【就活】面接の日程変更はメールでOK？ポイントを解説！
2023年２月２８日更新
はじめに
就活が始まると、実は意外と大変なのがスケジュール管理です。
授業やアルバイト、サークル活動に加え、就活の予定も調整する必要が生じるため、毎日スケジュールが詰まっている就活生は少なくありません。
しかし、どれだけ器用にスケジュール管理をしていても、どうしても面接の日程調整が必要になってしまう場面があるのではないでしょうか。
「一度決めた面接日程は変更できないの？」
「面接日程を変更したかったら、辞退するしかない？」
「面接の日程変更ってあまり印象が良くない気がする…」
このように、面接の日程変更について不安を抱えている就活生は少なくありません。
そこで本記事では、そもそも面接の日程変更をすることがマイナスにはたらくのかということをはじめ、日程変更をメールで行う際のポイントなどを詳しくご紹介します。
面接の日程変更の必要が生じた際にはスムーズに対応できるように、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
基本的にはメールで連絡したほうが良い！
面接の日程変更の連絡は、電話でしたほうが良いと思っていませんか？
緊急の連絡の場合は電話が望ましいですが、そうでない場合は可能な限りメールで連絡するようにしましょう。
日程は日付や曜日など、口頭では誤って認識してしまうような情報を多く含んでいます。そのため、できる限りテキストベースでコミュニケーションを取っておくのが安心です。
そのため、基本的にはメールで連絡することを心がけましょう。
日程変更が評価にマイナスにはたらくことはない
<h2>日程変更が評価にマイナスにはたらくことはない
「一度決めた面接日程を変更すると、評価が下がってしまうのでは？」と心配していませんか？もちろん一度決めた面接日程のまま実施できるのが望ましいですが、日程を変更したからと言って企業からの評価が下がることはありません。
ただし、何度も日程変更を行う場合や、日程変更の連絡に誠意がない場合は評価がマイナスになってしまう可能性はゼロではありません。
面接日程を変更することは、面接官に迷惑をかけるだけでなく、面接日程を調整する企業担当者にも手間をかけてしまいます。その自覚を持ち、適切な対応を行うことを常に意識することが重要です。
メール連絡がNGな場合
先ほど「面接の日程変更は基本的にメールで良い」とお伝えしましたが、例外的な内容もあります。
どのような場合には例外的なのかを見ていきましょう。
当日の日程変更
当日に面接の日程変更を行う場合、必ず電話で連絡する必要があります。
そもそも、面接の日程変更を当日に行うのは避けるのが無難です。
当日日程変更の依頼は、「マナーがない」「礼儀がない」と思われてしまっても仕方ありません。
しかし、どうしても日程変更が必要な場合は、できるだけ早く企業に伝えるために電話で連絡する必要があります。メールは面接時間までに開封されない可能性もあるため、緊急の連絡の場合は避けるべき連絡手段といえます。
万が一担当者が不在である場合は、電話口の相手に日程変更したい旨を伝言してもらうように伝えましょう。
前日の日程変更
前日の面接の日程変更を行う場合も、基本的には電話で連絡するのが良いでしょう。
「前日であれば、当日ではないのでドタキャンにはならないのでメールで良いのでは？」と思う人がいるかもしれません。
面接日程自体が前日に決定したのなら話は別ですが、そうではなく以前から決まっていた日程の場合は、前日でもドタキャンだと感じる社会人がほとんどでしょう。そのため、前日の場合も電話で連絡するのが良いでしょう。
前日に電話連絡をして損をすることはありません。むしろ「丁寧に連絡をくれる子だな」と思ってくれる企業がほとんどでしょう。
しかし前日にメール連絡で日程変更の連絡をすると、企業側のタイミングでメールが開封されるため、送信主である自分がどれだけ緊急連絡だと思っていても、企業側は開封するまでその認識を持ってくれないかもしれません。
できる限り電話で早めに連絡をすることを心がけておくことが大切です。
日程変更メールを送る際のポイント
では、日程変更のメールはどのように送るのが良いでしょうか。
例文を紹介する前に、日程変更メールのポイントを紹介します。
