就活で使いやすいメールアドレスとは？企業の印象や注意点を解説

はじめに

「就活にメールアドレスは必要？」

「プライベートと分けるべき？」

「メールアドレスは選考に影響する？」

上記のような悩みを抱えている就活生もいるのではないでしょうか？

就活では、企業の説明会、OB訪問そして面接など、たくさんの場面でメールを使うタイミングが存在します。

つい見落としがちですが、メールアドレスは重要な要素になります。

些細なことのように思えても、就活に影響するのではと考えると無視できません。

そこで本記事では、就活用に使いやすいメールアドレスの種類、アドレス作成時の注意点について解説します。

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メールアドレスも配慮すべき理由

就活生は、面接官に対して「ビジネスマナー」をアピールすることが重要です。

これはメールを利用する時でも注意すべきことです。

メールアドレス1つをとっても面接官に与える印象は大きく変わってきます。

たとえば、意味のない英数字が羅列されたようなアドレスや、プライベートや趣味が反映されたアドレスだと、ビジネスの場面にふさわしくないと判断されることもあります。

また、ハイフンやアンダーバーなどの記号も避けた方が無難でしょう。

手書きで書いた場合などに、どの記号を使っているのか分からなくなる可能性があるためです。

アドレスを決める上で大切な点は、ビジネスの場面であることを自覚すること、そして相手にとって利便性があるかどうかを考慮に入れることです。

就活に効果的なメールアドレス

就活において活用すべきメールアドレスは、以下の3種類です。

メールアドレスの種類は多岐にわたります。

本来なら、メールとして利用できれば問題ないのですが、就活においては相手が企業、面接官であるということを考慮しましょう。

それぞれのメリットとデメリットも併せて解説しているので参考にしてください。

大学で配布されたアドレス

1つ目は、大学で配布されたメールアドレスです。

大学に入学すると、生徒1人ひとりにメールアドレスが配布されます。

あらかじめ作成されたものなので、自分で設定する手間が省けるでしょう。

以下にメリットとデメリットを紹介するので、参考にしてください。

メリット

大学で配布されたメールアドレスを使用するメリットは以下です。

面接官は、1日に何通もメールを送信します。

そのため、就活生が使用するメールアドレスに認識しやすい大学名が含まれることで、容易にフォルダから送信先の区別が可能です。

また、メールアドレスに大学名があると、どの就活生から送られてきたメールであるか見分けがつきやすくなるので、受信するときも判別がしやすくなります。

また、プライベートで使用しているアドレスと簡単に使い分けられるでしょう。

就活と関係ないメールと分けることで、企業から送られる大切なメールの見落としを防止できます。

デメリット

デメリットは、大学卒業後には使用できなくなることです。

入社すると企業が作成したアドレスが配布されますが、卒業してから入社までの期間は連絡が取れなくなるので、注意してください。

また、メールアドレスによっては、スマートフォンでの利用するために、別途設定が必要になるため手間がかかります。

Gmailでは、アプリをダウンロードするだけで、メールが閲覧可能です。

しかし、大学によっては、スマートフォン側での設定が必要になります。

詳しい設定方法は、大学によって異なるため、ご自身でご確認ください。

キャリアメール

次はキャリアメールについてです。

キャリアメールは、docomoやソフトバンク、auなどが挙げられます。

以下にメリットとデメリットを紹介するので理解しておきましょう。

メリット

キャリアメールは、スマートフォンがあれば利用できます。

各キャリアごとにサポートがしっかりしているので設定も簡単です。

すでに作成している人は、あらためて作る手間がないので、すぐに利用できます。

デメリット

キャリアメールは、パソコンで確認できないことが多いのがデメリットです。

企業にメールを送る場合は、パソコンで送る方が便利な場面も多いでしょう。

履歴書のデータや、自己PR動画を添付したメールを送るなら、パソコンで使用できるメールサービスを利用しましょう。

フリーメールアドレス

最後にGmailなどのフリーメールアドレスを紹介します。

無料で複数作成できるので、使用目的によって使い分けすることもできます。

フリーメールアドレスの一例は以下の通りです。

アカウントを作成する手間が必要になりますので、以下でメリットとデメリットを把握しておきましょう。

メリット

最大のメリットは誰でも無料で簡単に作れることです。

大学で配布されたメールアドレスやキャリアメールは、基本的に1人1つずつしか所持できません。

一方で、フリーアドレスは就活専用のアドレスとして新たに作ることが可能です。

就活が本格化すると何通もメールが届くようになり、メールが混ざるリスクが発生します。

就活用にフリーメールアドレスを複数作成しておけば、企業からの重要なメールの確認漏れが防げるでしょう。

さらに、パソコンとスマートフォンのどちらからでも確認しやすいのもメリットです。

アプリでログインすればスマートフォンでも簡単にアクセスできます。

就活は外出することも多いので、いつでもどこでも確認できるのは強みです。

デメリット

誰でも簡単に作ることができるため、まれに迷惑メールと勘違いされて、企業の担当者が読まないという可能性もあります。

セキュリティーフィルターを設定している場合に、迷惑メールと判断されることもあります。

また、容量にも注意してください。

空き容量がないと、メールが受信できません。

定期的に不要なメールを削除しておく必要があります。

避けるべきメールアドレス

一方で面接官に悪い印象を与えてしまうNGメールアドレスも存在します。

就活での使用を避けるべきメールアドレスは、以下の3点です。

以下のポイントをふまえて、作る際は企業側に悪い印象を与えないように注意しましょう。

メールアドレスを作成する自分にとって都合がよいだけでなく、読み手側への配慮も忘れないようにしましょう。

アカウントを作成する際の参考にしてください。

入力が手間である

入力に手間がかかるものは避けましょう。

たとえば「gamuhijak@〜.com」など意味もなく複雑なアドレスは、誰から送られたものか判別しにくくなってしまいます。

また、コピーアンドペーストができない場合だと不便なので避けましょう。

入力が難しいものは、アドレスミスの原因になります。

重要なメールが届かない恐れがあるので、シンプルなものにしておくのが無難です。

恋人やペットの名前などが含まれている

恋人やペットの名前などは、企業側の印象が悪くなる可能性があります。

幼稚な印象を与えることもあり、ビジネスの場では不向きであると判断されるためです。

取引先とのやり取りなどを想定して、恥ずかしくないようなアドレスを設定しましょう。

同じ文字や数字が連続する

同じ文字や数字が連続するメールアドレスも避けましょう。

入力しにくくなりますし、一目で何個あるのか見分けがつきません。

相手への配慮が欠けていると判断される可能性があるので注意してください。

個人情報が含まれている

電話番号や暗証番号などの入ったメールアドレスはセキュリティの観点から避けるべきでしょう。

悪用される可能性があるだけでなく、個人情報に関する認識が甘いと採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。

