【25卒】就活に効果的なスケジュール管理方法とは？
2024/8/23更新
はじめに
「説明会や面接の日時を書き加える」うえで、個々人でのスケジュール管理は非常に重要です。
また「スケジュール帳で会社の情報や就活で役立つノウハウなどをメモする」など、スケジュール管理するツールの用途の幅も広がりを見せています。
それ故最近では、手帳でもメモ欄がたくさんあるものや、スケジュール管理アプリなど選べる手段が豊富に。
一方、手段が増えたことで「スケジュール管理ツールは何を使えばいいかわからない…」と迷う学生も少なくありません。
そこで本記事では、就活の「スケジュール管理」について徹底解説します。
- スケジュール管理のやり方って例えば何がある？
- スケジュール管理を行う重要性について解説してほしい！
- 結局、就活でスケジュール管理を行う上で最適のツールは何？
自分に合ったスケジュール管理ツールを見つけられると就活を効率よく進めることができるため、最後まで読んでいただければ幸いです。
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就活生がおこなっているスケジュール管理のやり方
実際に就活生がおこなっているスケジュール管理方法を以下3つ紹介します。
- 手帳
- スケジュール管理アプリ
- エクセルまたはスプレッドシート
では、それぞれの簡単な特徴を見ていきましょう。
手帳
若い方から年配の方まで使っている手帳。実は、就活でもとても役に立つのです。
日時を書き込むだけではなく、就活で役立つ情報をいつでもメモすることができます。
サイズもコンパクトであるため、持ち運びしやすいのが特徴です。
また、好きな色で自由にカスタマイズができるのも、手帳に秘められた楽しさでもあります。
自分好みにできれば使用するたびにモチベーションが上がりますし、手帳にどんどん書き込みたくなるのではないでしょうか。
スケジュール管理アプリ
今ではスケジュール管理アプリも多数出ていて「効率よく進めるのが苦手」といった方でも、シンプルに使いこなすことができます。
たとえば代表的なものを挙げるなら「Google カレンダー」もおすすめです。
予定、時間、簡易的なメモができるだけではなく、携帯やパソコンと同期をしておけば、スムーズに確認・編集ができます。
リマインダー設定をしておけば、イベントの日時が近くなったら通知がくるので忘れずに済むはず。
メモ帳やペンを持たなくていいので、荷物が減るのもさりげなく嬉しいポイントです。
エクセルまたはスプレッドシート
パソコンなどを普段から使用する就活生であれば、エクセル・スプレッドーシートを利用するのも効果的。
テンプレートにある「スケジュール」「To Do List」などを利用することで、イベントやタスクを整理できます。
エクセル・スプレッドシートであれば、ほぼ無限に書き込むことができるので、数十社受ける就活生にもおすすめです。
ジャンルも多岐にわけられるので、学業での細々した締切などもメモしておけるでしょう。
少し見にくいですが、スプレッドシートのアプリを携帯にダウンロードしておけば、お手持ちのスマホやiPadなどから閲覧が可能です。そうすれば、移動中の時間に簡単な確認ができますよね。
なぜスケジュールを管理することが重要なの？
先ほどは就活生が行うスケジュール管理方法を3選紹介しましたが、そもそもなぜスケジュール管理が重要なのでしょうか。
スケジュール管理を行うべき理由を把握できれば、スケジュールを管理するモチベーションの増加、また就活における計画力もより有意義になるでしょう。
そのため、ここではスケジュールを管理する重要性について2点紹介します。
- 学業やアルバイトと両立する一助を担う
- 自身にあった就職活動にできる
学業やアルバイトと両立する一助を担う
就職活動はとても忙しいですが、だからといって授業やテストが易しくなるわけではありません。
また学生によってはアルバイトや課外活動を就活期間中で継続しないといけないことも。
そのためスケジュール管理は上手く生活していくために非常に重要で、学生生活における様々な活動と両立しながら就活を行う上で大きな役割を担います。
自身にあった就職活動にできる
就職活動は同時に数十社のエントリーを行い、各選考に対応していく必要があるため、時にオーバーワークになりかねないスケジュールを組み立ててしまうことも。
それを防ぐ手段の1つが「スケジュール管理をする」ことで、緊急性や重要性を常に念頭に置きながら、優先順位を意識したスケジュールを冷静に組むことに繋がります。
忙しすぎることが原因で「本命企業のエントリー忘れてた…」ということが無いよう、スケジュール管理は徹底すべきでしょう。
就活でスケジュール管理をするなら手帳がおすすめ
スケジュール管理を上手くできないうちは、手帳を使用するのがおすすめです。
理由は下記の通り。
- 電話をしながらメモが取れる
- 一冊にたくさんの情報が書き込める
- スケジュールやメモの記憶が定着しやすくなる
- 何が書いてあるのかがパッと見てわかる
- 充電切れやバグによるデータ紛失の可能性がない
もちろん他の方法も優れているのですが、何を使うかに悩んでいると少し時間がもったいないです。
下手に慣れていないものを使用して時間を費やすくらいなら、使い慣れているものを利用する方が、効率よく就活を進めることができるのではないでしょうか。
電話をしながらメモが取れる
手帳のメリットは、電話をしながら日時や情報をメモできるところ。多少雑多でも後で整理すればいいので、聞き逃すリスクが少ないです。
アプリやスマホでスケジュール管理をするとなると、電話をしながらメモを取るのが少々手間になります。
おそらくですが、スマホのスケジュールに書き込むにしても一度メモを取るはずです。
そうなると結局二度手間になってしまうので、初めから手帳にメモを取っておくと効率がいいでしょう。
一冊にたくさんの情報が書き込める
手帳は使うシーンに合わせて、メモ欄がたくさん用意されたデザインのものがあります。
