面接キャンセルの留意点！いますぐ使える例文も紹介
2024/10/8更新
はじめに
就職活動は、まさに人生の岐路。複数の企業から面接の誘いを受ける中で、時には辞退せざるを得ない状況も生まれるでしょう。
優先順位の高い企業に集中したい、あるいは、企業研究を進める中で方向性の違いを感じたなど、理由は様々です。
しかし、せっかくの機会を断るには勇気がいるもの。
失礼のないように、企業にどう伝えれば良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面接キャンセルの際に特に注意すべきポイントと、状況に応じた具体的なメール文例をご紹介します。
あなたの誠意が伝わる対応で、企業にも好印象を残せるよう、ぜひ参考にしてくださいね。
この記事は以下のような方に向けて書いています。
- 就職活動中の学生
- 面接を辞退する必要が生じた方
- 企業への連絡方法に迷っている方
- 失礼のない対応をしたい方
- 面接キャンセルのマナーを知りたい方
以下の記事でも「キャンセル」について、くわしく解説しているのであわせてお読みくださいね。
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面接キャンセルの留意点は「迅速な対応」
面接キャンセルの連絡は、単なる手続きではありません。
そこには、企業への配慮と、あなた自身のプロフェッショナルとしての姿勢が表れます。
特に迅速な対応は、企業との良好な関係を築く上で非常に重要です。
なぜなら、あなたの連絡一つで、企業の採用活動全体に影響が及ぶ可能性があるからです。
迅速な対応についてのポイントは以下です。
- 企業側の視点で考える
- 迅速な対応がもたらすものを理解する
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
企業側の視点で考える
企業にとって、採用活動は時間との闘いです。限られた期間内に最適な人材を見つけ出すため、綿密な計画を立て、選考スケジュールを組んでいます。
そこで面接キャンセルが発生すると、その影響は多岐にわたります。
- スケジュールの再調整
- 機会損失
- 他の候補者への影響
面接キャンセルをされると、担当者は、あなたのキャンセルを受けて、面接官や他の候補者のスケジュールを調整し直さなければなりません。
これは、時間的ロスだけでなく、担当者の負担を増やすことにもつながります。
また、企業は、あなたとの面接を通して、あなたの能力や人柄を見極め、自社との適合性を評価する機会を失います。
もしかしたら、あなたは企業にとって理想的な人材だったかもしれません。
そう考えると優秀な人材を採用する機会を損失したことにもなるのです。
さらに、 面接キャンセルが続くと、選考全体のスケジュールが遅れ、結果的に他の候補者の選考にも影響を与える可能性があります。
このような影響を最小限に抑えるためにも、面接キャンセルが決まった場合は、できるだけ早く企業に連絡することが重要です。
迅速な対応は、企業への配慮を示すだけでなく、あなた自身の責任感やプロ意識をアピールすることにもつながります。
迅速な対応がもたらすもの
では逆に、迅速な対応がもたらすものとはなんでしょうか。
迅速な連絡は、企業への配慮を示すだけでなく、あなた自身のプロフェッショナルとしての意識の高さを印象づけることにもつながります。
たとえ面接を辞退することになっても、企業への感謝の気持ちと誠実な対応を忘れないようにしましょう。
企業との良好な関係を築くことは、今後のキャリアにおいてもプラスに働く可能性があります。
たとえ今回の選考で縁がなかったとしても、あなたの誠実な対応が、将来的な再挑戦の機会につながるかもしれませんよ。
【面接キャンセルの連絡方法】メール作成における3つの留意点
面接キャンセルの連絡は、メールが一般的です。しかし、ただメールを送れば良いというわけではありません。
相手に失礼な印象を与えないよう、細部まで気を配ることが大切です。
ここでは、メール作成における3つの重要な留意点をご紹介します。
- 件名
- 宛先
- 本文
この3つのセクションにわけて解説していきます。
「件名」は明確かつ簡潔に、必須情報を盛り込む
件名は、メールの第一印象を決める重要な要素です。
分かりやすく、かつ簡潔に内容を伝えましょう。
ポイントは、「面接辞退のご連絡」という言葉を必ず入れ、要件を明確にすることです。
件名に要件が入っていれば、担当者はパッと見ただけで「キャンセルの連絡だ」と気づけます。
また、氏名や所属、面接日時などの情報を加えることで、担当者がすぐに内容を把握できるようにしてください。
以下の例が参考になります。
件名例
- 面接辞退のご連絡（株式会社〇〇〇〇〇〇、〇月〇日〇時）
- 〇〇（氏名）です。〇月〇日〇時の面接を辞退させていただきます
- 〇〇（氏名）〇月〇日〇時の面接キャンセルについて
どういった内容でも問題はありませんが、必ず「面接辞退」「面キャンセル」の文言はいれるようにしてください。
「宛先」は採用担当者へ
メールの宛先は、採用担当者にするのが理想的です。
担当者名が分かれば、直接その方へ宛てて送りましょう。
もし担当者名が不明な場合は、人事部宛てに送ります。
その際も、「採用ご担当者様」と記載することで、誰宛てなのかを明確にしましょう。
宛先を間違えることは厳禁です。
送信前に何度も確認し、正しい宛名が設定されているかを確認しましょうね。
就活を始めたら、採用担当者のアドレスを保存しておくなど対策をとることで、宛名ミスを防げるはずです。
名刺をいただいた際もしっかりと保管しておくようにしましょう。
