【就活生必見】最終面接を辞退する際の伝え方や注意点について
2022年8月31日更新
はじめに
複数の選考を受けていると、ある企業から内定をいただくタイミングと別の企業の最終面接を受けるタイミングが重なる場合があります。
内定をもらいその企業に入社する意思を固めているなら、他社の最終面接は受けなくてもいいでしょう。ただし、きっぱり断って失礼となるのも本望ではないはず。辞退する理由をうまく伝えて事を丸くおさめられるのが望ましいです。
そこで今回は、最終面接を辞退する際の伝え方や注意点について解説します。
結果として「辞退する」のは変わりませんが、伝え方ひとつでその後の印象が変わることも。競合であればかかわる可能性もあるため、なおさら先を見据えた思いやりが大切です。
後半は、辞退する際のよくある質問をまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。
1.最終面接を辞退する理由の伝え方
「最終面接を辞退したいけど、なんて伝えればいいだろう」と悩んでいたら、下記の伝え方を活用してみるといいかもしれません。
・他社から内定をもらった
・やりたい仕事内容と違う
・企業とのミスマッチを感じた
「最終面接を辞退させてください」と伝え、もし深掘りされたら上記の理由を伝えてみるとよいです。企業によっては詳しく追求しない可能性もあるため、まずは相手の出方をうかがってみてください。
他社から内定をもらった
最終面接を辞退する理由のもっとも多いのが「他社から内定をもらった」ではないでしょうか。他社から内定をもらえば、これ以上選考をする理由がないので、辞退をするしかありません。
ストレートな理由ですが、相手方も納得してくれるため、すんなり受け止めてもらえます。
また、学生の中には「断るのが申し訳ないから」といった理由で、最終面接を受ける人もいるそうですが意味がないためおすすめできません。
入社する気がないのに面接の機会を設けてもらうのは、お互いにとって時間の無駄使いです。初めから期待させるような真似はしないほうがいいでしょう。
やりたい仕事内容と違う
最終面接を受けて仕事内容に納得がいかない学生もいるため「やりたい仕事内容と違う」といった理由で断るのもアリです。
企業としても仕事内容に納得していない学生を入社させるよりは、納得している学生のほうが好ましいでしょう。
ただし、あまりないかもしれませんが「どういう仕事内容がよかったのか」といった感じで追求される可能性もあります。優秀な学生であれば確保したいと思うからです。
入社する気がない場合は、引き止めてもらったとしても断る姿勢を貫いてください。
企業とのミスマッチを感じた
最終面接を目前にして「企業とのミスマッチ」を理由に断るのもおすすめです。
就活は、企業と学生の相性で成り立つので、軸があわなければ辞退するのは自然な行為。
「これまでの選考を振り返ってみたときに、御社とのミスマッチを感じたためです」と伝えればいいでしょう。少し抽象的な理由でもありますが、安易に企業も深掘りできませんし、納得するしかありません。
2.最終面接を辞退する理由：「一身上の都合」でも問題ない
企業に失礼とならない理由を伝えるのが大切ですが、詳細に話す義務はありません。そのため、基本的には「一身上の都合で最終面接を辞退したいです」と伝えて大丈夫です。
企業も辞退する理由は概ね予想ができていますし、理由を聞いたところで学生の回答が変わるわけではありません。
ただし、企業によっては追求してくる場合もあるので聞かれた際は、上記の『最終面接を辞退する理由の伝え方』を参考にしてみてください。
3.最終面接を辞退する理由は電話で伝える
最終面接を辞退する際は、電話で理由を伝えるのがよいです。確実に理由を伝えられるため「伝わった・伝わっていない」の確認が必要ありません。
加えて、最終面接は人事や役員の方が出席するため、一次・二次面接よりも重要度が高いです。メールで安易に済ませてしまうと、印象が悪く学校のイメージを左右するかもしれません。
別の企業に入社するとしても、断った企業とかかわる可能性もあるので、丁寧に接するのが大切です。そのためには、電話対応が望ましいでしょう。
電話が繋がらない際はメールをする
何度も電話をかけても担当の方に繋がらない可能性もあります。
その場合は「直接お電話をいたしましたが、あいにく繋がらなかったため、メールで失礼いたします」と一報入れるとよいです。
メールで伝える際の例文
最終面接を辞退する際に、メールで伝えなければならない方は、次の例文を参考にしてみてください。