そのため、説明会・業界の傾向・会社の特徴など、幅広い情報を書き込むことが可能です。
就活生の中には、スケジュール手帳とメモ帳をわけている人もいるかと思いますが、一冊でまとめられると情報が分散しません。情報の紐付けもしやすく関連性をもたせることができるので、覚えやすいといったメリットもあるでしょう。
「たくさんのノートを作りたくない」「できるだけ一冊にまとめたい」などの希望があれば、スケジュール管理は手帳にすると何かと便利と言えるでしょう。
スケジュールやメモの記憶が定着しやすくなる
手書きで書き込むと記憶が定着しやすくなると言われています。
触覚が脳を刺激するため、長い間記憶を保持するのに繋がるそうです。
ある研究では、手書きでノートを作成した生徒とキーボードで内容を打ち込んだ生徒では、手書きで作成した生徒の方がテストの点数が高いことがわかっています。
つまり、手帳は利便性が高いだけではなく学習効果もあるため、就活を有利に進められるアイテムと言っても過言ではないでしょう。
単純にメモをするだけであれば、手帳ではなくてもいいかもしれませんが、就活では調べた知識を面接などで活かすことができます。
活かすためにはきちんとインプットしておく必要があるため、脳にも良い手書きの手帳がいいのではないでしょうか。
何が書いてあるのかがパッと見てわかる
該当のページを開けば「いつどんな予定があるのか」「何をしなければいけないのか」などがわかります。
アプリやエクセル・スプレッドシートでも、スケジュールなどは把握できますが、起動しなければ確認できません。慣れていなければ手間がかかりますし、スマホで閲覧しようと思うと見づらいこともあるでしょう。
しかし、手帳であれば付箋などを活用することで、素早く確認したい情報を見ることができます。
どこで開いても見やすいため、移動中でも最適です。
充電切れやバグによるデータ紛失の可能性がない
電子機器を用いてデータを管理すると、例えば充電切れの場合はスケジュール管理に用いるアプリを起動することができません。
また稀にバグによってスケジュールがすべて勝手に消去されてしまう事例もあるため、電子機器でスケジュール管理をするデメリットを被りたくない学生は、ぜひリスクが伴わない手帳を活用することがおすすめです。
就活で役立つ効率的な手帳の使い方
効率的な手帳の使い方を以下3つにまとめましたので、参考にしてみてください。
- 月間ページ｜日々の予定を簡潔に書く
- 週間ページ｜1日におこなったことを書く
- メモページ｜To Do Listを書く
活用できそうなポイントは取り入れつつ、自分が使いやすいようにアレンジしていけるとなお良いです。
それでは具体的に見ていきましょう。
月間ページ｜日々の予定を簡潔に書く
余白も限られているので、月間ページはあまり詰め込みすぎないのがおすすめです。
簡潔にイベント・時間をまとめていきます。
好みの色でカスタマイズしてもいいですが、基本は3色程度にとどめておけるといいかもしれません。
色をたくさん使いすぎると、かえって見づらくなります。
わかりやすい色使いとしては、たとえば「面接＝赤」「説明会＝青」などにするといいです。
そうすることで「今週は面接が1つ、説明会が2つだな」とパッと見て判別できます。
確認する時間も短縮できるので、効率よく就活ができるのではないでしょうか。
週間ページ｜1日におこなったことを書く
月間ページよりも少し余白がある週間ページでは1日ごとの記録をつけておくといいです。
日記に近い感覚で「今週はこういうスケジュールだったな」と後で振り返ることができます。
人によっては月間ページで書けなかったメモを書くのもいいでしょう。
また「予定を詰め込みすぎていないか」といった、余裕度のチェックができます。あまりに1週間が詰まり過ぎていると、身体と心が疲れてしまって自身の実力を発揮できなくなってしまう可能性が高くなります。
就活は長期戦になる可能性が高いので、7割くらいの余裕をもって進められると良いでしょう。
メモページ｜To Do Listを書く
一番余白の多いメモページでは「To Do List」を作成して、優先順位の確認をするのがおすすめです。
「いつまでにESの提出をしなければいけない」「面接対策をする」など、人によってやることが異なるので、自分なりに整理をしておく必要があります。
また、可視化すれば「今何をやるべきなのか」が目視できて、頭の中がスッキリすることも。
特に、自分で優先順位を立てたり頭の中で考えたりするのが苦手な人は「To Do List」を作成するとはかどります。
終わったものからマークを記していけば達成感も生まれるので、前に進んでいることを実感できるでしょう。
スケジュール管理は就職してからも役立つスキル
スケジュール管理は、今後社会に出てからも必須のスキルであるため、学生の間にある程度触れておくといいです。
「何をやるのが一番いいのか」「いつまでに終わらせなければいけないのか」などは、これからも自分自身で見極め、行動していく必要があります。
優先順位を考えながら物事を進めることができる人は、会社にとっても重宝できる人材です。
マネジメントやリーダー職にも適しているでしょう。
その基本となるスケジュール管理を学生の間で学べるのは、むしろいい機会なのです。
先輩や先生がおこなっているスケジュール管理術を、今のうちに盗んでおくといいかもしれませんよ。
おわりに
学生は、授業・サークル・アルバイトくらいしかイベントがないので、そこまでスケジュール管理を必要としません。
しかし、社会に出ると打ち合わせや商談なども多岐にわたって絡んでくるため、管理が上手くできないと業務に支障が出ることも。
スケジュール管理は、出来ないよりは出来た方が仕事だけではなくプライベートのシーンでも応用できます。就活のタイミングでぜひ学んでおきましょう。
また本記事は「手帳」でのスケジュール管理について深く言及しましたが、「Excel」を効果的に使いたい場合に参考になる記事も紹介しているため、興味のある方はぜひ確認してみてください！
