就活における封筒の書き方と重要性解説
2024/5/24更新
はじめに
就職活動をしていく中で企業に書類を送付する機会は多いです。
現代ではインターネットの普及によりWeb上で書類を提出することも増えましたが、今でも履歴書やエントリーシートを紙で送付するケースは頻繁に見受けられます。
そこで重要となるのが封筒の存在です。
企業の目に真っ先に目に入るのが封筒であり、ある意味で企業との最初のコンタクトにもなりえます。
封筒の書き方が適切でないと、企業側からの印象が悪くなり選考や入社後のキャリアに影響を及ぼす可能性もあります。
ここでは就職活動における封筒の書き方を解説するとともに、封筒を用いる重要性や注意点も紹介するので、就職活動をする学生の方はぜひ参考にしてください。
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封筒はどういう時に送るのか
封筒を送る機会で特に多いのがエントリーシートや履歴書を提出する場合です。
昨今、就活サイトや企業のエントリーページでエントリーシートを記載し、Web上で提出する企業も増えていますが、依然として紙でエントリーシートや履歴書を提出する企業が多いです。
インターネットの普及前は手書きでエントリーシートを提出していたため、過去の事例に則って手書きに拘る企業もあります。
エントリーシートや履歴書を用いて面接を実施する企業が大半のため、すぐ手元に用意できることを考えても紙で送付をさせる企業が多いことが分かります。
エントリーシートや履歴書以外では、内定承諾書や成績証明書を送ることがあるでしょう。
内定承諾書は既に内定を貰っている状態ですが、自分のイメージを損なうことがないように封筒の準備をして送りましょう。
総じて封筒には重要な書類が入ることが多いため、封筒の重要性も上がっていくと考えてください。
封筒の書き方も評価に繋がる
封筒の中身が重要であって、封筒自体は大して重要ではないと思う学生もいるでしょう。
しかし、企業は封筒も評価の対象として見ていることが多いです。
例えば同じ能力の学生でどちらか1人を選ばなければならなくなった時に、片方は封筒が適切になっていてもう片方は適当な封筒だった場合、企業は前者を選ぶ可能性が高くなります。
何が決め手で選考を通過するのか分からないのが就職活動です。
封筒の書き方が悪ければ常識やビジネスマナーが欠如している学生だと思われ、悪い印象を持たれてしまいます。
仮に中身のエントリーシートが上手く書けていても、封筒の出来によっては悪い印象を持たれて面接官に読まれることになり、非常に勿体ないです。
エントリーシートや履歴書に比べたら封筒の書き方はそこまで難しくないため、対策はしやすいです。
評価を上げるのはもちろんですが、なにより自分の印象を落とさないためにも封筒も万全なものに仕上げていきましょう。
封筒の表面の書き方
封筒には表面と裏面それぞれに書き方が存在します。
企業の目に最初に入るのは表面となり、印象にも真っ先に残ると考えてください。
まずは表面の書き方を覚えて、封筒の扱いに慣れていきましょう。
郵便番号と住所
企業の郵便番号と住所は郵送物を送るのに欠かせません。
郵便番号は右上の専用欄に、住所は右側に記載します。
住所は都道府県を省略せず、企業HPにある通りすべて記載してください。
例え住所が長くても省略はしないのがビジネスマナーとなっています。
また、番地は一丁目一番地一号というように書きましょう。
数字は漢数字を使うのが基本です。
住所が長い場合は無理に一行に書かず、改行しても問題ないです。
その場合はビル名から改行するなど、きりの良いところで改行しましょう。
企業名と宛名
企業名は封筒の中央に記載します。
その際、文字の大きさは他の箇所より大きめに書くのが基本です。
株式会社がつく企業は記載を忘れず、合わせて書くようにしましょう。
企業名は可能な限り一行に収まるように書いてください。
アルファベットのある企業はアルファベットでも縦に記載します。
住所と同様、企業名も省略することがないよう注意してください。
例えば引っ越し企業で有名なアリさんマークの引越社は、正式名称は株式会社引越社です。
調べてみると意外と正式名称と勘違いしていることもあるため、記載前に確認するようにしましょう。
企業名が書き終わったら、横に宛名を書きます。
就職活動で記載する宛名は人事部宛てなことが多いですが、企業の指定する宛名を確認して送付するようにするのが確実です。
