【例文付き網羅解説】就活で失敗しない送付状の書き方・送り方
2022年9月14日更新
はじめに
「そもそも送付状って何？」
といった疑問から、
「送付状が必要って聞いたけど、どのように書けばいいの？」
「送付状がないと合否に影響するの？」
といった疑問まで、すべてを解決します。
送付状はビジネスの基本なので、現場感覚から言うと、あっても普通ですが、ないと違和感を感じるようなアイテムです。
つまり、ないよりはあった方が絶対にいいので、送付状に関する書き方や送り方のノウハウを持っておくことは、就活に限らずビジネスに携わってからも役に立ちます。
本記事では就活生が知っておきたい履歴書やESなどを送る際の送付状の書き方や送り方まで網羅して解説します。
10分ぐらいで常識のない学生という印象を免れる知識がインストールできますので、最後までジックリとお読みくださいね。
1.そもそも送付状って何？
送付状とはビジネスで誰かに何かを送る際に、「誰から誰に何を」を送ったのかをひと目で確認できるような書類を指します。
送付状は、就活ではエントリーシートや履歴書をはじめ、内定承諾書や入社書類を送付する際に同封する書類です。
送付状は「添え状」や「カバーレター」といった呼ばれ方もされますが、本記事ではこれらを「送付状」と統一して解説していきます。
2.送付状が必要な理由
「送付状が何かについてはイメージできましたが、なぜ必要なのですか？」
送付状を付ける意味は大きく2つあります。
①対面でのあいさつ代わり
採用選考の応募書類のようなこちらからお願いする書類は、直接手渡すのが本来の基本ですよね。
それを物理的な制約や時間の問題で、郵送という手段を使って簡便的なやり方を選んでいるわけです。
もし、あなたがその会社に行って直接手渡すなら、最初にあいさつして、身分を明かした後に、渡すものを明示してから渡しますよね。
逆に、送付状を入れずに、エントリーシートや履歴書だけを入れて送る行為は、いきなり何も言わずに「はいっ！」と手渡す行為と同じです。
受け取る側は何だか「ムカッ！」と来ますよね。
そうならないために、あいさつという役割を送付状に持たせるわけです。
これが送付状が必要な1つ目の意味合いです。
➁相手の負担を軽減するため
送付状があると、誰が誰宛てに何を送ってきたのか、一発で理解できますよね。
逆に、送付状がないと、受け取った側はいちいち送付物を確認するまで、何が送られてきたのか把握できない状態になります。
年々、ビジネススピードは速くなってきており、いかに業務の煩雑性を回避して生産性を上げるかがキーになってきています。
つまり、一瞬で中身を把握できることは、相手に対しての配慮にもつながるということです。
逆に言うと、送付状が必要なのは郵送のときだけで、手渡しの場合や企業側から「送付状の同封は必要ありません」と指示があった場合は不要だということになります。
3.送付状がないと合否に影響する？
結論からいうと、送付状がないからといって合否に直接影響することはありません。
私自身、人事採用の責任者として数々の履歴書を受け取ってきましたが、送付状を添付してくる学生もいましたし、そうでない学生もいました。
その時に、送付状を付けていなかった学生を不合格にしたかというと、そんなことは決してありませんでした。
私はどちらかというと形よりも中身を重視するタイプなので、それよりも履歴書やESの内容を評価していました。逆に、マナーやルールに厳格なタイプの人事であれば、多少の失点を食らうかもしれません。
いずれにしても、人事のタイプは書類を送る段階では見極められませんので、送付状を添えておくことが無難ですね。
4.送付状の書き方
送付状の必要性を理解したところで、送付状の書き方について解説します。
以下が送付状のテンプレートになります。
先に全体像を押さえておいたほうがいいので、まずは形を覚えてください。
それでは細かく各パートに分けて解説していきます。
①日付
まずは用紙の右上に日付を記載します。
日付は作成日ではなく、投函日にしてください。
西暦和暦はどちらでもいいですが、応募書類と統一しておきましょう。
➁宛先
次に宛先を日付の1つ下段に左寄せで記載していきます。
書き方は以下の3パターンです。状況に合わせて選択してください。
①会社・部署宛：正式社名（＋正式部署名）＋御中
→株式会社や有限会社は正式社名に含まれますので、㈱など省略せずに明記しましょう。
➁担当者がわからない時：正式社名＋正式部署名＋採用ご担当者様