「本文」は理由を簡潔に！
本文は、長々書くのではなく、簡潔に辞退理由を説明します。
「一体なにをいいたいのか？」と思わせるような文章は避けるべきです。
気をつけるポイントは以下のとおりです。
- 感謝の気持ちを伝える
- キャンセル理由を簡単に説明する
- 丁寧な言葉遣い
- 署名を忘れずに
それぞれの内容を解説していきます。
感謝の気持ちを伝える
面接の機会をいただいたことへの感謝を最初に述べましょう。
そうすることでより丁寧な印象になります。
例
- 先日は、面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
- 貴社での選考に進む機会をいただき、大変光栄に存じました。
- 面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。貴重な時間を割いていただき、深く感謝しております。
上記の例のような1文を添えるだけで、丁寧さが格段にアップしますよ。
キャンセル理由を簡潔に説明する
具体的に、かつ簡潔に辞退理由を説明します。キャンセル理由を細かく説明する必要はありません。
ただし、理由なしでキャンセルを伝えるだけでは失礼にあたります。
「理由の書き方がわかならない」という方は、この記事で紹介している例文を参考にしてくださいね。
丁寧な言葉遣い
面接辞退の連絡であっても、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションであることを忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
敬語や謙譲語を正しく使うことは、相手に敬意を示し、あなたの誠実な姿勢を伝える上で非常に重要です。
とくに、面接辞退という状況では、企業側に不快な思いをさせないよう、より一層丁寧な表現を心がける必要があります。
「です・ます調」や「でございます調」を用い、謙譲語や尊敬語を適切に使い分けることで、相手に失礼のない文章を作成することができます。
以下の記事も参考にして正しい敬語をマスターしてくださいね。
署名を忘れずに
メールの署名は、あなたの名刺代わりとなる重要な部分です。
氏名や連絡先を明記することで、企業側があなたに連絡を取りたい場合にスムーズな対応が可能になります。
また、署名の形式や内容によって、あなたの丁寧さやプロフェッショナルな印象を相手に伝えられるはずです。
ぜひ以下の記事も参考にしてくださいね。
作成の仕方について言及しましたが、いつ送るかもしっかり考えておきましょう。
できれば面接の2日前までを目安にするとよいです。
とくに当日の連絡は、企業側に迷惑をかけることになります。
早めの連絡は、基本的なマナーですので気をつけてくださいね。
すぐ使える面接キャンセルメール例文事例
面接をキャンセルする理由は人それぞれです。状況に応じて、メールの内容も適切に調整する必要があります。
ここでは、よくある2つのケースを想定し、より具体的なメール例文をご紹介します。
- 他者から内定をもらった場合
- 企業研究を通じ、方向性の違いを感じた場合
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
ケース1：他社から内定をもらった場合
「やった！内定がきまった！」とよろこぶのもつかの間、このような状況はありませんか？
「複数の企業から内定をもらったけれど、入社したい企業は1社だけ。」
「スケジュール調整が難しく、泣く泣く面接を諦めなければならない。」
そのような場合は、面接をキャンセルする必要があります。
例文
件名：面接辞退のご連絡（株式会社〇〇〇〇〇〇、〇月〇日〇時）
○○株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より、面接のお時間を頂戴しております、〇〇（あなたのお名前）と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、この度、第一志望であった△△株式会社から内定を頂戴し、そちらの企業へ入社する運びとなりました。
つきましては、誠に勝手ながら、貴社での面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ、貴重なお時間を頂戴しておりましたにもかかわらず、このような結果となり、大変申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びに伺うべきところ、メールでのご連絡となり重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇（氏名）
住所
電話番号
メールアドレス
ポイントは、丁寧な言葉遣いを心がけ、感謝の気持ちを前面に出し、企業への配慮を示すことです。
内定先の企業名を明記することで、誠実さをアピールできます。
ケース2：企業研究を通じ、方向性の違いを感じた場合
企業研究を進める中で、当初のイメージと異なる点が見つかることもあるでしょう。
たとえばこんな状況ではありませんか？
「企業研究を進めるうちに、社風や事業内容が自分に合わないと感じた。」
「面接に進みたい気持ちはあるが、どうしてもスケジュールが調整できない。」
そんな時は、正直な気持ちを伝えつつ、企業への感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な言葉で辞退の意思を伝えることが大切です。
例文
件名：面接辞退のご連絡（株式会社〇〇〇〇〇〇、〇月〇日〇時）