宛名の最後には御中、もしくは様を忘れずに書きましょう。
企業名と宛名で大事になってくるのが文字のバランスです。
文字サイズも大きくなることから、不自然な箇所で改行になってしまったり、ところどころ文字が小さくなるなど全体を通してみるとバランスの悪い書き方になっていることがあります。
考え無しに書き始めるのではなく、書き終わった時にバランス良く収まるイメージを持って書きましょう。
企業名と宛名の最後の文字の高さが同じ位置にくるのがベストです。
文字数から計算するなどして調整していきましょう。
中身の分かる一文の記載
住所を書き終わったら中に何が封入されているのかが分かるように、封筒の左側に書類在中の記載をしてください。
書類在中の記載がないと何の書類か分からず企業側の手間をかけたり、誤って別の部署に開封されてしまう可能性もあるので注意が必要です。
エントリーシートと履歴書が入っているなら「応募書類在中」と記載します。
履歴書のみなら「履歴書在中」と記載します。
内定承諾書ならば「内定承諾書在中」と書くように、基本は何の書類が入っているのかが一目で分かる書き方をしてください。
記入の際は赤字で書きます。
また、記載をしたら周りを四角で囲むことが多いですが、無理して囲まなくても問題ありません。
もし囲む場合は定規を使って綺麗に整えて書くと見た目が良くなるでしょう。
封筒を使う機会が多い場合は、スタンプを活用する方法もあります。
市販で「〇〇書類在中」のスタンプが販売されていることもあり、使うことが多いものを購入するのも良いでしょう。
スタンプを使用するのは問題ないため、毎回書くのが面倒な場合や少しでも効率化したい場合は検討してみてください。
スタンプの他に在中シールというのもありますが、シールは送付中に剥がれる可能性があるためおすすめしません。
封筒の裏面の書き方
封筒の表面を確認したところで、次は裏面を確認していきます。
裏面は表面ほど重要ではないですが、ここで綻びが出ると詰めの甘い学生だと思われる可能性があります。
裏面も書き方を徹底して、万全な封筒を仕上げてください。
自分の郵便番号と住所
裏面に記載する内容の一つに自分の郵便番号と住所があります。
企業が何か書類を返送することもあるため、住所は必ず記載するようにしてください。
企業同様に自分の住所も省略はせず、都道府県名から書くようにしましょう。
住所の書き方については企業と同じです。
郵便番号は住所の上に記載します。
必ずハイフンをつけるようにしてください。
郵便番号と住所は封筒の右側下に記載します。
とはいっても右過ぎるのではなく、中央右に位置するように記載してください。
名前と大学名
封筒の中央左側下には名前と大学名を記載します。
封筒の中央の線を名前と住所で挟むように書くイメージを持つと分かりやすいです。
名前は他の文字より少し大きめに記載しましょう。
名前の左横に大学名を書きます。
書き方は〇〇大学〇〇部〇〇科というように、正式名称で記載するのが基本です。
日にちと封
封筒の左端には日付を記載します。
日付を書く位置は住所や名前より上の位置に記載するようにしましょう。
日付は年数から記載しますが、西暦ではなく年号で記載するようにしてください。
日付は届く日にちではなく、封筒を記載した日にちを書きます。
封筒を書き終わり封をしたら、最後は封の中央に封字を記載します。
封字とは「〆」のことで、封筒を途中で開封されていないことを証明するためのものです。
重要書類が封入されている関係上、封字で安全なことを保証しましょう。
たまにあるのが「×」で記載されているケースです。
×と〆は異なりますので、気を付けましょう。
封筒に関する注意点
封筒に関連した注意点はいくつか存在します。
書き方に関するものや書き方以外でも、封筒を送付するには気を付けるべき点があるのでこちらで紹介します。
万全な封筒を仕上げるために注意点を把握しておきましょう。
誤字脱字に注意する
当然ですが、封筒を書く際は誤字や脱字には気を付けないといけません。
企業名を間違えていると失礼にあたりますし、住所を間違えてしまうと書類が届かないこともあります。
エントリーシートや履歴書の確認に比べたら時間と労力はかかりませんので、送付前に必ず誤字脱字がないか確認をしてください。
御中と様の使用ミスに注意する
前述した御中と様ですが、日常生活ではあまり使わない用語なのでミスを起こしやすいです。
