【就活のポイント】一次面接終了後にお礼メールは必要？
２０２３年２月２５日更新
はじめに
就活を始めると、様々なシーンで企業と連絡を取ることになります。
面接の日程調整や適性検査の連絡など、企業とやり取りをする機会は思いの外多いのではないでしょうか。
基本的には、企業から来た連絡に返信する場合がほとんどでしょう。
その上で、自分から面接終了後に企業宛にメールを送信した経験はありますか？
「企業に自分からメールを送るのは迷惑なのでは？」
「面接終了後はメールを送るのがマナーだと聞いたけど…」
面接終了後のメールについては色々な説がある一方で、実際にはどのように対応するべきか分かっていない人が多いのが実情です。
そこで本記事では、面接の中でも最初の面接である、一次面接終了後のメールについて詳しくご紹介します。
これから一次面接の予定がある人はもちろん、過去の面接時にメール送信をしたことがないという人も、今後の参考にぜひ最後までお読みくださいね。
一次面接終了後にメールは送るべき？
結論からお伝えすると、一次面接終了後には担当面接官もしくは人事宛にお礼メールを送信するのがおすすめです。
マナーとして、必ずしもメールを送らねばならないということはありませんが、送ることで印象が下がることはありません。
可能であれば、お礼の言葉を添えてメールを送っておくのがおすすめです。
しかし、面接終了後のメールは必ず送らなくてはならないものではないため、あまりにも雑なメールであれば送らない方が無難です。
社会人である面接官や人事に対して失礼がない内容のメール文章になっている場合には、積極的に送信するのがおすすめです。
送ったメールを担当面接官や人事は読んでいるの？
「送信したお礼メールを人事や面接官は読んでいるの？」と思う人がいるかもしれません。
送信したメールについては、間違いなく人事は読んでいるため安心して送信しましょう。
送信先のメールアドレスが人事担当者の場合、何らかの方法で担当面接官にも共有されていると考えて間違いありません。
そもそも、採用に関連したメールアドレスは個人で管理しているのではなく、複数人で管理している場合がほとんどです。
また、近年は採用を管理するツールとメールが同期されており、選考に関わっている全ての人が送信したメールをすぐに確認できる場合がほとんどだと言えます。
企業によっては、お礼メールに返信がない場合があるかもしれません。
しかし、ほぼ100%の確率で人事や担当面接官には届いていることを踏まえて、メール本文などをきちんと検討し、送信することが大切です。
お礼メールを送信することでメリットはある？
お礼メールを送信したからと言って、格段に選考時の評価があがるということはまず考えられません。
しかし、人事や担当面接官の目には好印象に映ることは間違いないでしょう。
面接は、何かひとつのポイントだけが評価される場ではありません。
面接時の質問への返答や振る舞い、身だしなみなどはもちろん、面接までの日頃の連絡も評価対象になっています。
そのため、お礼のメールを送信しておくことで、
「ああ、この子はいつもお礼メールを送信してくれる子か」
「連絡がいつも丁寧な子だ」
といった印象を抱いてもらいやすくなります。
選考は多くの学生が受けているからこそ、小さなポイントを通じて人事や面接官へ印象を残しておくことは非常に重要です。
お礼メールを1本送信しておくことで、人事や企業担当者にポジティブな印象を抱いてもらえるのなら、送信しておくことは十分にメリットと言えるのではないでしょうか。
お礼メールを送る際のポイント
では、実際にお礼メールを送信することを想定し、いくつかポイントを見ていきましょう。
件名を忘れずに入れる
まず大切なのは、メールの件名を必ず入れることです。
日頃メールを送信し慣れている人は心配ありませんが、メールに慣れていないとつい件名を忘れてしまうので注意が必要です。
メールの件名を入れ忘れたからといって、「マナー違反」であるという印象は持たれません。
しかし、メール送信時に再度内容を確認していないと思われてしまったり、慌ててメールを送信したのではないかと思われてしまう可能性が高いでしょう。
社会人になると、メールの件名を見てメール開封前に重要度を判断している人は少なくありません。
件名を入れること自体は常識ですが、件名にも配慮することでより好印象を抱いてもらいやすくなるでしょう。
担当者の名前をきちんと書く
メールを送信する際は、送信先となる担当者の人の名前をきちんと書くようにしましょう。
メールの宛名として名前を書くのは、送信先となるメールアドレスの所有者です。
採用チームのメールアドレスになっている場合は「採用ご担当者様」、個人のメールアドレス宛に送信する場合は、その人の名前を書きましょう。
この時、必ず社名や部署名など、把握している情報を記載した上で送信するのがおすすめです。名前についてはフルネームではなく、名字に敬称を付ける形で問題ありません。
できる限り簡潔な内容にする
お礼メールの目的は、あくまでも「お礼」を伝えることです。
そのため、できる限り簡潔な内容にするように努めましょう。
「そもそも面接にお礼が必要なの？」と思うかもしれません。
面接をするということは、社会人である人事や面接官から時間をいただいているということになります。
時間をつくってくれたこと、面接という機会をつくってくれたことに対してお礼を伝えるのが良いでしょう。
面接における自分の感想などは最小限に留め、あくまでもメールの内容が「お礼」の範囲を出ないように注意することが大切です。
言葉遣いに注意する
学生が送るメールであっても、言葉遣いには十分に注意してメールを送信することが大切です。
「ビジネスで使うような言葉遣いは分からない…」と思うかもしれませんが、無理に難しい言葉を使う必要はありません。自分の中で最も丁寧な言葉を使うようにしましょう。
最近は、社会人に相応しいメールの文章などは検索すればすぐに見つかります。
しかし、使い慣れていないとそもそも使う箇所がおかしかったり、文章の接続がおかしくなっていたりすることはよくあります。
