【完全ガイド】就活の折り返し電話：シチュエーション別対処法
2021年12月24日更新
はじめに
企業から連絡が入ってもアルバイトや大学の講義中で電話に出られなかったり、電車内で電話に出ようにも出られない、着信に気付かなかったといった場面が多々あります。
その場合はできるだけ早く折り返し電話を入れるのが基本です。
でも、折り返し電話を入れるにあたり
「どのように電話したらいいの？」
「うまく用件が伝えられず印象を悪くしたらどうしよう…」
「こんな夜分に電話して失礼にあたらないかな？」
など、色々な疑問や迷いが出てくると思われます。
本記事では、ほぼすべてのケースをカバーした１２パターンのシチュエーションに応じて適切な折り返し電話の対処法を見本付きで解説していきます。
これさえ読んでおけば、折り返し電話で悩むことはなくなりますので最後までじっくりお読みくださいね。
1.折り返し電話１２パターンのシチュエーション別対処法
それでは早速１２パターンのシチュエーションに沿って折り返し電話の対処法を見本付きで解説していきます。
1-1.担当者がいる場合【基本パターン】
折り返し電話の基本パターンです。
まずはザックリと見本で全体像を確認してください。
そのあとで細かい注意点を解説します。
| 就活生：お忙しいところ恐れ入ります。 就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 先ほど人事部の田中様からお電話を頂き、折り返しのご連絡をいたしました。 田中様はいらっしゃいますでしょうか。
人 事：はい、私です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。 先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。 今、お時間よろしいでしょうか？
人 事：大丈夫ですよ。
就活生：本日１３時頃に頂いたお電話のご用件について、 折り返しのお電話をいたしました。
人 事：＜要件＞～～～～ それでは、８月７日の１５時に当社ビル４階受付までお越しください。
就活生：８月７日の１５時に御社の４階受付ですね。 かしこまりました。
人 事：はい、そうです。
就活生：お忙しいところ、ありがとうございました。
それでは、失礼いたします。 |
この会話のポイントを解説します。
基本的に社員は忙しいです。仕事を中断させてあなたの電話をとってくれた相手に対して配慮したあいさつをした後、あなたの大学名と名前を伝えましょう。
よくある過ちで、用件を早く済ませようと思って「お電話頂いたようで折り返したんですけど…」といきなり切り出して失礼にあたる行為を犯してしまう就活生もいます。
面識のないあなたから電話をかけたのですから、まずは挨拶と名前を告げることが基本です。
また、電話に出られなかった理由を説明する必要はありません。
担当者はいちいちそんなことを気にしていませんので、相手の時間を奪うだけです。担当者から聞かれたら答えるぐたいのスタンスで十分です。
加えて、大切なことは必ず復唱しましょう。
見本であれば、
「８月７日の１５時に御社の４階受付ですね。かしこまりました。」
の部分です。
「面接の日程と場所」は最も大切な情報です。
誤解があると大変なことになりますので復唱して再確認しておきましょう。
さらに、電話を切る場合は相手が先に切ったのを見測ってからあなたが切るようにしましょう。
電話を切った音が聞こえると相手は不快に感じます。
このあたりの所作もチェックされていますので、細かい点ですが悪い印象を与えないように意識することが大切です。
1-2.担当者が不在の場合【基本パターン】
次に担当者が不在の場合もよくあります。
その場合の折り返し電話の見本です。
| 就活生：お忙しいところ恐れ入ります、就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 先ほど、人事部の田中様からお電話を頂き、折り返しのご連絡をいたしました。 田中様はいらっしゃいますでしょうか。
人 事：ただいま、田中は外出しておりますが。
就活生：何時ごろお戻りになりますでしょうか？
人 事：１５時帰社となっています。
就活生：かしこまりました。 それでは、私から再度、１５時頃にお電話させていただきますので、 その旨を田中様にお伝えいただけますでしょうか？
人 事：はいわかりました。私、佐藤が承りました。
就活生：佐藤様、よろしくお願いします。 それでは失礼します。 |
担当者不在の場合は、
①担当者が何時に帰社するのかの確認したあとに、
➁帰社時間にあなたから電話をかけ直すことを相手に伝えてください。
そして、その旨を電話越しの相手から担当者に確実に伝えてもらうことが重要です。
