インターンのメール返信方法について解説！詳しい例文付き！！

はじめに

就活の一環として行われるインターンシップ。

インターンに参加することでその企業や業界・職種のことが詳しくわかり、企業の担当者の方へのアピールにもなります。

そんなメリットだらけのインターンシップにおいて担当者の方に好印象を残すには社会人として、メールのビジネスマナーに注意を払い、丁寧なやりとりが必要になってきます。

今回は、メールマナーの基本から具体的な書き方まで、解説していきます。

この記事を読んで好印象を残せるようにしましょう。

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企業からのメールには返信が必要

まず大前提として、企業から来たメールには返信をしなくてはなりません。

インターンシップへの問い合わせはこちらから送るもので、その返信いただいた内容を確認した旨を伝えなくてはいけません。

しかし、その返信メールにもマナーやルールが存在します。

企業ではビジネスマナーを基本としたメールのやりとりを行っており、そのマナーに乗っとってやりとりをすることで円滑なコミュニケーションが実現するからです。

ではどういったマナーやルールがあるのかを確認していきましょう。

インターンシップに関してメールの返信をする際の基本的なマナー

インターンシップ先との企業とメールでやりとりを行う際は基本的なビジネスマナーに則ってやりとりを行うのが基本です。

そのため、メールでのビジネスマナーをしっかり抑えておく必要があります。

来たメールは全て返信する

まず、企業の方から送られてきたメールには基本的に全て返信をしましょう。

これは内容が一言で済む「確認しました。」という趣旨だけであっても返信をする必要があります。

一言で済む内容の返信であってもそれを行うことで「内容を確認し理解しました。」ということが伝わります。

どんなに簡単な内容であってもしっかり返信をするようにしましょう。

メールはすぐに返信する。遅くとも24時間以内。

メールの返信はできるだけその日のうちに返しましょう。

時間が経ってしまっても半日以内には送りましょう。

しかし、メールの送られてきた時間が遅く業務時間内に返信が難しい場合などもあると思います。

いくら半日以内にはと言ってもあまりにも遅くなると失礼になりかねません。

採用担当者の就業時間内（午前9時〜午後5時、遅くても午後7時まで）を基準に考え、それを超えそうな場合は翌日に連絡するよう心がけましょう。

遅くとも翌日までにお礼メールを送らないと、「マナーが分かっていない」「せっかく時間を作ったのに」といった印象を与えかねないので、注意が必要です。。

何かしらの事情で遅くなってしまった場合は「ご連絡が遅くなってしまい申し訳ございません。」と一言添えるのがマナーです。

とはいえ、スムーズな連絡を取るためにもメールはすぐに返信しましょう。

返信の件名はそのままで先頭にRe:をつけて返す

メールを返信するときに「丁寧なメールにしよう。」と思うあまり、メールの件名を変えて返信をしてしまう方がいます。

基本的にメールの件名に関しては、変更・修正をしないようにしましょう。

企業から送られてきたメールには、企業がメールボックスを検索する時、検索しやすいように、決まった件名にしている場合があるためです。

もしご自身で件名を変えてしまうと検索に引っかからなくなってしまい、そのままこちらの送ったメールが見落とされてしまう可能性があります。

こういった事故を防ぐため、メールの返信の際は件名を変更せず、そのまま返信しましょう。

しかし、そのまま返信をしても、自動で件名が変更されてしまいます。

それは、件名の前につく「Re:」です。

例えば「インターンシップの日程の確認」といったメールが企業から送られてくるとします。

そのメールに返信をすると、件名は「面接日程の確認」ではなく、「Re:面接日程の確認」となります。

この「Re:」はr返信であることを表し、受信者は件名を見ることで、やり取りの続きであることを把握できるものになりますので、このまま返信をしましょう。

返信は個別ではなく全員返信をする。

メールの返信には二種類あり、それが通常の返信と全員返信です。

通常の返信は、メールを送ってくださった担当者の方のみに返信される返信方法です。

しかし、送られてきたメールはその担当者だけではない可能性があります。

例えば自分の上長であったり、自分の所属するチームメンバーだったり、メーリングリスト(通称：メーリス)をCcに入れて、複数の人に共有している場合があります。

通常の返信だとTo:に含まれているメールアドレスにしか返信が送信されませんが、全員返信であればCc:に含まれているメールアドレスにも返信が送信されます。

こうすることで、先方の担当者が返信内容をいちいち他の人に共有する手間が省け、他のメンバーの方にも好印象を与えることができます。

そのため、通常の返信ではなく、全体返信でメールを返信しましょう。

インターンシップで送るメールの書き方の基本

インターンシップでメールを送信するのは、主にインターンシップの申込み、問い合わせ、日程調整などになると思います。

様々な場面でメールのやりとりを行うことになりますが、どのシーンのメールでも共通する書き方の基本を解説します。

件名

メールの件名はできるだけシンプルに短い件名にするように意識しましょう。

応募先の担当者が内容を認識しやすいよう、要件や自分の名前を括弧でくくり、冒頭や末尾に付け加えるという手もあります。

下記に例を記載します。

このようにメールの要件が伝わりやすいものにしましょう。

また、先述した通り、メールの返信があった場合は件名を変更せず、Re:がついた状態のまま返信をしましょう。

宛名

メールの本文を作成する際、宛名を冒頭に記載します。

宛名は「企業名」「部署名」「担当者の氏名」を順番に記載し、それぞれ段落で行を変えましょう。

メール相手の部署や担当者名は、多くの場合メールの文末、署名欄に記載してある場合が多いですが、メールの担当者名や部署名が分からない場合は「担当者の指名」の部分を「ご担当者様」で記載し作成しましょう。

