【徹底解説】就活メールの件名のポイント5選
2022年5月14日更新
就活メールの件名はそこまで気にする必要なし
「企業側から発信してきた件名はそのままにして送るべきですか？」
「件名を空白で送ってしまったのですが再送すべきですか？」
「件名の最後に大学名と名前を入れ忘れました…」
など、メールの件名で頭を悩ませていませんか？
「企業に送るメールの件名は重要」「メールの件名は細心の注意を払うべき」など、不安を煽るような記事を散見するので無理もないですが、人事からするとよっぽど致命的な件名でない限り、採否に影響を及ぼすことはまずありません。
筆者の長い人事生活の中でもメールの件名で不採用にした学生は皆無なので安心してください。
とはいえ、ビジネスマナーとして件名の書き方を覚えておいたほうがいいですし、あまりにもヒドいと印象が悪くなることもありますので基本だけは押さえておくことが肝要です。
本記事では件名を書く時のポイント、件名の型やＮＧパターンなども併せて解説していきます。
これさえ覚えておけば、件名でもう悩むことはなくなりますので最後までジックリとお読みください。
1.件名を書く時のポイント
1-1.件名で内容が明確に理解できるように
メールの件名は、開封や返信に影響を与えます。
特に普段からメールのやりとりが多い場合、メールをチェックする時に件名で優先順位をつけて読むか読まないかを取捨選択する人もいます。
なので、メールの件名で相手に考える手間を取らせないことがポイントです。
1番最初に見る件名に必要のない情報まで長々と書かれていると、内容がよくわからなかったり読むのが面倒になったりして、後回しにされてしまう可能性が高くなります。
件名を見るだけで本文に何が書いてあるのか一発でわかるようにすることが大切です。
受信リストを見た時に内容が一瞬で理解できるように、15〜20文字程度で可能な限り簡潔に、しかし内容は具体的に伝わるような件名づけを意識しましょう。
たとえば、下の例をみてください。
A:面接の件
B:2月6日の面接時間の確認
どちらの件名のほうが本文の内容をより想像できますか？
もちろん、Bですよね。
Bの場合は「2月6日の面接時間について確認したいんだな」と予測可能ですが、Aの場合は面接の時間なのか、場所なのか、持参物なのか、交通費の件なのか予測不能ですよね。
なので、抽象的な表現は一切使わずに相手が一気に内容を把握できる具体的な件名をつけましょう。
1-2.件名と本文を一致させる
次に件名と本文は必ず一致させましょう。
メールの件名を読むだけで内容がわかる場合、本文との食い違いがあると違和感が出ます。
たとえば、「4月1日の会社説明会のお礼」という件名にしておきながら、本文が選考内容の確認について書かれていると、読み手の頭がこんがらがりますね。
１メール、１トピックが基本なので、メインとなる内容を表現するような件名をつけてください。
1-3.企業側発信メールの件名は変えない
企業側発信メールに対して件名をそのままにして「Re:」の件名で返信するのか、改めて件名をやり直して送るのがいいのか悩みますよね。
基本的に「Re:」件名で送り返してください。
理由は大きく3つの効用があります。
１つ目は、読まれやすいからです。
忙しい採用担当者はメールの件名を見て、ほんの数秒でこれは自分にとって必要なメールか、不必要なメールかを判断します。
「Re:｣の文言が入っているだけで、これは自分が送ったメールの返信だと瞬間的に判断し、読まなくてはいけないというスイッチが入りますので、読んでもらうためにも「Re:」件名は有効です。
２つ目は、採用担当者の負荷を減らせるからです。
採用担当者発信の「Re:」件名だと本文のおおよその中身が推測できますが、新しい件名だと予備知識0%なので読み解く労力が必要だと認識して脳にストレスを与えます
「Re:」件名で送ったほうが、それだけ採用担当者の脳の負荷を軽減できるわけです。
3つ目は、採用担当者の業務効率がいいからです。
採用担当者は多数の学生と同じようなメールのやりとりを行っているので、誰のどのメールに対する返信なのかをメールソフトのスレッド機能で管理している場合があります。
件名を変えられるとスレッドが崩れて大変面倒になり、採用担当者にストレスをかけてしまうので、「Re:｣件名は採用担当者の業務効率に配慮した件名なのだと理解してください。
