【例文あり】書類選考通過メールの返信方法｜メールマナーも解説！

はじめに

入社志望の企業から書類選考通過メールが届いたら、喜びとともにホッとするでしょう。

しかし、次に「メールに返信するべきか」悩む人も多いものです。
書類選考通過メールは内容によって返信の有無が異なり、また返信内容も選考状況によって異なります。

この記事では書類選考通過メールの返信方法について知りたいと思っている以下のような就活生を対象に、ポイントや注意点の解説を行っています。

このような方はぜひ最後までご覧いただき、書類選考通過メール返信の際に役立ててください。

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書類選考通過メールに返信がいるケース

書類選考通過メールが届いた場合、返信をしたほうがよいケースがあります。

返信せずにスルーしてしまうと、採用担当者に迷惑をかける場合もあるので十分に注意しましょう。

ここでは、例文も併せて紹介します。

返信不要の記載がない場合

メールに「返信不要」という記載がない場合は、返信を積極的にしましょう。

この場合は、選考のチャンスをもらったことへの感謝の気持ちを伝えるのと、改めて次の選考日程を確認する目的のため返信をします。

もちろん返信しなかったとしても、次の選考に影響が出るわけではありません。

しかし、採用担当者もきちんとメールが届いたという報告があれば安心できます。

さらに、きちんとしたビジネスメールが返信できると、心象もよくなるでしょう。

これは、自身のアピールにもつながります。

下記は次の選考に進むときの例文です。

参考にし、返信メールを作成してみてください。

例

返信する際のポイントは下記の通りです。

①宛名

会社名と担当者の部署名、担当者の名前を最初に記入します。

会社名は（株）など略式で記載することはマナー違反なので気を付けましょう。

担当者名が、わからない場合は「採用担当者様」と記載すれば問題ありません。

②あいさつ文

メールの書き出しはあいさつから始め、次に自分の大学名や、学部名、名前を記入しましょう。

あいさつから始めることは、社会人として当然のマナーです。

面接時に会社の人に会ったときも必ず自分からあいさつしましょう。

③本文　

何日の面接に行くのか日程を伝え、次の選考に向けて頑張りたいという想いを伝えましょう。

注意すべき点は、文章が長くなりすぎないことです。

伝えたい内容は簡潔にまとめ、内容が伝わりやすいようにしましょう。

言葉遣いや感謝の気持ちも忘れずに添えておくと、好印象に繋がるので意識しましょう。

④署名

本文の最後には、大学名や、学部名、自分の名前、電話番号、メールアドレスを記入し、差出人（自分）の情報を載せておきましょう。

メールの受信先を明らかにすることで、採用担当者もスムーズな対応ができます。

上記の項目に注意しながら文章を作成しましょう。

基本的な構成は同じですが、辞退するときや日程を変更するときは③の【本文】の内容が変わります。

状況に合わせながら記載内容を考えましょう。

選考日程の調整が必要な場合

書類選考通過メールが届いたら、選考日程の確認を最初に行いましょう。

そして、企業側から提案されたいくつかの選考日程について、都合のよい日をメールで伝えます。

この場合、調整が必要ならすぐに返信しましょう。

また、複数の企業に応募している場合は、日程がバッティングしてしまう可能性もあります。

その場合は、都合のよい日時を1～2週間以内で3つほど用意して相手に提案します。

このとき、できるだけ早い日時の提案をしておくと、次の選考に前向きであるという印象を与えることができるでしょう。

また、単に都合が悪いというだけでなく、調整が必要な理由も付け加えておくと相手の心象を損なわずに済みます。

日程調整は、ビジネスマンとして社会に出たときに必要なスキルでもあります。

誠実な姿勢をアピールしましょう。

下記は、日程を変更したいときの例文です。ぜひ参考にしてください。

例

指定された日時に用事がある場合は、都合の良い日程を提示し、調整できるか確認してみましょう。

このときに重要なのが、変更したい日時を3つ以上提示することです。

変更したい日時が少ないと、企業側も調整が難しくなります。

また希望する日時で調整するのが難しい場合は、再度提示する旨を伝えておくとより丁寧なメールになるでしょう。

また、下記の記事でも日程調整について解説していますのでご覧ください。

【就活】メールで日程調整するマナーと例文を徹底解説

選考辞退する場合

企業から選考通過メールが届いた時点で、志望度の高い別の企業から内定が決まってしまったという場合があります。

また、就活中に別の企業に興味を持つこともあるでしょう。

次の選考を辞退する場合には、できるだけ早く辞退の意志を返信しましょう。

採用担当者は、次の選考通過候補者に日程を連絡する必要があるかもしれません。

辞退する理由は、とくに具体的に示す必要はありません。

「一身上の都合」とだけ、明記すればよいでしょう。

