【例文集】OB・OG訪問アポ取り~訪問後のメールの書き方

【例文集】OB・OG訪問アポ取り~訪問後のメールの書き方

2021年9月30日更新

はじめに

OBOG訪問際は相手との面識のありなしに関わらず、ビジネスマナーを守ったメールを送る必要があります。今回は、ビジネスメールのマナーとともにOB・OG訪問の際に必要なメールでのやり取りの例文を細かい状況に分けて紹介します。

 

目次

  1.OB・OG訪問メールの超基本

  2.OB・OG訪問のメールマナー

   2-1 件名は簡潔かつ内容がわかるもの

   2-2 効果的な送信時間

   2-3 返信は早く

   2-4 改行・行間を入れて読みやすく

   2-5 誤字脱字・文字化けの確認

  3.OB・OG訪問 メールの書き方の基本

  4.【OB・OG訪問状況別例文】訪問前

   4-1 初対面の相手にOB・OG訪問を依頼する場合

   4-2 日程確定のお礼(OB・OG訪問を受け入れてもらった場合)

   4-3 事前の質問送付   

   4-4 リマインドメール

   4-5 訪問を断られた場合

  5.【OB・OG訪問状況別例文】訪問後

   5-1 訪問のお礼

   5-2 進路の決定報告

  6.電話で連絡をとるべき状況

 おわりに

 

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1.OB・OG訪問メールの超基本

OB・OG訪問では、大学のキャリアセンターや就活アプリ経由だけなく、サークルや学部など元々面識のある先輩に依頼することもあるかと思います。しかし、面識の有無に関わらずOB・OG訪問では「企業に所属する社会人」が相手であることを忘れてはいけません。親しい間柄であっても、OB・OG訪問の依頼をLINEなどで済ませたり、絵文字やフランクな言葉を使って連絡するのはマナー違反です。

2.OB・OG訪問のメールマナー

2-1 件名は簡潔かつ内容がわかるもの

「件名は簡潔に」が社会人のメールマナーの基本です。件名を見るだけで「誰から、何の要件で」がわかるようにしなければなりません。気を付けてほしいのが「はじめまして」や「OB訪問の件」といった、要件がすぐにわからない抽象的な件名になっていないかということ。

 

OB・OG訪問の依頼メールであれば

「OB(OG)訪問のお願い 〇〇大学 〇〇〇〇(氏名)」

とすると良いです。

 

細かいですが、相手が男性の場合「OB」、女性の場合「OG」と使い分けるとなお良いです。

 

大学名・氏名では、学部学科まで入れるとメールボックスの一覧では一行に収まらないこともあるので、件名では大学名だけで十分です。

 

 2-2 効果的な送信時間

22時以降のメールの送信はやめましょう。

さらに,

・メールを見ない可能性のある休日

・始業開始1時間の9時台

・お昼休みの12時~13時

・終業1時間前の17時台

を避けると、早めに返信をもらいやすいです。

月曜日など休日明けや始業直後は、他のメールもたまっていて後回しになりますし、終業前はその日の仕事の方が優先順位が高くなります。

忙しい社会人の業務時間やプライベートの邪魔をできるだけしないように配慮することがマナーです。

 

 2-3 返信は早く

返信が返ってきたら、可能な限り早く返しましょう。そうすることでスムーズに日程調整できますし、業務の邪魔にもなりません。

ただし、22時以降の返信になってしまう場合は翌日に返信するのがおすすめです。どんなに遅くても24時間以内には返信しましょう。

 

 2-4 改行・行間を入れて読みやすく

メールの本文で特に注意をしたいのが読みやすい文章であること。

要件がわかりずらい冗長な文章はもちろんNG。

簡潔に述べるだけでなく、改行や行間を効果的に用いれば読みやすいメールにすることができます。

 

 2-5 誤字脱字・文字化けの確認

メールを作成したら、誤字脱字・文字化けの確認は必ず行いましょう。ケアレスミスが「きちんとしていない人…?」というマイナス印象になってしまいます。

3.OB・OG訪問 メールの書き方の基本

メール本文の構成は以下の通りです。

 

①宛名

会社名・部署名・相手の名前

を書きます。部署名がわかっていない場合は書かなくでも大丈夫ですが、その場合氏名は苗字だけでなく名前も記載しましょう。

また、会社名を書く際には「株式会社」が会社名の前後どちらに入るのかも確認しましょう。

 

②挨拶+名乗り

初めてメールする場合や面識のない相手には「はじめまして」「突然のご連絡失礼いたします。」

2回目以降のメールでは「お世話になっております。」

などの挨拶をします。

 