1-4.メールの件名を空白にした場合は正しい件名で再送する
メールに件名を付けることに慣れてない学生は、件名を書かずに誤って空白のまま企業側にメールを送ってしまうケースがあります。
ただ、そのままにしておくと採用担当者は件名がないメールをスパムメールや不必要なメールだと判断して、そのままスキップされてしまう可能性もあります。
もし、そのメールが大切な連絡であればなおさら選考に甚大な影響を及ぼしますので、適切な件名を付けてメールを再送しましょう。
メールを再送する場合のマナーとして件名の冒頭に【再送】と入れておきます。
再送する場合の本文はそのままで構いませんが、下記の例のように最初に件名をつけ忘れたことに対する謝罪文を入れておくと、人事に悪い印象を与えずに済みます。
| 件名：【再送】1次面接のお礼（上活大学 上活太郎） 本文： お世話になります。上活大学の上活太郎と申します。
先ほど本メールを送信しましたが、件名を入れるのを 失念していましたことを先ずもってお詫び申し上げます。 その際の本文を改めて以下にて送付致しますので、 何卒よろしくお願いします。 ＜ 引き続き、本文 ＞ |
1-5.大学名と名前は書いておくと親切
「件名の後に大学名と名前は入れておいたほうがいいですか？」
結論からいうと、2つの意味で入れておいたほうがベターです。
1つ目は、採用担当者に親切心が伝わるからです。
大学名と名前の入っている件名は「どこの誰」から送ってきたメールだと一瞬で理解できますので、鬼のような数のメール処理を行う採用担当者からするとメールの仕分けがやりやすくなります。
件名に大学名と氏名を入れておくだけで、採用担当者の忙しさを慮った配慮が伝わってきます。
2つ目は、あなたの名前が覚えられやすいからです。
やはり、人間は何度も何度も同じ名前を見ていると自然に記憶してしまいます。そして、名前を覚えることで不思議なもので親近感が湧いてきます。
仮にあなたの名前が覚えられた場合、「〇〇大学の××っていう学生が優秀ですよ」というように選考の検討段階で咄嗟にあなたの名前が出てきますので選考が有利に働くわけです。
逆に名前を憶えられないと、そのような会話は成立しないですよね。
なので、件名の最後に大学と氏名を入れることで悪い影響はない代わりに、いい影響が手に入るのでやらない手はないですね。
もちろん、大学と氏名を件名に入れなくてもマナー違反にはなりません。
本文末で署名するので誰からのメールだと確認できますし、ビジネスメールでわざわざ会社名と氏名を件名に入れるケースはまずありません。
仮に送ったメールに大学名と氏名を書き忘れたとしても、署名さえしていれば再送しなくても大丈夫です。
2.就活メールの件名の「型」
まずメールを送る時は、そのメールを送った目的が明確に伝わるような件名をつけることを意識してください。メールの件名には必ず下記のように「目的」を入れることにより、なんのためのメールかを明示します。
| パターン１：「～の（目的）」 パターン２：「～の（目的）に関する件」 パターン３：「～に関する件（目的）」 |
たとえば、「～のご連絡」「～の確認に関する件」「～に関する件（お礼）」などです。
逆を言えば、これらの３パターンのいずれかを使えば、ハズすことのない件名が完成します。
なお、就活で使う目的は大きく分けると、報告、連絡、相談、確認、照会（問い合わせ）、お礼、謝罪、依頼があります。
これだけだとイメージしづらいと思いますので、目的別に例示します。
自分の置かれた状況に応じた目的に沿った型を参考にしてみてください。
| 目的 | パターン１ 「～の（目的）」 | パターン２ 「～の（目的）に関する件」 | パターン３ 「～に関する件（目的）」 |
| 報告 | 内定承諾のご報告 | 内定承諾の報告に関する件 | 内定承諾に関する件（報告） |
| 連絡 | 面接辞退のご連絡 | 面接辞退の連絡に関する件 | 面接辞退に関する件（連絡） |
| 相談 | 面接日程変更のご相談 | 面接日程変更の相談に関する件 | 面接日程の変更に関する件（相談） |
| 確認 | 2次面接の持参物のご確認 | 2次面接の持参物の確認に関する件 | 2次面接の持参物に関する件（確認） |
| 照会 | 移動交通費のご照会 | 移動交通費の照会に関する件 | 移動交通費に関する件（照会） |