①理由はできる限り正直に伝える
なぜ面接の日程変更が必要なのか、理由はできる限り正直に伝えるようにしましょう。
特に学業の場合、学業が理由であることをそのまま伝えて問題ありません。
学生の本文は学業です。そのため、学業を優先する分には咎める企業はありません。
また、家庭の事情などは詳細を伝える必要はありませんが、「家庭の事情」であることをそのまま伝えましょう。「どんな事情？」と追及されることはありませんので、安心して伝えてください。
上記以外の理由の場合は、伝え方に注意が必要です。
企業側が不快に思わないような伝え方を心がけるようにしましょう。
②変更可能な日時を複数伝える
日程変更のメールを送信する際は、自ら変更可能な日時を伝えましょう。
「日程は企業から提示してもらう必要があるのでは？」と思うかもしれませんが、自分都合で日程変更を依頼している以上、変更可能な日程を合わせて提示するのが社会人としての常識です。
「就活生だからまだ社会人ではない」と思うかもしれませんが、企業とのやり取りは社会人としての第1歩だと捉えておくのが良いでしょう。
企業側で日程NGの場合は他日程を提示してくれるので、提示する日程は少なくとも3つ、多くとも5つ程度で問題ありません。
③必要に応じてNGな日時も伝える
自分から複数日程を提示した上で、どうしても調整不可の時間がある場合は合わせて伝えておくのがおすすめです。
自分から提示した日程に面接日程が変更できると望ましいですが、そうでない場合は企業側が新たな日程を提示することになります。
変更日程については何度もやり取りをするのではなく、できる限り短いやり取りで確定させるのが望ましいでしょう。
そのため、絶対に調整不可な日程がある場合は事前に伝達しておくとスムーズです。
日程変更メールの例
では、実際に日程変更メールを送る際にはどのような内容にするべきなのでしょうか。
具体的な例をご紹介します。
学業都合で日程変更を依頼する場合
学業の都合で日程変更を依頼する場合は、以下のような内容でメールを送信するのがおすすめです。
＜例＞
件名：【ご依頼】一次面接日程変更について
（会社名）
（部署名）
（担当者名）様
お世話になっております。
（大学名）（学部学科）の（名前）です。
設定いただいております、
X月XX日の面接の日程変更をご依頼したくご連絡いたしました。
同日にゼミの発表会が入ってしまい、日程に都合がつかない状態です。
大変申し訳ございませんが、以下にて再調整いただくことは可能でしょうか。
①X月XX日（曜日）10:00～14:00
②X月XX日（曜日）10:00～12:00、17:00～19:00
③X月XX日（曜日）15:00～18:00
面接日を設定いただいていたにも関わらず、私の都合で日程変更をご依頼する形となり
大変申し訳ございません。
大変お手数をお掛けして申し訳ございませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
上記メール例のように、必要以上の情報を記載する必要はありません。
日程変更がNGである理由を簡潔に伝え、複数日程を提示しましょう。
また、面接の日程変更はあくまでも自分都合のため、丁寧にお詫びの気持ちを伝えることも大切です。
学業以外の理由で日程変更を依頼する場合
学業以外の理由で日程変更を依頼する場合、以下のような内容のメールで対応するのがおすすめです。
＜例＞
件名：【ご依頼】一次面接日程変更について
（会社名）
（部署名）
（担当者名）様
お世話になっております。
（大学名）（学部学科）の（名前）です。
設定いただいております、
X月XX日の面接の日程変更をご依頼したくご連絡いたしました。
大変恐縮なのですが、日程変更が難しい家庭の予定により、
当日お伺いするのが難しい状況です。
大変申し訳ございませんが、以下にて再調整いただくことは可能でしょうか。
①X月XX日（曜日）11:00～17:30
②X月XX日（曜日）18:00～19:00
③X月XX日（曜日）13:00～16:00
面接日を設定いただいていたにも関わらず、
このようなご連絡をすることとなってしまい、大変申し訳ございません。
改めて、面接の機会をいただけますと幸いです。
大変お手数をお掛けして申し訳ございませんが、
何卒宜しくお願い致します。
