一次面接後のお礼メールは不要？書き方を例文付きで解説
2024/9/27更新
はじめに
「一次面接後にお礼メールって送った方がいいの…？」
面接終了後にメールを送るべきか悩む就活生は多いです。
お礼メールが選考にプラスになるのか、実際どんな内容を書けばいいのか知りたい就活生は多いでしょう。
- お礼メールはいらない？
- 例文を見たい
- 送るときの注意点を知りたい
本記事では、お礼メールを受け取った企業のリアルな考え方のほか、一次面接のお礼メールのポイントやメリット、注意点、例文なども解説します。
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一次面接終了後にメールはいる？いらない？
お礼メールは絶対に送る必要はありません。
お礼メールを送ることによって、採用担当者の印象を高めることは可能です。
しかし、お礼メールを送ったことが、選考に直接影響を与えることはないでしょう。
とはいえ、採用活動は企業が膨大なコストと労力をかけて行っているため、お礼のメールを送ると、人事と良い関係が築けると考えられます。
選考に直接プラスにはならなくても、その企業の情報を集めやすくなるなどの意味では有益です。
必ずしも送る必要はない
前述したように、一次面接後のお礼メールは送らなくても問題ありません。
しかし、送ることによって、面接以外の方法で、企業に対するあなたのイメージを印象的にすることが可能です。
とはいえ、お礼メールを送る時は、ただ送るだけではいけません。
面接官は、学生や関係者と日々たくさんのメールのやり取りや連絡をとっています。
そのため、採用人数が多い企業における一次面接後の段階では、誰がお礼メールをくれたかは気にしない可能性があるのです。
もし一次面接後にお礼メールを送る際は、テンプレではなく、しっかり相手に熱意が伝わるような文章にして印象づけると良いです。
面接後のお礼メールの書き方
ここでは、実際にお礼メールを送信する際押さえるべき6つのポイントを解説していきます。
- 件名を忘れずに入れる
- 担当者の名前をきちんと書く
- できる限り簡潔な内容にする
- 言葉遣いに注意する
- 誤字脱字に注意する
- 自分の名前などの署名を必ず入れる
お礼のメールを送るときに上記の書き方を意識しなければ、かえってマイナスな評価につながる恐れがあります。
送る前に再度確認し、企業が一目で、誰が何のために送ってきたメールかを判断できるようにしましょう。
件名を忘れずに入れる
メールの件名の記入を忘れないようにしてください。
社会人は忙しく日々たくさんのメールのやり取りをしているため、件名を見ただけで内容や重要度がわかるようにする必要があります。
メールを読まなければ内容がわからないのは、採用担当者からすると手間です。
もちろん、メールの件名を入れ忘れたからといって、「マナー違反」とまでは思われません。
しかし、簡潔でわかりやすい表現にすることで、より好印象を抱いてもらいやすくなります。
担当者の名前をきちんと書く
メールを送信する際は、送信先となる担当者の人の名前をきちんと書きましょう。
採用担当者の名前を書くことによって、誰に送ったか特定できるからです。
採用チームのメールアドレスになっている場合は「採用ご担当者様」としましょう。
一方で、ある特定の方にメールアドレスを送るときは、その人の名前を書くようにしてください。
社名や部署名などが事前にわかっているのであれば、併せて記載しましょう。
フルネームで名前を書く必要はなく、「小林さん」のように名字に敬称を付ける形で問題ありません。
できる限り簡潔な内容にする
お礼メールの目的は、面接をしていただいた方へ感謝を伝えるためです。
伝えたいことがたくさんあっても、お礼のみを記載するようにしてください。
書く内容にこだわりすぎて長文を書いてしまうと、内容が伝わりにくくなるだけでなく、そもそも読まれない可能性があるからです。
社会人である人事や面接官は、業務を調整して面接を行っています。
忙しい中時間を作ってくれたことに対してお礼を伝えれば、企業側も学生に対して良い印象を抱くでしょう。
お礼メールを送る際は、自己アピールは控えめにしてお礼を簡潔に伝えてください。
言葉遣いに注意する
メールを送るときは、言葉の表現に気をつけてください。
正しい敬語を使いましょう。
タメ口や若者言葉は使わないでください。
企業からすると、「ビジネスシーンなのに、友達と会うような感覚でメールを送るのか」とあきれてしまいます。
相手に失礼がないように、丁寧な言葉を使用してください。
誤字・脱字に注意する
メールを送信する前に、文章に違和感がないか確認しましょう。
お礼メールを送ると企業から好印象をもらえる可能性があるのに、誤字・脱字があると逆効果になってしまい、もったいないです。
文章にミスがたくさんあると、イメージが悪くなってしまうでしょう。
「1文字くらいの誤字なら問題ないだろう」と思ってはいけません。
メールの見直しをしない学生だと思われてしまい、マイナスなイメージになります。
誤字・脱字がないようによく見直してください。
署名を必ず入れる
メールを送信する際は、誰から送られてきたメールなのか特定できるようにしておきましょう。
