「確認しました」と就活メールの返信方法は？適切な送り方を解説

はじめに

多くの就活生が、ビジネスメールの送り方やマナーに不安を感じています。

特に、「内容確認しました」というフレーズの使い方については、マナーや表現方法が気になる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスメールで「内容確認しました」というフレーズの使い方や注意点について紹介します。

就活生で安心してビジネスメールを送れないと思う方は、ぜひ最後までお読みください。

しっかりと内容を把握して、就活をスムーズに進めていきましょう。

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企業へ「内容確認しました」ビジネスメールって送ったほうがいい？

就活で企業へ「内容確認しました」とメールを送るのは迷ったりしますが、結論メールは送った方が印象が良くなるでしょう。

また、「内容確認しました」メールは、企業へ積極的に送るべきで、以下の理由からです。

就活生が企業にメールを送る際には、丁寧で礼儀正しい対応が求められます。確認の意思を伝えることで、相手方に対する敬意と真剣さを示すことができます。

返信を送ることで、相手方の信頼を得ることができ、志望度の高さをアピールすることにもつながりますので、迷わずにメールを送ったほうがいいと言えるでしょう。

就活で「内容確認しました」と送る返信例

先述しましたが、就活で企業に「内容確認しました」とビジネスメールを送った方が良いです。ただ、送り方を間違えると自分の印象を下げることになりかねません。

ここからは「内容確認しました」と返信する例を3つとNG例を紹介していきます。ぜひ参考にして使ってみてください。

「面接日程を確認しました」と伝える場合

1つ目は、「面接日程を確認しました」と返信するメールです。

日程のやり取りは大切なコンタクトになります。きちんとしたビジネスメールを送りましょう。

また、Web面接の場合は、「〇時に伺います」は使用せず、「〇時にお待ちしております」と日程確認メールを送りましょう。

「資料の内容を確認しました」と伝える場合

次は企業から書類を送付され、「書類の内容を確認しました」と返信するメールです。

「面接日程を調整したい」と伝える場合

「面接日程を調整したい」と返信するメールです。

番外編：企業に送るビジネスメールのNG例文

就活生が企業に送る際のNG例文も載せております。以下で紹介するビジネスメールは企業に「この応募者は大丈夫か？」と思わせてしまう返信になりますので気をつけましょう。

こちらのNG例文は以下の点でNGとしています。

• 挨拶ができていない
• 間違った敬語の使い方をしている

確認のメールだけであっても、挨拶文や著名を入れるのがビジネスメールのマナーなので、入れましょう。

また「わかりました」は相手を敬う意味合いは多く含まれていないため、企業に送るときは「承知いたしました。」を使うようにしましょう。

就活では、一つ一つ見られているので、めんどくさがらずに丁寧に返信していきましょう。

「内容確認しました」とビジネスメールを返信するときの5つのポイント

就活中に企業に対して「内容確認しました」というビジネスメールを返信する際には、以下のポイントがあります。

5つのポイントについて詳しく解説していきます。

件名は分かりやすくする

確認メールの件名は簡潔で明確にし、内容を的確に伝えることが必要です。企業は多くのメールを受信しているため、件名が分かりにくいとメールを見落とすリスクがあります。ですので、見落とされないためにも件名をわかりやすくする必要があります。

たとえば、「面接日程の調整についての確認メール」というような具体的な件名を使うことで、担当者はすぐに重要なメールであることを認識できます。企業の担当者も忙しいため、わかりやすいメールを作ることを心がけましょう！

初めに所属大学名と名前を名乗る

確認メールの冒頭で自身の所属大学名と名前を記載すると、企業担当者は冒頭からも差出人を確認できます。

たとえば、メールの冒頭に「〇〇大学 ☓☓学部の△△です。」と記載することで、差出人が明確になり、企業も安心して対応してくれます。確認メールの冒頭で所属大学名と名前を明記することで、差出人が明確になり、丁寧さも示すことができます。

就活生の皆さんへのアドバイスですが、簡単なメールであっても、確認メールの冒頭で自身の所属大学名と名前を明記することは重要です。社会人として、やはり丁寧さが相手に伝わった方が良いでしょう。

適切な敬語を使う

確認メールを送る際には、敬語の適切な使用に注意し、誤った敬語の使用を避けることが重要です。間違った敬語の使用は相手に不快感を与える可能性があります。

たとえば、「了解しました」は確認メールとしては間違った敬語の使い方で、「承知いたしました」といった表現が適切です。

一方で、正しい敬語の使用は相手に丁寧さや尊敬の意を示すことができ、好印象を与えるポイントにもなります。確認メールでは特に、相手がビジネスシーンで用いる敬語を適切に使うことが求められます。

相手が敬語を使わない場合でも、自分から丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切でしょう。

挨拶文や締めの文章を入れる

確認メールを送る際には、挨拶文や締めの文章を入れることも重要です。これによって、丁寧さや好印象を相手に与えられます。

またビジネスメールで挨拶文や締めの文章はマナーとして重要です。また、締めの文章は、相手に対して丁寧な意思表示を行う場所です。

たとえば、「ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」といった言葉を使うことで、相手に対する礼儀正しい姿勢を示すことができます。

就活生の皆さんは、メールの冒頭と結びに丁寧な言葉を使うことを心掛けましょう。

署名を入れる

確認メールを送る際には、自身の署名を入れることが重要です。これによって、企業側があとで自分の連絡先を確認するのに役立ちます。

署名を入れることで、信頼性が高まります。また、社会人のマナーがなっている印象を与えるため、署名には必要な情報（フルネーム、連絡先）を含めましょう。

以下のような情報を入れておきましょう。

企業に返信するときの注意点

返信する際には、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。以下では、その注意点を詳しく説明します。