そうすると、担当者が帰社してからあなたの折り返し電話があったことを確認できますし、場合によっては担当者から電話をかけ直してくれるかもしれません。
伝言を依頼する場合の注意点として電話越しの相手に下記のような断定系で頼まないことです。
「それでは、私から再度、１５時頃にお電話させていただきますので、その旨を田中様にお伝え下さい。」
そうではなくて疑問形で依頼してください。
「それでは、私から再度、１５時頃にお電話させていただきますので、その旨を 田中様にお伝えいただけますでしょうか？」
上記の会話を見ればわかりますが、断定系だと指示っぽい感じになって相手が少し圧を感じますが、疑問形だと相手に判断を委ねて柔らかいニュアンスが感じ取れると思います。
少なくとも電話越しの相手はあなたより目上にあたりますので、このような細かいテクニックで相手への配慮が伝わります。
1-3.遅い時間に着信や留守電に気付いた場合
アルバイトや帰宅時の電車内で遅い時間に着信や留守電に気付いた場合の対処法です。
基本的に２０時以前であれば、常識的な範囲なので「夜分遅くに失礼します」と前置きをはさんだ後に大学名・氏名の順に名乗って会話を開始しましょう。
| 夜分遅くに失礼します。就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 本日は、頂いたお電話に出られず申し訳ございませんでした。 着信があったことに気づかず、ご連絡が遅くなりましたことを 重ねてお詫び申し上げます。 (以下、省略) |
電話したけれども、相手が出ない場合は翌日の朝１０時以降に電話を入れて下さい。
なぜなら、朝の９～１０時は朝礼やミーティングに参加している場合が多く、相手にとって不都合な時間帯だからです。
いずれにしても気づいたらできるだけ早く折り返し電話を入れるのがマナーなので、２日後や３日後など時間をあけて連絡するのは控えましょう。
また、担当者のメールアドレスを知っている場合は２２時以前であれば迷惑にならないので、メールでの連絡も１つの手段です。
メール文章は下記の見本を参考にして下さい。
| 【件 名】折り返し電話の件（就活大学 経済学部４年 鈴木一郎） 田中 様 先ほどお電話を頂いておりました就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 折り返しお電話差し上げましたが、連絡がとれませんでしたので メールにて失礼します。 ご多用中、誠に恐縮ですがお手すきの時間を再度ご連絡いただけますと幸甚です。 今後ともよろしくお願いします。 以 上 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 就活大学 経済学部４年 鈴木一郎 E-mail:ichiro-suzuki@〇〇.ne.com TEL:090-1111-1111 |
1-4.「また電話します」と留守電が入っていた場合
担当者が「あらためてこちらから連絡します」とか、「またかけ直します」など留守電にメッセージを残していた場合の対処法です。
正解は「すぐにかけ直す」です。
担当者はこのようなメッセージを社交辞令としてよく使うので「気付いたら、あとでかけ直してね」というニュアンスが暗に含まれている場合があります。
そんな場合に「担当者がかけ直すから待っててもいいだろう」と放置していたら、担当者は「気遣いもロクにできない学生だな」と評価するかもしれません。
なので、放置せずにできるだけ早い時間にTPOを考えながら下記のように切り出して折り返し電話を開始しましょう。
| お忙しい中、失礼します。就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 先ほど、田中様からお電話があったようなのですが… (以下、省略) |
1-5.相手の電話が留守電になった場合
次に折り返し電話をしたら相手の電話が留守電になった場合の対処法です。
留守電のメッセージが流れると急に固まって無音が怖くなり切ってしまったという学生も散見されますが、この場合は必ず留守電にメッセージを入れておきましょう。
この場合のメッセージの見本は下記のとおりです。
| お世話になります。就活大学 経済学部４年の鈴木一郎と申します。 先ほどは頂いたお電話に出られず、大変失礼いたしました。 私から１５時頃に再度お電話させていただきますので、 何とぞよろしくお願いいたします。 それでは失礼します。 |
いきなり留守電になって怖くなり慌てて切ってしまった場合は、改めてすぐに電話して留守電にメッセージを残しておいてください。
その場合は下記のとおり連絡しましょう。