「辞退するのだから、あとのことは知らない」というのは、社会人としてルール違反です。

企業側としては、選考のために多くの人材や時間、そして経費をかけています。

選考を辞退する場合には、書類選考通過メールに返信するようにしましょう。

下記は、選考を辞退するときの例文です。

ぜひ参考にしてみてください。

例

本文では、簡潔かつ丁寧にお断りする文面で返信します。

貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びと辞退する旨を伝えましょう。

末尾には、「貴社の～」や「社員のみなさまの～」といった定型文を忘れずに記入してください。

選考を辞退した場合は、もう一度選考を受けることはできませんので、しっかりと考えた上で返信するようにしましょう。

書類選考通過メールに返信がいらないケース

選考通過メールに返信する必要のないケースについても解説していきます。

返信の有無を見極めながら、対応していきましょう。

返信不要の記載がある場合

書類選考通過メールに「返信不要」と記載されている場合は、その指示に従って返信する必要はありません。

返信不要とあるのは、企業の採用担当者にも事情があるからです。

たとえば、大量選考のため一人ひとりの返信メールに目を通す時間がない、メールの確認が他の業務に差し障るなどです。

返信不要とあるのに、わざわざお礼のメールを送ってしまうのは「この学生はきちんと内容を読んでいないのでは」などと疑われてしまう可能性があります。

よかれと思ったことが裏目に出てしまう場合もあるため、注意が必要です。

送信専用アドレスで送られてきた場合

大量募集などの場合は、次の日程がすでにアナウンスされていることがあります。

企業によっては、応募者全員に送信専用アドレスを使って書類選考通過メールを送っている場合もあります。

送信専用アドレスに返信をしても、採用担当者に届くことがないため、返信する必要はありません。

不合格通知であった場合

採用見送りのメール、いわゆる「お祈りメール」には、返信の必要はありません。

ほとんどの不合格通知は、定型文として自動的に送られてくるものです。

また、返信の有無で合否が変わるわけではありません。

不合格通知をもって企業とのコンタクトを断つという意味もあるので、返信せずに次の応募に気持ちを切り替えましょう。

書類選考通過メールへの6つの返信マナー

選考通過メールに返信するときは、ビジネスマンとしてのマナーが必要不可欠です。

返信マナーが完璧であれば、採用担当者からの印象もワンランクアップするはずです。

逆に、返信マナーが感じられないと「採用しても大丈夫だろうか」という不安を抱かせてしまいます。

書類選考通過メールの内容をしっかりと把握する

まず大切なことは、選考通過メールの内容をしっかりと把握することです。

喜びのあまり、すぐにお礼のメールをするのはよくありません。

メールの内容から、採用担当者が何を伝えたいのかなどを正確に読み取ることが大切です。

たとえば、都合のよい選考日時の問い合わせなのに、お礼のメールだけしてしまうと「しっかりとメールの内容を読んでいるのか」と思われます。

返信メールに必要な情報の入力漏れなどがあると、採用担当者に二度手間をかけることになります。

ですから、メールの内容をしっかりと把握したうえで返信しましょう。

内容を確認したらできるだけ早く返信する

書類選考通過メールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがビジネスにおけるマナーです。

24時間以内に返信するのが理想だといえます。

迅速なレスポンスは、ビジネスシーンにおいてしばしば求められます。

とくに日程調整の内容のメールには、できるだけ早めの返信がベストでしょう。

なぜなら、採用担当者は、多くの選考者とのスケジュール調整に追われているからです。

もし、すぐに都合のよい日時がわからない場合は、いつまでに回答する旨の返信をしておきましょう。

メールの返信時間に注意する

書類選考通過メールが届いたら、できるだけ迅速に返信するのがベストです。

しかし、注意したいのが返信時間です。

アルバイトなどがあり、書類選考通過メールを確認できたのが深夜だったということもあります。

友人同士のライン返信なら深夜でも問題ありませんが、ビジネスメールの場合、深夜に送るのはマナー違反です。

深夜に返信してしまうと「夜型人間なのか？」「相手のことを考えられないのか？」などのマイナスな印象を与える危険性があります。

その場合は、当日中に返信しなくても問題ありません。
翌日の午前中、就業開始時間に合わせて返信するようにしましょう。

忘れないようにするためには、事前にメールを作成し、送信予約をしておくといいでしょう。

書類選考通過メールの返信件名は「Re」

書類選考通過メールへの返信は、新規メールで返信するのではなく、受けたメールから返信するようにしましょう。

なぜなら採用担当者は、多くの応募者に対してメールを送っているからです。

返信件名を「Re」にすることで、内容と宛先が紐づくため把握しやすくなります。

