【就活】メールで日程調整するマナーと例文を徹底解説

はじめに

就活中のメール、特に日程調整メールは、企業への第一印象を大きく左右します。

書き方に自信がない方は多いでしょう。

就活では、説明会や面接の日程に関して、企業とメールでやりとりをすることがあります。

あまりメールに慣れていない方は、どのようにメールを作成すればいいのか迷ってしまうことがよくあるでしょう。

メールのマナーができていなければ、選考に不利になるとはいかないまでも、イメージが悪くなる恐れがあります。

企業とのメールは、皆さんの第一印象を決める非常に重要な要素です。

そのため、就活に臨む際にはメールのマナーをしっかり理解しておく必要があるのです。

そこでこの記事では、日程調整メールのマナーとポイント、具体的な例文を徹底解説します。

この記事は以下のような方に向けて書いています。

この記事を読めば、自信を持って日程調整メールを作成し、選考をスムーズに進めることができるでしょう。

安心して就活を進めるためにも、ぜひ最後までご覧ください。

あなたのキャリアを加速させるチャンス！

無料で利用できる快適な個室シェアハウス、

東京までの交通費サポート付き

首都圏の注目企業への就活ならジョーカツ

理想のキャリアを実現へと導く第一歩！

あなたにピッタリのキャリアアドバイザーを選び、

自分にマッチする優良企業をご紹介

首都圏企業のES添削から面接対策まで、就活ならスタキャリ

就活メール、日程調整の前に確認！基本マナーを解説

就活では、メールでの日程調整が頻繁に行われます。

完璧な文章よりも、基本的なマナーを守ることが大切です。

マナー違反は企業への印象を悪くし、選考に影響する可能性があります。

そこで、まずは日程調整メールにおける2つの基本マナーを理解しましょう。

このポイントを詳しく解説していきます。

返信時間：迅速かつ適切なタイミングで

メールだからこそ、返信のタイミングは重要です。

何日も返事を返さないような学生は、「実際に就職しても、こうなんだろうな」と切り捨てられてしまうでしょう。

まずは、以下二つのポイントに注意してください。

返信は早ければ早い方が良い

日程調整の返信は、企業からのメールを受信したらすぐに対応しましょう。

返信が早いほうがスケジュールが早く決まり、次のプロセスに移ることができます。

返信が遅くなってしまうと、いつまでも日程が決まらず、他の志望者に対する選考活動を次の段階に進められません。

これは企業にとって大きな負担となり、あなたの評価にも影響する可能性があります。

企業からのメールを確認したら、すぐに返信する習慣を身につけましょう。

迅速な返信は、あなたの積極性と対応能力を示す良い機会です。

返信は企業の営業時間内にする

返信は早いほうがいいとは言え、企業からのメールに気づくのが夜遅くになることもあるでしょう。

基本的には、営業時間内での返信がベストです。

焦って返信ボタンを押したくなりますが、企業の営業時間外にメールを送るのはマナー違反と捉えられる可能性があります。

どうしてもすぐに返信したい事情がある場合は、「営業時間外に失礼いたします」といった一言を添えましょう。

そうすれば、誠意とマナーを示すことができます。

相手への配慮を忘れずに、スマートな対応を心がけましょう。 

企業に対する礼儀を大切にする

「就活なんだから、企業のほうが下手に出るべきでしょ？」と思っていたら間違いです。

確かに、企業側が偉そうな態度を取ることは好ましくありません。

しかしだからといって、こちらが失礼な態度を取っていいわけではないのです。

就活は、企業と学生が互いにとってメリットのある関係を築くための第一歩です。

企業側も、あなたのような優秀な学生を求めています。

だからこそ、多くの企業は就活生に対して敬意を持って接しています。

メールでのやり取りであっても、それは企業との「会話」です。

正しい敬語や丁寧な言葉遣いを心がけることで、あなたの誠実さや社会人としての意識の高さをアピールできます。

「礼儀正しさ」を武器に、他の就活生と差をつけましょう。

メールで日程調整をするポイントを例文で押さえよう

具体的に、日程調節のメールを作成するうえで注意したいポイントを、例文と一緒に解説していきます。

気をつけるべきポイントは、以下のとおりです。

挨拶を忘れずに行う

簡潔に用件を伝えることは大切ですが、企業とメールをするときは必ず細かな挨拶を忘れないようにしてください。

普段、友人や家族などとメールをする際に、直接用件を伝えることもあるでしょう。

