【保存版】就活での封筒の書き方を徹底解説!これさえ見ればすべて悩みは解決します。

【保存版】就活での封筒の書き方を徹底解説!これさえ見ればすべて悩みは解決します。

2021年12月24日更新

はじめに

就活で履歴書やエントリーシートを提出するとき、郵送で送ることがあると思いますが、そんなときに悩むのが、封筒の書き方ですよね。

 

実は簡単なように見えて、封筒の書き方には、押さえておくべきポイントやマナーがいくつもあります。

 

せっかく良い履歴書やエントリーシートを書いても、封筒の書き方に問題があって、志望企業の印象が悪くなってしまうのはもったいないですよね?

 

そこでこの記事では、就活における封筒の書き方を徹底解説します。

 

この記事を参考にして、実践すれば、企業に好印象を与えることができるようになりますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

1.封筒を書く前の準備

まずは封筒を書く前に、必要なものを揃えましょう。

 

必要なものは以下の5つです。

 

1.封筒

2.ペン

3.クリアファイル

4.切手

5.スティックのり or 両面テープ

 

 

1-1.封筒

封筒を選ぶうえで押さえるポイントは以下の点です。

 

・色は白でシンプルなものを選ぶ

・大きさは角A4封筒か角2封筒

 

封筒の色はがベターです。

 

茶封筒でも問題は無いですが、企業によっては、簡単なやり取りや事務作業に、茶封筒を使っているところもあり、あまり適さないことがあります。

 

特に大手企業になると、大量の履歴書やエントリーシートが届くので、他の茶封筒にまぎれてしまうという最悪なオチになりかねないので、無難に白にしておきましょう。

 

 

封筒の大きさは、A4用紙を折らずに入れることのできる、角A4(横228mm×縦312mm)か、角2号(横240mm×縦332mm)にしましょう。

 

数枚程度の用紙なら角A4封筒、枚数が多めなら角2封筒を選ぶとピッタリ入ってオススメです。

 

 

1-2.ペン

封筒に書くペンにも気を配りましょう。

 

黒の油性サインペンボールペンがオススメです。

 

細すぎると見づらくなり、太すぎると文字がつぶれてしまうリスクがあるので、太さは1mmが丁度良いでしょう。

 

フリクションや水性ペンは、文字が消えたり、にじんだりして、読みにくくなる可能性があるので、避けておいた方がベターです。

 

 

1-3.クリアファイル

履歴書やエントリーシートをそのまま封筒に入れると、折れたり、ぐしゃぐしゃになってしまったりするリスクがあるので、クリアファイルに入れた後に封筒に入れましょう。

 

クリアファイルに入れておいた方が、封筒からも取り出しやすく、人事の印象も良くなります。

 

 

1-4.切手

切手は記念切手などの派手なものは避け、シンプルなものにしておくのが無難です。

 

また何枚も貼っていたら、雑な印象を与えてしまいますので、必要な料金の切手を一枚用意するようにしましょう。

 

郵送距離によって切手の値段は異なり、正しいものかどうか不安な人は、郵便局に行くのが一番確実です。

2.封筒の書き方

封筒の書き方のポイントは以下の4点です。

 

1.住所

2.宛名

3.履歴書在中表記

4.裏面

 

一つずつ解説していきます。

 

 

2-1.住所

封筒表面に郵便番号を書いたあと、封筒の右側2~3cmのところに、志望企業の採用担当の宛先住所を書きます。

 

住所は〇〇ー〇〇ー〇〇のように書かず、〇〇丁目〇〇番〇〇号と、正式な住所を書くようにしましょう。建物名もあれば、略さず書いてください。

 

 

2-2.宛名

封筒表面の真ん中に宛先を書きましょう。

 

会社名を書くときは、(株)のように略さず、株式会社と正式名称で書くようにしましょう。

 

 

また御中と様の使い分けに注意です。

 

これを間違えると非常識な印象を与えてしまうので、以下の使い分けを良く読んでみてください。

 

・御中:ある組織や団体全体に対して使う

・様:ある特定の個人に対して使う

 

宛先が人事部という部署全体であれば「御中」を使い、人事部の中の特定の個人であれば、「」を使うことになります。

 

担当者が分からない場合は、「ご担当者様」という表現でも大丈夫です。

 

なお、御中と様は併用してはいけません

 

「人事部御中 〇〇様」

 

