類選考通過メールに返信が必要なケース

書類選考通過メールが届いた場合、返信をしたほうがよいケースがあります。

返信せずにスルーしてしまうと、採用担当者に迷惑がかかることもあるので十分注意しましょう。

ここでは、例文も紹介します。

返信不要の記載がない書類選考通過メールと例文

とくに返信不要という記載がない場合には、返信を積極的にしましょう。

この場合の返信メールは、選考のチャンスをもらったことへの感謝の気持ちを伝え、改めて次の選考日程を確認する目的のためです。

もちろん返信メールをしなかったとしても、次の選考に影響が出るわけではありません。

しかし、採用担当者も人間ですから、メールが届いた報告があると安心です。

さらに、きちんとしたビジネスメールが返信されてきたら、心象もよくなるでしょう。

「次の選考に進むときの例文」

①株式会社〇〇人事部 〇〇様

②お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡と次回選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

③ご指定頂きました、〇月〇日〇時よりの面接に参加させていただきたく思います。

次の選考機会を頂戴できるとのことなので、大変うれしく思います。

より一層、身を引き締めて、次の選考に臨みたい所存でございます。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

④ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇大学 〇〇学部

【名前】

【電話番号】

【メールアドレス】

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

①【宛名】

会社名と担当者の部署名、担当者の名前を最初に記入します。

会社名は(株)というように省略することはマナー違反なので気を付けましょう。

担当者名が、わからない場合は「採用担当者様」としておけば問題ありません。

②【あいさつ文】

自分の大学名、学部名、名前を記入し、あいさつから入りましょう。

社会人のマナーとしてあいさつをすることは当然です。

面接時に会社の人に会ったときも必ず自分からあいさつしましょう。

③【本文】

何日の面接に行くのか日程を伝え、次の選考に向けて頑張りたい想いを伝えましょう。

注意すべき点は、文章が長くなりすぎないことです。

伝えたい内容は簡潔にまとめ、内容が伝わりやすいようにしましょう。

言葉遣いや感謝の気持ちも忘れずに添えておくと、好印象に繋がるので意識しましょう。

④【署名】

大学名、学部名、自分の名前、電話番号、メールアドレスを記入し、差出人の情報を載せておきましょう。

誰からのメールなのかはっきりわかるようにすることで、採用担当者も仕事がスムーズになります。

①~④の項目に注意しながら文章を作成しましょう。

基本的な構成は同じですが、辞退するときや日程を変更するときは③の【本文】の内容が変わるため、③に注目しながら見ていきましょう。

選考日程の調整が必要な書類選考通過メールと例文

書類選考通過メールが届いたら、次に選考日程の確認を最初に行います。

そして、企業側から提案されたいくつかの選考日程について、都合のよい日を返信メールで伝えます。

しかし、調整が必要な場合はすぐにメールで返信する必要があるのです。

就活中であっても、学生は試験やゼミなどを優先しなければなりません。

また、複数の会社に応募している場合、日程がバッティングしてしまう可能性もあります。

その場合は、都合のよい日時を3つくらい用意して相手に提案します。

このとき、できるだけ早い日時の提案をしておくと、次の選考に前向きであるという印象を与えることができるでしょう。

また、単に都合が悪いというだけでなく、調整が必要な理由も付け加えておくと相手の心象を損なわずにすみます。

日程調整は、ビジネスマンとして社会に出たときに必要なスキルでもあります。

誠実な姿勢をアピールしましょう。

「日程を変更したいときの例文」

株式会社〇〇人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡と次回選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

③〇月〇日〇時より面接のご予定を賜っておりましたが、

ご指示頂いた日時に、別件があるため日程を変更していただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日 〇時~〇時
・〇月〇日 〇時~〇時
・〇月〇日  終日

こちらで検討いただけますと幸いです。上記の日程で調整が難しい場合は、

再度提示させていただきますので、ご連絡を頂ければと思います。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇大学 〇〇学部

【名前】

【電話番号】

【メールアドレス】

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

指定された日時に用事がある場合は、都合の良い日程を提示し、調整できるか聞いてみましょう。

このときに重要なのが、変更したい日時を3つ提示しましょう。

変更したい日時が少ないと、企業側も調整が難しくなるので迷惑になります。

また希望する日時で調整するのが難しい場合は、再度提示する旨を伝えておくとより丁寧なメールになるでしょう。

選考辞退する書類選考通過メールと例文

企業から選考通過メールが届いた時点で、志望度の高い別の企業から内定が決まったという場合もあります。

また、就活中に別の企業に興味を持つこともあるでしょう。

次の選考を辞退する場合には、できるだけ早く辞退の意思を返信しましょう。

採用担当者は、次の選考通過候補者に日程を連絡する必要があるかもしれません。

辞退する理由は、とくに具体的に示す必要はありません。

「一身上の都合」とだけ、明記すればよいでしょう。

「辞退するのだから、後のことは知らない」というのは、社会人としてルール違反です。

企業側としては、選考のために多くの人材や時間、そして経費をかけています。

また同様の業界で働くのなら、何かの縁もあるかもしれません。
選考を辞退する場合には、書類選考通過メールに返信するようにしましょう。

「選考を辞退するときの例文」

株式会社〇〇人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡と次回選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

