就活でのES・履歴書をFAXで送る際の手順
2022年7月26日更新
はじめに
就職活動で必ず提出する書類に、エントリーシート・履歴書があります。選考を受けるにあたって、必要事項を記載し提出を求められるものです。準備したものを志望先の企業、団体へ送る手段はさまざまあります。
提出方法には、主に志望先の企業へ持参、郵送、電子メールや専用のWEBフォームなどがあり、FAXでの送付を求められる場合もあるそうです。
今回は、皆さんがあまりなじみのないFAXを使ってのES・履歴書の提出方法に関して説明します。デジタル化が進んでいる現代ですが、FAXを活用している企業も少なくありません。
書類提出に関しての具体的な手順やマナーなどを事前に知っておくことで、余計な心配がなくなり、就活をスムーズに進められます。
1.就活でのES・履歴書をFAXで送る際の手順
まず、就活でES・履歴書をFAXで送るうえでの手順・注意点について説明します。以下をご覧ください。
・送付状を送る
・履歴書
・エントリーシート
では具体的に見ていきましょう。
①送付状を送る
FAXで書類などを送る際はES・履歴書と一緒に送付状を送ります。送付状とは、書類の宛先、送り主、同送する書類の総枚数、挨拶などを記した書類です。「送付書」「添え状」とも呼ばれています。FAXで送る際に、必ず添える書面です。
次に書き方をまとめているので、送る際に参考にしてみてください。
送付状の書き方
具体的に送付状には以下の項目を記載します。
・送付日
・宛名
・差出人情報
・送付状のタイトル
・拝啓＋時候の挨拶
・本文
・敬具
・記
日付はFAXを送信した日付を右詰めで記入します。西暦と和暦はエントリーシート・履歴書が和暦ならば和暦にあわせましょう。履歴書やエントリーシートに記入した日時を記載する項目があれば、なるべく同じ日時であわせるのがおすすめです。
宛名は左詰めで記入します。相手方が部署や採用係なら「御中」、採用の担当者宛であれば「様」とします。
差出人情報（自分自身の情報）は右詰めで記入します。就活生の場合は大学名と名前を先に書き、電話番号・メールアドレスなどの連絡先の詳細を記載するとよいです。
送付状のタイトルは中央揃えで「エントリーシートの送付について」「履歴書の送付について」などと記載します。内容は簡潔にまとめ、目立つようにフォントサイズは大きめの設定にしてください。
送付状の冒頭では、「拝啓＋時候の挨拶」をするのがマナー。
「拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」が定型文として使用されることが多いです。
本文は簡潔に要件を伝えます。参考までに以下に例文を作成しましたので、送付状をまとめる際に参考にしてみてください。
「この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の応募書類を送付します。ご検討いただき、面接の機会をいただけましたら幸いでございます。ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。」
「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送り致します。ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけましたら幸いでございます。ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。」
本文を書いたら、改行して右詰めに「敬具」と記入します。「拝啓」という頭語を書いたら「敬具」という結語を書くのは定型文として決まっています。手紙固有の挨拶語なので覚えておくといいかもしれません。
「記」の下に、送付状以外の書類と書類の枚数を記載します。
・エントリーシート 1枚
・履歴書 1枚
また、FAXで送信する際は「送付状に書いた順番」と「送信する順番」を揃えるのが大事です。送付状に「エントリシート」を先に書いた場合は、エントリシートを先に送ります。一方、履歴書を書くなら履歴書が先です。
順番通りに送信されることで、相手方が混乱せずに済みます。
「記」は「記し書（しるしがき）」と言い、「下記の書類を送付します」「下記を参照してください」という意味があります。箇条書きで簡潔に説明することが可能です。「記」をしたら改行して右端に「以上」とつけます。これも手紙文の定型のルールです。
送付状はパソコンで作成して大丈夫
手書きを指定されていないのであれば、送付状はパソコンで作成して問題ありません。文字の乱れもありませんし、統一感が生まれるので相手方にもわかりやすく伝えることができます。
手書きのメリットとしては、文字に「温度感」が生まれるため、人となりを表現できる点です。とはいえ「手書き＝有利」ではないので、時間に余裕がなければおすすめはしません。
パソコンであればフォーマットも多数ありますし、効率良く多数の企業に適応できます。加えて、修正対応もすぐにできるため、パソコンに下書きをするのもアリです。手書きをする際にも、パソコンの下書きを見ながら書いていけば、ミスが減らせるでしょう。