企業名、部署名宛なら御中を使用し、個人名なら様を使います。
御中と様は併用することはないため、どちらかのみ使用してください。
担当宛となっていた場合は、担当者様と記載するのが良いでしょう。
切手は派手なものは避ける
封筒に貼る切手ですが、派手なものは避けた方が良いでしょう。
アニメ柄のものやふるさと切手、特殊切手などは就職活動で使用する切手としては不適切です。
就職活動で企業に封筒を送る際に利用される切手は、主に普通切手というもので花や風景などが移ったものになります。
総じてシンプルなデザインとなっていて無難な切手になりますので、印象が悪くなることはないでしょう。
切手は何枚も貼らない
切手でもう一つ注意点があるのが、何枚も貼らないことです。
手元に10円や20円のものしかなく、5枚以上貼るケースがありますが、切手だらけだと封筒が汚く見えてしまいます。
極力1枚にまとめるか、多くても2枚までにしておきましょう。
一番は郵便局まで行き、窓口で郵送してもらうのが確実です。
少々手間ではありますが、切手の値段を間違える心配もないため安心して送付が可能です。
裏面の文字は表面より小さめに
裏面の文字は表面より少し小さめに書く必要があります。
名前は大きくても構いませんが、主体となるのは表面のため裏面の文字が大きくなることは避けましょう。
封筒の大きさや種類も適切なものを選ぶ
就職活動では封筒の大きさも重要となります。
エントリーシートや履歴書を入れる封筒であれば、A4サイズの封筒に入れるのがおすすめです。
小さい封筒だと履歴書などが曲がってしまい、見映えが悪くなります。
エントリーシートのサイズによってはA4以下の封筒を使用しても問題ありませんが、A4サイズを用意しておけばほとんどのケースで使えるでしょう。
また、封筒の色は白色を使ってください。
茶色の封筒もありますが、茶色はビジネスシーンで使われることが多く、場合によってはビジネス用書類と混ざってしまう可能性があります。
就活用の書類だと判別しやすくするためにも、封筒は白色を選ぶようにしましょう。
ただし、企業から封筒の指定がされていたり、送付用の封筒が一緒に送られてきた場合はそちらの封筒を使って大丈夫です。
一度開けた封筒は使わない
封筒を送る際にありがちなのが、封筒の封を一度開封し、そのまま再度封をして送付することです。
書類を入れ忘れたり、確認のために封を一旦開けてしまうケースがあります。
封筒の封は一度開けると開けた形跡が残る可能性が高く、途中で第三者に開封されたと見なされることがあります。
そうなると個人情報の管理や選考に支障をきたす恐れがあるため、もし封を開けてしまったのであればその封筒は再利用しないでください。
一度封をすると開封は企業以外できないものと考え、封入前の確認は徹底しておきましょう。
書類を入れた後に封筒を書かない
書類を封筒に入れた後に封筒を書くと中の書類に筆跡が残ったり、書類の傷がつく場合があります。
また、書いてる途中に中の書類に引っかかって文字がズレることも考えられます。
封筒の記載が終わった後に書類を封入する方が安全で確実なので、封筒を記載してから書類を入れた方が良いでしょう。
記載の際は必ず油性ペンを使用する
封筒を記載する際は、必ず油性のボールペンを使いましょう。
ボールペンであれば送付中に文字が消える心配もないためです。
油性を使う理由は雨や水で濡れても文字が消えたり、滲んだりする心配がないからです。
水性ボールペンは消しやすいメリットがありますが、汚れる可能性も高いので油性のものを使用しましょう。
封入の際はのりか両面テープを使う
封筒に封をする際はのりか両面テープを使うのが基本です。
セロハンテープは剥がれやすく、見た目も悪いため避けましょう。
のりは粘着性の高いものをできる限り使用して、途中で剥がれることがないように心掛けましょう。
クリアファイルを活用してみる
封筒を送付する際に役立つ物にクリアファイルがあります。
送付する書類が多い場合にクリアファイルがあることで書類がばらけずに送付できるため、まとまりを持って送ることが可能です。
また、雨や水に濡れても書類を守ってくれるため、保護の意味も兼ねています。
クリアファイルは透明のA4サイズの入るもので十分で、費用もそこまでかからないためおすすめです。
送る書類が多い場合は使用を検討してみてください。
添え状と書き方について
