【就活向け】最終面接の辞退はメールで良い？マナーや方法を解説
2024年8月13日更新
はじめに
複数の選考を受けていると、ある企業から内定をいただくタイミングと別の企業の最終面接を受けるタイミングが重なる場合があります。
内定をもらいその企業に入社する意思を固めているなら、他社の最終面接は受けなくてもいいでしょう。
ただし、きっぱり断って失礼となるのも本望ではないはず。辞退する理由をうまく伝えて事を丸くおさめられるのが望ましいです。
そこで今回は、最終面接を辞退する際の伝え方や注意点について解説します。
結果として「辞退する」のは変わりませんが、伝え方ひとつでその後の印象が変わることも。競合であればかかわる可能性もあるため、なおさら先を見据えた思いやりが大切です。
後半は、辞退する際のよくある質問をまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。
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1.最終面接を辞退する理由の伝え方
「最終面接を辞退したいけど、なんて伝えればいいだろう」と悩んでいたら、下記の伝え方を活用してみるといいかもしれません。
- 他社から内定をもらった
- やりたい仕事内容と違う
- 企業とのミスマッチを感じた
「最終面接を辞退させてください」と伝え、もし深掘りされたら上記の理由を伝えてみるとよいです。
企業によっては詳しく追求しない可能性もあるため、まずは相手の出方をうかがってみてください。
他社から内定をもらった
最終面接を辞退する理由のもっとも多いのが「他社から内定をもらった」ではないでしょうか。
他社から内定をもらえば、これ以上選考をする理由がないので、辞退をするしかありません。
ストレートな理由ですが、相手方も納得してくれるため、すんなり受け止めてもらえます。
また、学生の中には「断るのが申し訳ないから」といった理由で、最終面接を受ける人もいるそうですが意味がないためおすすめできません。
入社する気がないのに面接の機会を設けてもらうのは、お互いにとって時間の無駄使いです。
初めから期待させるような真似はしないほうがいいでしょう。
やりたい仕事内容と違う
最終面接を受けて仕事内容に納得がいかない学生もいるため「やりたい仕事内容と違う」といった理由で断るのもアリです。
企業としても仕事内容に納得していない学生を入社させるよりは、納得している学生のほうが好ましいでしょう。
ただし、あまりないかもしれませんが「どういう仕事内容がよかったのか」といった感じで追求される可能性もあります。優秀な学生であれば確保したいと思うからです。
入社する気がない場合は、引き止めてもらったとしても断る姿勢を貫いてください。
企業とのミスマッチを感じた
最終面接を目前にして「企業とのミスマッチ」を理由に断るのもおすすめです。
就活は、企業と学生の相性で成り立つので、軸があわなければ辞退するのは自然な行為。
「これまでの選考を振り返ってみたときに、御社とのミスマッチを感じたためです」と伝えればいいでしょう。
少し抽象的な理由でもありますが、安易に企業も深掘りできませんし、納得するしかありません。
2.最終面接を辞退する理由：「一身上の都合」でも問題ない
企業に失礼とならない理由を伝えるのが大切ですが、詳細に話す義務はありません。
そのため、基本的には「一身上の都合で最終面接を辞退したいです」と伝えて大丈夫です。
企業も辞退する理由は概ね予想ができていますし、理由を聞いたところで学生の回答が変わるわけではありません。
ただし、企業によっては追求してくる場合もあるので聞かれた際は、上記の『最終面接を辞退する理由の伝え方』を参考にしてみてください。
3.基本はメール？最終面接を辞退するときの連絡方法
最終面接の辞退を伝える際、「メールで失礼にならないか」「電話すべきなのか」など、連絡方法に悩む学生も多いでしょう。
ここでは、企業側の事情を考慮した最終面接辞退の連絡方法を次のとおり説明します。
- 数日前までなら基本はメール
- 前日のメールはNG！直前の辞退は電話連絡が必須
数日前までなら基本はメール
最終面接の辞退連絡は、基本的にメールで問題ありません。
選考中の辞退可能性があることは、企業の人事担当者も理解しているため、数日前であれば、電話かメールかで悩むことなくメールで連絡しましょう。
ただし、企業側に迷惑がかからないように、面接の前日や当日にメールを送るのは避けてください。
もし辞退の連絡が面接の前日や当日になる場合、電話で直接伝えるのがマナーです。
確実に辞退を伝えることで、企業側で、最終面接官や関係者への各種連絡等、当日の最終面接の運営に支障が生じないように、対処をすることが可能です。
