面接の日程変更はメールで送ろう！ポイントを徹底解説

はじめに

就活が始まると待ち受けているスケジュール管理。

授業やサークル以外にもアルバイトや就活の予定などで、スケジュールが詰まっている就活生もいるでしょう。

どれだけ器用にスケジュール管理を徹底していても、どうしても日程調整が必要になってしまうケースはあるものです。

「日程変更って電話とメールどっちでするべきなの？」

「日程変更をしたら、不採用になってしまうのではないか」

と頭を抱える学生もいるのではないでしょうか。

この記事では、そもそも面接の日程変更をすることがマイナスにはたらくのかをはじめ、日程変更をメールで行う際のポイントなどを詳しくご紹介します。

この記事は以下のような方を対象にしています。

この記事を読めば、面接の日程変更の際にスムーズに対応できるようになるはずです。

面接全般に関しての記事をもっと読みたい方はこちらをご覧ください。

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面接の日程変更メールを送る際のポイント

まず、面接の日程変更メールを送る際のポイントをみていきましょう。

この4つのポイントについて詳しく解説していきます。

内容をみることで、さらに深く理解できるはずですので、ぜひ参考にしてください。

①必ず電話でも伝える

面接の日程変更をメールだけで済ませるのは、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

メールを送る前でも後でもかまいません。

直接電話で変更の旨を伝え、謝罪の気持ちを表明しましょう。 

電話を入れることで、メールの見落としを防ぐことにもつながります。

電話での連絡は、あなたの誠意を伝える上で非常に重要です。

電話の際は、以下の例文を参考にしてください。

②理由はできる限り正直に伝える

面接の日程変更が必要になった理由については、可能な限り正直に伝えることが大切です。

正直に伝えることで、企業側も状況を理解しやすくなり、日程調整にも柔軟に対応してくれる可能性が高まります。

学業を理由に変更する場合

学生の本分は学業です。

授業や試験、ゼミなどの学業に関する理由で日程変更が必要になった場合は、その旨を包み隠さず伝えましょう。

企業側も「学生の本業は学業である」ことを理解していますので、学業を優先したからといってマイナス評価になることはありません。

家庭の事情を理由にする場合

家庭の事情を理由にする場合は、詳細まで伝える必要はありません。

「家庭の事情により」と伝えるだけで十分です。

企業側も個人的な事情について深く詮索することはありませんので、安心して伝えましょう。

③変更可能な日時を複数伝える

日程変更を依頼する際は、相手に負担をかけないよう、変更可能な日時を複数提示することが重要です。 

「日程は企業側から提示されるべきでは？」と感じるかもしれませんが、自分都合で変更をお願いする以上、代案を提示することは社会人としてのマナーだといえます。

「まだ学生だから…」と考える方もいるかもしれませんが、企業とのやり取りは社会人としての第一歩です。

主体的に行動し、相手に配慮を示す姿勢は、選考においてもプラスに評価されるでしょう。

企業側で都合がつかない場合は、再度日程を提示してくれるはずです。 

提示する日程の数は、少なくとも3つ、多くても5つ程度が適切でしょう。 

あまりに多くの選択肢を提示すると、かえって相手に負担をかけてしまう可能性があります。

④必要に応じてNGな日時も伝える

変更可能な日時を複数提示するだけでなく、どうしても都合がつかない日時がある場合は、その旨もあわせて伝えておくことがおすすめです。

自分から提示した日程で面接が調整できれば理想的ですが、必ずしもそうとは限りません。

企業側の都合によっては、再度日程調整が必要になる場合もあります。

日程調整は、何度もやり取りを繰り返すのではなく、できるだけスムーズに進めるのが望ましいでしょう。

そのため、あらかじめ調整不可な日時を伝えておくことで、不要なやり取りを減らし、効率的に日程を確定することができます。

就活用のメールアドレスの記事も併せてお読みください。

就活メールアドレスはGmail！作成方法から注意点まで解説

面接の日程変更メールの例

ポイントがわかったところで、実際の例文をみていきましょう。

実際に送る際は、コピペはせず自分の言葉で送るようにしてください。

学業都合で日程変更を依頼する場合

まずは、学業の都合で日程を変更する場合の例文をご紹介します。

以下のように、希望する日付をわかりやすく記載することがポイントです。

＜例＞

このように、必要最低限の内容を記載すれば問題ありません。

理由はできるだけ簡潔に伝え、複数の日程を提示しましょう。

どのような理由でも、自分の都合の変更になることは変わりないため、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることも忘れないでください。

