面接キャンセル時の留意点とキャンセルのメール内容について詳しく紹介

はじめに

就職活動において、面接は必須であり、採用してもらえるには誰しもが通らなければならない道です。

就職活動生の中には、いくつかの企業の方と面接をしなくてはならなく、あなた自身のキャリア設計において、取捨選択余儀なくしなくてはならない機会も生まれるかもしれません。

より優先度の高い企業へのアプローチをして、優先度の低い企業の面接を断らざるを得ない際に、どのように、その優先度の低い企業にお断りをしたら良いでしょうか。

お断りの仕方が分からなくて不安になっている方もいらっしゃるかもしれません。

あなた自身の人生ですから、都合が悪くなり、面接などの就職活動においてのキャンセルは仕方ないことだと思います。

では、本記事でお断りする企業とひと悶着、さらにはことを大きくしないためにも、面接に際しての適切なキャンセルメールの仕方について学んでみてはいかがでしょうか。

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面接キャンセルしたいときはどうする？

面接をキャンセルしたいと考えてる際に、大事なことはあなた自身の意思表示をすることです。

すなわち、辞退したいと考えているのであれば、できるだけ早くお断りをする企業にキャンセルの連絡をするべきです。

企業は、多くの就職活動生の中からあなたと一緒に仕事をしていきたいと意思表示をしてくれているのです。

厳選して人材選びをしている状況下で、お断りとなると採用活動がまた振り出しになります。

そこに、人、時間、資金が拘束されてしまいます。

お断りの連絡が遅くなればなるほど、企業側は更に厳しい状況になってしまうでしょう。

就職活動・採用活動においては、就職活動生と採用側である企業のそれぞれが真剣に取り組んでおります。

時間は有限であるため、いかに意思表示が大事かということが分かるでしょう。

しっかりと意思表示をすることで、あなた自身も次のステップに向けて頑張れるのではないでしょうか。

面接のキャンセルをする際にはメールで連絡することができます。

ただ、メールで誠意を伝えられたのか、採用担当者が親切にしてくれて自分の気持ちを伝えたいと思う方がいるかもしれません。

メールだけでは気になるという場合は、メールをしたあとに電話で正直な気持ちをちゃんと伝えると、より丁寧と言えるでしょう。

キャンセルメールを送る期限の目安が２日以前と定められており、万が一面接をキャンセル連絡が前日あるいは当日になってしまう場合でしたら、できるだけ早い段階でお断りの電話を企業にしましょう。