企業とメールをする時は、必ず細かな挨拶を忘れないようにしてください。

企業に送るメールで使う挨拶には、次の4種類があります。

冒頭の挨拶

企業とメールをする際は、必ず冒頭に挨拶を入れましょう。

挨拶といっても、長々と余計なことを書き連ねるわけではありません。

「お世話になっている旨を表す文言」と「出身大学と氏名」を入れるだけです。

もちろん挨拶を入れなくても内容は伝わります。

しかし、社会人にとって、挨拶と氏名を名乗ることは常識です。

例：

お礼の1文

冒頭の挨拶の下にメールの内容を案内してくれたことに対するお礼の1文を入れましょう。

たった一言かもしれませんが、お礼の言葉があるだけで相手への感謝の気持ちが伝わり、好印象を与えることができます。

いきなり用件に入るよりも、ワンクッション置くことで、文章全体がより丁寧で読みやすくなります。

例：

謝罪の1文

日程変更をお願いするのは気が引けると感じることもあるでしょう。

だからといって、そのままにしておくのはよくありません。

企業にとっても、特に急な変更は大きな手間になってしまいます。

日程変更をお願いする時は、迷惑をかけるという気持ちを忘れずに「謝罪の一言」を伝えましょう。

例：

締めの一言

最後に「締めの一言」を添えることで、メール全体がぐっと引き締まり、相手に好印象を残すことができます。

「これで終わり！」では、なんだかそっけない印象です。

最後の一言を添えるだけで、あなたの丁寧さや誠実さが伝わります。

例：

一目でメールの内容がわかるようにする

就活生からのメールは「一目で内容がわかる」ことが大切です。

採用担当者には、毎日山のようなメールが届きます。

どのメールが誰からの何の用件だったか、全てを瞬時に思い出すのは至難の業です。

では、どうすれば忙しい採用担当者にも分かりやすいメールになるのでしょうか。

 3つのポイントをご紹介します。

件名はシンプルに

件名は、メールの「顔」とも言える重要な部分です。

特に就活では、採用担当者はたくさんのメールを受け取っています。

パッと見て内容が分からないメールは、後回しにされてしまう可能性があります。

件名には用件と大学名・氏名を入れておきましょう。

そうすれば、誰からのどんな内容のメールなのかがはっきりして親切です。

例：

返信する際は件名と引用部分をいじらない

企業からのメールに返信する際は、件名を変えたり、引用部分を削除したりしないようにしましょう。

なぜなら、件名が変わってしまうと、採用担当者はどのメールへの返信なのか分からず混乱する可能性があるからです。

また、引用部分は過去のやり取りを振り返る上で役立つため、採用担当者にとって貴重な情報源となります。

就活生にとっては不要に思える引用部分も、採用担当者にとっては重要な手がかりです。

相手の立場に立って、分かりやすい返信メールを作成しましょう。

宛名と署名を忘れない

メールを送る時、宛名と署名は必須です。

就活中は複数の企業とやり取りをするので、うっかりミスも起こりがちです。

宛先を間違えて異なる企業に面接日程を送ってしまったら、さらに大変なことになるでしょう。

宛名を書いておけば、万が一送り先を間違えても相手はすぐに気づきます。

また、署名があれば、誰が送ったメールなのかが一目瞭然です。

企業側が返信する際にも役立ちます。

「毎回同じ情報を入力するのは面倒…」と感じる方は、Gmailなどの署名設定機能がおすすめです。

一度設定しておけば、毎回入力する手間が省けます。

就活用のメールアドレスの記事も併せてお読みください。

就活用メールアドレスにすべきアカウントは?おすすめ2選 …

宛名と署名は、メールのうっかりミスを防ぐのに役立ちます。スムーズなコミュニケーションを実現するために、必ず記載するようにしましょう。

宛名例

署名例

見やすい文章を意識する

見やすいメールにするために、主に意識するべきポイントは以下の3つです。

適宜改行をする

ポイントは、文末での改行に加えて、意味の切れ目で改行しましょう。

まるで相手と会話しているかのように、自然な流れで内容を伝えられます。

改行せずに文章を詰め込むと、読む側は息継ぎする場所がなくなり、内容が頭に入ってこなくなってしまいます。

息継ぎなしで長文を読むことができるでしょうか。

きっと途中で息苦しくなってしまうでしょう。

メールも同じです。

適切な場所で改行を入れると文章にリズムが生まれ、読みやすさが格段にアップします。

