面接を辞退する際に電話で伝えるポイントは?

面接を辞退する際に電話で伝えるポイントは?

2023年4月29日更新

はじめに

今回は、面接を辞退する際に電話で伝えるポイントについてお話ししたいと思います。面接を辞退する際には、相手に対して失礼のないように、丁寧に伝えることが大切です。以下に、面接を辞退する際に電話で伝えるポイントについて詳しく説明していきます。

面接を辞退する前に

理由を明確にする

まず自分が考えている理由を明確にしましょう。面接を辞退する場合には、その理由を相手に明確に伝えることが大切です。理由が曖昧だと、相手に不信感を与えることになります。例えば、以下のような追加情報を伝えることで、相手により明確な理由を提供することができます。

  • 今回の面接に対して、自分自身が適任でないと感じた
  • 他の重要な予定やコミットメントがあるため、面接に出席できない
  • 自分のスキルや経験が、求められるポジションにマッチしないと考えた

このように、理由が明確であれば、相手に対して今後の良好な関係を築くことができます。

約束を守る

無断欠席や遅刻などの失礼は避け、約束を守ることが大切です。面接を辞退する前に、もう一度自分の気持ちを確認しておくことも重要です。また、自分の感情に流されず、冷静な判断をすることが大切です。周りの人に相談することで、自分自身が見えていない点を指摘されることもあるかもしれません。

電話の前に

相手の都合を確認する

相手の都合が良い時間帯を確認することは非常に重要です。時間帯を確認することで、相手に迷惑をかけることなく、丁寧な対応ができます。また、相手が忙しい時に電話をかけると、相手がストレスを感じることになるかもしれません。そのため、相手のスケジュールを事前に確認することで、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

さらに、相手の都合が悪いと言った場合には、別の日時を提案することもできます。このように、相手のスケジュールに合わせた対応をすることで、相手との信頼関係を築くことができます。そして、信頼関係が築かれることで、ビジネス上の取引がスムーズに進むことが期待できます。

丁寧なお断りの言葉遣い

電話での対応は、相手に与える印象を大きく左右することがあります。そのため、相手に対して丁寧な言葉遣いや表情を心がけることが大切です。また、相手に対して、無理強いをしないように、丁寧なお断りの言葉遣いを身に付けましょう。相手が不快な気持ちにならないように、相手の立場に立って考えることが大切です。

もう一つの重要なポイントは、電話での対応に必要なスキルを習得することです。例えば、電話で話をする場合、明確で分かりやすい言葉を使うことが大切です。具体的には、あいまいに返すのでなく、「はい」という言葉を使い、相手にはっきりとした言葉で回答することで安心感を与えます。また、相手の話を聞いている間に、相手の意見を理解し、共感することも重要です。これにより、相手とのコミュニケーションが円滑に進み、信頼関係が築かれます。

以上のように、電話での対応には様々なスキルが必要ですが、相手の立場に立って考え、明確で分かりやすい言葉を使い、相手のニーズに応えることが大切です。

電話の流れ

挨拶から始める

まずは挨拶から始めます。「お忙しいところすみません。面接を辞退したい旨、ご連絡いたします」と伝え、相手に丁寧な一言をかけましょう。相手が忙しい場合には、「今お時間いただいてもよろしいでしょうか?」と確認すると良いと思います。挨拶をきちんとすることで、相手に与える印象が変わることもあります。

その後、面接を辞退する理由を説明しましょう。理由がない場合は、「不安定な状況が続いており、今後の道筋が見えていないため」というように、率直に事実を伝えるのが良いです。もし理由がある場合は、それに合わせて説明しましょう。しかし、あまりにも個人的な理由は避けた方が無難です。

最後に、相手に感謝の気持ちを伝えましょう。面接を辞退することは、相手にとっても時間や労力の無駄になってしまいます。そのため、「貴重な機会を与えていただき、ありがとうございました。また機会があったら是非ご連絡ください」というように、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

簡潔に理由を伝える

面接を辞退する理由を簡潔に伝えることは重要ですが、理由が短すぎると、相手にとって不快になることがあることを忘れないでください。面接を辞退する理由をより詳しく伝えることで、相手に対する丁寧な対応を示すことができます。

たとえば、「急な用事が入ってしまったため、面接を辞退したいと思います」という簡潔な理由でも、より具体的な理由を伝えることができます。たとえば、面接当日に重要な家族イベントが入ったため、そのために面接を辞退する必要があったと伝えることができます。また、理由が明確であることで、相手との信頼関係を築くことができます。つまり、相手があなたを信頼している場合、将来的には再度面接の機会を得ることができる可能性が高くなります。

感謝の気持ちを伝える

最後に、「また機会があればよろしくお願いします。失礼いたします」と締めくくります。相手に対して感謝の気持ちを伝えることで、今後の良好な関係を築くことができます。また、相手に対して自分の気持ちを正直に伝えることが大切です。「今回は、本当に申し訳ありませんでした」という言葉を添えることで、相手に対して謝罪の気持ちを伝えることもできます。

