就活メールにおける日程調整のマナーとは？基本マナーからポイントまで徹底解説【例文付き】

はじめに

皆さんにはこのような悩みがありませんか。

・面接の日程調整のメールを書くときに何を気をつければいいの

・メールの書き方を知りたい

就活では説明会や面接の日程に関して企業とメールでやりとりをすることが多く、あまりメールに慣れていない方はどのようにメールを作成すればいいのか迷ってしまうことがよくあると思います。

企業とのメールは皆さんの第一印象を決める非常に重要な要素です。

メールのマナーができていなければ選考に不利になるとはいかないまでも、イメージは悪くなるでしょう。

そのため、就活に臨む際にはメールのマナーをしっかり理解しておく必要があります。

そこで当記事では、就活生として覚えておきたい日程調整メール作成のポイントについて以下の順で紹介します。

当記事を読めば、どこに見せても恥ずかしくない日程調整メールの書き方がわかり、企業にマナーができていることを印象付けることができるでしょう。

＜目次＞

1 書く前に押さえておきたい就活における日程調整メールの基本マナーとは？

　　1-1 メールでやりとりをする時間帯を意識する

　　　　1-1-1 返信は早ければ早い方が良い

　　　　1-1-2 返信は企業の営業時間内にする

　　1-2 企業に対する礼儀を大切にする

2 メールを書くうえで気をつけたいポイントとは？

　　2-1 挨拶を忘れずに行う

　　　　2-1-1 冒頭の挨拶

　　　　2-1-2 お礼の1文

　　　　2-1-3 謝罪の1文

　　　　2-1-4 締めの一言

　　2-2 一目でメールの内容が分かるようにする

　　　　2-2-1 メールを作成するときはシンプルな件名にする

　　　　2-2-2 返信する際は件名と引用部分をいじらない

　　　　2-2-3 宛名と署名を忘れない

　　2-3 見やすい文章を意識する

　　　　2-3-1 適宜改行をする

　　　　2-3-2 １文を長くしすぎない

　　　　2-3-3 文字装飾等はしない

3 日程調整メールの例文

　　3-1 指定された日程から都合の良い日を提示するとき

　　3-2 すでに確定した面接日を変更したいとき

　　3-3 折り返しが来なくて日程の返信を催促したいとき

4 まとめ

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1.書く前に押さえておきたい就活における日程調整メールの基本マナーとは？

メールの書き方は就活において非常に大切ですが、書き方以前に押さえておきたい常識的なマナーがあります。

いくらメールの内容が立派でも、基本マナーを守れていなければ企業への印象は悪くなってしまうので、まずはこれらを理解しましょう。

日程調整における基本マナーは以下の2つです

・メールでやりとりを行う時間帯を意識する

・企業に対する礼儀を大切にする

1-1.メールでやりとりをする時間帯を意識する

まずは、メールをする時間帯に関するマナーが挙げられます。

企業とメールでやりとりをする場合、当然いつでもメールを送ってもいいというわけではありません。

1-1-1.返信は早ければ早い方が良い

日程調整の返信は早ければ早いほど企業としては助かります。

というのも、返信が早い方がスケジュールが早く決まり、次の行動に移れるからです。

返信が遅くていつまでも日程が決まらないと、その志望者に対する選考活動を次の段階に進めることができず、他の就活生の選考日程との兼ね合いもあるため、非常に迷惑をかけることになります。

したがって企業からのメールに気づいたらその段階で返信するよう心がけましょう。

返信が早ければしっかりと対応を迅速に行える人材という印象を与えることもできます。

1-1-2.返信は企業の営業時間内にする

返信はできるだけ早いに越したことはありませんが、返信する時間帯は原則企業の営業時間内です。

就活中であっても学業やアルバイトなどで忙しい場合、企業のメールに気付くのが夜遅くになってしまうこともあると思います。

そういった場合は焦って返信するのではなく、翌営業時間まで待ってから返信すると良いでしょう。

返信する際には返信が遅れた旨の謝罪を忘れてはいけません。

また、どうしてもその日のうちに返信したい場合は、営業時間外における返信の謝罪を入れておくと、メールをする時間帯に関するマナーを理解したうえでの行動だと受け取ってくれるでしょう。