誰から送られてきたメールなのかわからないと、企業は混乱してしまいます。
名前や在籍している大学名などの個人情報が必要なので、記載漏れがないようにしましょう。
署名を設定しておくと、毎回入力する手間が省けます。
知っておきたい！面接後のお礼メールにおける注意点5つ
お礼メールを送る前に知っておきたい注意点は、以下の5つです。
- テンプレのままの文書や雑な内容にしないこと
- 面接があった日に送信する
- 返信を求める内容にはしない／返信不要と記す
- 自己PRは記載しない
- 送信先アドレスに注意！
例文を参考にすれば、文章は基本的に問題はないでしょう。
しかし、お礼のメールで避けるべき点がいくつか存在します。
注意点を把握すれば、気づかないうちに相手を不快にさせることがなくなり、マイナスな評価になりません。
テンプレのままの文書や雑な内容にしないこと
お礼メールの文章を書くとき、AIやテンプレートを使って送らないようにしてください。
どの学生も似た内容になってしまい、差別化を図ることができないからです。
採用者側の目線に立って考えると、「ただのお礼メールならそこまで見なくてもいいだろう」と感じます。
感謝を伝えながらも、面接を受けた企業に対する熱意が伝わるような文章を書くと、次の選考に進みやすくなります。
面接があった日に送信する
メールを送信する日は、面接を受けた当日に送りましょう。
時間が経ってからメールを送ってしまうと、「いつ面接した学生だろうか」と企業側が困ってしまいます。
面接終了後にメール本文をすぐに作成できるように、雛形を用意しておくと良いです。
熱意や自分の思いを入力だけできれば、すぐに送信できるような状態にしてください。
面接終了が夜遅くなってしまう場合は翌日でも構いませんが、できるだけその日のうちにメールを送ってしまうのがおすすめです。
返信を求める内容にはしない（返信不要と記す）
お礼メールは、面接をしてくれた企業に感謝を示すために送ります。
質問を記載して、相手から返信を促すようにはしないでください。
企業は多くの学生からメールを受け取っているので、極力負担にならないように配慮しましょう。
「大変お忙しいと思われますので、返信は不要です」と記載しておくと、丁寧です。
面接官の負担になりにくいでしょう。
一次面接を終えた後に出てきた質問は、次の面接のときに聞いて解決するのがおすすめです。
どうしても面接前に質問したい場合には、お礼メールとは別で送るか、電話で聞きましょう。
自己PRは記載しない
お礼と合わせて自己PRを記載し、アピールしたいと思う方もいるでしょう。
しかし、お礼メールを送るときは自己PRはしないようにしてください。
「お礼」が主旨のメールですから、自己アピールを入れてしまうと逆効果です。
面接で自分の人柄や強みを話しきることができなかった場合、どうしても伝えたくなることがありますが、控えましょう。
企業から自己中心的な人物であるというイメージを持たれる可能性があります。
マイナスなイメージを与えないためにも、件名の範囲外の内容を含めることは避けましょう。
送信先アドレスに注意する
送信先アドレスは、メールを送る前によく確認してください。
別の企業にメールを送ってしまうと、情報漏洩になってしまう恐れがあります。
また、面接のリマインドメールなどに返信すると、相手にメールが届かず、確認してもらえません。
リマインドメールは自動的に送られていることが多いため、それに対する返信は気づかない可能性が高いのです。
自動送信のメールの場合、最下部に「このメールアドレスに返信はできません」などの注意書きがされていることが多いです。
せっかく面接終了後にお礼メールを送っても、届いていなければ意味がありません。
何度か企業とメールをやり取りしたときのアドレスへ送りましょう。
【例文】一次面接終了後のお礼メール例
お礼メールを送るときは、テンプレを使わないようにしましょう。
とはいえ、初めてお礼メールを書くときは、どんなことを書けばいいのかわからない学生も多いです。
そこで、以下に例文を記載します。
例文を参考にポイントを押さえ、あなたの人柄が伝わるようなお礼メールを書いてください。
注意点は、テンプレートの言葉を使いすぎず、他の学生が送る内容と同じにならないようにすることです。
＜お礼メール例＞
株式会社〇〇
人事部人事課
XX様
お世話になっております。
〇〇大学××学部のXXと申します。
10月19日13時より、面接をさせていただいたものです。
ご多忙のなか、このような機会をいただき誠に感謝しております。
貴社との対話を通して入社する意欲が高まりました。ぜひ次の選考に進めたいと考えております。
改めまして本日はありがとうございました。
ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。
ご確認のほど、よろしくお願いします。
〇〇大学××学部
XXXX
丁寧な文章を意識しすぎて、卑屈にならないようにしてください。
相手に余計な仕事を増やさないように、「大変お忙しいと思われますので、ご返信には及びません。」などの気遣う言葉を入れましょう。
多数の就活生を対象に選考対応をしている人事の方にとって、一次面接後のメールを返信することは負担になります。
