OB訪問で失敗しないメールの書き方と注意すべきポイント

はじめに

OB訪問をお願いしようと思うけど、

「メールを送る場合、どういうところに気を付けたらいいの？」

「何か型とかあるの？」

「例文とかあったら、参考にしたい!!」

とお困りではありませんか？

気心知れた先輩ならまだしも、初対面の先輩にどのように依頼したらいいのか戸惑いますよね。

でも、大丈夫です。

OB訪問の依頼や返信メールには、一定の「型」があります。

シッカリと「型」さえ守れば、無礼や不躾なメールになることはまずありません。

本記事では、OB/OG訪問で困らないように、まず「基本7例文」を準備しました。

ただ、状況により基本路線から逸れるケースもあります。

そんな場合でも困ることのないように、「例外4例文」を加え、都合11例文を完備しました。

本記事1本で、OB訪問のほぼ全てのシチュエーションに対処できますので、最後まで一気に読み進めて下さいね。

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メールの基本的な書き「型」

まずメール文章には、一定の「型」があります。

「型」さえ覚えておけば、メール文章で恥をかくことはありませんので、最初に押さえておきましょう。

なお、この「型」はビジネスでも使いますので、1度覚えておけば有用です。

まずはメール文章の全体像を押さえてほしいので、下記の構成を頭に入れておきましょう。

とはいえ、中身の解説がないとチンプンカンプンだと思いますので、1つずつ分解して解説していきますね。

①宛先

「宛先」とは相手の「メールアドレス」のことです。

メールアドレスが正しくないと、相手にあなたのメールが届きませんので、シッカリとチェックして送信しましょう。

➁件名

「件名」とは、そのメールの題名にあたるもので、そのメールに何が書かれているのかを一発で相手に伝えるためのものです。

相手は仕事で複数のメールを連日のように受けています。

そんな中でキチンと拾ってもらうためには、パッと見て内容がすんなり頭に入ってくる件名にすることがポイントです。

長い件名で訳の分からないものだったり、簡潔でないと見落とされる原因にもなります。

また、件名を空欄にすることはビジネスマナーに反しますし、迷惑メールホルダー行きになる可能性もありますので、必ず件名は入れ込みましょう。

また、誰のメールかがわかるように、「件名の後に学校名と名前を入れる」と親切です。

書き方は下記の3パターンぐらいありますが、どれを使っても大丈夫です。

あなたが好きなパターンを選んでください。

①件名：OB訪問のご依頼について（〇〇大学・上活太郎）

➁件名：OB訪問のご依頼について／〇〇大学・上活太郎

➂件名：OB訪問のご依頼について：〇〇大学・上活太郎

なお、「OB＝Old Boy」の略なので、先輩が女性の場合は注意が必要です。

先輩が男性の場合は「OB訪問」、女性の場合は「OG訪問」（OG=Old Girl)と使い分けましょう。

➂宛名

次に、誰に宛てたメールなのかを明らかにするために、宛名を書きます。

書き方は下記のように会社名、部署名、名前の順番で書いていきましょう。

その際には株式会社を㈱と略していないか、誤字脱字がないかをシッカリと確認してくださいね。

➃本文

基本、相手は忙しいです。

なので、本文はダラダラと自己流で書いてはいけません。

本文にも「型」というものがあります。

「型」に沿って、簡潔に書くのがポイントです。

その「型」は下記のとおりです。

「挨拶」については色々な表現方法がありますが、OB/OG訪問の場合は「お世話になります」から入って、接触回数が複数になれば「いつも」を足していけばいいでしょう。

その後に簡単な「自己紹介」として、「〇〇大学〇〇学部の〇〇（名前）と申します」と記載しましょう。

「用件」はメールを送る主旨により内容が変わりますので、後述の例文を参考にしてください。

最後の「結び」は、メールの用件が依頼ならば、

「お忙しい中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」

お礼の場合は、

「今後ともよろしくお願いします」

「貴社の益々のご発展を祈念致しております」

などの結びで締めれば問題ないです。

「終わりよければ全て良し」なので、今後の信頼関係を損なわないように相手に対して好印象で終われるように心掛けましょう。

➄署名

最後は「署名」です。

誰から送られてこられたメールかのなのを最後に明記します。

内容は下記のとおり、氏名・大学名・学部・学科・電話番号・メールアドレスを正確に書いていきます。

署名は何度も書くことが多いため、手間を省いたり、漏れがないように、メール機能設定として自動追加しておくと便利です。

OB/OG訪問のメール文章（基本7＋例外4）例文

それでは、OB/OG訪問の実際の例文を見ていきましょう。

その前に、OB訪問のメールは大きく5ステップに分かれます。

【ステップ1】OB/OG訪問の依頼メール（例文①）

　　　↓

【ステップ2】OB/OGからの返信に対する返信メール→OKの場合の返信（例文➁）

　　　↓　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 →NGの場合の返信（例文③）

【ステップ③】OB/OG 訪問直前のリマインドメール（例文➃）

　　　↓

【ステップ➃】OB/OG訪問終了後のお礼メール（例文➄）

　　　↓

【ステップ➄】就活終了時の報告メール→同じ企業で働く場合のメール（例文⑥）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　→違う企業で働く場合のメール（例文➆）