1-2.企業に対する礼儀を大切にする

就活において「自分は働いてあげる立場だ」「企業に気を遣う必要はない」と考えている学生もいるかもしれませんが、それを行動として見せるのはやめておくことをおすすめします。

実際に企業と就活生は持ちつ持たれつの関係にあるため、確かに企業が横柄な態度を取るのは好まれませんが、だからといって就活生が企業に対して失礼を働いてもいいわけでもありません。

また、就活生を貴重な人材と認識しており、節度を持って接している企業も決して少なくありません。

したがってメールという間接的なやりとりであっても、企業と会話をする以上、正しい敬語や丁寧な言葉遣いを意識することで、礼儀をしっかり守りましょう。

2.メールを書くうえで気をつけたいポイントとは？

では具体的に日程調節のメールを作成するうえで注意したいポイントについて解説していきます。

メールを作成する際に意識するべきポイントは以下の3つです。

・挨拶を忘れずに行う

・一目でメールの内容がわかるようにする

・見やすい文章を意識する

2-1.挨拶を忘れずに行う

普段友人や家族などとメールをする際には直接用件を伝えることもあると思いますが、企業とメールをするときは必ず細かな挨拶を忘れないようにしましょう。

メールで行うべき挨拶には次の4種類があります。

・冒頭の挨拶

・お礼の1文

・謝罪の1文

・締めの一言

2-1-1.冒頭の挨拶

企業とメールをする際は冒頭の挨拶を忘れずに行いましょう。

挨拶といっても長々と余計なことを書き連ねるわけではなく、「お世話になっている旨を表す文言」と「出身大学と氏名」を入れるだけとなります。

これらを冒頭に入れなくても内容は伝わりますが、社会人にとって、挨拶と氏名を名乗ることは常識ですので、マナーとして忘れないようにしましょう。

例

2-1-2.お礼の1文

企業からの日程調整メールに対して返信する場合は、冒頭の挨拶の下にメールの内容を案内してくれたことに対するお礼の1文を入れましょう。

企業に対する敬意を払うことになりますし、冒頭の挨拶から唐突に用件について話すことを防ぐためのワンクッションにもなります。

例

2-1-3.謝罪の1文

企業から指定された日程では都合が悪く、日程を変更してもらいたいといった場合は、謝罪の1文を入れましょう。

特に1度決まった日程を急遽変更する場合は、企業にとっても手間になることが予想されるため、謝罪の意を忘れずに伝える必要があります。

例

2-1-4.締めの一言

締めの一言を入れることでメールの構成が完成します。

今後もお世話になることに対して企業に対して敬意を払うようにしましょう。

例

2-2.一目でメールの内容がわかるようにする

メールを作成する際には、一目でメールの内容がわかるようにすることが重要です。

というのも採用担当者は多くの就活生とメールでやりとりをしているため、どのメールがどんな内容だったか全て把握できていないことが予想されるからです。

以下ではメールの内容を瞬時に理解してもらうために意識したい点を3つ紹介します。

・メールを作成するときははシンプルな件名にする

・返信する際は件名と引用部分をいじらない

・宛名と署名を忘れない

2-2-1.メールを作成するときはシンプルな件名にする

自分から企業に対してメールを送る際は、シンプルな件名をつけましょう。

メールを確認する際に、逐一メールを開いていたのでは時間がかかってしまうため、採用担当者はメールの受信トレイに表示される件名のみで内容を判断していることがあります。