・件名：〇月〇日〇時の最終面接辞退のご連絡_〇〇大学_（名前）
株式会社〇〇
担当者〇〇様
〇〇大学〇〇学部の（名前）と申します。
〇月〇日〇時の最終面接ですが、誠に勝手ながら辞退させていただきたいです。
理由は、やりたい仕事内容や社風に違和感を感じたためです。最後まで悩んでいたのですが、やはり違和感を払拭できず、中途半端になるならと思い辞退にいたりました。
このような形で辞退することになってしまい、大変申し訳ございません。
貴重な機会をつくっていただき感謝いたします。
勝手なお願いではありますが、ご理解のほどお願い申し上げます。
また、何度かお電話をしたのですが、あいにく繋がらなかったためメールでのご連絡をさせていただきました。
（最後に署名を記載）
4.最終面接を辞退する際の注意点・マナー
・最終面接の前日より前に辞退の連絡をする
・前日や当日に辞退するなら電話で伝える
・担当者が不在の場合はかけ直す
・無断で辞退しない
辞退をするからといって、連絡をするタイミングがいつでもいいわけではありません。早ければ早いほうがよいです。
最終面接の前日より前に辞退の連絡をする
辞退が決まったら、最終面接の前日より前に連絡をするのがいいでしょう。背景としては、企業も最終面接のためにスケジュールを空けているからです。お互いにとって時間の無駄とならないように、なるべく早めに連絡をしてください。
しかし、第一志望などの内定発表が、別の企業の最終面接前日になる可能性もあります。そういった場合は、辞退の連絡が前日または当日になるのは仕方がないです。
前日・当日に辞退するなら電話で伝える
最終面接の辞退が前日・当日になるのであれば、電話連で連絡します。少しでも早く担当の方に伝えるならなおさらです。
「電話で伝えるのはなんだか気が引ける」といったことから、メールで連絡する学生もいますが、メールはいつ開封してくれるかわかりません。電話と比べて情報を得るスピードに誤差が生じるので、緊急性の高い事柄を連絡する際は不向きです。
最終面接の辞退は、企業も重要性が高いものと考えているので、メールではなく電話でやりとりをしましょう。
担当者が不在の場合はかけ直す
電話で連絡をしても担当者が不在なときもあるため、時間を見計らってかけ直しをします。一度かけて電話に出なかったからといって、メールでの連絡に切り替えるのは少し早いので何度かトライしてみましょう。
また、担当者が不在の場合だと別の方が取り次いでくれることもありますが、きちんと伝達されているか確認が取れません。
最終面接辞退の連絡は重要度が高いので、確実に担当者へ直接連絡をしてください。
無断で辞退しない
当然ではありますが、何も連絡を入れずに無断で辞退するのはNGです。
最終面接を辞退するのはどこか申し訳なさが出てくるため、気持ちはわかります。だからといって、失礼な対応をしていい理由にはなりません。
仮に無断で辞退をしてしまうと、企業が特定の大学の志願を断る可能性もあります。多大な迷惑をかけてしまうため、辞退をする際は必ず連絡をしましょう。
5.最終面接を辞退する際のよくある質問
最後に最終面接を辞退する際のよくある質問とその答えをまとめました。
・最終面接の辞退を連絡するときは何日前がいいの？
・最終面接を辞退すると怒られる？
それぞれ具体的に見ていきましょう。
最終面接の辞退を連絡するときは何日前がいいの？
具体的な日数が決まっているわけではないですが、最終面接当日より2日前が好ましいです。当日・前日は失礼となるかもしれませんので、それ以前がよいでしょう。
早ければ早いに越したことはないため「辞退するのが決まった瞬間」に連絡をするのが最適です。
万が一、辞退するのが当日・前日になってしまう場合は、電話で連絡をするのを忘れないでおいてください。
最終面接を辞退すると怒られる？
基本的に怒られる心配はありません。企業も学生が最終面接を辞退する理由は、おおよそ把握できますし、珍しいことではないからです。
ただし、中には感情をあらわにする担当者もいるかもしれません。貴重な時間が無駄になってしまうからです。
「怒られるかどうか」は相手にもよるため、どれだけ評判のよい企業でもありえます。逆を言えば、評判があまりよくない企業だとしても、怒られない可能性もあるでしょう。
「怒られるかどうか」を気にするより、自分のこれからの選択に集中していくのをおすすめします。
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