就活における好印象を残す添え状（送付状）の書き方とコツを解説
2024/10/24更新
はじめに
就職活動において、添え状の重要性をご存じでしょうか。
添え状とは、履歴書やエントリーシートとともに企業に送る書類で、就活生のビジネスマナーや誠意を示すための大切なツールです。
単なる形式的なものではなく、企業に対する礼儀やていねいさを伝える役割を果たします。
本記事では、添え状の役割や書き方、注意点について詳しく解説します。
この記事は、以下のような疑問を持つ就活生が対象です。
- 添え状ってなに？
- どうして添え状をつける必要があるの？
- 添え状の具体的な書き方を知りたい
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就活における添え状（送付状）とは？
添え状とは、履歴書やエントリーシートなどを郵送するときに一緒に送る書類のことです。
相手に対して「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを伝えるためのものです。
添え状には、送付する書類の内容や目的を簡潔に説明する役割があります。
また、ビジネスマナーとして、書類選考の際に自分をアピールするためにも重要です。
添え状を書くときは、以下のポイントに注意します。
- あいさつ文：最初にカンタンなあいさつを入れます。
- 送付内容の説明：何を送っているのかを明記します。
- 結びの言葉：最後に感謝の言葉や今後の連絡を期待する旨を記載します。
添え状は、単なる形式的な文書ではなく、応募先企業に対する自分の熱意や誠意を伝えるための大切なツールです。
定型文だけでなく、自分の言葉でしっかりと表現することが求められます。
添え状は合否に影響する？
結論から言うと、添え状の有無によって合否が影響することはありません。
しかし、送付状を書くことは社会人として身につけておきたいマナーのひとつでもあります。
送付状は合否に直接関係することはないものの、入れておいた方が採用担当者に好印象を与えられるでしょう。
もしエントリーシートを送付する際は、できるだけ送付状を入れて郵送するのがおすすめです。
就活で添え状（送付状）をつける理由
就職活動において添え状（送付状）は、応募書類を企業に郵送する際に同封する重要な書類です。
以下に、添え状の必要性を詳しく説明します。
ビジネスマナーとしての重要性
添え状を同封することは、ビジネスの場における基本的なマナーです。
企業に応募書類を送る際、単に履歴書やエントリーシートを封筒に入れるだけではなく、添え状を加えることで、受け取る側に対する礼儀を示すことができます。
ビジネスの世界では、書類の送付時にあいさつを含めることが一般的な慣習であり、就活生がこれを守ることで、社会人としての基本的なマナーや常識を示すことができます。
書類の内容を明確に伝える
添え状には、「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを明確に記載することが求められます。
これにより、採用担当者は送付された書類の内容を一目で理解することができ、書類の整理や確認がスムーズに行えるでしょう。
特に、複数の書類を同時に送る場合、添え状があることで、各書類の役割や目的を明確に伝えることができ、誤解や混乱を防ぐことができます。
採用担当者の負担を軽減する
企業の採用担当者は、多くの応募書類を日々受け取っており、その中で効率よく選考を進める必要があります。
添え状があることで、採用担当者は就活生の基本情報や応募の経緯をすぐに把握でき、書類選考が円滑に進む助けとなります。
特に人気のある企業や職種では、多くの就活生が応募しているため、添え状が採用担当者の負担を軽減し、選考プロセスをスムーズに進める役割を果たすのです。
書類の紛失や誤配を防ぐ
添え状には、送付先の会社名や担当者名、差出人の情報などが記載されているため、書類の紛失や誤配を防ぐ役割もあります。
特に大企業では、日々多くの郵便物が届きます。
添え状があることで、どの部署の誰に宛てたものかを明確にし、書類が確実に担当者の手に渡るようにすることができるでしょう。
企業への誠意を示す
最後に、添え状を同封することは、就活生が企業に対して誠意を持って応募していることを示す手段です。
単に書類を送るだけでなく、ていねいに挨拶文を添えることで、企業に対する敬意や関心を示すことができ、採用担当者に良い印象を与えることができます。
以上のように、就職活動における添え状は、ビジネスマナーの遵守、書類の内容の明確化、採用担当者の負担軽減、書類の紛失防止、そして企業への誠意の表現といった多くの重要な役割を果たしています。
これらの点を考慮すると、添え状を同封することは、就活生にとって非常に有益であり、就職活動を成功に導くための一助となると言えるでしょう。
就活での添え状（送付状）の書き方
まずは、基本的な書き方のポイントをマスターしましょう。
添え状は1枚にまとめるのが基本です。
「採用してもらいたい」という熱意を伝えたいからといって2枚、3枚と書き連ねてしまうと、添え状本来の目的を失ってしまいます。
ビジネス文書のほとんどはA4サイズです。
採用担当者にとっても扱いやすいサイズですから、添え状もA4サイズにします。
添え状の内容は特別難しいことではありません。
書くべき内容は決まっていますので、テンプレート通りに記入すれば問題ありません。
下記を参考に
- 日付
- 宛名
- 自分の名前・連絡先
