【ポイント解説】就活のレポートで人事受けするためのコツ
2022年6月1日更新
はじめに
「就活の選考で苦手な作文があるようだけど、どうしよう？」
「履歴書といっしょにレポートの提出を求められたけど、何をどのように書けばいいの？」
と困ってませんか？
安心してください。
本記事ではレポート（作文）を通じて人事が何を見ようとしているのかや、例文を交えてステップ・バイ・ステップで具体的なライティング・テクニックを指南していきます。
併せて、レポート（作文）を書く際に就活生が陥りそうな落とし穴を10個紹介します。
10分ぐらいで悩みや不安から解放されますので、最後までジックリとお読みくださいね。
なお、本記事では「レポート」と「作文」を同定義とし、レポートと統一して表記しますのでご了承ください。
1. レポートで人事は何を評価しているのか？
なぜなら、出題者の意図を理解せずに盲目的に書く文章は求めるものに対してズレが発生してしまうからです。
なので、レポートを通じて人事がチェックしていることを事前に把握しておくことはかなり有用です。
レポートを書かせる目的は大きく3つあります。１つずつ説明していきましょう。
1.論理的思考力
まずは「論理的思考力」ですね。
ここでいう「論理的思考力」とは、
✓人事の出題の意図を的確につかみとって
✓自分の言いたいことを明確にし
✓理路整然と適切な順番で
✓相手が理解しやすいレベルで言語化できているか
ということです。
論理的思考力はビジネスでも必須のスキルであり、学生の段階でどのぐらいのレベルがあるのかを測りたいということですね。
逆に支離滅裂な論理構成では不合格になる確率が格段に高まります。
2.性格
「えっ！？ レポートで学生の性格なんてわかるの？」
もちろん100%ではないですが、部分的な性格は見えてきます。
たとえば、字ずらで几帳面な性格か、荒いのか、ハッキリした性格なのかが見えてきますし、丁寧に書いているか、乱暴に書いているかで、その会社の志望度を推し量ったりしています。
あるいは、ミミズのような走り書きで書いている学生は手の動きよりも頭の回転が早い子が多く、丸文字であれば穏やか、尖った字であれば少し角のある性格などと類推しています。
注意点としては、下手でもいいので丁寧に書くことです。
丁寧さが伝われば、その会社の志望度が高いと認識されますので、得することはあっても損することはまずありません。
3.価値観
通常、選考で学生の思想や信条を聞き出すような質問はご法度ですが、職業感や時事問題の感想を書かせることで、インダイレクトに学生の思想・信条をチェックしています。
いくらガンバって優秀な学生を採用しても、会社の価値観とのアンマッチですぐに退職されてしまうと、莫大な採用経費の割には費用対効果が得られないからです。
なので、人事はあらかじめ会社が求める価値と合う学生を雇うことに関心があり、レポートを通じて学生の考え方や取り組む姿勢をチェックして情報精度を高めようとしてます。
2.レポートの頻出テーマのパターンは3つ
①過去に関するテーマ
②現在に関するテーマ
③未来に関するテーマ
の時間軸で3パターンに分かれます。
それらのテーマから何をつまびらかにしようとしているのか、1つずつ見ていきましょう。
①過去に関するテーマ
1つ目のテーマは学生の過去や経験に関するテーマ群で、過去のエピソードを通じた学生の考え方、行動プロセスを確認して、その会社の価値観や性向にマッチングするのかどうかをみるテーマです。
たとえば、「学生時代に力を入れたこと」などをテーマにしてレポートさせるパターンです。
②現在に関するテーマ
2番目の出題パターンが「私の職業観」「あなたの強みと弱み」や「SDGsであなたができること」「ロシアのウクライナ軍事侵攻は是か非か」など時事問題や社会問題のテーマを通じて、現時点でのあなたの価値観や性向を知ろうするテーマです。
いずれにしても、「入社してからガンバれそうか」「活躍できそうか」「辞めないで長く働けそうか」といった観点で出題するのはすべてのテーマ共通です。
③未来に関するテーマ
3番目のテーマ群では「10年後の自分」「やってみたい仕事」「私の夢」など、未来の目標やビジョンをダイレクトに聞いたうえで、逆算して会社のキャリアプランに沿っているかを確認するテーマです。
ここにズレが生じると本人のやりがいが削がれ、スピンアウトする確率が高いために事前に確認しておきたいテーマとして出題しています。
3.レポートを書く前の重要3ステップ
レポートを書く際に最も重要なマインドセットは「いきなり書いてはいけない」です。
出題テーマを見て何も頭が整理されていない状態で見切り発車してしまうと、アッチ行ったりコッチ行ったりで収拾がつかず、時間切れで座礁してしまうケースがあります。