| お世話になります。就活大学 経済学部４年の鈴木一郎です。 先ほどご連絡しましたが、私の操作ミスで誤って電話を切ってしまいました。 誠に申し訳けございませんでした。 また、先ほどは頂いたお電話に出られず、重ねてお詫び申し上げます。 私から１５時頃に再度お電話させていただきますので、 何とぞよろしくお願いします。 それでは失礼します。 |
1-6.留守電で折り返し電話の要望がなかった場合
留守電を聞くと、「日時と都合が悪くなったら、事前に電話してください。また面接でよろしくお願いいたします。」という内容だけで、折り返し電話をかけるように指示がなかった場合の対処法です。
この場合は基本的に折り返し電話をかける必要はありません。
担当者も忙しいので面接日程を留守電に入れたと推察できます。
日程変更を依頼する場合を除き、おり返し電話をしなくても問題ありません。
もし不安であれば、担当者に伝言を確認した旨のメールを入れておけばＯＫです。
1-7.２０時以降に着信や留守電に気付いた場合
常識的には２０時以降に連絡するのは避けたほうがいいです。
その場合、翌朝の１０時以降にできるだけ速やかに連絡して下さい。
逆に焦って夜間に電話で連絡してしまうと「気遣いができない学生だな」と心証を悪くしてしまいますので注意が必要です。
また担当者のメールアドレスを知っている場合は、２２時以前であれば先述のメールの見本を参考にしてメールを入れておくのも１つの手段です。
1-8.土曜日や日曜日に連絡が入っていた場合
企業がお休みの土曜日や日曜日に連絡が入っていた場合の対処法です。
常識的な時間帯であれば、折り返し電話を入れてみましょう。
それでもつながらない場合はメールアドレスを知っている場合はメールで、知らない場合は月曜日の朝１０時以降にすみやかに連絡を入れれば問題ありません。
留守電になった場合は先ほどの留守電の見本に沿って伝言を残しておきましょう。
1-9.企業担当者の名前がわからない場合
折り返し先の企業は分かっても担当者の名前が分からないという場合の対処法です。
電話を折り返した際に、その旨を正直に伝えて電話口の人の判断を仰ぎましょう。
| お忙しい中、恐れ入ります。 御社の選考を受けている就活大学経済学部４年の鈴木一郎です。 担当の方のお名前が分からないのですが、 着信が入っていたため折り返しご連絡させていただきました。 （以下、省略） |
1-10.応募する気がない企業から着信があった場合
エントリーはしたものの応募する気のない企業から電話があった場合の対処法です。
いくら応募する気がないとしてもビジネスマナーとして折り返し電話するのは必須です。
そして、以降の企業からの連絡について丁重にお断りしましょう。
| お忙しいところ恐れ入ります。就活大学 経済学部４年の鈴木一郎です。 さきほど田中様からご連絡があったようなのですが… （省略） 現在就活を進めていく中で他の業界への関心が強くなりましたので、 以降の御社の選考については辞退させていただきたいと考えています。 誠に不躾で恐縮ですがよろしくお願いします。 それでは失礼します。 |
1-11.電話が遠くて聞き取れない場合
通信状況が悪かったり、外部の騒音で電話の声が聞き取れない場合もあります。
相手が大事なことを言っている可能性もありますので躊躇せずに必ず聞き直しましょう。
なお、「聞こえにくかったんですけど」などという言い方はNGです。そういう場合は、一般的に「お電話が遠いようです」といった言い回しをします。
| 申し訳ございません。お電話が遠かったようです。 恐縮ですが、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか。 （以下、省略） |
1-12.身に覚えのない電話番号から電話があった場合
身に覚えのない番号から電話がかかってきたという場合は、まずはネットで電話番号を検索してみることをおすすめします。
たとえば、jp numberなどの電話番号検索サイトに着信のあった電話番号を打ち込めば、どの会社から電話があったか確認できます。
知らない企業からの電話であれば、折り返す必要はありません。
どんな内容で電話してきたのか見当がつく企業であれば、折り返しの電話を入れたほうが良いでしょう。
2.まとめ
以上、１２パターンのシチュエーションに応じた対処法を解説してきました。
折り返し電話の基本は「できるだけ速やかにかけ直す」です。
ただし、夜間などのＴＰＯによっては、かけ直すと返って心証を悪くするケースもありますので、臨機応変に対処していきましょう。
就活生の折り返し電話の対応も人事から見られています。
面接以外だからといって安易に考えるのは慎み、基本に忠実に行っていきましょう。
本記事があなたの就活のお役に立てれば幸甚です。