また、「Re」にすると受け取ったメール内容の履歴も残っているため、過去に送ったメール内容が把握しやすくなるというメリットもあります。

書類選考通過メールは「全員に引用返信」

書類選考通過メールには、CCグループアドレスで複数人の名前が入っている場合があります。

この場合、採用担当者だけでなく「全員引用返信」にしてからCCにアドレスを入力し返信するようにしましょう。

宛先がひとつの場合、送ったメールを採用担当者が見逃してしまう可能性があります。

また、採用担当者が病欠や出張などの場合でも、他の担当者が対応できるでしょう。さらに、全員に引用返信することで、部署内で情報を共有することができ、業務の効率化が図れるというメリットもあります。
CCの使い方をしっかりマスターしておきましょう。

誤字脱字に気をつける

書類選考通過メールの返信メール作成が終わったら、返信する前にもう一度読み返してみましょう。

誤字脱字はもちろん、言い回しや敬語の使い方に誤りがないかチェックします。

誤字脱字があると「うっかりミスの多い人」「ツメの甘い人」という印象を持たれてしまうかもしれません。

誤字脱字を見つけるコツとしては「間違いは必ずある」という意識で読み返すことです。

とくに書類選考通過メールへの返信で重要なのは「宛先名」と「日程」です。

返信しても大丈夫だと確信できるまで、徹底的に精査しましょう。

こんなときどうする？書類選考の返信でよくある質問集

メールの書き方はわかったけど、些細なことが気になるので知りたいという方のために、就活生にありがちな、気になる質問を集めてみました。

細かい注意点やこんなときどうしたらいいの、といった悩み事をズバッと解決するため参考にしてください。

Q.「書類選考を進めさせていただきます。」というメールにも返信は必要？

書類選考後ではなく、書類選考を始める際にそのお知らせとして企業から連絡が入る場合があります。

これは、書類選考を受け付けるという主旨を就活生に知らせることが目的なので、返信は必要ありません。

もし返信する場合は、「ご連絡ありがとうございます。書類選考の結果も改めてお待ちしております。」といった内容を返信するといいでしょう。

Q.書類選考からどれくらいの期間で選考通過のメールがくるの？

おおよそ1週間程度で返事がきます。

しかし企業によって早い、遅いはあるので必ずしも1週間とは限りません。

何日までに返事をすると確約している企業も少なく、応募人数でも左右されます。

返事がきたらすぐに返信できるように準備をしておくことが大切です。

書類選考通過のメールが来たらすぐに行動に起こせるようにしておきましょう。

Q.書類選考を通過した際は、書類選考を通過できた理由を聞いてもいい？

返信する際や次の選考時に機会があれば素直に質問しても失礼にはなりません。

企業によっては、選考基準を公表できないところもあるので、理由がわからなくても不信感を抱く必要はありません。

なぜ書類選考が通過できたのか理由がわかれば、別の企業や次に活かせることもあります。

Q.書類選考通過のメールに返信したけど、名前や面接時間など誤字があることに気がついた場合どうするの？

返信する前には念入りにチェックしてから送るのが大切ですが、誤字・脱字のまま送ってしまうこともあります。

対処法としては、2つあります。

すぐに訂正文を送り謝罪する

面接の日時などこちらが希望していた日時を誤入力していた場合、すぐに訂正の旨を伝えなければいけません。

重要な連絡であればあるほどすぐに連絡し、謝罪と共に訂正した文を再度送りましょう。

次のメールや機会があるときに謝罪しておく

取り急ぎの用事ではない場合、次のメールで最後に謝罪文を添えておいても問題ありません。

もちろん、誤字・脱字があることは採用担当者にマイナスな印象を与えるので、返信する前に必ず読み返すことが大切です。

また就活のメールに関する内容は、以下の記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。

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さいごに

書類選考通過メールには、返信したほうがいいメールと返信しなくても問題ないメールがあります。

返信する必要のあるメールは「日程調整依頼」や「選考辞退」の場合です。

メールを返信する場合には、言葉遣いや返信のタイミングなどのビジネスマナーを守りましょう。

書類選考通過メールのマナーの良し悪しは、次の選考の合否には直接関係はしないでしょう。

しかし、採用担当者の心象には少なからず影響するはずです。

好印象を持たれるためにも、返信メールのマナーはマスターしておきましょう。

書類選考は、選考初期に行われるため、選考の第一関門といっても過言ではありません。

書類選考メールに一喜一憂するのではなく、ここからがスタートだと考えて気を引き締めていきましょう。

この記事をメール返信時に活かしてくださいね！

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