【就活】説明会のキャンセル時のマナーを電話とメール別に解説！
2022年12月8日更新
はじめに
就活の説明会や面接をたくさん入れてしまうと、途中でダブルブッキングしてしまうことが多々あると思います。
そんな時、面接を優先して説明会をキャンセルしたいと思う方も多いと思います。果たして、就活の説明会はキャンセルできるのでしょうか。
「面接と説明会が被ったけど説明会キャンセルできるの？」
「説明会をキャンセルしたら印象悪くなる？」
「説明会をキャンセルするとき電話かメールどっちが良い？」
「説明会をキャンセルするときのポイントや注意点はある？」
このように、何事もキャンセルをする時は、ドキドキしたり心配になったりしますよね。
今回はそんな就活生に向けて説明会のキャンセルについて細かく紹介していきます。
就活の説明会はキャンセルが必要？
就活の説明会に行けなくなった場合は必ずキャンセル手続きをする必要があります。
キャンセル手続きをしなければ何か起きるわけではありませんが、人としての最低限のマナーになります。
しかし、どうしても説明会に行けなくなってしまうことも就活を進めていく上であると思います。
企業は説明会を予約した就活生のために当日までに様々な準備をしてきています。万が一行けなくなってしまった際は必ずキャンセルをしましょう。
予約したサイトからキャンセル
基本的には、説明会までに日数がたくさんある場合は、web上のマイページからボタン一つでキャンセル手続きを完了することができます。
予約をした際に、キャンセル可能期限が載っていることがあるため、予約と同時にしっかりと確認を行いましょう。
採用担当は誰がマイページ上で予約取り消しをしたか全て把握できていないため、予約したサイトからキャンセルできるのがベストです。
予約サイトからキャンセルできない場合はメールでキャンセル
日にちが迫ってきて予約サイトからキャンセルできない場合はメールでキャンセル連絡を入れましょう。
大体多くの企業は説明会開催３日前くらいまでマイページからキャンセルができるように設定されています。
３日前を過ぎるとマイページ上からキャンセルができなくなってしまうので、メールでキャンセルをするようにしましょう。
緊急時や直前は電話でキャンセル
当日に公共交通機関の遅延などのトラブルがあった場合や体調不良で急遽キャンセルしなければならない場合は、電話で採用担当宛に連絡をしましょう。
電話でも内容は簡潔に分かりやすく伝え、謝罪の言葉を述べるようにします。
数多くの就活生が同じ会社の説明会のキャンセル待ちをしていることもあります。
そのため、一人でも無断キャンセルをすると一枠無駄になってしまいます。
企業はできる限り多くの就活生に説明会に来てもらいたいと思って予約いっぱいになるまで広報活動をしているため、企業にとって無断キャンセルされることは大きな機会損失にもなるのです。
就活の説明会はどんな時にキャンセルができる？
就活を進めていくと、色々な理由で説明会をキャンセルしなければならないことがあると思います。
基本的には、風邪や当日の体調不良などのやむを得ない理由のときにキャンセルすることができます。
また、突然大学の授業が入った場合や研究室に行かなければならなくなったなどの理由もやむを得ない理由と言えるでしょう。
説明会のキャンセルは選考に影響する？
説明会をキャンセルしたことが選考に悪影響を与えるのではないかと心配する就活生もいると思います。
結論としては、説明会のキャンセルが選考に直結することはありません。
ここで注意したいのが、キャンセルの仕方によっては選考に影響する可能性があることです。
例えば、当日キャンセルの理由が「他の企業とのダブルブッキング」「寝坊」などであれば、社会人のマナーとしてなっていないため、選考に影響してしまうかもしれません。
また、しっかりとキャンセル連絡をしたとしても、小さい規模の会社だと特に説明会のキャンセルをすると悪い意味で名前が目立ってしまい、採用担当に覚えられてしまう可能性はあります。
面接の際などにも「説明会キャンセルして来てない子だ」などと採用担当に思われてしまわないようにしたいですね。
また、当日キャンセルは選考に影響する可能性が全くないとは言えませんが、前日までの事前キャンセルについては選考に影響がないと考えられます。
説明会に参加できないと分かったら速やかにキャンセル手続きを行うようにしましょう。
説明会当日までに日数がある場合は、webサイト上のマイページから予約のキャンセルができることが多いため、説明会のキャンセルを早めに行っておくことをおすすめします。
説明会のキャンセル連絡はメールか電話どっちが良い？
説明会のキャンセル連絡はメールが良いのか電話が良いのか迷う就活生が多いと思います。
キャンセル連絡のタイミングで決めるのが無難です。
説明会までに時間がたくさんある場合は、メールで問題ありません。
また、当日や前日などの直前のキャンセルは必ず電話で行いましょう。
前日や当日は採用担当はとても忙しく、メールを確認する時間が取れないことも多々あります。
確実にキャンセルする旨を伝えるためにも、直前のキャンセルは電話で連絡をしましょう。
また、今後の企業との関係を考えるならば、メールよりも電話連絡のほうが謝罪の気持ちがそのまま声で伝わるため、印象は良いかもしれません。
説明会をメールでキャンセルするときの注意点
就活の説明会をメールでキャンセルする際の注意点について紹介します。
本来あってはならないキャンセルとなるため、丁寧にメールを送る必要があります。注意点をしっかりと読んで万が一の際に備えましょう。
件名を分かりやすく書く
まず、件名を分かりやすく簡潔に書くようにしましょう。
就活の時期は、企業の人事は採用活動に日々追われ、かなり忙しい日々を送っています。
社内外の人や応募してくれた就活生相手に何通ものメールやりとりを行っています。
メールの件名が分かりにくいと、メールをパッと見ただけではどんな内容かわからず、採用担当はいちいち中身を開いて把握しなければならず、手間がかかってしまうのです。
