【就活生必見】就活で知らないとマズい5つの留守電対処法
2022年4月11日更新
はじめに
「採用担当者から留守電が入っている。どうしよう…」
特に就活初期のころは留守電の対応がわからず焦りますよね。
ただ、就活での留守電対応は「マナー」と「やり方」さえわかっていれば、何の問題もなくすんなりいきますので心配無用です。
企業側からすれば、少しのマナー違反であれば、「まだ学生だからしょうがない」と許容範囲ですが、常識からかなり逸脱していると選考に影響が出る可能性もありますので注意が必要です。
本記事では採用担当者から留守電が残されていた場合の対処法を5つのケースに分けて解説しています。
これさえ読んでおけば、留守電対応でムダな労力と時間を浪費せずに、ES作成や面接練習、企業リサーチなど就活で大切なことに時間を費やすことができますので、最後までジックリとお読みくださいね。
1. 就活の留守電マインドセット
まず留守電対応を行う際に知っておくべき重要なマインドセットが3つあります。
対処法を覚える前に確認しておきましょう。
①就活中は留守電設定を忘れない
あなたのスマホは留守電設定していますか？
設定しない場合は今すぐオンにしてください。
なかには「ふだん使わないから」「面倒くさいから」「サービス料金をとられるから」といった理由で留守電設定を行っていない就活生がいます。
就活が始まると、色々な企業から連絡が入ります。そして、あなた自身も企業説明会や面接などでスマホの着信に出られなかったり、気付かなかったりする場合もあります。
また採用担当者側も大量の学生を相手にしています。
そのため、学生に電話をかけて出ない場合は留守電にメッセージを残して、次の学生の対応に移ります。
留守電を設定してないとあなたの心証を損なったり、最悪の場合はその企業担当者からのメッセージが届かずに選考のチャンスを失ったりするケースだってあります。
さまざまな理由があって留守電設定をしてない人であっても、就活中の留守電はライフラインだと思って留守電設定を必ず行っておいてください。
➁留守電に気付いたらすぐに対応する
次に「採用担当者から留守電が入っていたらすぐ電話」というマインドセットをもってください。
現代の企業はスピードが命です。
あなたが留守電を受け取った日から２日も３日も経って折り返した場合、採用担当者は「入社してもこんな感じなんだろうな」と入社後のイメージが悪いものになりますので、場合によっては選考が不利になるケースがあります。
できれば24時間以内に折り返すことが鉄則です。
ただ折り返し電話をかけてはいけない時間帯というのもあります。かけ直すなら企業が忙しい時間を避けて連絡するのがマナーです。
具体的には10時〜17時にかけるのが一般的です。
なぜなら、10時以前の電話は朝礼やミーティングを遮る形になりますし、終業時間の17時以降は避けたほうがいいからです。
また、一般的に昼休みにあたる12時〜13時も避けたほうが無難です。
ただし、留守電のメッセージ内で相手から時間帯の指定などがあれば、その指示に従ってかけ直すようにしましょう。
➂折り返さない場合はメールを入れる
のちほど詳しく説明しますが、折り返す必要のない留守電メッセージもあります。
ただこのメッセージに対して学生から何のリアクションもないと採用担当者は、学生がメッセージを聞いてくれたのか、確認してくれたのか不安になります。
なので、電話では採用担当者の仕事を遮ることになりますので、仕事が落ち着いた時に読めるメールを入れておくと親切です。
「先ほどは留守番電話にメッセージを残して頂き、ありがとうございました。
２次面接の日程の内容を確認しましたので当日はよろしくお願いします。」
といったようにメールを入れておきましょう。
2. 留守電設定のポイント3つ
「僕（私）は留守電設定しているので大丈夫です」
本当ですか？
「呼び出し音」や「呼び出し時間」までチェックしていますか？
呼び出し音や呼び出し時間がマズい設定になっているとビジネスに馴染まず、採用担当者が不快に感じる可能性がありますので、以下の3つをおさえておいてください。
①呼び出し音は初期設定のままで
呼び出し音は個人で変更することができますが、あなたの好きな音やアーティスト曲、芸能人のボイスなどに設定していませんか？
あなたは好きなのかもしれませんが、ビジネスシーンにおいて採用担当者には耳障りです。
企業によっては「学生気分が抜けきれてないのでは？」と悪印象を抱かせる原因になりますので、就活中は少し我慢して呼び出し音は初期設定に戻しておきましょう。
➁呼び出し時間は20～25秒
次に呼び出し時間ですが、長くても短すぎてもいけません。