➂担当者名がわかる時：正式社名＋正式部署名＋〇〇〇〇様
③差出人
差出人は、宛先の1つ下段に右寄せで記載します。
具体的には、テンプレートのように、大学名・学部学科名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記入します。
➃タイトル
タイトルは、差出人の下段、中央にやや大きめに記載します。
「応募書類の送付につきまして」「選考応募書類の送付の件」など、送付状の内容を一言で表しましょう。
➄本文
本文には、頭語・時候の挨拶・用件・結語を記載します。
- 頭語
頭語は、手紙の初めに記載する挨拶にあたるもので、一般的には「拝啓」「前略」などが使用されます。
ただし、「前略」は時候の挨拶を省き取り急ぎの用件で使用されることが多いため、今回のような就活の送付状では「拝啓」を使用するのが無難でしょう。
- 時候の挨拶
時候の挨拶とは、季節・天候に応じた心情や季節感を伝える言葉で、頭語の後に記します。
就活やビジネスシーンでは、季節に関係なく使用できる挨拶文が記載されることが多いです。
例えば「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと記載しておけば、問題ありません。
- 用件
用件とは本題で、送付状の主旨を書きます。
- 結語
結語は手紙の文末に記載する挨拶にあたるもので、「拝啓」に対しては「敬具」で呼応させます。
⑥記書き
記書きでは、本文中に記載した書類内容の詳細を別途記載します。
文面の真ん中に「記」と記載し、その下に同封書類を箇条書きしたうえで、枚数も明記し、右下に「以上」を書いて締めましょう。
誤って、「以上」を忘れてしまう場合がありますので、気を付けてください。
5.送付状を封入する封筒の書き方
送付状もできたし、いざ履歴書やESと一緒に送付しようと思った時に、
「ところで、封筒の宛名や差出人はどこに、どうやって書けばいいの？」
と戸惑いますよね。
ここからは封筒の宛名書きについて解説します。
封筒（表面）の書き方
まず封筒の表面には、送付先の会社の郵便番号、住所、会社名、個人名を縦書きします。
記入にあたっては、以下4点をチェックしてください。
✓送付先の住所・宛先・会社名を略さず書く
✓会社名は「株式会社」まで正式に書く
✓会社や部署宛は「御中」、個人宛ては「様」と宛名を書く
✓表面の左下に赤字で「応募書類在中」と書く
封筒（裏面）の書き方
次に封筒の裏面にはあなたの郵便番号、住所、氏名を縦書きします。封筒の裏面を書く時には、表面よりも小さい字で書きましょう。
また封筒をのり付けした後は、誰にも開封されていないことを示すために、念のためにフタの境界面に「〆」を書きましょう。
6.送付状の注意点
送付状に関して、書き方で3つ､送り方で5つの注意点がありますので、以下で確認しておきましょう。
書き方の注意点3つ
まずは送付状を書く時の注意点を3つ紹介しましょう。
①自己PRは書かない
先ほど説明したとおり、送付状の1番の目的は受け手に対して、何が同封されているのかをひと目でわかるようにすることです。
この目的から逸脱して、「私はこういう強みがあります」「こういう実績があります」と自己PRしたら、相手にはどう映るでしょう。
「空気が読めない子だなぁ」「厚かましい」「入社しても和を乱す人材では？」といった印象を持たれかねませんよね。
送付状にはゴチャゴチャしたことは書かず、ストレートに相手へ伝わるシンプルで簡潔な文章を心がけることが必要です。
➁希望条件も書かない
年収や勤務時間、勤務場所などの待遇面を記載するのもNGです。
自己PRと同様に、待遇も送付状を書く目的から外れていますので、場違いだということは理解いただけると思います。
③誤字脱字に注意する
誤字脱字にも注意しましょう。
いくら合否に直接関係ないといっても、「おっちょこちょい」とか「大事なところでミスをする」といった印象を持たれたくないですよね。
採否は入社後のイメージを抱きながら決めますので、下手なところで失点を招くのは勿体ないです。
送付前に猜疑心の目を持って自身で何度も見直すか、誤字脱字は書いた本人では気付かないケースもあるため、第3者に確認してもらってから送付するようにしましょう。
送り方の注意点5つ
次に送付状の送り方について、注意点を5つ説明します。
①色や柄のある用紙を使わない
送付状は無地で柄のないA4用紙を使いましょう。もし手書きで作成する場合は、罫線だけが入った白色の用紙を使ってください。