学業を理由にする例とはやや言い回しを変更して、企業担当者へ連絡をしている例です。
学業以外の理由の場合、細かく内容を伝えるのではなく、依頼内容の骨格が分かるように工夫しましょう。
<h2>日程変更メールを送信する際の注意点
最後に、日程変更の依頼メールを送信する際の注意点をご紹介します。
日程変更メールを送信する際は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
件名を必ず入れる
就活生がメール送信時によく忘れてしまうのが、「件名を入れること」です。
LINEなどのコミュニケーションが中心の今、そもそも「件名」という概念がない人も少なくありません。
しかし、社会人は件名でメールの重要度を判断する人も多くいることから、件名は必ず設定する必要があります。
「どのような件名が良いの？」と思うかもしれませんが、基本的には先ほどの例文を参考にする形で問題ないでしょう。
他の件名を設定する場合は、メールを開封しなくても全ての文章を確認できるような長さのタイトルを設定するのが良いでしょう。
何度も面接日程を変更しない
一度の面接の日程変更は許容範囲ですが、何度も面接日程を変更してしまうと、企業側の心象は良くありません。
「マナーや礼儀、常識がない」
「自分のスケジュールを管理する能力がない」
など、マイナス点として認められた点は、評価にも影響してしまう可能性があります。
日程変更が許容されるのは基本的には1回まで捉え、複数回の日程変更は避けておくのが無難です。万が一再度日程調整が発生する場合は、多くてももう1回が限度と捉えておきましょう。
一度確定してしまった日程を再度調整する可能性がある場合は、あらかじめ企業にその旨を伝えておくか、自分の予定が見えたタイミングで再度日程調整を依頼したい旨を伝えましょう。
「そのような連絡は失礼ではないか？」と感じるかもしれませんが、何度も日程変更を依頼する方が失礼にあたることを理解しておくことが必要です。
面接候補日として提案した日程はスケジュールを空けておく
企業に面接候補日として連絡した日時は、面接日が確定するまで他の予定を入れないようにしましょう。
企業がせっかく日程を調整してくれたのにも関わらず、「その日程はやっぱり無理になりました」は大変失礼です。
「空いた時間には他の予定を入れたい」など、それぞれ事情があるかもしれませんが、面接日が確定するまで予定入れずに待っておきましょう。
どうしても他の予定の調整も早めに必要な場合には、「大変恐縮ですが、X月XX日までにご連絡をいただけますと大変嬉しいです」などの文言をメールに挿入しましょう。
ただし、あくまでもこちら側が日程変更をお願いしている状況のため、要望は少なくしておくのが無難です。
自分の連絡先を忘れず記載する
メールの最後に、自分の連絡先を記載していない就活生はよく見かけられます。
「メールを送信しているから、そのメールに返信してくれたら良い」と思うかもしれませんが、日程変更日をすぐに決定するために電話で話したいと思う担当者もいるかもしれません。
メール下部には
・名前
・大学名
・学部学科名
・メールアドレス
・電話番号
は常に記載する癖をつけておきましょう。
面接日程はできる限り変更がないようにスケジュール管理しよう！
いかがでしたか？
本記事では、そもそも面接の日程変更をすることがマイナスにはたらくのかということをはじめ、日程変更をメールで行う際のポイントなどを詳しくご紹介してきました。
ポイントをしっかり押さえておけば、日程変更の依頼をメールで行うことには何の問題もありません。ただし、自分からお願いする内容である以上、企業に対して失礼に当たらないように十分配慮する必要があります。
最も良いのは、そもそも企業に日程変更を依頼することが無いようにきちんとスケジュール管理を行うことです。
スケジュール管理は、社会人の第1歩として非常に重要です。
基本的には日程変更がないようにスケジュール管理をしながら、万が一日程変更が必要な際には、この記事を参考に対応してみてくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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