注意点

面接を辞退する際には、相手の時間を尊重し、丁寧な対応を心がけましょう。また、面接の辞退は、相手にとっても大変なことです。そのため、相手に対しても理解のある対応を心がけることが大切です。面接を辞退する際には、相手に対して失礼のないように、丁寧な対応を心がけることが求められます。

さらに、面接を辞退する理由によっては、相手に対して説明する必要があるかもしれません。例えば、他の企業のオファーを受けたため、または家庭の事情があるためなどです。その場合、相手に対して誠実かつ正直な対応をすることが大切です。

また、面接を辞退する際には、相手に代替案を提示することもできます。例えば、別の日程で面接を行うことや、別のポジションについて面接を受けることなどです。これにより、相手との関係を損なうことなく、より良好な関係を築くことができます。

以上のように、面接を辞退する際には、相手に対して丁寧な対応を心がけるとともに、誠実かつ正直な態度で対応することが大切です。また、代替案を提示することで、相手との関係を損なうことなく、より良好な関係を築くことができます。

具体例

それでは、具体的にどう伝えれば良いのか例文を見ていきましょう。

A: お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇担当者でございます。

B: お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。先日、面接のご案内をいただきましたことについてお電話させていただいております。

A: 〇〇さん、こんにちは。お電話ありがとうございます。面接について何かご質問がございますか?

B: ご丁寧にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。実は、私事により大変恐縮ですが、面接の日程を辞退させていただくこととなりました。大変申し訳ございません。

A: そうですか、それは残念です。何か問題がございましたでしょうか?

B: 他の就職活動や個人的な状況を考慮して慎重に決断いたしました。貴社との出会いや、貴社のビジョンに非常に魅力を感じており、大変心苦しい判断であることをお伝えしたいと思います。

A: ご丁寧にお伝えいただき、ありがとうございます。〇〇さんのご都合もあるかと存じますので、承知いたしました。

B: お忙しい中、手続き等ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。貴社の今後の発展とご多幸を心よりお祈り申し上げます。何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。

A: ご丁寧にお気遣いいただきありがとうございます。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

B: こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。

 

上記のように、適切な対応をとることで関係を悪化させることなく、穏便に済ませることが必要です。

メールで辞退する場合

これまでは、電話での辞退方法について考えてきましたが、メールで辞退の連絡をすることも可能です。その際のメリットと例文について見ていきましょう。

メールで辞退連絡をするメリット

タイミング: メールであれば、送信するタイミングを選べます。電話の場合、相手が電話に出られる時間帯に合わせなければならないため、自分のスケジュールに制約が生じることがあります。しかし、メールであればいつでも送信でき、相手が都合のいい時に読むことができます。

丁寧な表現: メールでは、言葉を慎重に選ぶことができ、失礼のないように表現することが可能です。電話では緊張してうまく言葉が出てこない場合もあるが、メールなら文章を何度も見直して整えることができます。

文書化される: メールの場合、やり取りが文書化されるため、後で確認することができます。これにより、誤解やトラブルを避けることができます。例えば、面接の辞退理由が後で問題になる場合でも、メールで伝えた内容を確認できるので安心です。

時間の節約: 電話で話す場合、両者が同時に時間を割かなければならず、それが負担となることがあります。しかし、メールでは一度送信すれば相手が都合の良い時に対応できるため、効率的です。

問い詰められない:電話で選考を辞退すれば、担当者から問い詰められて、選考を辞退できない可能性があります。そういったトラブルを防ぐことが出来ることもメールで選考を辞退するメリットです。

以上のメリットから、メールでの辞退連絡は時間の節約や丁寧な表現が可能であり、また文書化されることで後のトラブルを避けることができるといえます。

しかし、電話の方が誠意が伝わるため、ご自身の志望度や状況を加味して、適切な方を選択しましょう。例えば、他の部署を受けている場合などは、丁寧に選考を辞退した方が良いので、電話の方が良いでしょう。

実際の例文

それでは、実際の例文を見ていきましょう。

件名:面接の辞退について

株式会社〇〇様

担当者様、

お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。

この度は貴社の面接にお誘いいただき、誠にありがとうございます。しかしながら、私事により大変恐縮ですが、面接の日程を辞退させていただくこととなりました。

この決定は、他の就職活動や個人的な状況を考慮して慎重に決断いたしました。貴社との出会いや、貴社のビジョンに非常に魅力を感じており、大変心苦しい判断であることをお伝えしたいと思います。この度のご縁が結ばれなかったことを、大変残念に思っております。

お忙しい中、手続き等ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。貴社の今後の発展とご多幸を心よりお祈り申し上げます。

何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。

敬具、

〇〇大学 〇学部 〇〇〇〇

まとめ

これまで、選考を辞退する方法について見てきました。大切なのは、大事にせず穏便に済ませ、相手に感謝を伝えることです。この記事を参考に、辞退することで大きな問題にしないようにしましょう。

上京を志す地方学生ならジョーカツ

首都圏の学生ならスタキャリ

  • line シェアする
  • twitter ツイートする
就活ハンドブック編集部

就活ハンドブック編集部

就活ハンドブック編集部です!  就職活動に関しての情報や地方からの上京就活生の役に立てるようなコンテンツを沢山配信していきます!