ビジネスマナーとして、色や柄のある用紙、縁取りのある用紙は使うべきではありません。
また、ビジネスではA4サイズがユニバーサルデザインになっています。
エントリーシートも履歴書もA4サイズが標準規格なので、送付状だけＢサイズというのは統一感がないですね。
➁封筒は角2サイズを使う
封筒はA４用紙がピタッと収まる角2サイズを使ってください。それより大きいとユルユルで見っともないし、小さすぎると用紙を折り曲げないと入りません。
また、ネット上では「白色の封筒でなければいけない」「茶封筒はマナー違反」「色付きの封筒は非常識」といった意見が散見されます。
しかし、基本的には白色、茶色、水色のどの色を選んでも問題ありません。
茶封筒を選んだからといって不採用になるわけではありませんし、白色の封筒を選んだからといって大きくプラスの評価につながるわけでもありません。
大切なことは封筒の色ではなく、「宛名がきちんと書かれているか」「応募書類はルールに則って封入されているか」「書類の内容が充実しているか」といった点です。
③A4サイズのクリアファイルに入れる
応募書類・送付状は、郵送される過程で濡れてしまったり、折れてしまわないようにクリアファイルにまとめて封筒に入れましょう。
使用するクリアファイルは、透明で無地のものがベストです。
また、企業に送る重要な書類なので、新品のものを使うのがマナーです。
➃上から送付状⇒履歴書⇒ESの順で入れる
封筒に書類を入れる順番は、上から送付状⇒履歴書⇒ESの順です。
何が入っているのかを受け手が最初に把握できるように送付状を１番上にします。
そのあと、履歴書⇒ESの順で入れていきます。
この場合、要約文章的な扱いの履歴書⇒その詳細が書かれているESの順で入れるのが望ましいです。
ただ、その順番が真逆だからといって減点になることはありませんので、安心してください。
➄切手料金の不足
封筒を郵送する際の切手料金の不足に注意しましょう。切手の料金が不足していると先方に届かない場合があります。
また、もし届いたとしても料金の不足分を相手の企業側が支払うことになってしまう恐れもあります。
料金に自信がない場合は、郵便局の窓口で送ってもらうと確実です。
7.送付状の細かい疑問Q＆A
Q1:ぶっちゃけ送付状は必ずいるの？
A1:あったほうが無難です。
先ほど説明したように、送付状がないと即合否に影響するかと言えば、答えはNOです。
ないよりはあったほうがマシというレベルです。
ただ、そのようなマナーやルールに敏感な人事の場合は、失点を喰らう場合がありますので送付状を入れておいたほうが無難だということです。
Q2:パソコンと手書きはどちらがいい？
A2:パソコンで問題ないです。
基本的にビジネスはパソコンで動いています。手書きで書く場合は、何かで多大なお世話になった時の「礼状」ぐらいですかね。
あとは、ビジネスライクに業務は進んでいますので、パソコンで十分で、逆に手書きだと違和感を感じますね。
よほどの達筆だとか、字の上手さをアピールしたい場合は別ですが、そうでないならパソコンをおすすめします。
また、パソコンで１度送付状を作っておきさえすれば、テンプレート化できますね。宛名や中身の変更など間違えさえしなければ、使いまわしができるので、かなり効率的です。
Q3:送付状を入れ忘れてしまった場合、どうしたらいいの？
A3:送付状だけを送り直す必要はありません。
送付状の入れ忘れに後から気付いた場合、パニックになりますよね。その企業が第1志望に近ければ近いほど、居ても立っても居られない状態になると思います。
でも、同封し忘れたからといって、後から送付状だけを郵送する必要はありません。
先ほども言ったように、送付状がないからと言って、直接合否に影響することはありませんので、安心してください。
それよりも、別に送付状だけを送ることで返って、企業側に迷惑をかけることになるので、控えるようにしましょうね。
8.おわりに
送付状の有無は選考の合否に影響しないとは解説しましたが、送付状がないという現象は直接会って手渡しする際に挨拶しない行為と同じです。
受け手からすると決して気持ちのいいものではないですよね。
送付状はあなたに代わって、挨拶・説明してくれる「代行業者」です。
ないよりはあった方が遥かに企業側に対して誠意が伝わりますので、添えておくことが望ましいです。
ぜひ今回の解説を参考にして送付状を添付しましょうね。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