毎日何十通も届くメールの対応をするだけで、業務時間を圧迫してしまいます。
相手の目線に立って考えることは、社会人になるうえで重要です。
お礼メールを送信することでメリットはある？
お伝えしたように、一次面接後のメールは必ずしも送る必要はありません。
ですが、送ることでメリットはあります。
お礼メールを送ると企業から就活生の印象が良くなり、丁寧な人柄だと評価されやすくなるのです。
一次面接でお礼メールを送信するメリットを知ることで、選考を有利に進められるでしょう。
良い印象を与えられる
お礼メールを送ることで、人事担当者に好印象を与えることができます。
面接のやり取りだけでなく、メールを通してあなたの人柄を伝えることができるのです。
その企業を志望する就活生が多くても、お礼メールを送ることで、送っていない他の就活生の中で差別化できます。
「思うように面接で自分をアピールできなかった」、「自分の人柄を伝えられたか不安」と思うのであれば、お礼メールを送っておくことをおすすめします。
熱意が伝われば内定をもらえる可能性が高まるでしょう。
気配りができる人と評価してもらえる
お礼メールを送ることで、採用担当者に「この人は丁寧で気配りができる人物だ」とアピールすることが可能です。
仕事では、細かな配慮ができる人材は重宝されます。
気配りができるということは、協調性があるということでもあり、組織で働く上で重要な素質とみなされます。
お礼メールを送れば、あなたの細やかな気遣いを伝えられます。
面接官は、応募から書類選考のやり取り、面接後のお礼など、就活生とのメールのやり取りを通じて、あなたの人柄やビジネスマナーを感じ取っています。
学生でも社会人としての基礎ができていると思われれば、内定を得られる確率は上がるでしょう。
面接後のお礼メールでよくある疑問
ここでは、お礼メールに関してよくある質問について解説します。
Q．手紙でお礼の気持ちを伝えるべきか？
一次面接後のお礼は、メールで問題ありません。
メールは迅速に相手へお礼を話すことができるため、面接終了後にはメールで対応した方が適切でしょう。
手紙を送りたいなら、メールを送った後に出しましょう。
あるいは、内定が出た後や最終選考が終わったタイミングに出すと良いです。
その企業の選考が終わったときであれば、じっくり時間をかけて感謝の手紙を書くことができます。
手紙は感謝を伝えるのに有効な手段ではありますが、時間がかかる点に注意しましょう。
Q．お礼メールは誰に送ればいいのか？
お礼メールを送る場合は、人事の方に送ってください。
採用担当者のみに送るので問題ありません。
面接に関わった方全員にメールを送るのは大変です。
メインとなる採用担当者が選考結果を考えるので、決定権を持っている人物は押さえておきましょう。
関係者各位に伝えたいのであれば、CCで送ってください。
また、送るときは、送信先の方に抜け漏れがないかよく確認してから送りましょう。
Q．お礼メールに質問を書いてもよい？
質問は記載しないでください。
お礼メールに書いていい内容はお礼の言葉だけです。
お礼メールは、感謝の気持ちを真っ直ぐに伝えるためのものです。
質問を含めてしまうと感謝の気持ちが伝わりにくくなるだけでなく、余計なメールのやり取りが続いてしまいます。
忙しい人事の方の負担を増やしてしまうのです。
相手に負担がかかることを気にしないような人材だと、組織でほかの社員とうまくやっていけるかも心配されてしまいます。
企業としては、「次の選考で聞いてほしいのに」、「メールでは答えられない質問もあるのに」と迷惑に感じる可能性があるのです。
結果、心象を悪くしてしまいます。
シンプルなメッセージにし、相手に負担をかけないように心がけてください。
質問を送ってしまうと企業の負担になるので、タイミングに気をつけましょう。
まとめ
本記事では、お礼メールが選考にどのように影響をするのか、書くときのポイントやメリット、注意点、例文などを解説しました。
一次面接後のお礼メールは、必ずしも送る必要はありません。
しかし、送ることでイメージアップが期待できます。
ただし、お礼メールに返信を求めるような記載をしたり、誤字・脱字が多かったりすると、マイナスなイメージになってしまうでしょう。
「この学生は送る前に確認をしないし、相手を思いやる想像力もないんだな」と思われるリスクがあります。
せっかくお礼メールを送ったのに、心象が悪くなってしまうのはもったいないです。
お礼メールを送ることは、ただ感謝を伝えるだけに留まりません。
企業に対するあなたの印象をさらに深めるチャンスになるのです。
面接で十分にアピールできなかった部分を、補う役割も果たします。
また、お礼メールのような丁寧なメール対応は、ビジネスマナーの一環として評価されることもあるでしょう。
ビジネスマナーがきちんとできている学生だと認識されれば、就活も有利になります。
ほかの学生と差をつけやすいでしょう。
時間や手間はかかりますが、その分リターンも期待できるため、必須ではないものの、送ることをおすすめします。
本記事を参考に、お礼メールの書き方をマスターして他の学生と差をつけていただければ幸いです。
ぜひ本記事を参考にし、内定を勝ち取ってください。