基本的にスマホの場合どれでも呼び出し音は「0〜120秒」で設定できますが、最適な呼び出し時間は20〜25秒の間です。
20秒未満だとあなたが出る前に留守電に移行してしまいますし、25秒以上だと採用担当者がしびれを切らして留守電を入れずに切る可能性があります。
20～25秒が適切な呼び出し時間なので、今すぐチェックしましょう。
➂非通知の着信拒否設定は解除する
非通知の着信拒否を設定している人も注意してください
企業によっては非通知で電話してくるケースがあり、着信拒否していると連絡できなくなります。
企業側は必ずしも公表している電話番号でかけてくるとは限りません。
就活中は「かかってきた電話はすべてとる」と意識して、すべての着信を受け取れるように着信拒否を解除しておきましょう。
3. 留守電が入っていた場合の対処法5つ
ここからは本題の留守電が入っていた場合の対処法を5つのパターンにわけて解説していきます。
一口に留守電といっても内容によって「折り返し電話をしなくてもいいパターン」と「折り返し電話をする必要があるパターン」にわかれます。
まずは折り返さなくてもいいケースを2つみていきましょう。
折り返さなくてもいいケース2つ
折り返し電話をしなくてもいいケースは
①折り返し不要と入っていた場合
➁用件を伝え終わっている場合
の2パターンです。
１つずつみていきましょう。
①折り返し不要と入っていた場合
採用担当者から留守電に「折り返しは不要です」とメッセージが入っていたら、かけ直す必要はありません。
なかには何でも連絡が入ったら折り返さないと失礼だと思って連絡を入れてしまう就活生を散見しますが、採用担当者によっては「しつこい」「話を聞いてない」「空気が読めない」と判断される場合だってあります。
「それでも返事をしないと気になります…」
という方はメールやSNSでお礼を伝えるのがいいですね。
要は採用担当者の忙しい仕事の邪魔をしない、遮らない配慮が必要なので、仕事が一段落したときに読めるメールやSNSだとストレスにならないですよね。
「お世話になります。●●大学の上活太郎です。留守番電話のメッセージを確認いたしました。ご連絡ありがとうございました。今後ともよろしくお願いします。」
と一言メールしておくと、採用担当者も伝わったことが確認できて安心します。
②用件を伝え終っている場合
「詳細は後日送付する書類に記載しています」「用件は以上です。失礼いたします」など、留守電で用件が完結している場合はかけ直す必要はありません。
逆にあなたが電話をかけ直した場合は採用担当者の手間を取らせて煩わしく感じます。
先ほどのように連絡はメールかSNSで簡潔に伝え、あくまでも採用担当者の業務の邪魔にならないように配慮することが大切です。
4. 折り返す必要があるケース3つ
ここからは折り返し電話をする必要のある留守電を3つ紹介します。
かけ直す必要のある留守電は
①メッセージなしの着信の場合
②「またかけ直す」というメッセージの場合
③留守電の内容が不明 or 都合が悪い場合
1つずつ確認していきましょう。
①メッセージなしの着信の場合
まず留守電にメッセージを残さず、着信だけの場合はかけ直してください。
なぜなら、着信履歴があったということは相手方はあなたに何かを伝える必要があったという証拠だからです。
採用担当者によっては会社支給の携帯電話からかけてくる場合もありますので、携帯番号だからといって無視せずに、携帯電話の番号に必ずかけ直しましょう。
②「またかけ直す」というメッセージの場合
「こちらからかけ直します」というメッセージに対してすぐにかけ直しなさいという記事が多いですが、実はこのメッセージには時と場合によって2パターンの意味があります。
1つ目が社交辞令的に「またかけなおします」というパターンです。
この場合は「そちらからかけて欲しい」という暗黙の了解が入っていますので、こちらから折り返し電話を入れると採用担当者から「空気が読める学生だ」と好印象を抱かれます。
もう1つのパターンが同じ「またかけ直します」でも本当に忙しくて相手にしている暇がないとか、他にやることがあってそれに専念したいなど、折り返されては困るなんらかの事情があって「またかけ直す」といったケースです。
この場合は電話が来るのを待つのが正解です。
「でも、留守電のメッセージだけでは、どちらのパターンが判別不能です…」
そうですよね。
微妙なところですが、わからない場合はこちらから１度折り返すことが無難です。
なかには先方がこれから重要な会議にはいるとか、会議のための資料をシャカリキになって作成している途中でかけ直されると困る場面も想定しつつ折り返し電話をかけた際は、