加えて、緊急時やトラブル時の例外ケースとして、4例文を下記のとおりご用意しました。

【例外編】

・OB/OG訪問をキャンセルする場合のメール（例文⑧）

・日程変更を依頼された場合の返信メール（例文➈）

・自分から日程を変更する場合のメール（例文➉）

・OB/OG訪問に遅刻しそうな場合のメール（例文⑪）

それでは、それぞれのシチュエーションに応じた例文を見ていきましょう。

【ステップ1】依頼メール（例文①）

まずは依頼メールです。

大学のキャリアセンターやアプリ、誰かの伝手で訪問したいOBやOGが見つかったら、依頼を行います。

何事も第一印象は大切です。

依頼メールのポイントは、「丁寧さ」と「誠実さ」です。

そのためには丁寧な文章を心掛け、誤字脱字がないか、適切な敬語を使えているかなど、細心の注意を払いましょう。

また、先方があなたのことを知っている場合はいいですが、初対面の時はなぜ先輩のことを知り得たのかを伝える必要があります。

就職課やキャリアセンターを通じてなのか、ある伝手経由なのかをハッキリ伝えてあげて、疑問を払拭しておきましょう。

最近は個人情報の取り扱いに敏感なご時世なので、必ず明記しましょう。

加えて、日程を提示する場合は直近で指定するのではなく、少なくとも1〜2週間後を目安に候補日を2〜3案設けましょう。

相手のスケジュールに配慮して、日程をピンポイントで依頼しないことがコツです。

なお、先方から候補日を提示してほしい場合は、

のような文章を入れて、メールを送付してください。

【ステップ2】返信メール（例文➁、③）

次のステップは、OB/OGからの返信に対する返信メールです。

OB/OG訪問を「快諾してくれたパターン」と「断られたパターン」の2パターンに分けて例文を見ていきましょう。

OB/OG訪問を快諾してくれた時の返信メール（例文➁）

OB／OG訪問を断られた時の返信メール（例文③）

【ステップ3】OB/OG訪問直前のリマインドメール（例文➃）

ステップ3は、訪問直前のリマインドメールです。

できれば、当日ではなく、前日に送付しておくと良いでしょう。

なかにはこのステップを省略する人もいますが、依頼から期間が開いている場合はリマインドメールを送っておくと、相手に対して親切です。

当日お会いした時も気分よく対面できますので、ぜひ省略せずにやっておきたいステップですね。

例文のようにリマインドメールを送る際に質問したい内容を知らせておくと、先輩も準備ができますし、当日のOB訪問が有意義なものになります。

たとえば、

のような質問が一般的ですね。

先輩との距離感が近い場合は、残業時間や給与の内容、福利厚生など踏み込んだ内容を質問してもよいでしょう。

【ステップ4】訪問終了後のお礼メール（例文➄）

訪問終了後は、そこで音信不通になるのではなく、必ず謝意を伝えるようにしましょう。

お礼メールで最も大切なことは、できるだけ早く送るということです。

できれば、当日がベストですが、当日が無理だとしても翌朝の先輩が出社したときには既にメールが届いている状態にしておきたいですね。

お礼メールで大切なことは、一般的な感謝の言葉だけでなく、2人の間でしか知り得ない情報を取り上げて、それに対して深く勉強になったことを告げることです。

このことにより、先輩は「やってよかった」、「自分が役に立った」という効用感を得られるので、結果としてあなたに対する印象も良くなります。

その場合に使って欲しいテクニックとしては、

「特に…」の後に、先輩が拾って欲しいところや褒めて欲しい点を挙げて、感銘を受けたことを伝えることです。

これは意外と誰も使わない効果抜群のテクニックなので、ぜひ使ってみてください。

【ステップ5】就活終了時の報告メール

「就活終了時の報告なんているの？」

と思われるかもしれませんが、仮に違う会社に入社したとしても、どこかでその先輩と仕事でバッタリ出会う場面もあるかもしれません。

その時に就職終了時の報告をしていないと、何だか気まずいですよね。

それが同じ会社に就職となると尚更ですね。

なので、同じ会社に就職する場合も、そうでない場合も就活終了時に報告メールを1本入れておくことが、身のためです。

①同じ企業に勤めるパターン

➁違う企業に就職するパターン

OB/OG訪問をキャンセルする場合のメール

一旦、OB/OG訪問をアポイントしておきながら、重要な要件でダブルブッキングの状態になったり、思わぬトラブルで余儀なくアポイントをキャンセルしなくてはならないケースも出てくるでしょう。

そのような場合は、下記のようなメール文章をできるだけ早めに送付しましょう。

先方より日程変更を依頼された場合の返信メール

自分から日程を変更する場合のメール

なかには、自分で日程を提示しておきながら、その日に急遽予定が入ってしまい、日程を変更してもらわければならない事態も想定できます。

そんな場合、どんなメールを送ればいいのか。

こちらのメール文章を参考にして、できるだけ早めに送付しましょう。

OB/OG訪問に遅刻しそうな場合のメール

寝坊したり、移動中の交通トラブルで遅刻しそうなケースも考えられます。

遅刻は社会人としてタブーなので、絶対に早めの現場到着が理想ですが、それでも遅刻しそうな場合は遅滞なくOB/OGに知らせることが鉄則です。

その場合のメール文章がこちらです。

おわりに

以上、OB/OG訪問のメールの型や例文、注意しておきたいポイントを中心に解説してきました。

OB・OGはあなたのために大切な時間を縫って、あなたの訪問に対応してくれます。

また、あなたはお願いする立場です。

メールがその媒介手段になるわけなので、相手に配慮した意識が大切になります。

・適度な改行で読みやすく書く

・無礼のない言葉遣いを意識する

・誤字脱字がないように声を出して校正する

など、最低限心掛けたいチェックポイントですね。

また、最近はオンラインによるOB/OG訪問が増えてきました。

その場合は、あなたがミーティングを予約して、相手にミーティング用のURLを送ったりする作業も出てきますので、お忘れなく。

本記事があなたのOB/OG訪問のお役に立てば、幸いです。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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