②履歴書
FAXで履歴書を送る際の注意事項があります。記入した文字がFAX送信時に潰れて見えてしまわないように大きな文字ではっきり書くことです。
スペースに余裕をもって、文字の間隔が細かくなりすぎずに、丁寧な記入を心がけましょう。また、FAXで送る際と同様、郵送の際にも送付状は必要ですが持参する場合は不要です。
③エントリシート
エントリーシートは履歴書よりも記入する分量も多く、字も細かくなってしまいがちです。FAXで送付する際、履歴書よりも文字の分量や大きさに注意しましょう。
パソコンで記入する場合は、フォントサイズを上手く調整してください。印刷した際に、小さすぎて読みにくいものは、相手方に不快感を与える可能性があるので「見やすさ」を意識します。
2.ES・履歴書をFAXで送る際の注意点
続いて、ＥＳ・履歴書をＦＡＸで送る際の注意点について紹介します。特に、以下の3点に注意してください。
・用紙のサイズはＡ４がおすすめ
・送付状にＦＡＸの枚数を記載する
・送付状に詳細な自己紹介・自己ＰＲは記載しない。
それぞれ詳しく説明します。
用紙のサイズはA4がおすすめ
ビジネス文書など企業で扱う書類の標準サイズはA4が多く、コピーやFAX用紙はA4が中心です。各企業の規格に合わせた用紙を使用するのがマナーと言えるでしょう。
送付状に必要な情報をまとめて記載するにあたってはA4サイズがちょうどよいとされています。記入スペースにも余白があって文字も見やすいからです。
また、相手方も基本的にA4サイズで書類をまとめていることが多いため、管理がしやすいメリットがあります。
送付状にFAXの枚数を記載する
FAXで複数枚送付する際に、全部で何枚送付したのかは忘れずに記載しましょう。送信エラーや紙切れで、全て送信されていない場合などが発生した際に、再送が可能です。
電波障害で送信エラーになり、一部のみ送信しかできなくなる可能性もあり、すべての書類が間違いなく届いたことを知らせるという意味でも、送信枚数は必ず記載しておきましょう。
送信枚数は送付状への記載が一般的です。ES・履歴書の枚数だけではなく、送付状を含めて書類全体の枚数を、わかりやすく目立つ場所に記入してくことがおすすめです。枚数の記載は、「本紙を含み、計〇枚」と表記します。
送付状に詳細な自己紹介・自己PRは記載しない
送付状の役割とはどんな内容が送られてきたのかを簡易的にまとめることです。自己紹介や自己PRなどは一緒に送付する履歴書やエントリーシートで記載されているので、送付状に細かく記載する必要はありません。
「自己PRはいろんなところにまとめるべきだ」と思われる方もいるかもしれませんが、送付状に詳細な自己PRをするとかえって情報が散らばりわかりづらくなります。結果、相手方から悪い印象を抱かれる可能性もあるため、注意してください。
3.FAXがない場合はコンビニから送るのがおすすめ
現在の学生はFAXを自宅に持っていない人も多いのではないでしょうか。筆者もそのうちの一人です。そういった場合は、コンビニのコピー・FAXサービスを活用するのがおすすめ。
最寄り駅や自宅付近コンビニで書類を持参しておこないます。料金は1枚50円前後できるため、コストの負担にもなりません。
重要な書類なのでFAXを送付した後に、履歴書などをその場に置き忘れることのないよう注意しましょう。
4.FAXを送る前は相手方に電話をするべき？
求められていないのであれば、相手方にＦＡＸを送る前に、電話連絡をする必要はありません。相手方に対して、ＦＡＸ受信のための確認電話の対応をさせてしまい、印象もよくないからです。
ＥＳ・履歴書をFAXで送る際に最も重要なことは、送り先のＦＡＸ番号を間違えないことです。FAX番号を間違えると志望企業・団体のもとにES・履歴書が届きません。選考を受けること自体できなくなってしまいます。送信先の番号は事前に確認しておきましょう。
間違えやすいのが電話番号とFAX番号が別になっている場合です。企業の多くは電話番号とFAX番号が異なっていて、間違えて電話番号にFAXを送信しても送ってしまうこともあります。
間違えやすいポイントですので、送信前にはFAX専用番号なのかを確認しておき、履歴書を送るようにしましょう。
5.まとめ
エントリーシート・履歴書を提出する方法で、FAXでのやり取りが多い企業の場合、FAXでの提出を求められることがあります。就活生の多くは今まで、FAXにあまりなじみがなかった方も多いでしょう。そもそも家にＦＡＸがなく使用した経験がない方もいるかもしれません
FAXを使って、ES・履歴書を送信する際に同送する「送付状」の書き方は、基本は郵送でＥＳ・履歴書を提出する際に同封する「送付状」の形式と同じです。FAXでの送付する際の送付状の書き方は郵送時にも活用できるので、あわせて覚えておくのをおすすめします。
今後の就活でＥＳ・履歴書をＦＡＸ・郵送で求められた時には、手順通りに実施し、マナー違反にならないよう進めていきましょう。
