【例文あり】電話で面接を辞退する基本マナーと断り方を徹底解説
2024/9/27更新
はじめに
就活生にとって、企業の選考を進めていく中で、さまざまな理由から面接を辞退することがあるでしょう。
しかし、せっかく面接の機会をいただいたにもかかわらず、その辞退をどのように伝えるかに頭を悩ませる人も少なくないはずです。
特に電話で面接辞退を伝える際は、相手に失礼がないように、社会人としてのマナーを守りつつ、円滑にコミュニケーションを取ることが求められます。
この記事では、そんな不安を解消するために、電話での辞退を適切に行うためのポイントや基本マナー、そして具体的な断り方の例文を徹底解説します。
丁寧な対応を心がけることで、企業側に良い印象を残すことができ、今後の就職活動にもプラスに働くこと間違いありません。
本記事は特に以下のような就活生に向けて書いています。
- 内定を獲得したので面接を辞退したい
- 面接を辞退するときの電話マナーを知りたい
- 面接を断るときの例文を知りたい
ぜひ最後まで読み進め、実践に役立ててください。
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面接を辞退するときに気を付けたい基本マナー
新卒就活生にとって、面接の辞退は気が引ける場面かもしれませんが、丁寧で適切な対応をすれば、相手企業に対しても誠実な印象を残すことができます。
特に電話での辞退では、社会人としてのマナーを意識し、相手に配慮した言葉遣いやタイミングを考えることが大切です。
ここでは、面接を辞退する際に心がけたい基本的なマナーを押さえ、円滑に伝えるためのポイントを解説します。
辞退を決めたらすぐに連絡する
面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業に連絡することが重要です。
企業の採用担当者は、選考スケジュールや面接の調整に多くの時間を割いており、一人の辞退でも再調整が必要になることがあります。
連絡が遅れるほど、企業に迷惑をかけてしまう可能性が高まるため、辞退を決意した時点で「即連絡」を心がけましょう。
特に、面接の直前や当日のキャンセルは避けるべきです。
やむを得ず前日や当日に辞退する場合は、メールではなく電話で直接伝えるのがマナーです。
担当者が不在の場合は、伝言を残すとともに、メールでもフォローを入れることで、行き違いを防ぎましょう。
絶対に無断で辞退しない
面接を無断で辞退することは、絶対に避けるべき行為です。
採用担当者や面接官は、あなたの面接のために時間を割いて準備をしています。
連絡がないと、ただ待ち続けることになり、ほかの候補者の対応や採用スケジュールにも影響を与えてしまいます。
たとえその企業で働く予定がなくなったとしても、社会人としての基本マナーを守り、誠実に対応することが大切です。
辞退の連絡をする際は、お詫びとこれまでの対応への感謝を忘れずに伝えましょう。
無断キャンセルをすることで、今後ほかの企業や関係者との信頼にも影響を及ぼす可能性があるため、必ず電話やメールで丁寧に辞退の意思を伝えるように心がけましょう。
以下の記事では、就活での無断欠席について解説していますので、あわせて参考にしてください。
電話は営業時間内にする
面接を辞退する際、電話をかけるタイミングにも注意が必要です。
基本的に企業の営業時間内に連絡するのがマナーであり、担当者が対応しやすい時間帯を選ぶことが大切です。
特に始業直後や終業間際、そして昼休憩の時間帯は避け、午前10時〜11時、午後14時〜16時の間が比較的つながりやすい時間と言えるでしょう。
どうしても営業時間外に連絡が必要な場合は、「夜分遅くに失礼いたします」などの一言を添えることで、相手への配慮を示せます。
もし担当者が不在であった場合は、戻る時間を確認し、再度電話をかけ直すか、丁寧なメールを送るようにしましょう。
営業時間内の適切な対応が、企業に対して良い印象を与える一助となります。
理由を明確にする
面接を辞退する際には、理由をはっきりと伝えることが大切です。
曖昧な理由では、引き留められたり、別の日程を提案されることがあるため、「辞退します」という意思は明確に示しましょう。
具体的な理由を伝えることで、企業側も理解しやすく、誠実な印象を与えることができます。
ただし、理由は無難なもので構いません。
「一身上の都合」や「他社での内定を受けた」など、企業が納得しやすい理由を用意しておくと良いでしょう。
また、辞退の連絡では、謝罪とこれまでの対応に対する感謝の気持ちも忘れずに伝えることで、より丁寧な対応となります。
面接を辞退するときの電話の流れ
面接を辞退する際の電話では、相手に失礼のないようにスムーズなやり取りを心がけることが大切です。