また、名乗る際には「大学名・学部・学科・学年・氏名」を述べます。

名前が読みにくいようであれば「山田花子(やまだ・はなこ)」というように読み仮名を添えるとより親切です。

 

③どのように連絡先を知ったのか

連絡先を知った経緯を書きます。(例文参照)

 

④目的

目的はメールの要件にあたります。

「自分が今就職活動をしていること」「あなたの会社に興味を持っていること」「訪問してお話しを聞きたいこと」を伝えます。

 

⑤お願い

OB・OG訪問をさせていただけるよう検討してもらいます。ここでのポイントは謙虚な姿勢でお願いすることです。

訪問の可否だけでなく、訪問させてもらえる場合の都合の良い日時を指定してもらうようにもお願いしましょう。

希望の日程を提示するとやり取りの手間を省けますが、その場合は3つ以上提示します。

どうしても避けてもらいたい日がある場合は、先に伝えておくことも日程調整の時間短縮になるので、謙虚な姿勢を忘れずに伝えましょう。

 

⑥終わりの挨拶

訪問の受け入れの可否に関わらず、日程調整のためにも時間を割いてもらっているので、経緯を表す締めの挨拶は忘れずに入れましょう。

 

⑥署名

署名には

「大学名・学部・学科・氏名・連絡先(電話番号・メールアドレス)」

を入れます。

普段の企業へのメールでは署名に電話番号は入れなくても良いですが、OB・OG訪問では個人のやり取りになるので電話番号を入れておくと当日連絡の際などに便利です。

4.【OB・OG訪問状況別例文】訪問前

4-1 初対面の相手にOB・OG訪問を依頼する場合

・件名

OB(OG)訪問のお願い (〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

突然のご連絡失礼致します。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇〇〇(氏名)と申します。

 

この度、大学の就職課の(紹介者名)さんから✕✕様の連絡先を紹介いただきました。

 

現在就職活動をしており、貴社の○○の事業に惹かれております。

そこで、✕✕様にお会いして貴社についての詳しい内容や、✕✕様のお仕事の内容などのお話をお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

 

ご多忙中とは存じますが、お時間をいただけるようでしたら、

下記日程の中で✕✕様のご都合が合う日程をお知らせ頂けませんでしょうか。

 

△月△日( )△時~△時

□月□日( )□時~□時

  • 月●日( )●時~●時

 

もしいずれに日程でもご都合がつかない場合は、再度提案させていただきたく存じます。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

 4-2 日程確定のお礼(OB・OG訪問を受け入れてもらった場合)

訪問の承諾メールが届いたら、すぐに

・日程を確認したこと

・承諾してもらったことへのお礼

のメールをしましょう。

この時に当日聞きたい質問を送れるとなお良いですが、すぐに詳しい質問を送ることができない場合は、日程を確認した旨とお礼をいち早く伝えましょう。

 

・件名

Re:OB(OG)訪問のお願い (〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇〇〇(氏名)です。

 

この度は、OB(OG)訪問をご承諾いただき,誠にありがとうございました。

 

△月△日( )△時 に貴社の1階受付にお伺いいたします。

当日は、✕✕様が取り組まれているお仕事の内容ややりがいについてお聞きしたいと思っております。

また、訪問当日に伺いたい質問の詳しい内容について別メールでご連絡させていただきたいと思います。

 

改めて、お時間をいただき本当にありがとうございます。

取り急ぎお礼申し上げます。

 

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

 4-3 事前の質問送付   

当日聞きたいことは事前にまとめて伝えておきましょう。そうすることで相手が心構えできるだけでなく、十分に考える時間が取れてより有意義な時間になります。

 

・件名

OG(OG)訪問での質問について(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

△月△日( )△時からOB訪問をさせていただく予定の〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

お忙しい中OB訪問をお引き受けいただきまして、誠にありがとうございます。

当日伺いたい質問を下記の通りお伝えしますので、ご確認いただけますと幸いです。

 

・(質問)

・(質問)

・(質問)

 

以上です。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 

当日✕✕様のお話をお伺いすることを楽しみにしております。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

 4-4 リマインドメール

OB訪問の前日、もしくは数日前にリマインドメールを送りましょう。

リマインドメールを送ることで、相手に約束を再確認してもらえるだけでなく、こちらも忘れていないことを伝えられるので、相手も安心します。

加えて、社会人は業務の都合で急にスケジュールが変更になることもあり得るので、すぐにつながる連絡先を改めて伝えるとより親切です。

 

・件名

明日のOB訪問について(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

先日はOB訪問をご了承いただきありがとうございました。

明日は△時に貴社の1階受付にお伺いいたします。

 

