就活メールの返信はどこまで？ビジネスマナーを解説
2022年11月22日更新
はじめに
就活では、メールのやりとりが必須です。SNSとは異なり、「既読」がつかないメールは、どこまで返信すればよいのか悩むという学生は多いようです。どういった場合には返信するべきか、返信不要な場合はどんなときかをご紹介します。
目次
1.基本的に全てのメールに返信する
やりとりの最後が学生からのメールになるのが望ましいです。
受け取ったメールに返信するのは社会人としての基本でもあります。こまめにメールをチェックすることを習慣にし、返信漏れがないようにしましょう。
2.返信不要の旨が記載されている場合は返信しない
基本的には全てのメールに返信しますが、「このメールは返信不要です」「返信不要」など、「返信しなくていい」という旨が記載されている場合は、返信する必要はありません。
「そうはいっても返信した方が良いのでは…」と不安に思う学生もいると思いますが、
同時期に大量のメールのやり取りを行うため、「返信不要」の記載は効率化の目的もあります。
選考の結果に影響することはありませんので、返信不要の記載がある場合は返信する必要はありません。
3.キリがいい場合は返信しない
例えば、面接の日程調整をしている場合、
企業：〇月〇日10：00～11：00ではいかがでしょうか。
￬
学生：〇月〇日10：00～11：00で確認いたしました。よろしくお願いいたします。
￬
企業：こちらこそ、よろしくお願いいたします。
このような場合は、キリがいいので、返信は不要となります。必要以上のやり取りはしない方が望ましいです。
4.返信の際に気をつけること
返信が必要な場合には、以下のポイントを押さえて送りましょう。
1.24時間以内に返信する
まず、メールにはなるべく早く返信しましょう。
レスポンスが早いと仕事ができる印象も与えられます。どうしても返信ができない場合も、24時間以内には返信するのが好ましいです。
2.やりとりをしているメールを引用する
どのメールに対する返信なのかを相手がすぐに把握できるように、前のメールを引用しましょう。
社会人は一日に何通ものメールを受け取ります。
これまでのメールを遡る必要がないよう、配慮しましょう。
3.言葉遣い、誤字脱字
丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
「すみません」は「申し訳ございません」、
「了解しました」は「かしこまりました/承知いたしました」
のように言い換えます。
また、誤字脱字は良い印象を与えないので、送信する前に読み返すことも必須です。
4.メールは消さずに残しておく
やりとりしていたメールは、消去せずに残しておきましょう。
特に、オンライン面接の場合、何かトラブルがあった際の連絡先を記載している企業もあります。
もしものために、メールは残しておきましょう。
5.基本的なメールの書き方
1.件名
件名を見ただけで、相手が大まかな内容を把握できるようにしましょう。また、大学名や名前も記載すると親切です。
例）【〇〇大/山田太郎】面接の日程について
【山田太郎】説明会の御礼
2.宛先
メールアドレスが間違っていた場合、メールそのものが相手に届かない場合があるので、注意しましょう。
CCに企業の他のメールアドレスを入れている場合もあります。
企業から特に指定がない限りは、「全員返信」にして、CCに記載されているアドレスにも返信しましょう。
3.宛名
本文のはじめには、宛名を書きます。
会社名は略さずに、正式な社名で書きましょう。
企業のＨＰで正式な社名を確認するのもいいでしょう。
相手が個人名の場合は「様」、部署の場合は「御中」とします。また、CCにも返信する場合は、カッコ書きで記載します。宛名の誤字も失礼にあたるので、よく確認しましょう。
例）株式会社〇〇 採用担当 〇〇様
株式会社〇〇 採用担当 御中
株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 （ＣＣ：△△様）
4.あいさつ
宛名を書いたら、挨拶と自分の所属、氏名を述べます。
例）お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。
5.内容
最も伝えるべき内容は簡潔に、分かりやすく書きましょう。
特に、日程調整の場合は、日程を複数挙げると良いです。
例）次回選考の希望は以下の通りです。
〇月〇日（月）10：00～11：00
〇月〇日（火）14：00～15：00
〇月〇日（水）13：00～14：00
6.締め
本題を書いた後は、簡単な挨拶を入れて、締めます
例）ご確認のほどよろしくお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
7.署名
最後に書く署名は、氏名、大学名、学部学科、学年、電話番号、メールアドレスを記載します。「＊」や「＝」、「ー」などを使って、本文と区別できるようにしましょう。
また、氏名にはふりがなを付けると読み間違いを防ぐことができます。毎回メールに署名を書くのは手間がかかるので、署名の設定をしておきましょう。
例）＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
山田太郎（Taro YAMADA）
〇〇大学
〇〇学部〇〇学科 4年
TEL：123-567-890
e-mail：yamada.taro@abc.jp
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
6.企業から返信が無い場合はどうすればいい？
とりあえず2～3営業日待ってみる
企業の人事部は、就活の時期は特にメールのやりとりが多くなります。そのため学生からのメールに直ぐに対応できるわけではありません。
また、土日祝日は営業日ではない企業が大多数ですので、ひとまず2～3営業日程待ってみましょう。
それでも返信が来ない場合は何かしらのトラブルでメールが届いていない、メールが開封されていないなどの可能性があります。
メールを再送する
再送する前にもう一度、自分の送ったメールが送信されているか確認してください。
筆者も「送ったつもりが下書きのままだった…」「添付ファイルの容量が大きくて送れてなかった…」なんてことがありました。
メールを確認する担当者も「あれ…そんなメール送られてないな…」と混乱の原因にもなってしまうため、送信履歴を必ず確認しましょう。
送る際には相手の気持ちを考慮して以下の点に気をつけましょう。
- 「その後いかがでしょうか。」など、遠回しに尋ねる。
- 【至急】【要返信】などは使わない。
- メールの行き違いの可能性を考慮する。
- 「スケジュール調整のため」「送れているか心配になりましたので」など、再送の理由を記載する。
緊急の場合は電話で
就活中は様々なトラブルが想定され、「メールの確認待ちをしていては間に合わない！」ということもあると思います。
その場合は企業のホームページに記載されている企業自体の電話番号ではなく、
新卒採用ページなどに記載されている電話番号を必ず確認して電話しましょう。
電話の際には「先日メールで○○の件について送らせていただいたのですが、」とメールを送ったことを伝えるとスムーズです。