前日に辞退メールがあっても、タイミングによっては企業側が気づない可能性もありますので、前日などの直前に辞退する場合は、必ず電話で辞退連絡してください。
4.怒られる？最終面接を辞退するときに守るべきマナー
辞退の連絡をする際に、怒られるかが心配で、どのように連絡すべきか悩む学生も多いでしょう。
しかし、選考中の辞退があり得ることは企業側は十分に理解してますので、マナーを守れば問題ありません。ここでは、守るべきマナーを紹介します。
- できるだけ早く辞退の連絡をする
- 前日や当日に辞退するなら電話で伝える
- 誠意を持って断る
- 無断で辞退しない
できるだけ早く辞退の連絡をする
辞退を決断したら、できるだけ早く辞退の連絡をすることが重要です。
企業側は、面接官のスケジュール調整や各種準備があるため、速やかに連絡することで、企業に迷惑をかけずに済みます。
とくに、最終面接の場合は、一次面接や二次面接とは違い、経営陣が面接官となりますので、スケジュール調整が大変であることを理解しておいてください。
前日・当日などの直前に辞退するなら電話で伝える
最終面接の辞退連絡が前日・当日などの直前になるのであれば、電話で連絡します。
「電話で伝えるのは気が引ける」などから、メールで連絡する学生もいますが、確実に辞退が伝わらないことで、企業側に多大な迷惑がかかることもあります。
メールの場合、このように確認が遅れる可能性があることから、辞退を確実に伝えるため、直前の辞退の際は、必ず電話で伝えましょう。
誠意を持って断る
最終面接を辞退する際は、誠意をもって断るべきです。
企業は、説明からメッセージのやりとり、面接調整など、あなたの選考に相当に労力をかけています。
これまで関わってくれた企業に感謝の気持ちを忘れず、丁寧に対応することで、良好な印象を残すことができます。
最終面接を辞退する際には、誠意をもって対応しましょう。
無断で辞退しない
当然ではありますが、何も連絡を入れずに無断で辞退するのはNGです。
無断の辞退は、あなたの最終面接に関わる企業の人々に、多大な迷惑が生じます。
たとえ、辞退した企業に入社しなくても、今後、何かしらの縁で辞退した企業とつながりがあるかもしれません。
また、無断で辞退した学生が属する大学の心象が悪くなり、あなたの大学に不利益が生じる可能性も否定できません。
辞退をする際は、必ず連絡をしましょう。
5.知っておくべき最終面接を無断で辞退したときの企業の影響
最終面接を無断で辞退した場合、企業側で多くの迷惑が生じます。
各面接官への連絡や面接に関わる人の手配など、さまざまな調整が発生します。
無断で辞退されることで、開始時間までの準備や選考資料の精査、交通費の準備など人事担当者や面接官の時間を無駄になってしまいます。
無断辞退によって、予定していた最終面接の時間が空き時間になり、面接官や人事担当者の職務に影響することもあるでしょう。
また、辞退した企業が今後、どこで自身と関係してくるかわからないため、こうした社会常識を逸脱した行為は避けるべきです。
6.【メール編】最終面接を辞退するときのポイントとメール例文
ここでは、最終面接をメールで辞退する際のポイントと例文を紹介します。
- メールで辞退するときのポイント
- 最終面接辞退のメール例文
メールで辞退するときのポイント
メールでの辞退は、人事担当者が分かりやすいように確実に伝えることが重要です。
ここでは、そのポイントを次のとおり説明します。
件名は「最終面接辞退」とわかるように
件名に「最終面接辞退」とわかるようにしましょう。
これにより、企業側が最終面接の辞退連絡があったことを把握でき、円滑な対処が可能になります。
企業側がスムーズに対処できるよう、件名にも配慮してください。
本文は簡潔に
本文を簡潔にすることも、メールでの辞退連絡には重要な要素です。
人事担当者は、多くのメールを受け取りますので、簡潔に見やすいメールを心がけましょう。
理由を伝えた方が良いケースもありますが、基本的には「一身上の都合」で問題ありません。
企業側から聞かれた場合に、答える程度で良いでしょう。
必ず感謝とお詫びの言葉を
メール連絡の際は、感謝の気持ちとお詫びを伝えることも忘れずにしましょう。
企業側は、あなたのこれまでの選考過程で、さまざまな労力をかけて対応しています。
面接官に、あなたのアピールや選考時の所感といった申し送りなど、学生から見えてこない労力もかけているのです。
誠意のこもった伝え方を心がけてください。
最終面接辞退のメール例文
ここでは、最終面接の辞退をメールで送る際の例文を紹介しますので、参考にしてください。
件名：〇月〇日〇時の最終面接辞退のご連絡_〇〇大学_（名前）
株式会社〇〇
ご担当者〇〇様
〇月〇日〇時に、最終面接のお約束を頂いております、〇〇大学〇〇学部の（名前）と申します。