- 件名
- 本文
- 同封書類
について順に解説していきます。
日付
日付を記入する位置は、右上となります。
これは、ビジネス文書を作成する際に共通するルールですので覚えておきましょう。
また、日付は作成日ではなくポストに投函する日となります。
履歴書やエントリーシートの日付も同様です。
「年」は省略せず必ず記入しましょう。
和暦、西暦どちらでも構いませんが、履歴書やエントリーシートなどほかの書類と記載方法を統一します。
宛名
宛名は、日付から一段下げた左側に記入します。
会社名、部署名、担当者名を正確に書きましょう。
会社名は省略せず「株式会社〇〇」と書き、行を変えて「部署名」「担当者の名前」に敬称を付けて左上に記入します。
担当者名が分からない場合は「採用担当者様」のように、どの担当者宛てなのかわかるように記載しておくとよいでしょう。
また、「御中」と「様」の使い分けには注意が必要です。
「御中」は会社や部署宛て、「様」は個人宛ての場合に使います。
つまり、会社名のみや会社名＋部署名がわかっている際には「御中」をつけて、担当者名までわかっている際には「様」をつけます。
「御中」と「様」は併用しないのがルールです。
就活だけではなく、日常生活でも気を付けたいですね。
自分の名前・連絡先
送付した書類に不備や不足があった場合など、提出先の企業から連絡があるかもしれません。
必ず自分の名前・連絡先を記入しておきましょう。
差出人名は、宛名より下の用紙の右側に記載します。
内容は
- 大学名＋学部学科名
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- Eメールアドレス
の順に書きましょう。
電話番号は、連絡の取りやすい携帯番号でもOKです。
住所は都道府県名も省略せずに記載します。
あまりに長くなるようであれば、複数行に分けて書いてもかまいません。
件名
タイトルは中央に記載しましょう。
添え状の要旨がわかる、簡潔なタイトルにします。
履歴書やエントリーシートの応募であれば、「選考書類の提出につきまして」や「応募選考書類のご送付の件」などひと目で分かる件名にしましょう。
本文
本文はビジネスマナーを守ったうえで簡潔に内容を伝えましょう。
ビジネスで使用する手紙には以下のようなルールがあります。
- 文頭には頭語として「拝啓」を入れる
- 時候のあいさつを入れる
- 本文
- 文の終わりに敬具を入れる
注意点としては、頭語のあとは1文字分のスペースを入れ「、」は使わないことです。
時候のあいさつを入れる場合は月によって変わるので、適切な文言を選ぶことが大切です。
通年使えるあいさつでも構いません。
＜時候のあいさつの例＞
＜通年使えるあいさつの例＞
拝啓 貴社におかれましてはますますのご盛栄のこととお慶び申し上げます。
同封書類
あとは送付書類を記載して完成です。
本文から1行空けて中央に「記」と書き、その下に今回送付する書類と枚数を記載します。
これは、本文中の「下記の応募書類」に呼応したものです。
- エントリーシート1枚
- 履歴書1枚
このように記載してください。
最後に「以上」と右下に書いて結びます。
＜就活における添え状（送付状）の例文＞
2024年8月20日
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
山田 太郎
住所：東京都〇〇区〇〇町1-2-3
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：taro.yamada@example.com
選考書類の提出につきまして
拝啓 盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、履歴書とエントリーシートを同封いたしました。
ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
- エントリーシート 1枚
- 履歴書 1枚
以上
就活で添え状（送付状）を郵送するときのポイント
添え状を郵送するときのポイントについて、詳しく解説します。
以下の6点の項目について、それぞれ確認していきましょう。
封筒の選び方
履歴書や添え状を折らずに入れられる「角形2号」を選ぶのがベストです。
これにより、書類が折れたりシワになったりするのを防ぎます。
色は白を選びましょう。
表面
封筒の表面には「住所」「宛名」を省略せずに記入します。
都道府県やビル名を略したり、株式会社を（株）と記入しないように気をつけましょう。
住所を書くときには「○○○ー○」と記入せず、「丁目、番地、号」を用いて書きます。
最後に表面の左下に赤字で「履歴書在中」と記入し、定規などを使用してきれいに四角で囲みます。
履歴書と一緒にエントリーシートを送る場合は「応募書類在中」と記入しても大丈夫です。
書類の順序
封筒には、添え状の記書きに記載した順に上から入れましょう。
例えば、同封書類が
- エントリーシート1枚
- 履歴書1枚
であり、添え状にもそのように記載したのであれば、封筒の順番は上から
①添え状
②エントリーシート
③履歴書
というようにすると、企業側は見やすくなるでしょう。
また、書類は直接封筒に入れるのではなく「A4サイズのクリアファイル」に入れるといいです。
クリアファイルに入れることで、郵送時に雨でぬれたり、書類が折れ曲がるのを防ぐことができます。
書類の向き