就職活動では添え状を同封するのがマナーと言われており、応募書類と合わせて送ることが多いとされています。
添え状を用意することでどのような書類なのかを改めて説明するとともに、ビジネスマナーと熱意がある学生だと感じさせることもできるでしょう。
ここでは添え状の書き方を紹介します。
日付
まず前提として、添え状は封筒と異なり横書きとなります。
日付は添え状の一番右上に記載するようにします。
年号から書き始めるようにしてください。
企業名・宛名
日付の一段下には企業名と宛名を記載します。
左詰めで書くようにしましょう。
書き方は封筒と同じで、株式会社の書き忘れや正式名称、御中と様の使い分けに気を付けてください。
自分の情報
続いて一行下の右側に差出人である自分の情報を記載します。
記載する内容は名前、大学名、郵便番号、住所、連絡先電話番号、メールアドレスの6点です。
順番は大学名、名前、郵便番号、住所、連絡先電話番号、メールアドレスの順に記載していきましょう。
書き方は封筒と同様ですが、名前は他の箇所と同じ大きさで書きます。
また、添え状は横書きなので漢数字ではなく数字で書くようにしてください。
メールアドレスは奇抜なものやおかしなものではなく、無難なものを使うようにしましょう。
タイトル
続いて一行下中央部分に添え状のタイトルを記載します。
タイトルは「〇〇書類の送付につきまして」と書きます。
書類に応じて〇〇の部分だけ変更すれば問題ないです。
タイトルは見やすいように他の文字より一回り大きいサイズで記載しましょう。
挨拶
いきなり本文に入るのではなく、一度前置き用に挨拶の一文を挿入します。
挨拶の際は頭語に拝啓、結語に敬具を使ってください。
ビジネスマナーの一種となります。
敬具を使うのは本文の終わりなので、ここではまず拝啓と記載しておきましょう。
拝啓の後には一文字分の空白を開けて、時候の挨拶を記載をしてください。
「貴社におかれましてはますますご盛栄のことと存じます」のように、ビジネス用の簡単な挨拶で問題ありません。
長々と書く必要はないため、一行程度で終わるようにしましょう。
本文
本文ですが、最初に自己紹介をします。
「私は〇〇大学〇〇学部〇〇科の就活太郎と申します」のように簡単に自己紹介から始めてください。
次に今回の書類の要件について記載します。
書類を送付した旨を記載し、選考を受ける意思や内定を承諾する意思を記載しましょう。
「よろしくお願いいたします」の一言も忘れずに書くようにしてください。
本文の終わりには敬具を記載します。
敬具の位置は右側に書くのが基本です。
同封書類
本文が書き終わったら同封書類の記載をします。
中央に「記」と書いて箇条書きで同封書類を書きましょう。
この時、枚数も一緒に書いてください。
書類を書いたら、最後は右側に「以上」と書いて終了です。
添え状はパソコンで記載
添え状はビジネス文書のため、手書きではなくパソコン上で作成するのが良いでしょう。
手書きより簡単に終わりますし、テンプレートを保存しておくことも可能です。
下地になる文章だけ予め作成しておき、送付先ごとに微修正を加えていきましょう。
パソコンだと様々なフォントや装飾ができますが、ビジネス文書なので余計なアレンジは好ましくありません。
通常の書体でしたためるようにした方が良いでしょう。
封筒から学生の内面が伝わることを意識する
いくらエントリーシートや履歴書を丁寧に仕上げても、外側の封筒の仕上げを疎かにしていると本当に優秀な学生なのか怪しく思われてしまうでしょう。
前述したように封筒で学生の印象が判断される場合もありますので、封筒も手を抜かず送付先に評価されるように意識しましょう。
企業の面接官や人事担当者も多くの封筒を目にするため、封筒だけでどのような学生か見抜いてくる可能性があります。
封筒によって学生の性格や内面が伝わることを理解し、封筒の作成をしてください。
まとめ
封筒はエントリーシートや履歴書など、就職活動にとって非常に重要なものを入れる物となります。
企業としても最初に目に入る書類となり、封筒からどういう学生なのか読み取ろうとしてきます。
このように封筒も選考の判断材料になることがあるため、封筒の書き方を万全にして印象を良くしていくことが大切です。
ここで解説した表面と裏面の書き方、添え状、注意点を意識して企業に好印象を持たれる封筒を作ってください。
封筒の書き方を覚えて、就職活動を乗り切りましょう。