読みやすいメールは、採用担当者への思いやりです。

ちょっとした工夫で、あなたの印象をグッと良くすることができます。

一文を長くしすぎない

一文を長くしすぎないことも重要です。

長すぎる一文は、読む側の集中力を奪い、内容が頭に入りにくくなります。

ポイントは、句読点を上手に使って文章を区切ることです。

読みやすさが格段にアップします。

まるで相手と会話しているかのように、自然なリズムで内容を伝えられるでしょう。

句読点の使い方が難しいと感じる方もいるでしょう。

そんな時は、一度声に出して読んでみてください。

自然な間や区切りが、句読点を打つべき場所を教えてくれます。

読みやすい文章は、あなたの心遣いとコミュニケーション能力をアピールするチャンスです。

相手にストレスを与えないよう、短く分かりやすい文章を心がけましょう。

文字の装飾はしない

ビジネスシーンでは、過度な装飾は「常識がない」「ふさわしくない」と捉えられてしまう可能性があります。

装飾に頼らず、文章そのもので読みやすさを追求することが大切です。

適度な改行や句読点の使い方、簡潔な表現を心がけることで、自然と読みやすいメールになります。

また、疑問符や感嘆符も、相手にフランクすぎる印象を与えてしまうため、避けるのが無難です。

文字を大きくしたり、色をつけたりする装飾は、就活メールでは逆効果になってしまうでしょう。

シンプルで丁寧な文章で、好印象を残してください。

日程調整メールの例文

ここでは、知識だけでは不安という方のために、具体的な例文を通して、学んだことを復習していきます。

例文は、以下の3つのシーンを想定しています。

指定された日程から都合の良い日を提示するとき

企業から提示された候補日から選ぶ時、都合の良い日が複数あれば、迷わず全て伝えましょう。

候補日が多いほど、企業側はあなたの都合に合わせやすくなります。

たとえ都合が合う日が1日だけだとしても問題ありませんが、複数の候補日を提示したほうが、配慮が伝わります。

企業のスケジュール調整の手間を減らすことができるでしょう。

「相手に選択肢を与える」という心遣いが、選考をスムーズに進める鍵となります。

例： 

上記では複数の候補を提示しましたが、日程がいつでも構わない場合は以下の返信内容もよいでしょう。

例：

すでに確定した面接日を変更したいとき

予期せぬ出来事でどうしても、決まった日程に行けなくなってしまうこともあるでしょう。

たとえ自分のせいではなくても、企業にとって急な変更は迷惑になる恐れがあります。

だからこそ、まずは「謝罪の気持ち」を伝えることが大切です。

あなたの誠意が伝われば、企業側も柔軟に対応してくれるはずですよ。

変更理由を簡潔に説明し、代替案をいくつか提示することで、よりスムーズな日程調整に繋がるでしょう。

例：

折り返しが来なくて日程の返信を催促したいとき

面接の日程を伝えたのに、企業からの返信が来ない時は、不安になるでしょう。

企業側も、様々な事情で返信が遅れてしまうことがあります。

そんな時は、やんわりと確認のメールを送ってみましょう。

ポイントは、企業を責めるような言い方を避け、あくまで丁寧な言葉遣いを心がけることです。

あなたの不安な気持ちを伝えつつ、企業への配慮も忘れずに、返信を待ちましょう。

例：

まとめ

この記事では、就活における日程調整メールの基本マナーや具体的な書き方について解説してきました。

就活中は、企業とのメールでのやり取りが頻繁に発生します。

特に、日程調整メールは、あなたの第一印象を大きく左右する重要な場面です。

やりとり次第で印象が良くなることも悪くなることも考えられます。

逆に言えば、丁寧な言葉遣いや迅速な対応など、ちょっとした心遣いが、評価を大きく変えることもあるのです。

特に、そのメールが企業との初めてのやりとりであれば、なおさら印象は強く残ります。

「マナーが完璧でも、選考に通るとは限らない…」と思う方もいるでしょう。

しかし、マナーを守って好印象を与えることで、選考が有利になることは間違いありません。

この記事を参考に自信を持って日程調整メールを作成し、就活を成功に導きましょう。

あなたのキャリアを加速させるチャンス！

無料で利用できる快適な個室シェアハウス、

東京までの交通費サポート付き

首都圏の注目企業への就活ならジョーカツ

理想のキャリアを実現へと導く第一歩！

あなたにピッタリのキャリアアドバイザーを選び、

自分にマッチする優良企業をご紹介

首都圏企業のES添削から面接対策まで、就活ならスタキャリ