したがって件名には、用件と大学名・氏名を入れておくと誰からのどんな内容のメールなのかがはっきりして親切でしょう。

例

2-2-2.返信する際は件名と引用部分をいじらない

企業からのメールに対して返信する場合は、件名をいじらないようにしましょう。

というのも、返信の際に件名をいじってしまうと、企業側からすれば自分が送ったメールに対する返信であるかどうかが分かりづらくなってしまうからです。

件名を変更することで採用担当者を混乱させてしまわないようにしましょう。

また、引用部分とはメールの本文に記載されている前回までのやりとりのことを指しますが、この部分も削除しないようにする必要があります。

引用部分は就活生からすると邪魔に思えますが、採用担当者にとっては内容を確認するうえで非常に便利なものとなりますので返信の際は残しておきましょう。

2-2-3.宛名と署名を忘れない

宛名を書くのはマナーの1つであり、メールの送り先が間違っていないかどうかの確認もできるので書き忘れのないようにしましょう。

多くの企業の選考を受けていると、面接の日程を志望先とは違う企業に送ってしまうことも考えられます。

そうなった場合、宛名が書いてあれば、送り先の企業は自社に対するメールではないことがわかるため、勘違いを早期に対処することが可能です。

また、メールの最後に大学名や氏名、住所、電話番号、メールアドレスを署名するのも忘れやすいため注意しましょう。

Gmailなどであれば、署名用の設定ができるので利用するのをおすすめします。

宛名例

署名例

2-3.見やすい文章を意識する

メールの本文では見やすい文章を意識しましょう。

主に意識するべきポイントは以下の3つです。

・適宜改行をする

・1文を長くしすぎない

・文字装飾等はしない

2-3-1.適宜改行をする

本文は適宜改行をしながら作成すると、パッと見てわかりやすい文章にすることができます。

改行せずに文章を羅列していると、メールを確認する際に内容がわかりづらく手間になってしまいます。

文の終わりで改行することに加え、意味の切れ目などでも有効に改行を利用できれば、採用担当者がより内容を理解しやすくなるでしょう。

2-3-2.１文を長くしすぎない

1文を長くしすぎないことも重要です。

1文が長すぎるのは改行しないのと同様、内容が頭に入りづらく、読みにくいといったイメージを与えてしまいます。

あまりにも長いと文章力のなさを問われてしまいかねないため、意味の切れ目で文を2つに分けたり、句読点をうまく活用したりすることで読みやすい表現を心がけましょう。

2-3-3.文字装飾等はしない

読みやすさを意識するあまり、文字装飾などで文章を強調するのはNGです。

文字装飾を行うことで文字を大きくしたり色をつけたりすると、確かに文章は見やすくなります。

しかし、文字装飾を使ったメールは、それ自体が就活といった公式の場には向かない場違いな印象を与えるため、内容の読み取りやすさ以前に常識を弁えていないと思われてしまいます。

疑問符や感嘆符の使用も同様に判断されることから、メールでは使用はできないと覚えておきましょう。

3.メールの例文

以下ではこれまで説明してきたことの復習の意味も込めて、日程調整メールの例文を確認していきましょう。

例文は次の3パターンがあります。

・指定された日程から都合の良い日を提示するとき

・すでに確定した面接日を変更したいとき

・折り返しが来なくて日程の返信を催促したいとき

3-1.指定された日程から都合の良い日を提示するとき

企業に指定された範囲から日程を選ぶときは、複数の候補を提示しましょう。

都合が合わない場合は1日だけでも問題ありませんが、複数の候補があると企業はスケジュールを合わせやすいので親切と言えます。

例

上記では複数の候補を提示しましたが、日程がいつでも構わない場合は本文を以下のようにして返信するのがおすすめです。

例

3-2.すでに確定した面接日を変更したいとき

面接日が決まっても、その後急遽の用事等が入り、面接に行けないこともあると思います。

そのような場合は、用事が入った原因が自分の不手際ではないときでも、必ず謝罪の意を伝えるようにしましょう。

そのうえで面接日の再検討をお願いすると誠意が伝わって採用担当者も納得しやすくなります。

例

3-3.折り返しが来なくて日程の返信を催促したいとき

面接の日程を送っても、企業によっては何らかの理由で折り返しの連絡が遅いことがあります。

いつまでも返信が来ないと面接日が確定せず、メールが届いているのか不安になるでしょう。

そのような場合は、以下のようにメールを作成しましょう。

ポイントは返信が遅い旨を直接的ではなく、緩やかに指摘する点です。

返信が遅い原因は企業にありますが、あまりに批判的な内容を送ると心証を害することになるので注意しましょう。

例

まとめ

当記事では、就活における日程調整メールの基本マナーや具体的な書き方について解説してきました。

就活を進める中で日程調整メールを送信する機会は非常に多く、その時のやりとりで印象が良くなることも悪くなることも考えられます。

特にそのメールが企業とのはじめてのやりとりであれば、なおさら印象は強く残ります。

メールでのマナーが選考に直接響くかどうかは断言できかねますが、少なくとも良い印象を与えておいて損をすることはありません。

日程調整メールでの基本マナーを理解し、選考に弾みをつけられるようにしましょう。

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