③折角の機会をいただけて、大変光栄ではございますが、

一身上の都合により、〇月〇日〇時に予定しておりました面接を

辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきたにも関わらず、

このようなお返事の形になってしまい、大変申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、ご了承いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇大学 〇〇学部

【名前】

【電話番号】

【メールアドレス】

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

③の【本文】では、簡潔であり丁寧にお断りする文面で返信します。

貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びと辞退する旨を伝えましょう。

末尾には、「貴社の~」や「社員のみなさまの~」といった定型文を忘れずに記入してください。

選考を辞退した場合、もう一度選考を受けることはできませんので、しっかりと考えた上で返信するようにしましょう。

書類選考通過メールに返信する必要のないケース

まず、書類選考通過メールに返信する必要のないケースについて解説していきましょう。

返信不要の記載がある書類選考通過メール

書類選考通過メールに「返信不要」と記載されている場合は、その指示に従って返信する必要はありません。

返信不要とあるのは、企業の採用担当者にも事情があるからです。

たとえば、大量選考のためひとりひとりの返信メールに目を通す時間がない。

他の業務に差し障るなどです。

返信不要とあるのに、わざわざお礼のメールを送ってしまうのは「この学生はきちんと内容を読んでいないのでは」などと疑われてしまいます。

よかれと思ったことが裏目に出てしまうかもしれないので注意が必要です。

送信専用アドレスで送られてきた書類選考通過メール

大量募集などの場合は、次の日程がすでにアナウンスされていることがあります。企業によっては、応募者全員に送信専用アドレスを使って書類選考通過メールを送っているところもあります。

送信専用アドレスに返信をしても、採用担当者に届くことがないため返信する必要はありません。

不合格通知であった場合

採用見送りのメール、いわゆる「お祈りメール」には、返信の必要はありません。ほとんどの不合格通知は、定型文として自動的に送られてくるものです。

また、返信の有無で合否が変わるわけではありません。

不合格通知をもって企業とのコンタクトを断つという意味もあるので、返信せずに次の応募に気持ちを切り替えましょう。

書類選考通過メールへの6つの返信マナー

選考通過メールに返信するときには、ビジネスマンとしてのマナーが必要になります。

返信マナーができているだけで、採用担当者の印象もワンランクアップするはずです。

逆に、返信マナーができていないと「採用しても大丈夫だろうか」という不安を抱かせてしまいます。

書類選考通過メールの内容をしっかりと把握する

まず大切なことは、選考通過メールの内容をしっかりと把握することです。

書類選考通過で喜びのあまり、すぐにお礼のメールをするのはよくありません。

採用担当者が何を伝えたいのかなどを正確に読み取ることが大切です。

たとえば、都合のよい選考日時の問い合わせなのに、お礼のメールだけしてしまうのはうっかりミスとはいえ「しっかりとメールの内容を読んでいるのか」と思われます。

返信メールに必要な情報の入力漏れなどがあると、採用担当者に二度手間をかけることになるので、メールの内容をしっかりと把握したうえで返信メールをしましょう。

書類選考通過メール内容を確認したら、できるだけ早く返信する

書類選考通過メールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがマナーになります。

できれば24時間以内には返信したいものです。
迅速なレスポンスは、ビジネスシーンにおいてしばしば求められることです。

とくに日程調整の内容のメールには、できるだけ早めの返信がベストでしょう。

なぜなら、採用担当者は、多くの選考者とのスケジュール調整に追われているからです。

もし、すぐには都合のよい日時がわからない場合には、いつまでに回答する旨の返信をしておきましょう。

書類選考通過メールの返信時間には注意が必要

書類選考通過メールが届いたら、できるだけ迅速に返信するのがベストになります。

しかし、注意したいのが返信時間です。

アルバイトなどで、書類選考通過メールを確認できたのが深夜だったということもあります。

友人同士のラインなら深夜でも問題ありませんが、ビジネスメールの場合、深夜に送るのはマナー違反です。

深夜にメールを返信してしまうと「夜型人間なのか?」「相手のことを考えられないのか?」などのマイナス印象になる危険性もあります。

その場合は、当日中に返信しなくても大丈夫です。
翌日の午前中、就業開始時間に合わせて返信するようにしましょう。

忘れないようにするためには、事前にメールを作成し、送信予約をしておくと安心です。

書類選考通過メールの返信件名は「Re」で

書類選考通過メールへの返信は、新規メールで返信するのではなく、受けたメールから返信するようにしましょう。

なぜなら採用担当者は、多くの応募者に対してメールを送っているはずです。

返信件名を「Re」にすることで、内容と宛先が紐づくため把握しやすくなります。また、「Re」にすると受け取ったメール内容の履歴も残っているため、過去に送ったメール内容のどれに返信がされているのかが把握しやすくなるというメリットもあります。