そうならないためにも書く前に伝えるための構造をガッチリと決め込まなくてはいけません。
建造物を建てるときも必ず設計図ってありますよね。
レポートを書く時もあらかじめ設計図が必要なので、これから設計図を作るための3ステップを公開していきます。
【ステップ１】相手の求めていることを考える
まずは出題テーマから「相手が何を求めているのか」を想像してください。
たとえば、相手がリンゴが食べたいと思っているのに、いくら高級なキャビアを出しても相手の脳は快にはならないですよね。
それと同じで相手の出題意図と食い違いがある場合、あなたがいくら力作だと自負して提出しても水の泡と化します。
それだけ相手の質問意図を正確に理解して、的確に答えることが大切だということですね。
【ステップ２】書きたいことを明確にする
次はレポートであなたが主張したいことを言語化するステップです。
単なる事実の羅列や意見のない文章は誰が書いても同じような感情の乗っていない退屈な文章に終始します。
そこにあなたの意見を組み入れることでオリジナル性が発揮され、文章に魂が注入されますので自然と躍動感が出てきます。
なので、薄っぺらな文章にならないようにあなたが言いたいことを頭の中で整理するか、書き出して整理しましょう。
【ステップ３】構成を考える
相手の意図は理解できました。自分の言いたいことも言語化できました。
最後はその素材をどのような順番で伝えるかの構成を組み立てるステップです。
たとえば、活きのいいマグロでも、それをどのように切り、どのように盛り付けるか、脇役の大根のつまをどのように載せて主役のマグロを引き立てるのかといった見栄えを計算して作ると、同じ素材、同じ器でもまったく異次元の豪華な刺身に変身します。
これと同じで、何をどのような順番で相手に読ませるのかといった構成がかなり重要になってきます。
基本形として「PREP法」を押さえておきたいですね。
この型を押さえておけば、文章を書く時も困ることなく、相手の理解を促進させるような文章構成を組むことが可能です。
【PREP法の論理構成】
| P(Point):結論 ↓ R(Reason):理由 ↓ E(Example)：例、エピソード ↓ P(Point):まとめ |
4. 3ステップに沿った具体例
具体例がないとイメージしにくいと思いますので、先ほどの3ステップを使って実際に文章を作成していきましょう。
| 【例題】10年後のあなたはどうなっていたいですか？（指定文字数：300文字） |
【ステップ１】相手の求めていることを考える
10年後の目標を聞き出し、本人のキャリアビジョンと会社のキャリアプランが合致してるのかを確認したい。→よって、プライベートや家族の10年後のことには興味がない。
【ステップ２】書きたいことを明確にする
・地区ナンバー１のMR（医療情報担当者）を目指す。
【ステップ３】構成を考える
理想（結論）→反論（課題）→反論の反論（対策）→今できる第1歩
（注）今回のテーマはPREP法では書きにくいので、構成をアレンジして文章を作成しています。PREP法をベースに出題テーマに沿って編集してくださいね。
| 私が御社に入社したら、●●地区ナンバー1のMRを目指します。（結論） しかし、MRといえばお医者様に最新の薬や情報を提供しなければなりません。仕事は厳 しく、門前払いになるというお話もお伺いしました。ナンバーワンになるためには、そのお医者様に信頼される必要があると考えました。（反論） そこで、私は人間グーグルと呼ばれるくらい最先端の薬や医療の情報をお医者様に常時 提供して信頼を得ることにより、ナンバー1を目指します。（反論の反論） 貴社から内定をいただければ、私は入社までの間に●●地区ナンバー1のMRを目標に「毎月1冊、医療関係の本を読むこと」を自己課題とします。（今できる第1歩） （265字） |
5.推敲に必須の9個のチェック項目
レポートを書き終えたからといって、安心してすぐに提出してはいけません。
「画竜点睛を欠く」ということわざがあるように、文章を磨き上げる詰めの部分が最も重要です。
本記事の締めくくりとして、誰もが陥りそうな失態を回避するために書いた文章を推敲するチェック項目と注意点を9つ紹介します。
推敲する場合は自分をツッコミ役として第3者の立場になった気分で読み上げることが大切です。
声を出した方が間違いに気づきやすいですが、試験会場で声を出せない場合は心で読みあげるように心がけてください。
①文体を統一させる
文体には「です・ます調」と「だ・である調」の２種類があります。
「です・ます調」は丁寧語で統一された文体のため、読み手に丁寧で柔らかい印象を与えます。