そのため、件名を見ただけで誰からどんな内容のメールが来たかすぐにわかるように、件名の書き方を工夫する必要があります。
＜件名書き方（例）＞
・【〇/〇会社説明会欠席の連絡_〇〇大学_名前】
・【〇〇大学_名前_〇/〇会社説明会欠席の連絡】
件名がダラダラと長いと読みづらいため、要点を絞って書くようにしましょう。
必須項目は、大学名と名前、説明会欠席についての内容です。
宛名はフルネームで書く
メールの宛名は必ずフルネームで書きましょう。
企業名も省略せずに正式名称で書くようにします。
また、個人宛のメールであれば、必ずフルネームに「様」を付けます。
担当者名が分からない時は「ご担当者様」もしくは「株式会社〇〇御中」という表現にしましょう。
企業名や担当者名を間違えるのは非常に失礼な行為にあたるため、送信ボタンを押す前に再度チェックをするようにすると良いです。
＜例＞
【NG】（株）〇〇
【正解】株式会社〇〇
本文でしっかりと謝罪をする
会社説明会のキャンセル連絡をするので、本文ではしっかりと謝罪をしましょう。
＜例文＞
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
この度、〇月〇日１３：００～の貴社の会社説明会の予約をさせていただきましたが、
諸事情により予約の取り消しをさせていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり大変申し訳ございません。
お忙しいところ大変申し訳ございませんが、
ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
最後に署名を書く
メールの最後に送り主である自分の名前や連絡先、所属などの情報を署名としてメールに記載することをおすすめします。
企業の採用担当がメールを見て、どこの誰から来たメールか一目でわかるようにしましょう。
また、署名は必要以上の項目や派手な装飾は必要なく、情報を分かりやすく相手に伝えられるようにするものです。
シンプルに分かりやすい署名にしましょう。
＜署名例＞
ーーーーーーーーーーーーーーーー
名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇念
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーーー
署名はシンプルに必要事項のみを簡潔に書きましょう。
早めに連絡する
説明会に出席できないと分かった時点で早めに連絡するようにしましょう。
企業は予約人数に合わせて当日資料の作成をしたり、当日会場設営をしたりします。
そのため、欠席が決まっているのならば、なるべく早めに欠席連絡をしましょう。
説明会の予約やキャンセルはマイページ上で行うことができるケースも多いですが、基本的にはメールで丁寧に説明会キャンセルの連絡を入れると良いです。
営業時間内にメールを送る
就活生の中には夜遅くや深夜に説明会キャンセルメールを送ってくる方がいます。
基本的に企業とのメールやりとりは企業の営業時間内に行うようにしましょう。
企業の営業時間や勤務時間は各企業のホームページに載っています。例え、企業の営業時間外にメールが返ってきたとしても、採用担当は忙しい時期であるため、残業してまでやらなければならない仕事があるので、忙しいのです。
就活のマナーの一つでもあるため、連絡は必ず企業の営業時間内に行いましょう。
誤字脱字に気をつける
企業にメールを送る際は、誤字脱字に気を付けましょう。
つい急いでいてメール送信前に読み返さずにそのまま送信してしまい、後から誤字脱字に気づいたということも珍しくありません。
しかし、企業の採用担当は誤字脱字などの細かい部分まで見ています。企業とのやりとりは全て慎重に行うようにしましょう。
説明会を電話でキャンセルするときの注意点
説明会を電話でキャンセルするときの注意点について紹介します。
説明会のキャンセル連絡であるため、細心の注意を払い、連絡するようにしましょう。
電波状況が良い静かな場所で電話をする
電話をする大前提として、電波の状況がよい静かな場所で電話をすることを意識しましょう。
騒音や雑音が聞こえると、相手に伝えたい内容が伝わりにくいです。
また、今回はこちらから謝罪の連絡をすることになるため、相手が聞き取りやすい声ではっきりとしっかりと話すことが必要です。
自分から名乗る
最初に相手が電話に出た際に、挨拶をし、大学名と名前（フルネーム）をしっかりと伝えましょう。
電話口で挨拶ができない人は対面で会ったとしても挨拶はできないという印象を持たれてしまいます。
担当が不在で取次の電話をしてくれるケースもありますが、担当者に変わったら同じように挨拶、大学名、名前（フルネーム）をしっかりと伝えましょう。
用件を分かりやすく伝える
就活の時期の採用担当は毎日多忙です。
そのため、電話をした際、用件を簡潔にまとめて話すようにしましょう。
具体的には何月何日の説明会なのか、キャンセル理由は何かなどについて相手にすぐに伝わるようにしっかりと伝える必要があります。
＜例文＞
こんにちは。お忙しいところ恐れ入ります。
私、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
本日は会社説明会の件につきまして、お電話させていただきました。私、明日の１３：００～会社説明会を予約していたのですが、体調がすぐれないため、直前になってしまい大変申し訳ございませんが、明日の会社説明会を欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり大変ご迷惑をおかけします。
また次の説明会が開催された際にはぜひ参加させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
電話でのキャンセル連絡の際は、罪悪感から焦り、速く電話を終わらせたくて早口になったり、一方的に話してしまいがちなので、冷静に落ち着いて電話をするようにしましょう。
