はじめに

右も左もわからない就活生は、書類選考通過のメールが来た時にどう対応すればいいのか不安になると思います。

文面はどうするのか、マナーがあっているのか、といった気になることを詳しく説明していくので参考にしてください。

例文を交えて説明するので、もし返信の仕方に迷ったときは例文を自分用にアレンジして返信してみるといいでしょう。

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書類選考通過のメールが来ても返信しなくていい！？

書類選考通過のメールが来たのに返事を返さなくてもいい場合があります。

一つ目は「書類選考を通過できなかった」場合です。

通過できなかったときは、次の会社に向けてまたチャレンジしてください。

二つ目は、「返事不要」と書かれている場合です。

返事不要と書かれている場合は、返事をすると逆に礼儀がなっていない、と思われるため返事をしないようにしましょう。

三つ目は、「一斉送信されている」場合です。

送信用で送られているため、そもそも返信ができないので気にしなくていいでしょう。

メールを返信する前に4つのポイントに注意

書類選考通過のメールが来た時に、何も気にせず返事を送っている人は要注意です。

返事の仕方によっては、企業側に悪い印象を与えている可能性もあります。

ここではメールを返信する前に気を付けておきたい4つのポイントを説明していきます。

返信する前に以下の項目が問題ないか確認してから返信しましょう。

①メールが来たらすぐ返信！！

書類選考通過のメールが届いた時間から「24時間以内」に返信するように心がけましょう。

早いことに越したことはないので、来てすぐに返信するほうがいいです。

返信に気付くのが遅れてしまった場合でも必ず返信をすることが重要です。

「大変申し訳ございません」という文を添えて、返事をしましょう。

遅れた理由は特に必要ありません。

面接の日程を聞かれているが、まだ予定が決まってないから返事をすぐできないときもあります。

予定が決まってから返信することはいけません。

まだ予定が決まっていないので「〇月〇日までに連絡します」という旨を伝えましょう。

②返信する時間帯に注意

すぐに返信しなくてはいけないことに執着しすぎて遅い時間に返信するのはNGです。

採用担当者がメールを見た時に何時にメールが届いたか日時がわかります。

時間が遅いと、「どんな生活をしているのか」、「生活習慣が悪いのかな」と良くない印象を与えてしまいます。

返信する時間帯としてベストなのは、「朝方」です。

出社して最初にメールを確認する人が多いため、送ったメールをすぐに見てもらえます。

もし深夜に気が付いたとしても朝になるまで待ちましょう。

③誤字脱字をチェック

返信する前には必ず自分が書いた文章を読み返し、誤字脱字がないかチェックしましょう。

誤字脱字が多いと、雑な人なのかと思われてしまいます。

大雑把やずぼらな人は、悪い印象を与えてしまうので、気を付けましょう。

絶対に間違えてはいけないのが、「会社名」、「担当者の名前」です。

株式会社を（株）とすることや、渡邊を渡辺と間違えるなど、簡略化してはいけません。

特に会社名を間違えてしまうと、入社意欲のない人だと思われ、大きな痛手になります。

2回3回と読み返すことを忘れてはいけません。

また文章を読み返す時も、声に出して読み返すと細かいミスに気が付きやすいためおすすめです。

④件名に気を付ける

返信された件名はそのままにしておく方がいいです。

件名をコロコロ変えてしまうと、誰に何を送った内容なのか、担当者が混乱してしまう可能性があります。

担当者にわかりやすく伝えるためにもReをつけた状態で返事をしましょう。

一日に数十、数百とメールを受け取っている担当者に気配りをすることも社会人としてのマナーのひとつです。

社会人になってからも大切なことなので今のうちから学んでおきましょう。

例文を見ながら返信内容をチェック

次は実際に返信する文章や構成で注意すべきポイントを説明していきます。

例文を参考に返信してもいいですし、注意すべきポイントを見ながら自分で文章を考えてもいいです。

「次の選考に進むときの例文」、「選考を辞退するときの例文」、「日程を変更したいときの例文」の3パターンを説明してくので参考にしてください。

「次の選考に進むときの例文」

①【宛名】

会社名と担当者の部署名、担当者の名前を最初に記入します。

会社名は（株）というように省略することはマナー違反なので気を付けましょう。

担当者名が、わからない場合は「採用担当者様」としておけば問題ありません。

②【あいさつ文】

自分の大学名、学部名、名前を記入し、あいさつから入りましょう。

社会人のマナーとしてあいさつをすることは当然です。面接時に会社の人に会ったときも必ず自分からあいさつしましょう。

③【本文】

何日の面接に行くのか日程を伝え、次の選考に向けて頑張りたい想いを伝えましょう。

注意すべき点は、文章が長くなりすぎないことです。

伝えたい内容は簡潔にまとめ、内容が伝わりやすいようにしましょう。