無理に使い慣れていない言葉を使うのではなく、自分が正しく書くことができる最上級の丁寧な言葉を使う意識を持つと良いでしょう。
誤字脱字に注意する
メールを送信する前には、必ず誤字脱字を確認することが大切です。
せっかく送信するお礼メールが誤字・脱字だらけでは、誠意をきちんと伝えることができません。
また、誤字脱字があるということは、送信時に全く中身を見返していないと思われてしまっても仕方がありません。
「たかが誤字脱字…」と思うかもしれませんが、社会人生活が始まると、些細な誤字脱字が企業にとって大きな致命傷となることもあります。
誤字脱字の重みを理解し、何度か見返した上でメールを送信することが大切です。
自分の名前などを必ず入れる
メールを送信する際は、最後に必ず自分の名前や大学名、連絡先を入れましょう。
毎回入力するのが手間な場合には、署名を設定しておくのがおすすめです。
メールは自分の連絡先を記載しておかないと、誰から送信されたものなのかを特定することができません。
そのため、メールが届いた人が混乱しないよう、常に自分の連絡先を記載することを心掛けましょう。
なお、記載する連絡先としては、名前、大学名、学部・学科名、電話番号、メールアドレスがあると良いでしょう。
一次面接終了後のお礼メール例
では、一次面接終了後に送信するメールの例をご紹介します。
あくまでも一例ですが、これからメールを送信する人はぜひ参考にしてください。
＜例＞
株式会社〇〇
人事部人事課
XX様
お世話になっております。
〇〇大学××学部のXXと申します。
本日△△時より、一次面接をしていただきました。
本日はお忙しい中、一次面接の機会をいただきまして
ありがとうございました。
面接を通じて、貴社への理解をより深めることができ、
改めて貴社への入社意欲が高まりました。
取り急ぎのお礼のご連絡となり恐縮ですが、
改めまして本日はありがとうございました。
末筆ながら、貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈りいたします。
〇〇大学××学部
XXXX
「誠に」「お祈り申し上げます」などの表現を使用することも可能ですが、過度に丁寧な文章にする必要はありません。
また、特定の表現を使用しなければ企業に対して失礼に当たるといったことはありません。
気負いすぎず、自分自身の言葉でメールの文章を作成することが大切です。
メールを送る際の注意点
では最後に、メールを送る際の注意点を確認しましょう。
面接があった日に送信する
メールを送信する日は、面接があった日であることが望ましいです。
「24時間以内なら良いのでは？」と感じる人がいるかもしれませんが、あくまでもそれはビジネスマナーの話です。
面接のお礼は鮮度が大切です。
万が一面接終了後にメール本文を作成する余裕がない場合は、感想箇所を除き下書き保存するなどして、できる限りすぐに送信できるような状態にしておきましょう。
面接終了が19:00を過ぎる場合は翌朝の送信でも構いませんが、可能な限りその日中に対応してしまうのがおすすめです。
返信を求めるような内容にはしない
お礼メールは、あくまでも企業にお礼を伝えるためのメールです。
そのため、返信を求めるような内容にすることは避けましょう。
一次面接を通じて生じた質問がある場合は、次回の面接で質問してみるのがおすすめです。
どうしても面接前に質問したい場合には、メールタイトルを「お礼」に関する内容にするのではなく、「質問」等にして送信するのが良いでしょう。
自己PRは記載しない
企業に自らメールを送信する機会を活かし、自己PRを記載したいと思う人はいませんか？
しかし、これは避けておくのが無難です。
「お礼」に関するタイトルでメールを送信する場合、メールの内容はお礼の範囲に留めるべきです。お礼の範囲を超えて自己PRを記載することが、企業の心象を良くすることにはつながりません。
どちらかと言うと、「いつでも自分のことしか話したくない人なのかな？」「お礼メールを利用して自分のアピールをしたいだけなのかな？」と勘違いされてしまう可能性の方が高いと言えます。
企業から自己中心的な人物であるというレッテルを貼られないためにも、件名の範囲を超えた本文を挿入することは避けましょう。
送信先アドレスに注意！
送信先アドレスは本当に内容を読んでもらえるメールアドレスなのか、送信前に確認することが大切です。
もちろん企業のメールアドレスである以上、基本的には全てのメールに目が通されています。
しかし、面接のリマインドメールなどに返信すると、メールアドレスが返信用ではない可能性があるため注意が必要です。
面接のリマインドメールなどは、採用管理システムなどから自動送信されている場合がほとんどです。そのため、最下部に「このメールアドレスに返信はできません」などの記載がされていることでしょう。
万が一その文言を見逃してしまった場合、そもそもメールが送信できずエラーで返ってきてしまう可能性などが考えられます。
メールを送信する際は、すでに企業からの返信が確認できているアドレスにしましょう。
一次面接終了後のお礼メールで好印象を獲得しよう
いかがでしたか？
本記事では、最初の面接である一次面接終了後のメールについて詳しくご紹介してきました。
一次面接終了時のメールは、必ずしも送らなければならないものではありません。
しかし、メール1本で企業から良い印象を持ってもらえる可能性があるのなら、送らなければ損だと思いませんか？
近年は日常生活でメールを利用する機会が減り、慣れないメールに挑戦したくない人もいるのではないでしょうか。
しかし、いくつかのポイントを正しく抑えれば難しいことはありません。
社会人になると、日常的にメールを利用するようになります。
その際の予行練習だと思って、ぜひひとつひとつの機会を大切に活かしてみてはいかがでしょうか。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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