しかし、初めての電話対応では緊張してしまうこともあるでしょう。
そこで、実際の電話での流れを把握しておくことで、不安を軽減し、より自信を持って対応できるようになります。
本項目では、面接辞退の電話をかける際の基本的な流れやポイントをわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
①挨拶から始める
電話で面接を辞退する際は、まず最初にきちんと挨拶をすることが重要です。
「お忙しいところすみません。面接を辞退したい旨、ご連絡いたしました」と丁寧に伝えることで、相手に対して礼儀正しい印象を与えることができます。
また、相手が忙しそうな場合は、「いま、お時間いただいてもよろしいでしょうか？」と確認すると良いでしょう。
こうした配慮は、相手とのコミュニケーションを円滑にし、誠意を伝える大切なステップです。
②簡潔に理由を伝える
面接を辞退する際、理由を簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。
相手は限られた時間の中で対応しているため、長々と説明する必要はありませんが、理由があまりにも簡素すぎると、誠意が伝わりにくくなることがあります。
「急な用事が入ったため」などの短い理由ではなく、「他社での内定を受けたため」や「一身上の都合により、選考を辞退させていただきます」といった、もう少し具体的な説明を心がけると良いでしょう。
理由が特に思い浮かばない場合でも、「今後の進路について迷いがあり、一旦選考を辞退させていただきたく存じます」といった形で、簡潔に状況を説明するのが良いでしょう。
特に、辞退の理由について企業から詳細を求められた場合でも、無難で納得してもらえる程度の情報で十分です。
たとえば、「新たに進みたい分野が明確になりました」といった表現を使うと良いでしょう。
誠実な対応をすることで、将来的にその企業と関わる際にも良好な関係を築くことができる可能性が高まります。
③感謝の気持ちを伝える
面接を辞退する際は、必ず感謝の気持ちを伝えることが大切です。
採用担当者は時間を割いてあなたの選考を進めてくれているため、その対応に対する感謝を忘れないようにしましょう。
「貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました」と伝えることで、相手に好印象を与えることができます。
また、辞退によって迷惑をかけてしまうことへのお詫びの言葉も添えると、より誠実な印象を与えられます。
「この度は、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」と締めくくり、丁寧に対応しましょう。
電話で辞退するときの例文
電話で面接を辞退する際、どのように伝えれば良いか悩む人も多いでしょう。
丁寧な言葉遣いや誠意を込めた対応を心がけることで、円滑に辞退を伝え、企業との関係を悪化させることなく進めることができます。
以下に、具体的な例文を紹介しますので、参考にしてください。
A（企業）：
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、採用担当の△△でございます。」
B（応募者）：
「お世話になっております。〇〇大学の□□と申します。先日、面接のご案内をいただきましたことについてご連絡いたしました。」
A：
「□□さん、こんにちは。お電話ありがとうございます。面接について何かご質問がございますか？」
B：
「お忙しいところ恐れ入ります。実は、私事により大変恐縮ですが、面接の日程を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
A：
「そうですか、それは残念です。何か問題がございましたでしょうか？」
B：
「いえ、問題があったわけではございません。他社から内定をいただいたこともあり、慎重に考えた結果、辞退させていただくことに決断いたしました。貴社に大変魅力を感じていたため、心苦しいのですが、このような結果となり申し訳ありません。」
A：
「ご丁寧にお話いただきありがとうございます。□□さんのご決断、承知いたしました。」
B：
「お忙しい中、ご対応いただき、誠にありがとうございます。貴社の今後のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。」
A：
「こちらこそ、丁寧にご連絡いただきありがとうございます。今後の□□さんのご活躍をお祈りしております。」
B：
「ありがとうございます。それでは、失礼いたします。」
このように、辞退の理由を簡潔に説明しつつ、企業への感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えることで、相手に誠実な印象を与えられます。