言葉遣いや感謝の気持ちも忘れずに添えておくと、好印象に繋がるので意識しましょう。

④【署名】

大学名、学部名、自分の名前、電話番号、メールアドレスを記入し、差出人の情報を載せておきましょう。

誰からのメールなのかはっきりわかるようにすることで、採用担当者も仕事がスムーズになります。

①～④の項目に注意しながら文章を作成しましょう。

基本的な構成は同じですが、辞退するときや日程を変更するときは③の【本文】の内容が変わるため、③に注目しながら見ていきましょう。

「選考を辞退するときの例文」

③の【本文】では、簡潔であり丁寧にお断りする文面で返信します。

貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びと辞退する旨を伝えましょう。

末尾には、「貴社の～」や「社員のみなさまの～」といった定型文を忘れずに記入してください。

選考を辞退した場合、もう一度選考を受けることはできませんので、しっかりと考えた上で返信するようにしましょう。

「日程を変更したいときの例文」

指定された日時に用事がある場合は、都合の良い日程を提示し、調整できるか聞いてみましょう。

このときに重要なのが、変更したい日時を3つ提示しましょう。

変更したい日時が少ないと、企業側も調整が難しくなるので迷惑になります。

また希望する日時で調整するのが難しい場合は、再度提示する旨を伝えておくとより丁寧なメールになります。

こんなときどうする？メールでよくある質問集

メールの書き方はわかったけど些細なことが気になるので知りたい、という方のために就活生にありがちな、気になる質問を集めてみました。

細かい注意点やこんなときどうしたらいいの、といった悩み事をズバッと解決するために参考にしてください。

【質問】

気になることがあるけど、企業側に質問メールをしてもいいの？

【答え】

もちろんかまいません。

しかし注意しておきたいことは「調べてわかることは質問しない」ことです。

社会人は自分で考え自主的に動くことは大切です。

会社のホームページや案内メールを見れば分かることもあるので、質問する前にまずは自分で調べてみましょう。

どうしてもわからない、気になる場合は、質問メールを送りましょう。

【質問】

書類選考からどれくらいでメールがくるの？

【答え】

おおよそ1週間程度で返事がきます。

しかし企業によっても早い、遅いはあるので必ずしも1週間とは限りません。

何日までに返事をすると確約している企業も少なく、応募人数でも左右されます。

返事がきたらすぐに返信できるように準備をしておくことが大切です。

書類選考通過のメールが来たらすぐに行動に起こせるようにしておきましょう。

【質問】

書類選考を通過できましたが、面接時に書類選考を通過できた理由を聞いてもいい？

【答え】

なぜ書類選考が通過できたのか理由がわかれば、別の企業や次に活かせることもあります。

面接時に素直に質問しても失礼にはなりません。

企業によっては、選考基準を公表できないところもあるので、理由がわからなくても不信感を抱く必要はありません。

【質問】

返信メールを送ったけど、名前や面接時間など誤字があることに気がついた場合どうするの？

【答え】

返信する前には念入りにチェックしてから送るのが大切ですが、誤字・脱字を送ってしまうこともあります。対処法としては、2つあります。

1、すぐに訂正文を送り謝罪する

面接の日時などこちらが希望していた日時を誤入力していた場合、すぐに訂正の旨を伝えなければいけません。

重要な連絡であればあるほどすぐに連絡し、謝罪と共に訂正した文を送りなおしましょう。

2、次のメールや機会があるときに謝罪しておく

取り急ぎの用事ではない場合、次のメールで最後に謝罪文を添えておいても問題ありません。

もちろん、誤字・脱字があることは採用担当者にマイナスな印象を与えるので、返信する前に必ず読み返すことが大切です。

書類選考通過メールで好印象を勝ち取れ

書類選考通過メールを素早く、マナーを守って返信することで好印象を勝ち取りましょう。

メールくらいで気にしなくてもいいや、という気持ちではこの先の選考もうまくいくかわかりません。

言葉遣いや返信の速度など、些細なことかもしれませんがひとつひとつ意識することで、企業側に好印象を持ってもらえます。

何度も言いますが、メールを返信する前には「必ず読み直す」ことで誤字・脱字をなくしましょう。

誤字・脱字が原因で選考に落ちることはありませんが、この先の選考をより自分にとって有利に進めていくには、好印象を持ってもらえるように意識してください。

また書類選考通過メールに返信した後は、面接対策も万全に行いましょう。

面接の対策をしているか、していないかで、本番に大きく影響します。

面接は、企業側と対面する最初の機会なので第一印象が大切です。次の選考にどんどん進めるように、事前準備に努めましょう。

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