また、何か急なご予定などで変更が生じた場合は

私の携帯電話(000-000-0000)にご連絡いただければと存じます。

 

何卒よろしくお願いいたします。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

 4-5 訪問を断られた場合

もし訪問を断られた場合も、忙しい中スケジュールを検討し返信をくれたことに感謝の気持ちを表しましょう。

 

・件名

Re:OB(OG)訪問のお願い(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

この度は、OB訪問についてご返信をいただきありがとうございました。

 

ご予定が合わないとのご連絡、拝受いたしました。

突然のお願いにもかかわらず、お忙しい中ご検討いただき、誠にありがとうございました。

 

また別の機会にお話をお聞きすることができれば光栄です。

今後ともよろしくお願いいたします。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

5.【OB・OG訪問状況別例文】訪問後

5-1 訪問のお礼

訪問後には、対応してもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。当日中に送るのがベストですが、深夜などのビジネスマナー違反の時間帯の送信は避けましょう。

 

また、お礼メールの中では訪問時に聞いた具体的な内容も添え、学びにつながったことも伝えましょう。この内容を具体的にしておくと、面接前などに当時の気持ちや言葉を思い出すこともできます。

 

・件名

本日のOB訪問のお礼(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

本日OB訪問で伺いました、〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

 

✕✕様が取り組まれている事業内容や、詳しい業務内容を伺ったことで、

貴社の○○の事業についてさらに興味が深まり、貴社で働かせて頂きたい気持ちが強まりました。

 

✕✕様から伺った貴重なお話を参考に、企業研究を進めてまいります。

またご相談させて頂くこともあるかもしれませんが、何卒よろしくお願いいたします。

 

お忙しい中、私のために時間を割いていただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

 

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

5-2 進路の決定報告(訪問先の企業に内定をもらった場合)

進路が決定した場合には、報告の連絡を行いましょう。訪問先の企業へ就職するならばなおさら、これからもお世話になる場面もあると予想されるので、引き続き良い関係を保つのに進路決定の報告は重要です。

 

・件名

就職活動終了のご報告とお礼(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

△月△日( )△時にOB訪問でお時間をいただきました

〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

過日はお忙しい中貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

この度は✕✕様に、貴社の内定をいただきましたことをご報告したくご連絡いたしました。

 

✕✕様のご指導のおかげでいただけた内定だと感じております。

誠にありがとうございました。

 

貴社の一員として活躍すべく精進してまいりますので、

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

 

 5-3 進路の決定報告(他の企業への就職が決まった場合)

他の企業へ就職が決まった場合も、報告の連絡は忘れずに行いましょう。忙しい時間を割いて自分の進路決定のためにアドバイスをくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。

 

・件名

就職活動終了のご報告とお礼(〇〇大学 〇〇〇〇(氏名))

 

・本文

株式会社〇〇 △△部△△課 

✕✕✕✕様

 

お世話になっております。

△月△日( )△時にOB訪問でお時間をいただきました

〇〇大学の〇〇〇〇(氏名)です。

 

過日はお忙しい中貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

 

この度、■■会社から内定をいただき、就職活動を終了いたしました。

残念ながら、✕✕様の後輩になることは叶いませんでしたが、

✕✕様に伺ったお話から、就職活動の軸が定まり、進路の決定につながりました。

 

お忙しい中お時間を割いて対応してくださり、誠にありがとうございました。

✕✕様のますますのご活躍を祈念しております。

——————————————————-

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科

〇〇〇〇(氏名)

TEL:000-000-0000

Email:xxxxx@co.jp

——————————————————-

6.電話で連絡をとるべき状況

OB・OG訪問の連絡は、相手の仕事の邪魔にならないようメールで行うのがマナーですが、電話で連絡をとるべき状況もあります。

それは、OB・OG訪問の日程が決まった後に日時の変更をしたいという場合です。日程確定後の変更は原則ご法度なので無いに越したことはないのですが、どうしても行けなくなった、ということもあるでしょう。

日時の変更は行けなくなったことが分かり次第すぐに連絡することがマナーです。早い段階でわかっているのであれば、変更の連絡もメールで行った方が業務の邪魔にはなりません。

もし、訪問数日前~前日・当日であれば、変更のお願いの確認漏れがあってはいけないので電話で連絡しましょう。

電話で連絡を取る場合、9時~10時頃や16時以降、昼休みの時間は可能な限り避けましょう。

おわりに

OB・OG訪問

まだ学生だからと甘えず、社会人として接する気持ちで、マナーを守るように気を引き締めましょう。

 

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上京就活ch編集部

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