一方で、「だ・である調」は敬語を使わず強い断定系をとるため、やや堅い印象を与える文体です。
したがって、就活では2つの特性を勘案して「です・ます調」を使用しましょう。
１番やってはいけないことは「です・ます調」と「だ・である調」を混在させることです。
文の不統一さにより違和感を感じ、たとえ中身が良くても評点が悪くなるので推敲の工程で統一させましょう。
②一文を長くし過ぎない
一文を長くしないのもポイントです。
一文が長いと読み手にストレスを与えますので結局は離脱されて、あなたの伝えたいことを十分に理解してもらえない恐れがあります。
たとえば、先ほどの文章でも、一文がこれだけ長いと読みたくないですよね。
『文体には「です・ます調」と「だ・である調」の２種類がありますが、「です・ます調」は丁寧語で統一された文体のため、読み手に丁寧で柔らかい印象を与える一方で、「だ・である調」は敬語を使わず強い断定系をとるため、やや堅い印象を与える文体なので、就活では2つの特性を勘案して「です・ます調」を使用しましょう。』
一文は70文字以内に収めるようにしましょう。
③字は下手でも丁寧に書く
もちろん字はキレイなほうが有利ですが、下手だからといって即減点になることはありません。
それよりも、丁寧かどうかのほうに関心があります。
字が下手でも丁寧に書かれていれば、「当社への志望度が高いんだな」と人事は感じ取ります。
人間は見た目が大事ですが、文章も字づらが大切なので、日ごろから丁寧に書く習慣がない人も努力してゆっくり丁寧に書くようにしましょう。
④誤字脱字に注意する
誤字・脱字があると、マヌケな印象を免れません。
自宅で書いて提出する場合は、友達や家族など第3者にチェックしてもらうと誤字脱字を防止できます。
一方で、受験会場でレポートを書く場合は心で読み上げると脱字には気付きやすいですが、誤字は思い込みによりウッカリとスルーしてしまいます。
その場合は自分が裁判官になった気持ちで「本当にこの字で正しいのか？」といった疑いながらのジャッジが必要です。
間違いに気付いたら修正し、漢字がわからない場合は「ひらがな」で書くほうが誤字よりはマシです。
⑤段落を入れる
これは先ほどの「１文を長くし過ぎない」に通ずるものがありますが、脳は文章の塊を見るとストレスを感じて読むのを放棄しようと作動し始める性質があります。
たとえば、先ほどの文章でも
「誤字・脱字があると、間抜けな印象を免れません。自宅で書いて提出する場合は、友達や家族などの第3者に読んでもらってチェックしてもらうと誤字脱字を防止できます。一方で、受験会場でレポートを書く場合は心で読み上げると脱字には気付きやすいですが、誤字は思い込みによってウッカリとスルーしてしまいます。」
と、１文自体はそれぞれ70文字以内に収まっていても、段落がないと見づらくなりますので適切に段落を入れましょう。
⑥やたらと漢字を入れない
書き慣れていない人ほど、漢字を使いたがります。
漢字を入れ過ぎると読みにくくなり、文章もかたい印象になるので使わないようにしましょう。
たとえば、為、〜様です、及び、下さい、事(こと)、様々、更に、面白い、全て、沢山、但し、等、又などはひらがな表記が基本です。
⑦主語と述語のねじれに注意する
主語と述語に関連性がないと読み手にストレスを与えます。
たとえば、
「私が最も強く言いたいことは～地球の環境を守りましょう」
結構このような文章を散見しますが、読み手は何とか理解しようと類推しますので脳に負荷がかかりストレスになります。
「私が最も強く言いたいことは～地球の環境を守ろうということです」
というように主語と述語の関連性を適正に保つように推敲しましょう。
⑧指定文字数に対して８割以上を埋める
企業側が指定する文字数に対して、あまりにも字数が少ないと「やる気のない学生＝志望度の低い学生」と捉えられて不合格になる確率が高まります。
質もそうですが、文字量も学生の熱意や姿勢を量るバロメーターになりますので、少なくとも指定文字数の8割以上は埋めてください。
⑨自分にとっての事実を書く
「本当に自分1人でやったの？」「話を盛ってない？」というようなレポートに出会うケースがあります。
やはり、ウソはいずれ面接でバレますし、過剰に話を盛るのも人事に見透かされます。
したがって、客観的にみてもバランスのとれた信憑性のある事実を書くようにしましょう。
おわりに
提出前にルーティーンとして必ず推敲という最終ステップを入れておいてください。
そうすると「推敲しておいてよかったぁ」という箇所が必ず見つかりますよ。
本記事があなたの就活に役立てば幸いです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