というような表現はNGなので、注意しましょう。

 

 

2-3.履歴書在中表記

住所、宛先を書き終わったら、封筒表面の左下に赤いペンで「履歴書在中と書きましょう。

応募書類在中」でも大丈夫です。

 

履歴書在中を書いたら、文字を定規で四角く囲んでください

 

フリーハンドで線を引くと、だらしない印象を与えてしまうので、ちゃんと定規で引くのがオススメです。

 

 

2-4.裏面

裏面は中心よりも左側に自分の住所と氏名を書きます。

 

自分の住所と氏名であっても、郵便番号から書き、〇〇ー〇〇ー〇〇のような住所ではなく、正式名称で書けば、人事担当に丁寧な印象を与えることができます。

3.封筒の入れ方

封筒は以下の手順で入れるようにしてみてください。

 

1.添え状をつくる

2.クリアファイルに入れる

3.切手を貼って、のり付け・封字

 

順番に解説していきます。

 

 

3-1.添え状をつくる

一般的に企業に履歴書やエントリーシートを送付するときに、書類だけ送るのは失礼にあたるので、添え状を同封するのがマナーです。

 

添え状の作成方法については、つぎの章で解説しますので、そちらも参考にしてください。

 

ただし、募集条件欄に、「送り状不要」と書いている企業もあるので、その場合には不要です。

 

 

3-2.クリアファイルに入れる

添え状をつくったら、履歴書とエントリーシートとともにクリアファイルにはさん封筒に入れましょう。

 

クリアファイルには、添え状 ⇒ 履歴書・エントリーシートの順番で入れます。

 

また履歴書は氏名や顔写真が上側にくるように入れるようにしましょう。

 

 

3-3.切手を貼って、のり付け・封字

切手はあまり派手なものを使わず、シンプルなものを一枚貼ります。

 

切手を貼り終わったら、のりか両面テープでしっかり封筒を閉じます。

 

最後に封をした境目に、「」か「」の字を書きます。

これは自分で閉じたという証明になるので、重要です。

 

「×」印ではないので、注意してください。

4.添え状のつくり方

添え状なしに、応募書類のみ送付するのは、マナー違反とみなされるので、添え状はしっかりとつくりましょう。

 

つくり方の手順は以下の通りです。

 

1.日付

2.送り先の宛名

3.自分の情報

4.タイトル

5.本文

6.記書き

7.以上

 

これらの内容をA4用紙に盛り込みましょう。横書きで書くのが一般的です。

 

エントリーシートは手書きが一般的ですが、添え状はパソコンでの作成で問題ありません。

 

ただし、同じファイルを使いまわすときは、宛先や日付などが、前の情報残らないように注意です。

 

ポイントについて、一つずつ解説していきます。

 

 

4-1.日付

はじめに、添え状の右上に、日付を書きましょう。

 

日付は作成日ではなく、投函日にするのが一般的です。

 

西暦か和暦かはどちらでも良いので、履歴書やエントリーシートに合わせると良いです。

 

 

4-2.送り先の宛名

添え状の左上に、送り先の宛名を書きます。

 

人事部などの部署に対して送付する場合は「御中」、担当者個人に送る場合は「」の敬称を使うようにしましょう。

 

 

4-3.自分の情報

日付の下に以下の情報を記載しましょう。

 

・大学と学部、学科名

・氏名

・住所

・電話番号

・メールアドレス

 

ここでも住所は郵便番号から書き、住所も〇〇ー〇〇ー〇〇のように略さず、正式名称で書くとより丁寧な表現になります。

 

 

4-4.タイトル

タイトルは要件が分かるように端的に書きましょう。

 

 

4-5.本文

ビジネスレターでは、基本的に「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わるのがマナーです。

 

「拝啓」のような手紙の書き出しの言葉を「頭語」、「敬具」のような最後の言葉を「結語」といいます。

 

そして頭語のあとに、時候のあいさつを書きましょう。

 

時候のあいさつとは、手紙を送る季節にちなんだ、頭語のあとに添える文章のことです。

 

頭語と結語のみでも問題はありませんが、時候のあいさつを添えるとより丁寧な印象を与えることができるので、ライバルと差をつけるためにも時候のあいさつは書くことをオススメします。

 

時候のあいさつの一覧を下記しますので、添え状を送る季節に合わせて、記載しましょう。

 