件名や本文は残しておく

企業からのメールに返信する際、元のメールの件名や本文を残しておくことが重要です。元のメール内容が消えてしまうと、相手が返信内容を理解するのが難しくなります。そのため、返信の際には元のメールを参照できるよう、必ず件名や本文を残しましょう。

できる限り24時間以内に返信する

返信する際は、できるだけ迅速に対応することが重要です。特にビジネスの場では、迅速な対応が信頼を築く要素となります。可能な限り、メールの受信後、すぐに内容を確認し、24時間以内に返信するよう心がけましょう。

返事が遅れてしまった場合

万が一、返信が遅れてしまった場合でも焦らずに対処しましょう。適切な対応と誠実な謝罪は信頼関係を損なうことなく、問題を解決する手助けとなります。

遅れた理由を誠実に説明し、謝罪の言葉を添えて、遅れたことによって生じた不都合に対処する方法を提案する。

やりがちなビジネスメールの6つのNG行為

就活生がやりがちなビジネスメールのNG行動が以下の6つになります。

文字の装飾はしていないか

ビジネスメールでは、文字の装飾は避けるべきです。文字の装飾は、色や大きさを変えたり、特定の文字に強調を加えたりすることです。

メールは専門的なコミュニケーション手段であるため、シンプルで読みやすいフォーマットを使用することが重要です。友たちに送る文章でないため、しっかりとビジネスメールのマナーを守り送りましょう。

正しい敬語を使用しているか

ビジネスメールでは、正しい敬語の使用が求められます。

目上の方やビジネスパートナーに対しては丁寧な敬語を使用し、失礼のないように配慮することが重要です。正しい敬語がわからない方はこの後ビジネスメールで間違いやすい敬語・言葉遣いを紹介しているので、参考にしてみてください。

適度な改行等、見やすいレイアウトになっているか

ビジネスメールの見やすいレイアウトになっているか確認することも必要です。文章が詰め込まれすぎていると読みにくくなりますので、適度な改行や段落の区切りを入れることが大切です。

また、適切なフォントサイズや行間を設定することも、メールの可読性を高める上で重要です。見やすいレイアウトになっていると、応募企業からもいい印象を与えることができるでしょう。

深夜、早朝の返信

深夜や早朝にメールを送ることは避けるべきです。メールを送る際は、送り先である相手の時間や曜日を気遣うのがマナーです。一般的には、就業時間内に送るべきです。

どうしても、緊急で送らないといけない場合は、「夜中遅くに失礼します」などの枕詞を付けて送りましょう。

誤字脱字

ビジネスメールでは、誤字や脱字を避けましょう。誤字脱字が多いメールは、相手からの信用を落とします。メールを送信する前に、必ず見直しましょう。

誤字脱字が多い人は自分が書いた文字を声に出したりすると、誤字脱字を見つけやすくなります。

正式名称で書いていない

ビジネスメールでは、相手や会社の正式な名称を正確に書くことがマナーとされています。特に、取引先や企業の場合は、正式名称を誤って記載することは失礼や信頼性の欠如と受け取られる可能性があります。

たとえば、正式名称が「株式会社ABC」であれば、「ABC株式会社」や「ABC」などと略すべきではありません。書類や契約においても正式名称は重要視されますので、ビジネスメールでも正確性を期すことが大切です。

ビジネスメールで間違いやすい敬語・言葉遣い

ビジネスメールで間違いやすい敬語・言葉遣いをまとめています。ビジネスメールを書く前に一度見て気をつけましょう。

以下の記事では、敬語についてさらに詳しく解説していますので、併せて確認してみてください。

敬語を正しく使おう！就活で頻出される間違いやすい言葉を確認！

メール返信に関するよくある質問

最後に「確認しました」と返信する際のよくある質問について解説していきます。

返信に関する疑問をひとつでも多く解消して就活を有利に進めていきましょう。

どこまで返したら良いか？

結論として、メール返信は自分のもので終わらせるようにしましょう。

就活では、就活生側がメールを返して終わるのがマナーとなっています。

返信不要と書かれていない限り、メールにある選考に関する通知などの内容を確認したら、お礼または承諾した旨を返信してください。

簡単な内容で返信したい場合は？

「承知いたしました。」というシンプルな内容のメールを送る場合でも、ビジネスメールのマナーを守りましょう。

マナーを徹底することは、相手に対して丁寧さを示すうえで大切です。

「承知いたしました。」と伝えるだけのメールでも、適切な敬語や挨拶文、締めの文を使用しましょう。

様々な内容を細かく書く必要はないので、文面のわかりやすさや丁寧さにも注意して、相手が理解しやすい文章にしてやりとりましょう。

「返信は不要」に対しては返信しなくてもいいか？

結論、返信をするかは時と場合によります。

普通なら返信不要と書いてあるのだから、返信はしなくてもいい、と思う方も多いでしょう。

ですが、相手が目上の人であれば、メールを受け取ったら返すのがマナーとされています。

あくまで、「忙しかったら返信しなくてもいいよ」という先方の気遣いなので、相手によってはマナーに沿って返信した方がいい場合もあります。

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さいごに

就活において、メールのやり取りは非常に重要です。特に、企業への応募や面接の際には、正確かつ丁寧なメールの送信が求められます。本記事では、「内容確認しました」ビジネスメールの送り方と注意点を紹介しました。

注意点は以下になります。

• 件名や本文は残しておく
• 返信は企業ではなく自分が最後になるようにする
• できる限り24時間以内に返信する
• 返事が遅れてしまったら焦らずに対処

特に就活においては、その対象が重要な企業であるため、正確かつ丁寧なメールの送信が求められます。適切な「内容確認しました」メールを送ることで、第一志望企業との信頼関係を築き、内定につなげることができます。