自分自身、企業、他の就職活動生のためにもビジネスマナーを守って、就職活動に励みましょう。

面接をキャンセル時の留意点

さきほどの章で確認をしたように、あなた自身の意思表示と、辞退する際にはできるだけ早い段階で企業の方に連絡することが良いと分かりました。

では、実際に面接をキャンセルしたい際にはどのような行動をすればよいのでしょうか。

面接をキャンセルする際の留意点について、３つほど紹介します。

①期限

メールをするタイミングの目安は、面接日2日前までがベターでしょう。

もちろん、早い段階で辞退することを決心したのであれば、2日以前でも構いません。

キャンセルしても、現時点で今後後悔しないことをしっかりと自己認識してから連絡しましょう。

メールを送ってから、やっぱり面接をしたかったと思ってしまっても手遅れになってしまう恐れがあります。

②内容

内容はもちろん簡潔であることが望ましいです。

何を伝えたいのか分からない場合だと、メールを受け取った側が困ってしまいます。

送り手が何を伝えたいのか明確になるよう、しっかりと件名で何を伝えるのかをはっきりさせておきましょう。

件名を入れたあとに、あなたの名前を記載することで、受け取り側はストレスなく情報を得ることができるでしょう。

面接の日時も件名に入れることで、より好ましいと思います。

本文では、キャンセル内容を記載する以前にお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

くり返しになりますが、企業は面接者1人ひとりに対して貴重な時間を割いています。

面接の予定があったあなたに面接の機会を与えてくれたことに感謝の気持ちを最初に沿えるようにしましょう。

宛先、件名、それからお詫びの言葉をしっかりと確認してからキャンセル内容を記載するようにしてください。

それらを記載したら、さいごに署名を付けるようにしましょう。

メール本文の最後に署名することで、差出人が誰なのか明確になります。

署名に関しては、フルネームで記載し、電話番号やメールアドレスも併記しましょう。

本文の最後に、署名することはビジネスメールねにおける基本的なマナーの1つであるため、最後まで失礼のないようにする必要があります。

③注意点

メールの宛先に間違いないようにしてください。

キャンセルメールを送る企業に該当したアドレスにメールをすれば、企業側には伝わりますが、採用担当者宛てでメールを送信することをおすすめします。

担当者に連絡することで、誰かを経由しなくて良いため連絡が円滑に行われます。

ちゃんとした宛先に連絡しないと、齟齬が生じてしまい就職活動が忙しい中、その対応を行わなくてはならないことが起こってしまうかもしれません。

メールを送る際には、しっかりと内容の以前に宛先を確認する意識を持ちましょう。

ここまで確認してきたように、面接はメールでキャンセルできることと、メール内容のフォーマットを理解できたと思います。

大枠は分かっても、実際にどのようにメールを送れば良いのか曖昧で不安になる方もいらっしゃるかもしれません。

ご安心ください、1つずつ本記事を通して不安要素を解消していきましょう。

面接キャンセルの事例紹介

面接をキャンセルする理由は、それぞれの理由があり、その理由によってメールを送る内容も少し異なります。

主な理由の傾向として、

①他社からの内定をもらった場合

②方向性の違いを感じた場合

の２つが挙げられます。

それらの場合に応じた面接キャンセルのメール内容のテンプレを1つずつ紹介していきます。

最初に基本的なメール内容のフォーマットを紹介します。

以上が、面接キャンセルにおける基本的な文面となっております。

必ずしも理由を細かく説明する必要はないため、理由をぼかしたい方は無理に理由を記載しなくも大丈夫です。

基本的な面接キャンセルのメール内容を確認したところで、上述してあるそれぞれの理由についてもメールの送り方を知っておきましょう。

順を追って紹介します。

①他社からの内定をもらった場合

優先順位の高い企業から内定をいただいた際などで、面接をキャンセルしなくてはならない状況になるときがあると思います。

そのような場合に応じたメールの内容は以下の通りです。

他社から内定をもらって面接をキャンセルする際に、就職先が同じ業界である場合だと、今後仕事を通じて繋がりが生まれてくるかもしれないため、失礼のないように気を付けましょう。

将来的にも悪い印象を残さないようにすることが大事です。

②方向性の違いを感じた場合

企業風土などと合わないと感じて、面接をキャンセルするということもあると思います。

そのような場合に応じたメールの内容は以下の通りです。

選考を進めていく過程で、応募当初とイメージのギャップを感じることがあるかもしれません。

今一度、業界研究を見直し、それでもあなたに合わないと感じられたのなら、正直にメールでその旨をお伝えしましょう。

面接キャンセル事例の紹介を見ると、面接キャンセル時の留意点を抑えながら、しっかりと理由を説明していたことが分かります。

上記のメール文が必ずしも決まった文面というわけではありません。

失礼のないように、辞退することをしっかりと説明すれば良いのです。

二重敬語など、言葉の使い方にも意識しておきましょう。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

これまで、面接をキャンセルしたいとき、その際の留意点、それからその事例について紹介してきました。

面接をキャンセルするには、メール連絡が可能ということがわかりました。

そこで、気を付けなければならないことも分かったと思います。

失礼のない内容かつ、できるだけ早く連絡することが大事です。

ただし、一度お断りの連絡を入れてしまうと、もう一度ということは不可能なため、しっかりと考えて意思が固まったら連絡することをおすすめします。

キャンセルする意思が固まるのが遅くなってしまって、面接日の前日あるいは当日になってしまった際には、電話で連絡しましょう。

その際も、しっかりと内容を簡潔に、意思表示が遅くなったお詫びと、面接の機会を与えてくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。

このように、ビジネスマナーを守って就職活動に励みましょう。

本記事を参考にしていただけたら幸いです。

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