添え状を送付する月時候のあいさつ
1月初春の候、新春の候、厳冬の候
2月立春の候、早春の候、残寒の候
3月春分の候、春陽の候、浅春の候
4月春暖の候、陽春の候、仲春の候
5月新緑の候、薫風の候、立夏の候
6月小夏の候、入梅の候、梅雨の候
7月盛夏の候、仲夏の候、猛暑の候
8月残暑の候、晩夏の候、立秋の候
9月初秋の候、新秋の候、秋冷の候
10月仲秋の候、秋涼の候、秋晴の候
11月晩秋の候、向寒の候、菊花の候
12月師走の候、初冬の候、寒冷の候

 

 

4-6.記書き

本文の下に、記書きで、同封されている書類について説明します。

 

記書きとは、箇条書きで説明するための文章のルールのことで、以下の手順で書きます。

 

 ①要件を書いた本文の下に中央揃えで、「記」と書く。

 ②説明事項を箇条書きする。

 ③最後に右揃えで「以上」と書く。

 

<書き方の例>

最後に書き方の例を下記しますので、参考にして作成してみてください。

20〇〇年 〇〇月 〇〇日

〇〇株式会社

人事部御中

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

封筒 太郎(ふうとう たろう)

〒〇〇〇ー〇〇〇〇

東京都 〇〇区 〇〇丁目〇〇番地〇〇

電話:〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇

メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇

応募書類の送付につきまして

拝啓 

春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の新卒採用において、選考の機会をいただきたく、下記応募書類を送付させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

・履歴書 1葉

・エントリーシート 1葉

以上

 

5.封筒を書くときの心得

次に封筒を書くときに、押さえるべき4つの心得を下記します。

 

1.基本は手書き

2.時間に余裕を持っておく

3.郵便局で出そう

4.下手でも良いので丁寧に書こう

 

順番に解説します。

 

 

5-1.基本は手書き

封筒は基本的に手書きで書きましょう。

 

なぜなら手書きの方がより丁寧な印象を与えることができるからです。

 

しかし、最近は効率を重視し、パソコンで作成も可としている企業もあるので、募集要綱をよく読んで判断しましょう。

 

 

5-2.時間に余裕を持っておく

締め切りギリギリに出すと、住所や切手金額が間違っていた場合に対応できなくなってしまいます。

 

また早めに応募書類を提出することで、企業に対して、熱意や志望度の高さをアピールすることもできるので、早めに送るに越したことはありません。

 

 

5-3.郵便局で出そう

切手金額や送付方法などの間違いを防ぐために、封筒は郵便局で送った方が確実です。

 

内容とは関係のないところで、選考に落ちてしまうのは、非常にもったいないので、郵便局での送付をオススメします。

 

 

5-4.下手でも良いので丁寧に書こう

字があまり上手ではない人は、手書きで書くことに抵抗があるかもしれませんが、字が下手でも寧に書けば、それは相手に伝わります。

 

下手だから適当に書くのではなく、心を込めて書いて熱意をアピールしましょう。

6.直接応募書類を渡す場合

履歴書やエントリーシートを面接のときに直接渡すパターンもあります。

 

そのときの注意点を下記しますので、該当する人は参考にしてみてください。

 

 

6-1.封筒を持っていくとき

書類を持っていく過程で、折れたり、グシャグシャになったりすることを防ぐために、クリアファイルにはさみ、白封筒に入れておきましょう。

 

直接渡す場合は、封筒に宛名を書く必要はありませんので、以下の項目を書きます。

 

・表面:履歴書在中または応募書類在中

・裏面:住所、氏名

 

 

6-2.書類を渡すとき

書類を渡すときは、封筒に入れたまま出すのではなく、応募書類の入ったクリアファイルをだして、封筒の上に重ねて、封筒と一緒に渡します。

 

渡すときは、より丁寧な印象を与えるため、両手を添えて渡すようにしましょう。

7.封筒の書き方をマスターして、心残りのない就活をしよう!

いかがでしたでしょうか。

 

この記事では、就活での封筒の書き方について、以下の項目について解説しました。

 

・就活での封筒の書き方

・封筒を書くときの心得

 

これらの項目を押さえれば、より好印象を与えることができます。

 

封筒の書き方について、細かい部分まで配慮することで、ライバルと差をつけることができるので、ぜひ今回の記事を参考にして、志望企業の内定を勝ち取りましょう!!

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上京就活ch編集部

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