書類選考通過メールは「全員に引用返信」で

書類選考通過メールには、CCグループアドレスで採用担当者の上司など他の名前が入っている場合があります。

この場合、採用担当者だけでなく「全員引用返信」にしてからCCにアドレスを入力し返信するようにしましょう。

宛先がひとつの場合、もしかすると送ったメールを見逃してしまうかもしれません。

また、病欠や出張などの場合でも、他の人が対応できるというメリットもあります。

さらに、全員に引用返信することで、部署内で情報を共有することができ、業務の効率化が図れるというメリットもあります。
CCの使い方をしっかりマスターしておきましょう。

誤字脱字がないように

書類選考通過メールのメール作成が終わったら、返信する前にもう一度読み返してみましょう。

誤字脱字はもちろん、言い回しや敬語の使い方などをチェックします。

誤字脱字があると「うっかりミスの多い人」「ツメの甘い人」という印象を持たれてしまうかもしれません。

どちらにしても良い印象は持たれないでしょう。

誤字脱字を見つけるコツとしては「間違いは必ずある」という意識で読み返すことです。

とくに書類選考通過メールへの返信で重要なのは「宛先名」と「日程」です。

返信しても大丈夫だと確信できるまで、徹底的に精査しましょう。

こんなときどうする?メールでよくある質問集

メールの書き方はわかったけど些細なことが気になるので知りたい、という方のために就活生にありがちな、気になる質問を集めてみました。

細かい注意点やこんなときどうしたらいいの、といった悩み事をズバッと解決するために参考にしてください。

【質問】

気になることがあるけど、企業側に質問メールをしてもいいの?

【答え】

もちろんかまいません。

しかし注意しておきたいことは「調べてわかることは質問しない」ことです。

社会人は自分で考え自主的に動くことは大切です。

会社のホームページや案内メールを見れば分かることもあるので、質問する前にまずは自分で調べてみましょう。

どうしてもわからない、気になる場合は、質問メールを送りましょう。

【質問】

書類選考からどれくらいでメールがくるの?

【答え】

おおよそ1週間程度で返事がきます。

しかし企業によっても早い、遅いはあるので必ずしも1週間とは限りません。

何日までに返事をすると確約している企業も少なく、応募人数でも左右されます。

返事がきたらすぐに返信できるように準備をしておくことが大切です。

書類選考通過のメールが来たらすぐに行動に起こせるようにしておきましょう。

【質問】

書類選考を通過できましたが、面接時に書類選考を通過できた理由を聞いてもいい?

【答え】

なぜ書類選考が通過できたのか理由がわかれば、別の企業や次に活かせることもあります。

面接時に素直に質問しても失礼にはなりません。

企業によっては、選考基準を公表できないところもあるので、理由がわからなくても不信感を抱く必要はありません。

【質問】

返信メールを送ったけど、名前や面接時間など誤字があることに気がついた場合どうするの?

【答え】

返信する前には念入りにチェックしてから送るのが大切ですが、誤字・脱字を送ってしまうこともあります。対処法としては、2つあります。

1、すぐに訂正文を送り謝罪する

面接の日時などこちらが希望していた日時を誤入力していた場合、すぐに訂正の旨を伝えなければいけません。

重要な連絡であればあるほどすぐに連絡し、謝罪と共に訂正した文を送りなおしましょう。

2、次のメールや機会があるときに謝罪しておく

取り急ぎの用事ではない場合、次のメールで最後に謝罪文を添えておいても問題ありません。

もちろん、誤字・脱字があることは採用担当者にマイナスな印象を与えるので、返信する前に必ず読み返すことが大切です。

まとめ

書類選考通過メールには、返信したほうがいいメールと返信しなくてもよいメールがあります。

返信する必要のあるメールは「日程調整依頼」や「選考辞退」の場合です。

メールを返信する場合には、言葉遣いや返信のタイミングなどビジネスマナーを守りましょう。

書類選考通過メールのマナーの良し悪しは、次の選考の合否には直接関係はないでしょう。

しかし、採用担当者の心象には少なからず影響するはずです。

好印象を持たれるためにも、返信メールのマナーはマスターしておきましょう。

書類選考は、選考初期に行われるもので第一関門といってよいでしょう。

書類選考メールに一喜一憂するのではなく、ここからがスタートだと考えて気を引き締めていきましょう。

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監修者情報

印出実生

キャリアアドバイザー

株式会社Bboにカスタマーサクセスとして二年所属したのち株式会社ナイモノに入社。
現在キャリアアドバイザーとして勤務。 学生と直接向き合い、心おきなく相談できるアドバイザーとして日々奮闘中。 ただの「エージェント」ではなく、自分でしか出来ないことは何かを見つめなおし、 学生の将来に対して献身的に取り組んでいる。