これが「折り返し電話」であることを出た人に伝えると同時に、「●●様がお手すきでしたらおつなぎいただきたいのですが、お忙しいようなら改めます」とやんわり尋ねてみるくらいの配慮感が伝われば大丈夫です。
③留守電の内容が不明・都合が悪い場合
留守電のメッセージを聞いても理解できなかったり、たとえば指定された面接日程が合わないなど留守電のメッセージ内容があなたにとって不都合な場合はもちろん折り返し電話をいれなければいけません。
不明な内容を勝手に解釈して行き違いが起きると選考に影響しますし、メッセージの内容が不都合な場合は電話して調整をお願いすることが重要です。
「なるほど。でも、このケースではどうやって採用担当者に電話したらいいでしょうか？」
それでは折り返し電話の伝え方の例文を紹介しますので、参考にしてみてください。
【メッセージ内容の理解が不能な場合】
| お世話になります。●●大学の上活太郎です。 先ほど留守番電話のメッセージを確認させていただきました。 どうもありがとうございます。 その中で××について理解できませんでしたので、お忙しいなか恐縮ですが、確認させていただいてもよろしいでしょうか？ |
【面接日程が不都合な場合】
| お世話になります。●●大学の上活太郎です。 先ほど留守番電話のメッセージを確認させていただきましたが、 ご連絡いただいた2次面接の日程が私が主催する大学行事と 被ってしまい日程変更が可能かどうか、ご連絡を差し上げました。 |
例文のように採用担当者の癪に障らないように疑問形で相手に判断を委ねる口調を心がけてください。
5. 留守電にメッセージを残す場合のポイント
あなたが折り返し電話をすると、採用担当者が出ずに留守電のメッセージが流れ始めました。
「えっ!! どうしよう？」
とあなたは内心焦ると思います。
でも、事前に留守電を想定して準備しておくとそんな有事の際にも落ち着いて対処できます。
くれぐれも「留守電が怖くなって切ってしまった」という事態に陥らないように気を付けてください。あとで着信履歴を見れば、あなたとで特定できますからね。
そうならないために、以下の3つを意識してください。
①内容は簡潔に
ダラダラと論理不明なメッセージを残されても、相手の時間を奪うだけで採用担当者のストレスが溜まります。
内容は簡潔に、しかも抜け漏れがない締まりのあるメッセージを残しましょう。
➁声は大きく、ハキハキと
声は暗くてボソボソと蚊の鳴くような声よりも、大きくハキハキとしたほうが誰だって感じがいいですよね。
これは採用担当者とて同じなので、電話をかける前に発声練習を行うなどして相手が心地よい話し方を心がけてください。
➂話す内容を準備して連絡
留守電メッセージを聞いてパニックになるのは
「なんて話したらいいんだろう？」
と言葉が出てこないから不安になるんですよね。
なので、事前に留守電に切り替わってもいいように言語化しておくと焦る必要がなくなります。
できれば、作った文章を読み上げて声のトーンや大きさ、スピード、間などが適切かを練習でチェックしておくことをおすすめします。
これさえやっておけば、留守電メッセージの前で躊躇することも、逃げたくなることもゼロになります。
おわりに：電話対応は就活の評価に影響するのか？
最後に
「電話対応は就活の評価に影響するか？」
ですが、私の採用経験からすると影響はほぼありません。
正確にいうと、ほぼありませんでした。
というのは、そこまでヒドイ電話対応をする学生がいなかったからです。
逆に致命傷的な電話対応をする学生なら採用選考の評価に加味すると思います。
なぜなら、入社後にそのような過ちを犯す学生を雇うとリスクが高いからです。
この記事を読んでいるあなたはそんなビジネスモラルに反する人ではないと思いますが、選考に限らず、電話対応なども含めてすべてが選考だと捉える必要があります。
たとえば、面接前の控室での態度や言動もすべて見られています。
私が人事責任者のときは採用担当者に控室の学生のふるまいを報告させていました。本番の面接でないときにその学生のホンネや素が出ると考えていたからです。
そして、あまりにも行儀の悪い学生がいたら評価に加えていました。
なので、プライベートはリラックスしながらも、就活に関連することは気を引き締めた上でことに当たってください。
なお、ジョーカツキャンパスの【完全ガイド】就活の折り返し電話：シチュエーション別対処法の記事で折り返し電話のやり方は例文を交え詳しく解説していますので、さらに実践的な話し方の台本を手に入れたい方はそちらを確認してください。
本記事があなたの就活に役立てば幸甚です。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