また、企業に対して敬意を示しながら電話を終えることが、今後の印象にもつながるでしょう。
メールで面接を辞退する場合
これまで電話での面接辞退の方法について説明してきましたが、メールで辞退の連絡をすることも可能です。
特に、時間やタイミングの都合上、電話よりもメールのほうが適している場合もあります。
本項目では、メールで辞退連絡をする際のメリットや、実際に使える例文を紹介します。
メール連絡をするメリット
メールを使用する最大のメリットは、送信タイミングを自分で選べる点です。
電話の場合、相手が電話に出られる時間帯に合わせる必要があり、自分のスケジュールに制約がかかります。
特に、相手が忙しい時間帯だと連絡が遅れることもありますが、メールであればいつでも送信でき、相手も都合の良いときに確認できるため、時間に柔軟性があります。
丁寧な表現が可能
電話だと緊張してしまい、うまく言葉が出てこないこともあるでしょう。
しかし、メールなら文章を慎重に選び、何度も見直して失礼のないように整えることができます。
これにより、言葉の選び方に気を遣えるため、より丁寧で正確な表現が可能です。
やり取りが文書化される
メールは記録に残るため、後から確認することができる点も大きなメリットです。
特に、面接辞退の理由について後でトラブルになりそうな場合や、誤解が生じるリスクを避けたいときに、文書化されたやり取りは安心材料になります。
口頭でのやり取りでは相手が正確に覚えていない可能性もありますが、メールならその心配がありません。
時間の節約
電話でのやり取りは、両者が同時に時間を割く必要があります。
しかし、メールなら一度送信すれば相手が都合の良いときに対応できるため、スムーズです。
電話で長々と話をすることを避けたい場合、メールでのやり取りは時間的にも効率的です。
問い詰められるリスクがない
電話で面接辞退を伝えると、相手から辞退の理由について詳しく質問されることがあります。
こうした状況に対処するのが難しいと感じる方には、メールのほうが適しているでしょう。
メールでの辞退連絡であれば、相手に問い詰められる心配がなく、自分のペースで丁寧な説明ができます。
以下の記事では、就活でのメールに関するビジネスマナーについて解説していますので、あわせて参考にしてください。
メールで辞退する際の注意点
メールは便利な手段ですが、電話に比べると誠意が伝わりにくい面もあります。
そのため、特に企業に強く興味を持っていたり、ほかの部署や別の機会で関わる可能性がある場合は、電話での辞退連絡のほうが好ましいです。
また、メールの場合でも、相手に対して丁寧かつ配慮のある表現を心がけることが大切です。
メールの例文
以下に、実際に使用できる面接辞退のメール例文を紹介します。
内容を自分の状況に合わせてカスタマイズして使ってください。
件名: 面接辞退のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の□□と申します。
先日は、貴社の面接にお誘いいただき誠にありがとうございました。しかしながら、私事により大変恐縮ではございますが、面接の日程を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴社のビジョンや理念に非常に共感しており、貴社での業務に関心を抱いておりましたが、他の就職活動や個人的な事情を慎重に検討した結果、今回は辞退させていただく運びとなりました。この度は、貴重なご縁をいただきながら、このような決断に至りましたことを深くお詫び申し上げます。
お忙しい中、面接の日程調整など多くのご配慮をいただき誠にありがとうございました。貴社のさらなるご発展と、皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学〇〇学部
□□（氏名）
さいごに
これまで、電話やメールでの面接辞退の基本マナーについて解説してきました。
選考を辞退する際に最も重要なのは、誠実で丁寧な対応を心がけることです。
面接を辞退することは気が引ける場面かもしれませんが、しっかりと感謝とお詫びの気持ちを伝えることで、相手企業に対する礼儀を保ち、将来的に良好な関係を維持することができます。
タイミングを逃さず迅速に連絡を入れ、相手に迷惑をかけないよう配慮することが大切です。
電話かメールか、状況に応じた方法を選び、社会人としてのマナーを忘れずに対応しましょう。
今回の記事を参考に、適切な辞退の方法を実践し、安心して次のステップに進んでください。
最後に以下の記事では、内定辞退について解説していますので、あわせて参考にしてください。