学業以外の理由で日程変更を依頼する場合

学業以外の理由で日程変更を依頼する場合、たとえば家庭の都合などでは以下の例文を参考にしてください。

＜例＞

学業を理由とする場合と違う点は、細かく内容を伝えていないことです。

家庭の都合が何かまでは詳しく書く必要はありません。

もし電話連絡をした際に聞かれた場合は、納得してもらえるような内容を伝えるようにしましょう。

基本的にそこまで詳しく聞かれることはないはずなので、安心してください。

日程変更で評価がマイナスにはたらくことはない

「一度決めた面接日程を変更すると、評価が下がってしまうのでは？」と不安に感じている方もいるかもしれません。

しかし、やむを得ない事情で面接日程を変更したとしても、それだけで企業からの評価が下がることはありませんので、ご安心ください。

もちろん、一度決めた日程通りに面接に参加できるのが理想的ではありますが、予期せぬ事態ややむを得ない事情により、日程変更が必要になるケースも十分に考えられます。

企業側もその点は理解していますので、日程変更を申し出たからといって、あなたの評価を下げることはありません。

ただし、注意が必要なのは、何度も日程変更を繰り返したり、変更の連絡に誠意が感じられなかったりする場合です。

このような場合は、企業側に「ルーズな人」「責任感がない人」といったネガティブな印象を与え、評価がマイナスになる可能性があります。

面接日程を変更することは、面接官だけでなく、日程調整を担当する人事担当者など、多くの人に迷惑をかけてしまいかねません。

その点をしっかりと自覚し、日程変更を申し出る際は、誠意ある対応を心がけることが重要です。

メール連絡がNGな場合

これまで、メールと電話の両方を使って連絡をするべきだと伝えてきましたが、メールではなく電話を優先するべき場合があります。

それでは、どういった場合に電話連絡を優先するべきなのかをみていきましょう。

当日の日程変更

面接当日に日程変更を行う場合、必ず電話で連絡する必要があります。

そもそも、面接の日程変更を当日に依頼することは、できる限り避けるべきです。

これは、企業側から「マナーがない」「礼儀がない」と見なされてしまう可能性があるためです。

面接の日程は、企業側も事前に調整を行い、時間を確保していることを忘れてはなりません。

しかし、体調不良や交通機関のトラブルなど、どうしても避けられない事情で日程変更が必要になるケースも存在します。 

そのような緊急時には、できる限り早く企業に連絡するために、電話での連絡が必須となります。 

メールでの連絡は、面接時間までに担当者が確認できない可能性があるため、避けましょう。

万が一、電話をしても担当者が不在の場合は、電話口の方に「面接の日程変更をしたい」という旨を伝言してもらうように依頼しましょう。 

その際、変更の理由や謝罪の言葉も忘れずに伝えてください。

その後から、企業の担当者にメールでお詫びの連絡をし、日程変更の希望日を送り、再度電話をすると丁寧です。

前日の日程変更

面接の前日に日程変更を行う場合も、基本的には電話で連絡するのが望ましいです。

「前日であれば、当日ではないのでドタキャンにはならないのでメールで良いのでは？」と考える方もいるかもしれません。

しかし、面接日程が前日に決定したケースを除き、事前に決まっていた日程を前日に変更することは、多くの社会人にとって「ドタキャン」と受け取られる可能性が高いです。 

企業側は、面接の準備や時間調整など、さまざまな準備を行っているため、前日であっても突然の変更は大きな迷惑をかけてしまう可能性があります。

前日に電話で連絡することで、企業側にあなたの誠意を伝えることができます。 

「わざわざ電話で連絡してくれた」という事実は、企業側に「丁寧な対応ができる人だな」というポジティブな印象を与えるでしょう。

一方、前日にメールで連絡した場合、企業側がメールを開封するタイミングによっては、 緊急性を感じてもらえない可能性があります。

あなたがどれだけ緊急の用件だと考えていても、企業側がメールを確認するまでその状況は伝わりません。

そのため、前日の日程変更であっても、できる限り電話で早めに連絡することが大切です。

日程変更メールを送信する際の注意点

最後に、日程変更メールを送信する際の注意点を紹介します。

それぞれの内容を詳しく解説していきますので、参考にしてください。

件名を必ず入れる

就活生がメール送信時によく忘れてしまうのが、「件名を入れること」です。

LINEなどのコミュニケーションツールが中心の現代では、「件名」という概念自体に触れる機会が少ない方もいるかもしれません。

しかし、ビジネスシーンにおいては、件名は非常に重要な役割を果たします。 

多くの社会人は、件名を見てメールの重要度や内容を判断し、優先順位をつけて処理しています。