メールでのご連絡となり、失礼します。
誠に恐れ入りますが、誠に勝手ながら一身上の都合により、最終面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
このような形で辞退することになってしまい、大変申し訳ございません。
お忙しい中、貴重な機会をいただき、これまでご対応してくださいましたこと、誠に感謝しております。
末筆となりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
（最後に署名を記載）
7.【電話編】最終面接を辞退するときの電話ポイントと例
次に、最終面接の辞退を電話で連絡するときのポイントと電話例を紹介します。
- 電話で辞退するときのポイント
- 最終面接辞退の電話例
電話で辞退するときのポイント
電話での辞退は、メールと違ったポイントを押さえて連絡する必要があります。
ここでは、そのポイントを次のとおり説明します。
時間帯を配慮する
始業直後や終業間際などは、多忙な時間帯のため、避けましょう。
一般的に昼休みとなる12時から13時までの時間帯も、控えた方が望ましいです。
相手の都合を考慮して連絡するよう、配慮してください。
辞退理由を聞かれたら答える
辞退の際は、基本的には「一身上の都合」と伝えることで問題ありません。
企業側でも、基本的には一身上の都合で理解して、受理するでしょう。
しかし、これまでの選考過程などの背景から、辞退理由を聞かれることもあります。
この場合は、簡潔に理由を説明しましょう。
これまでの感謝の念を伝える
これまで、選考に対応してくれた人事担当者に直接連絡するのですから、感謝の念を心込めて伝えましょう。
最終面接を辞退するお詫びとともに、感謝の気持ちを伝えてください。
最終面接辞退の電話例
ここでは、最終面接の辞退を電話で連絡するときの連絡例を紹介しますので、参考にしてください。
〇月〇日〇時に、最終面接のお約束を頂いております、〇〇大学〇〇学部の（名前）と申します。
恐れ入りますが、人事部の〇〇様にお取次いただけますか？
（電話を取り次いでもらう）
「〇月〇日〇時に、最終面接のお約束を頂いておりました〇〇大学〇〇学部の（名前）です。
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、最終面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
これまでご対応してくださったにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
このような機会をいただき、誠にありがとうございました。
失礼いたします。
8.最終面接を辞退する際のよくある質問
最後に最終面接を辞退する際のよくある質問とその答えをまとめました。
- 最終面接の辞退を連絡するときは何日前がいいのか？
- 最終面接を辞退すると怒られるのか？
最終面接の辞退を連絡するときは何日前がいいのか？
具体的な日数が決まっているわけではないですが、最終面接当日より2日前が好ましいです。
当日・前日は失礼となるかもしれませんので、それ以前がよいでしょう。
早ければ早いに越したことはないため、「辞退するのが決まった瞬間」に連絡をするのが最適です。
万が一、辞退するのが当日・前日になってしまう場合は、電話で連絡をするのを忘れないでおいてください。
最終面接を辞退すると怒られるのか？
基本的に怒られる心配はありません。
企業も学生が最終面接を辞退する理由はおおよそ把握できていますし、珍しいことではないからです。
ただし、中には感情をあらわにする担当者もいるかもしれません。
貴重な時間が無駄になってしまうからです。
「怒られるかどうか」は相手にもよるため、どれだけ評判のよい企業でもありえます。
逆を言えば、評判があまりよくない企業だとしても、怒られない可能性もあるでしょう。
「怒られるかどうか」を気にするより、自分のこれからの選択に集中していくのをおすすめします。
9.おわりに
最終面接を辞退するのは少々気が引けるかもしれませんが、自分の人生を決めるイベントなので妥協はできません。
断るときは、しっかりとその旨を伝えるのが双方にとってよいはず。変に忖度する必要はありません。
企業も学生が辞退する理由は検討ができるため、そこまで意外性はないでしょう。
万が一理由を聞かれたら、ストレートに伝えてしまってかまいません。どんな理由を伝えるにしても「辞退」するには変わりませんよね。
ただし、尊敬と配慮の気持ちをもって連絡をしてください。
辞退するからといって雑な対応をしてしまっては、大学に迷惑となる可能性があるからです。
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