就活に使えるメールアドレスの例

それでは、以上をふまえて就活に使えるメールアドレスは具体的にどのようなものがあるのかを例を交えて解説します。

以下のアドレス例を参考に、自分のメールアドレスをつくってみましょう。

就活で用いるメールアドレスは名前をベースに作ると忘れにくいのでおすすめです。

もし数字を使う場合は生年月日や学籍番号といった、セキュリティ上問題ない数字を使ってください。

メールアドレスのOK例

その一方で、恋人・ペットの名前や個人情報が含まれているものや覚えにくいメールアドレスはNGです。

メールアドレスのNG例

就活でメールを使う際の注意点

就活でメールを使う際の注意点は、以下の6つです。

メールは便利なアイテムですが、注意しておかなければ印象が悪くなる場合があります。

以下で解説する注意点を理解することで、読みやすいメールが作成できるでしょう。

件名

件名は分かりやすく簡潔にしましょう。

間違っても「件名なし」の状態で送信しないようにしてください。

たとえば「〇日の面談日程変更のお願い」「OB訪問の御礼」などが良い例です。

件名を簡潔にすることで、急ぎの要件なのか、手が空いてからの返信でも問題ない内容なのか判断できます。

忙しいビジネスマンにとってありがたい気遣いです。

件名は最初に目に入る箇所なので、分かりやすさを心がけてください。

件名を書くコツや注意点に関しては、以下の記事で紹介しています。

就活メールの件名を徹底解説！コツや注意点・例文も紹介 | 就活ハンドブック

改行

適度な改行を入れましょう。

改行を入れないと画面に対する文字の比率が多くなり、非常に読みづらくなってしまいます。

もちろん、不自然な改行は避けましょう。

目安としては、30字程度文字が続けば改行する方がベターです。

改行が多すぎると、スクロールする手間が増えるので、読みやすさを重視して適切な量にしてください。

署名

署名を忘れないようにしましょう。

署名は毎回同じ内容になるので、自動的に表示されるように設定しておくことをおすすめします。

一度設定してしまえばつけ忘れることもありません。

大学名、学部、名前、連絡先を記載しておけば大丈夫です。

署名に関する詳しい書き方は以下の記事でも紹介しているのでぜひ参考にしてください。

【完全版】就活メールの署名の書き方を徹底解説！テンプレあり | 就活ハンドブック

アカウント名

アカウント名にも注意してください。

メールアドレスを作成する際にアカウントも作成します。

ほかの人に見られても問題ない名前にしておきましょう。

ビジネス用であれば本名が望ましいです。

アカウント名とメールの送り主の名前が異なると、受け取った側は混乱するため注意してください。

返信時間

返信時間も重要なポイントです。

返信は基本的に、企業が営業している時間にしましょう。

一般的には9〜18時の間が好ましいです。

とくに深夜の返信は避けましょう。

「ビジネスマナーがない人」という印象を持たれます。

緊急の事情があれば、メールではなく電話にしましょう。

メール振り分け設定

就活を開始すると大量のメールが毎日のように届くことになります。

中には大切なメールが埋もれてしまってなかなか見つけられずに貴重な時間が取られてしまうこともあります。

そのため、目を通しておきたい大事なメールに関しては振り分け設定機能を活用するのがおすすめです。

特に志望度の高い企業からのメールを見逃さないようにフラグやスターといった昨日も併用しましょう。

メールで間違えやすい敬語・表現一覧

間違えやすい言葉について解説します。

社会人になるとメールや電話は、正しい言葉遣いが必要になるため就活生のうちに学んでおきましょう。