件名がないメールは、重要度が低く見なされたり、迷惑メールと勘違いされたりして、 読まれずに削除されてしまうかもしれません。

「どのような件名が良いのか？」と迷うかもしれませんが、以下のようなもので結構です。

もし、ほかの件名を設定する場合は、「面接」「日程変更」「お願い」など、メールを開封しなくても内容が把握できるようなキーワードを必ず含めるようにしましょう。

また、件名は簡潔かつ具体的に、短く（30文字程度）まとめることが望ましいです。 

長すぎる件名は、相手に煩わしい印象を与えてしまう可能性があります。

何度も日程を変更しない

先ほどもお伝えしましたが、面接の日程変更は、やむを得ない事情であれば一度は許容される範囲ですが、 それを何度も繰り返してしまうと、企業側にネガティブな印象を与えてしまいます。

「マナーや礼儀、常識がない」

「自分のスケジュールを管理する能力がない」

「企業に対して真剣に向き合っていない」

このようなマイナスイメージを持たれてしまうと、選考における評価にも影響するかもしれません。

日程変更が許容されるのは、基本的には1回までと心得ておくべきでしょう。 

複数回の日程変更は、できる限り避けてください。 

万が一、再度日程調整が必要になった場合は、最大でももう1回までと考えるべきです。

もし、予定が明確でない場合、 自分の予定が明確になった時点で改めて日程調整を依頼する旨を伝えておくことが望ましいです。

「そのような連絡は失礼ではないか？」と感じるかもしれませんが、 何度も日程変更を繰り返すほうが、企業に対してより大きな負担と失礼にあたることを理解しておく必要があります。

事前に状況を説明し、 誠意を持って対応することで、 企業側の理解を得やすくなります。

提案した候補日はスケジュールを空けておく

企業に面接候補日として連絡した日時は、面接日が正式に確定するまでは、ほかの予定を入れないようにしましょう。

企業側があなたの都合に合わせて日程を調整してくれたにも関わらず、「やっぱりその日は都合が悪くなりました」と伝えることは、大変失礼な行為です。 

これは、相手の配慮や努力を軽視している印象を与え、社会人としてのマナーに欠けると判断される可能性があります。

「空いた時間には他の予定を入れたい」など、個々の事情があるかもしれませんが、面接日が確定するまでは、スケジュールを空けておくのが基本です。 

これは、企業に対する敬意を示すだけでなく、円滑なコミュニケーションを図る上でも重要なポイントとなります。

どうしてもほかの予定の調整も早めに行う必要がある場合は、「大変恐縮ですが、〇月〇日までに日程のご連絡をいただけますと幸いです」といった文言をメールに挿入してみましょう。 

ただし、あくまでも日程変更をお願いしているのはこちら側であることを忘れずに、 丁寧な言葉遣いを心がけ、 控えめな姿勢で要望を伝えることが大切です。

自分の連絡先を忘れず記載する

面接日程の変更を依頼するメールには、必ず自分の連絡先を明記しましょう。

これは、企業側が迅速かつスムーズにあなたと連絡を取るために非常に重要な情報です。

「メールを送信しているのだから、返信があればそれで十分では？」と考える方もいるかもしれませんが、 状況によっては、企業側が電話で直接確認したい事項が生じる可能性もあります。

例えば、日程変更の理由の詳細や、具体的な候補日の調整など、 メールでのやり取りだけでは解決が難しい場合もあるでしょう。

そのため、メールの末尾には、以下の情報を必ず記載するようにしましょう。

これらの情報を記載しておくことで、企業側からの連絡に迅速に対応することができます。

また、 丁寧な印象を与え、社会人としてのマナーをアピールすることにもつながるはずです。

電話のマナーを詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。

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さいごに

この記事では、面接日程の変更が企業からの評価に影響するのか、 また、日程変更をメールで依頼する際のポイントについて詳しく解説しました。

ポイントを押さえていれば、メールでの日程変更依頼は決して失礼な行為ではありません。 

しかし、自分都合での変更である以上、企業への配慮を忘れずに、 丁寧かつ誠実な対応を心がけることが大切です。

そもそも日程変更を依頼する必要がないよう、 事前にスケジュールをしっかりと管理しておきましょう。

スケジュール管理能力は、社会人として必須のスキルの一つです。

面接日程の変更が必要になった場合は、この記事で紹介したポイントを参考に、 企業側に失礼のないよう、適切な対応を心がけましょう。

ぜひ以下の記事も合わせて参考にしてください。

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