| お礼 | 本日の面接のお礼 | 本日の面接のお礼に関する件 | 本日の面接に関する件（お礼） |
| 謝罪 | 1次面接欠席のお詫び | 1次面接欠席のお詫びに関する件 | 1次面接の欠席に関する件（お詫び） |
| 依頼 | 会社案内送付のご依頼 | 会社案内送付の依頼に関する件 | 会社案内の送付に関する件（依頼） |
なお、「〇月〇日の面接日程の変更のご依頼」のように「の」が3つ続く件名はアウトです。
読みにくいですし、幼稚に見えるので「の」は最大２つまでにとどめましょう。
3.件名のNGパターン
ここまで読んでいただければ、このような間違いは犯さないとは思いますが、就活生が引っかかりやすいNGパターンを紹介します。
反面教師として絶対にこのような件名だけは避けてください。
3-1.挨拶だけの件名
「お世話になっています」「はじめまして」など、ビジネスメールの知識がない就活生がついついやってしまうようなNGです。
件名にこのような挨拶が入っていると採用担当者は「？」と思いますし、幼稚で浅はかな学生だという印象を抱きます。
件名だけではどんなメールなのか理解できませんし、通常のビジネスメールでは見受けられない件名なので、突拍子もなく浮いた感じがします。
3-2.自己紹介の件名 「はじめまして～です」
ついつい友達に送るメールのように件名で自己紹介してしまうパターンもNGです。
たとえば、「はじめまして、〇〇大学の〜です」という件名を採用担当者が見た場合どう感じるでしょうか？
「友達かよ!! 」「なにコイツ？」「なに、このノリ？？？」
と悪い印象しか残りませんのでフレンドリーに接したい気持ちもわからないでもないですが、ビジネスシーンでは似つかわしくない表現なので絶対に慎みましょう。
3-3.抽象的な件名
「昨日の件」とか、「説明会について」「会社案内の件」など抽象的な件名だと、数通りの解釈ができるので読み手からすると曖昧でわかりにくいです。
用件がわからないまま開封し、読み進めてから理解することになりますので、採用担当者の脳に負荷を与える結果となります。
下記のとおり、より具体的にイメージできるような件名にすることが肝要です。
| 誤 | 正 |
| 説明会について→ １次面接について→ 移動交通費について→ | 会社説明会のお礼 1次面接の日程変更の依頼に関する件 移動交通費の請求に関する件（確認） |
3-4.誤字脱字のある件名
変換ミスや抜け漏れによって意味不明な件名になっている場合も要注意です。
パソコンやスマホで打つ場合は、送信ボタンを押すと取り返しがつきませんの。そのため、送る前に必ず確認する癖を付けてください。
また、先方の社名や担当者名を件名に入れる場合は、漢字や表記に誤りがあっても直接選考には影響ありませんが、うかつな印象は免れませんので不安な人は第3者にチェックしてもらいましょう。
3-5.「Re:」が連続する件名
何度もメールでやりとりすると、件名が「Re:Re:Re:Re:〜」と続きますよね。
あまりにもやり取りが多いと、たいていの場合は最初に送ったメールの主題と変わってくるはずです。
また、「Re:Re:Re:Re:Re:内定承諾に関する件（相談）」と「Re:」が続く件名だと非常に読みづらく、煩雑になります。
この場合は「Re:Re:内定承諾に関する件（相談）」のように、最大｢Re:｣が2個までをルールとして｢Re:」を消して返信しましょう。
4.件名に憂慮し過ぎて無駄な時間を割かない
「この件名は失礼にあたるかしら？」と、それはどう考えても時間のかけすぎだろというぐらい憂慮している学生を散見します。
ただ、人事目線でいうとメールの件名は瑣末なこととは言いませんが、選考にそんなに影響する問題ではありません。
メールの件名に思い煩う時間があったら、選考に多大な影響を及ぼす業界研究や自己分析、ESの作成や面接練習、適性検査の勉強などに時間を振り向けたほうが賢明です。
周囲の過度に煽った情報に振り回されないでください。
今回の記事で知識を充足すれば十分ですので、あとは優先順位の高いタスクを優先して欲しいと思います。
本記事があなたの就活のお役に立てれば幸いです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