書類を封筒に入れる際は、取り出したときにすぐに読み始められるように、書類の上部が封筒の開口部に向くようにします。
封筒の封
中身を確認したら封をします。
水のりは封筒がふやけてしまう可能性があるので、スティックのりや両面テープで閉じます。
封をした後は、封筒の裏側に「〆」や「封」といった封字を記入することが一般的です。
「〆」を「×」と書かないように注意しましょう。
こちらの記事では就活における封筒の書き方についてくわしく紹介しているので、あわせてチェックしてみてくださいね。
裏面
中心より左側に、自分の「住所」「氏名」を記入します。
都道府県も略さずに、「丁目、番地、号」を用いて書きましょう。
これらのポイントを押さえることで、添え状を含む応募書類をていねいに送付することができ、企業に対する誠意やビジネスマナーを示すことができます。
正確でていねいな封入作業は、採用担当者に良い印象を与え、選考を有利に進める一助となります。
送付状の詳しい書き方についてもっとよく知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。
就活で添え状（送付状）を書くときの注意点
添え状を書くときには、いくつかの注意点があります。
下記のポイントを押さえ、採用担当者に好印象を与えるような添え状を心がけましょう。
宛先の正確さ
宛先を正確に記載することは基本中の基本です。
特に大企業では複数の部署が存在するため、部署名や担当者名を間違えると、書類が正しい場所に届かない可能性があります。
企業の公式ウェブサイトや求人情報を確認し、正確な宛先を記載するようにしましょう。
誤字脱字のチェック
誤字や脱字は、就活生の注意力やていねいさを疑われる原因となります。
添え状を作成した後は、必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。
特に、企業名や担当者名を間違えると非常に失礼にあたるため、細心の注意を払う必要があります。
簡潔で明確な内容
添え状はあくまで送付状ですので、過度に長い文章は避けましょう。
送付する書類の内容を簡潔に記載し、何を送っているのかを明確に伝えることが重要です。
また、時候のあいさつや感謝の言葉を適切に使い、ていねいさを示すことも大切です。
ビジネスマナーの遵守
添え状はビジネスマナーを示すための重要な書類です。
敬称の使い方（「様」「御中」など）や、あいさつ文の形式（「拝啓」「敬具」など）を正しく使うことで、社会人としての常識を示すことができます。
送付先の確認
送付先を誤らないよう、事前にしっかり確認することが必要です。
特に、企業によっては応募書類の送付先が本社ではなく、特定の部署や支社である場合もあるため、注意が必要です。
形式とフォーマット
手書きとパソコンのどちらで作成するかは、企業の文化や指示に従いますが、一般的にはパソコンで作成することが多いです。
フォーマットはシンプルで見やすく、ビジネス文書としての体裁を整えることが求められます。
以上のポイントを押さえて、正確でていねいな添え状を作成することで、採用担当者に良い印象を与え、選考を有利に進めることができるでしょう。
添え状（送付状）に関するよくある質問
添え状の書き方について、おおまかなイメージはついてきたかと思います。
最後に添え状に関するよくある質問を紹介するので、ここで添え状に関する悩みや不安を解消しておきましょう。
添え状は正直なくてもいい？
先述の通り、添え状は合否に関係しないためなくても問題ありません。
ただし、入れた方が企業側にも好印象を持ってもらえる可能性が高いことはたしかです。
入社後のビジネスマナーを勉強しておく意味でも、就活の時点でマスターしておきましょう。
添え状は手書き/パソコンのどっちがいい？
結論、添え状はパソコンを使って書くのがおすすめです。
送付状を書く際にもっとも大切なのは、誰が読んでも綺麗でわかりやすい内容にすることです。
手書きだと場合によっては読みにくくなってしまうため、添え状の作成には適しません。
相手に読みやすい添え状にするにはWordなどを使うようにしましょう。
入れ忘れてしまったらどうすればいい？
入れ忘れてしまったからといって、わざわざ企業側に連絡したり書類を送り直したりする必要はありません。
わざわざ書類を送り直してしまうと逆に相手に手間と迷惑をかけさせてしまうので、入れ忘れてもそのまま何もしなくても大丈夫です。
面接官に手渡しする際も必要？
エントリーシートを企業の受付や面接官に手渡しする際は、添え状は必要ありません。
企業の受付に渡すときには封筒の向きに注意して渡しましょう。
「前略」を使用してもいい?
頭語に「前略」と記載するケースは、親しい方へ宛てた書き方となります。
そのため、企業に履歴書を送る場合は不適切なので使用しないように注意してください。
さいごに
添え状は、就職活動において応募書類を企業に送る際に同封する重要な書類です。
これは単なる形式的なものではなく、ビジネスマナーを示し、企業に対する誠意を伝える役割を果たします。
添え状には、宛先や差出人の情報、送付する書類の内容を簡潔に記載し、時候のあいさつや感謝の言葉を添えることで、ていねいさを示します。
また、敬称やあいさつ文の形式を正しく使い、社会人としての常識を示すことも大切です。
添え状は、採用担当者に対して就活生のビジネスマナーや注意力を示す機会でもあります。
添え状は就活生の印象を左右する重要な要素であり、正確でていねいな内容を心がけることで、就職活動を有利に進められるでしょう。