○○株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より、面接のお時間を頂戴しております、〇〇（あなたのお名前）と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、貴社について理解を深める中で、私のキャリアプランとの間に少し違いを感じました。
具体的には、〇〇という点において、私の希望と異なる部分がありました。
つきましては、誠に勝手ながら、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ、貴重なお時間を頂戴しておりましたにもかかわらず、このような結果となり、大変申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びに伺うべきところ、メールでのご連絡となり重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇（氏名）
住所
電話番号
メールアドレス
辞退理由は具体的に、しかし企業を批判するような表現は避け、丁寧に伝えることがポイントです。
企業への感謝の気持ちを表明し、前向きな印象を残しましょう。
また、企業の発展を祈念する言葉を入れることで、好印象を与えられます。
必ずしもこの例文通りに送る必要はありません。
自分の言葉で考えながら、企業へキャンセルメールを作成してみてくださいね。
面接キャンセルで企業との良好な関係を築くための留意点
面接をキャンセルすることは、決してネガティブな行動ではありません。
むしろ、自身のキャリアを真剣に見つめ直し、より良い選択をするための前向きな一歩と言えるでしょう。
しかし、企業との関係を良好に保つためには、いくつかのポイントに注意が必要です。
- 自身のキャリアを見つめ直す機会だととらえる
- 丁寧な言葉遣いで感謝の気持ちを伝えること
面接キャンセルは、自身のキャリアプランや企業との適合性を再考する良い機会となります。
なぜキャンセルに至ったのか、その理由を深く掘り下げることで、今後の就職活動に活かせる貴重な学びを得られるはずです。
また、たとえ面接を辞退するとしても、企業への感謝の気持ちと誠実な対応を忘れないようにしましょう。
丁寧な言葉遣いや感謝の言葉を添えることで、企業への配慮を示し、あなた自身のプロフェッショナルとしての印象を高めることができます。
面接キャンセルの留意点に関するQ&A
面接キャンセルに関する疑問や不安を解消し、より安心して就職活動を進めていただけるよう、よくある質問にお答えします。
Q1.面接キャンセルの連絡は、メール以外でも良いですか？
A1.基本的にはメールでの連絡が望ましいですが、企業によっては電話連絡を推奨する場合もあります。
メールをおくったあとに電話をかける、もしくは電話をしてから詳細をメールで送るといった対応が、より丁寧です。
ただし電話の伝言のみでは、正しく伝わらない場合があるので避けてください。
Q2.キャンセル理由は正直に伝えた方が良いですか？
A2.誠実な対応を心がける上で、正直に伝えることは大切です。
ただし、そこまで細かい内容を伝える必要はありません。
「〇〇という予定が入ってしまったため」など具体的な表現は避けるべきです。
「家庭の事情」など雰囲気で伝えれば問題ありません。
企業研究を通じて、合わないと感じた場合もその理由を明確をつたえる必要はないでしょう。
企業を批判するような表現は避け、あくまで丁寧な言葉遣いを心がけてください。
Q3.面接キャンセル後、同じ企業に再応募することは可能ですか？
A3.企業によっては、再応募を受け付けていない場合もあります。
しかし、あなたの誠意ある対応次第では、将来的な再挑戦の機会が与えられる可能性もゼロではありません。
とはいえ、一度キャンセルをしたら次のチャンスは無いと考えるべきです。
キャンセルというのは「お断りをする」ということなので、慎重に判断してから連絡をするようにしてください。
日程変更をしたい場合は、「キャンセル」ではなく「日程変更のお願い」をしましょう。
Q4.面接当日に体調不良などでキャンセルせざるを得ない場合はどうすれば良いですか？
A4.まずは、できるだけ早く企業に電話で連絡しましょう。
その際、体調不良であることを正直に伝え、謝罪の言葉を添えることが大切です。
状況によっては、後日改めて面接の機会を設けてもらえる可能性もあります。
この場合も上記の回答と同様で、キャンセルではなく「日程変更」のお願いをするべきです。
以下の記事も参考にしてくださいね。
さいごに
本記事では、面接キャンセルのポイント、具体的なメール例文、そして企業との良好な関係を築くためのヒントをご紹介しました。
ポイントは、キャンセルの連絡はできるだけ早く、そして丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを込めることです。
たとえキャンセルという結果になったとしても、あなたの誠実な対応は、企業に好印象を残すでしょう。
面接をキャンセルする理由は、企業側にとって重要な情報ではありません。
大切なのは、あなたの誠意が伝わる対応をすることです。
企業との良好な関係を築くことは、今後のキャリアにおいてもプラスに働く可能性があります。
就職活動は、自分自身と向き合い、将来のキャリアを真剣に考える貴重な時間です。
面接キャンセルという経験を通して、自身の価値観や目標を再確認し、より良い選択へと繋げていきましょう。
プロフェッショナルな対応を心がけ、未来への可能性を広げてください。