この宛名を記載する時に、注意すべき部分があります。

• （株）（有）などを省略せず、「株式会社」「有限会社」を記載する
• 前株・後株を間違えない

の2つです。

前株・後株とは「株式会社」や「有限会社」の位置のことです。

前株の場合は「株式会社〇〇」「有限会社××」と、社名の前に株式会社がつくパターンです。

後株は前株とは逆で「〇〇株式会社」「××有限会社」と、社名の後ろに株式会社がつくパターンです。

また、先方の敬称に関しても注意が必要です。

担当者名の場合は「様」を使い、担当組織に送る場合は「御中」を使います。

例は下記の通りです。

「様」「御中」の使い方に注意しましょう。

本文

メールの本文は、

• 挨拶
• 自己紹介
• 要件
• 締めの挨拶

の4つで構成されます。

それぞれ詳しくみていきましょう。

挨拶

宛名を書いてから１行空けて挨拶を記載します。

本文の始まりはこちらから最初の一通目を送る場合や、最初の返信を送る際は「お世話になっております。」や「いつもお世話になっております。」などで始めるのが良いでしょう。

今回はインターンシップの場合なので「お世話になります。」と挨拶するのが違和感がなくいいかもしれません。

自己紹介

挨拶の後は、自己紹介をして、自分が誰なのかを伝えましょう。

「大学名＋学部名＋学科名＋学年＋名前＋です。」で名乗り、自分が誰なのか身元を明かしましょう。

例は下記の通りです。

ここでは余計な装飾などはせず、自分の身元を明かすのみで、何か捻りを加える必要などはありません。

用件

自己紹介を記載したらその後、メールした趣旨・要件を伝えます。

こちらから何かお願いをするなどの要件がある場合は「用件→理由→改めて用件」の順番で伝えると先方に内容をわかりやすく伝えられます。

逆にそう言った提案などの連絡ではない場合はそこまで内容を書く必要はないので、わかりやすく先方に連絡の趣旨を理解した旨を伝えましょう。

下記に企業からインターンシップの持ち物の連絡があった場合の返信を想定して例を記載します。

このようにシンプルな内容で構いません。

先方のメールの内容を繰り返し、返信をすることで、理解した旨が伝わりやすくなります。

締めの挨拶

メールの最後には締めとなる挨拶を行います。

「よろしくお願いいたします。」をベースに、挨拶とすることが多いです。

先方が忙しい中でしたら「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」

といった挨拶になります。

例は下記の通りです。

といった締めの挨拶を一言添えるようにしましょう。

署名

用件までを記載したら最後に署名を記載しましょう。

ただし、この署名は最初の一通目と途中の返信で内容が変わってきます。

まず、最初の一通目や返信で書くべき署名は下記の通りです。

• 大学
• 学部
• 学科名
• 学年
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

署名欄は「-」「=」など記号を使って署名の先頭と最後を囲み、開始と終わりを分かりやすくしましょう。

例は下記の通りです。

返信途中の署名についてはよりシンプルな内容になります。

なぜなら、最初に詳しい署名を送っているため、相手が誰だか伝わっているためです。

下記、返信中の署名の例です。

署名が長いとメールが見にくくなってしまうので、やりとりの最中の署名は短いものにするとより良いでしょう。

誤字脱字の確認

最後に誤字脱字をチェックして修正点がないか確認しましょう。

誤字脱字があると、「送信前のチェックをしていない=重要視されていない＝志望度が低い」と思われる危険性もあります。

送信前にはメールを確認してから送るようにしましょう。

メールを作成する際は、確認をしてから宛先（メールアドレス）を入力することで、間違った状態での送信ミスを防ぎやすくなり、間違った状態での送信リスクを回避しやすくなります。

インターンシップの返信メールの例文を紹介

インターンシップ採用後、企業へのメール返信例を内容別に紹介します。

初めての連絡ではなく、あくまで返信例です。

そのため、あいさつ文は「お世話になっております」といった、お互いが認知している状態での挨拶です。

インターンシップ受け入れのお礼メール

今回は受け入れのお礼メールとして、初めての返信を想定します。

今回は初めての返信ということもあり署名は長いものを使用します。

インターンシップ参加日程の調整メール

日程調整のメールを返信する際は、参加できる日程を本文に書きましょう。

複数の日程が提示され、その中で複数の日程で参加が可能な場合は、参加可能な日時を箇条書きにすると良いでしょう。

また、こちらから日程を提案する場合は、候補日を3日程ほど提示すると企業側も対応しやすくなります。

今回はすでにやりとりをしている想定でメールを作成いたします。

次に、複数の候補日を提示する場合のメールです。

インターンシップ参加の辞退メール

こちらは返信ではないのですが、今まで連絡をしていた企業に対して辞退する場合のメールです。

すでにやりとりをしているため、挨拶は「いつも大変お世話になっております。」で始めます。

また、

また、署名に関しても、こちらから送信するメールのため省略したものではなく、長いものを使用しています。

まとめ

インターンシップの参加については企業と細かくメールでやりとりを行うことになります。

そのため、メールのマナーができていないと企業の担当者から「ビジネスマナーができていないのでは？」「弊社に対しての志望度が低いのでは？」とネガティブな印象を持たれてしまうことがあります。

逆に、マナーがしっかりしていれば担当者から「マナーがしっかりしていて安心できる。」「自分でマナーを調べて勉強できる就活生なんだな。」とポジティブな印象を与えることもできます。

ビジネスマナーをしっかり守ってメールを返信することが大切になってきます。

今回の記事を参考に企業とインターンシップのやりとりをしてみてください。

担当者の方にポジティブな印象を与えましょう！

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