普段から誤った使い方をしていると、面接官への印象に影響します。

1つ2つ程度であれば気になりませんが、終始敬語の使い方を間違えていると相手を不快にさせる可能性があるでしょう。

以下の表にまとめたので参考にしてください。

就活メールで覚えておきたいクッション言葉

ビジネスにおいてはクッション言葉を多用します。

クッション言葉とは、あとに続く言葉やポイントの「聞こえ方」の印象を和らげるために用いるフレーズのことです。 

就活生にとってなじみのない言葉のため、以下の表を参考にしてください。

クッション言葉は、直接的な表現を避けるために使います。

シンプルに伝えるよりも丁寧さを表現するのに効果的です。

メールでは文字入力が手間になるので、あらかじめ辞書登録しておくと入力ミスがなくなります。

【例文あり】好印象を残せる就活メールの作り方

送信に適した文章を紹介します。

いざ自分で送るとなると、文章に間違いがないか不安になるでしょう。

本章で紹介する流れと例文を参考にしてください。

一度覚えておけば、社会人になっても利用できるので役立ちます。

基本的な構成

就活でメールのやり取りをする場合の構成は「宛先→件名→挨拶→内容→締め→署名」の流れを理解しておけば問題ありません。

手紙ほど厳格な書式ではありません。

大学生活の中でも、教授や事務の人とのメールの際に普段から意識しておくことで、早い段階で慣れることができます。

就活中のストレスが1つ減るので、早めに慣れておきましょう。

例文

企業にメールを送る際の例文を紹介します。

初めて送る人は参考にしてください。

また、お礼メールの書き方に関しては以下の記事でも紹介しているので合わせてチェックしてみてください。

【例文付き】就活のお礼メールの書き方とは？ 注意点も解説 | 就活ハンドブック

メールアドレス以外に用意しておくもの

メールアドレスさえあれば、基本的な連絡はできます。

しかし、企業が急ぎで連絡したい時もあるでしょう。

以下の章では、なぜ必要になるかを解説していきます。

メールアドレス以外に用意しておくものは、以下の2点です。

電話番号

まずは、電話番号を企業側に共有しておきましょう。

面接や説明会の案内など、普段のやり取りはメールで行われるのが基本です。

しかし、面接当日の連絡は急を要するため、電話が必要になるでしょう。

突然、体調不良になってしまったり、電車の遅延に巻き込まれたりする可能性があります。

その際に、あらかじめ電話番号を伝えておけば、スムーズに連絡できるでしょう。

緊急連絡先

電話番号より使用頻度は下がりますが、緊急連絡先の共有も大切です。

履歴書に合わせて記載する場合がほとんどでしょう。

1人暮らししている就活生や、直近で引越しした方は、現住所と緊急連絡先が異なるため、忘れずに記載してください。

また、面接中に倒れた場合に家族への連絡が必要になるので、共有しておきましょう。

情報漏洩が怖い方は、個人情報の扱いについて企業に確認してください。

企業によっては、事前に誓約書を記入する場合があります。

さいごに

就活においては、メールアドレス1つでも企業からの印象が変わります。

どのメールアドレスを利用すればよいか迷ったら、「大学のアドレス」を使うようにしましょう。

メールマナーもさほど難しくないので、就活を機会に最低限は使えるようにしておきましょう。

ただし「大学のアドレス」「メールマナー」によって評価がプラスされるというわけではありません。

あくまで「評価を下げない」工夫です。

とはいえ、メールマナー以外にも、「評価を下げない」工夫が大事になってきます。

他の就活生と比べて悪目立ちしないよう、相手に敬意を払いつつ、最低限のマナーを身につけることを心がけましょう。