【2次面接メール見本付き】印象度抜群の返信メール・テクニック
2023年5月25日更新
はじめに
就活において2次面接は重要なステージです。
1次面接で基本的なビジネスマナーや能力を買われて合格したので、2次面接の返信メールも隙のない適切な文章を心掛けたいですよね。
元人事の本音を言うと、返信メールは減点こそあれ、加点されることはほぼありません。
ただ、採用担当者に
「なかなか配慮のある文章だ」
「入社してからも気が利きそうだ」
「学生にしては、こなれた文章だ」
と好印象を残すことは可能です。
「でも、気の利いた文章って、どこに気を付けて、どう書けばいいんですか？」
本記事では、就活生向けに2次面接の返信メールで印象度を抜群にするテクニックや書き方のコツまで例文を交えながら解説していきます。
10分ぐらいで簡単に習得できますので、最後まで一気にお読みくださいね。
返信メールの書き方のコツ
返信メールにも好印象を残すコツがあります。
このコツを知らないせいで地雷を踏むこともありますので、重要な7つのコツをまずは確認しておきましょう。
①基本的にその日のうちに返信する
2次面接の返信は、なるべくその日に返すことがカギです。
「24時間以内に返信すればいい」という記事を散見しますが、現代のビジネススピードから言うと少し遅いような気がします。
さらに、日をまたいでしまうと、
「当社の志望度が低いのかな…」
「軽く見られてる？」
「他社でもっといいところがあるのかな？」
など、いらぬ猜疑心を助長します。
なので、その日のうちにできるだけ早い段階で返信することがコツです。
迅速な対応は積極性や真摯な姿勢を印象付けます。
24時間以内というフレーズは、最悪24時間以内と捉えることが肝要です。
②1次面接通過に関する感謝や喜びの気持ちを伝える
返信メールを送るときは、いきなり事務的に本文を送ってはいけません。
あいさつの後に１次面接を通過したことの喜びや2次面接に参加できることの感謝の念を伝えると印象度がアップします。
１次面接を通過したことで舞い上がって飛ばしがちですが、志望度の高さや誠実な人柄がこの１文で伝わりますので、必ず入れ込みましょう。
③隙のない簡潔な文章を心掛ける
採用担当者は、1日に何十通〜何百通という返信メールを受け取っています。
その中で、文章がやたらと長く、何を言っているのか理解不能なメールが紛れ込んでいたらどうでしょう？
ビジネスマナーがなっていないと一発で烙印を押されること間違いなしです。
無駄な文章は削って、シンプルだけど、抜け漏れのない文章を目指しましょう。
④適宜改行する
たとえば、下記のような文章が送られてきたら、どうでしょう？
「1次面接を通過し、心から感謝と喜びで満たされております。この機会を与えていただいたことに対し、深く感謝しております。加えて、企業様のお時間と貴重なフィードバックに心から感謝申し上げます…」
なんか文章が塊になっていて、読む気が薄れますよね。
なので、改行を入れると読みやすくなります。
改行を入れるタイミングは、「意味の切れ目」や「文章の切れ目」を基準にするといいでしょう。
メールで1行の目安は20〜30文字と言われていますが、声に出して読んでみて、区切りのいいところで改行するのがコツです。
なお、改行の後は1行空けましょう。
⑤相手に無駄な手間をとらせない
相手に無駄な作業をさせない配慮も大切です。
そうでなくても、採用ピーク時は担当者も多忙です。
変なことで手間を取らせると、一気に印象を下げます。
たとえば、企業側から指定された日程が合わない場合、「伺えません」とだけ返事されると、企業側も困りますよね。
ではなくて、自分のほうから都合のいい日を何案か提示して相手の返事を待つほうがやり取りが少なくて済むわけです。
このようにチョッとした行為で効率的なやりとりができますので、できるだけ少ないステップで事が運ぶように意識しましょう。
⑥CCがある場合は全員に返信する
次に、人事のメールに「CC」で採用担当者以外のメールアドレスが入っている場合があります。
CCとは「Carbon Copy」の略称で、メールで追加の受信者を指定するための機能です。
主要な受信者（宛先）の他に、CC欄に指定したメールアドレスの所有者にも同じメールが届きます。
たとえば、採用担当者の上司のメールアドレスが「CC」で入っていることはよくあります。
この場合、返信するときは必ず「CC」の人にも同じく「CC」で送り返してください。
なぜなら、採用担当者が「CC」で送っているということは、その上司や関係者に確認を求めているからです。
当然、学生から送られてきたメールにも上司や関係者の確認が必要だということになるので、その真意をくみ取って必ず「CC」の人にもメールを送り返すことがマナーです。
⑦誤字脱字がないかチェックする
最後は月並みですが、誤字脱字がないかもチェックしておいてください。
誤字脱字があると、幼稚に見えますし、入社してからも「このようなミスを仕事で連発するのでは？」といった悪印象を持たれます。
間違いを防ぐには、声に出して読み返すか、誤字脱字をチェックするツールもありますので、積極的に利用しましょう。
それでも心配な人は、信頼できる第3者に校正をお願いしましょう。
返信メールに書く内容
それでは、企業側の2次面接のメールに返信する時に、書くべき内容を確認しておきましょう。
返信メールで書くべき内容は下記の6つです。
①宛名
②あいさつ、大学名、学部・学科、名前
③案内メールへのお礼
④日程に対する回答
⑤締めのあいさつ
⑥署名
1つずつ見ていきましょう。
①宛名
メールの最初には宛名を書きます。
たとえば、
| 〇〇株式会社 人事部 人事課 〇〇様 |
のように会社名、所属、氏名を入れていきます。
ここで1番気を付けることは、固有名詞を間違えないことです。
名前は会社や本人にとって、最も大切な名詞になりますので、それを間違えるとかなり印象が悪くなります。
それから株式会社の場合、株式会社が社名の前にくるパターン（前株）と後にくるパターン（後株）に分かれますので、確認して正確に記入しましょう。
また、（株）と略さずに株式会社と書くほうが正式です。
②あいさつ、大学名、学部学科、氏名
次にあいさつ、大学名、学部学科、氏名を書いていきます。
たとえば、
| お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇です。 |
のように書いていきます。
2次面接の場合は初見ではないので、あいさつは「お世話になっております」で問題ありません。
次に、大学名、学部学科、氏名を書いていきますが、これは読み手に誰から来たメールなのかをまず認識してもらうために必要です。
③案内メールへのお礼
次に案内メールへのお礼を、
| まずはじめに、1次面接を通過したことに対し、大変光栄に思っております。 また、この度は2次面接の機会をいただき、心から感謝申し上げます。 |
のような感じで喜びと感謝を伝えていきます。
④日程に対する回答
日程に対する回答は、企業側が指定してくるケースとあなたが候補日を伝えるケースの2パターンあります。
加えて、企業側から指定された日に都合がいいケースと悪いケースの2パターンあります。
それぞれの回答パターンはあとで別に章を割いて、例文を交えながら解説していきますね。
⑤締めのあいさつ
締めのあいさつの目的は大きく2つあって、
1つ目は、礼に始まり礼に終わるではないですが、メールを送ってくれた人に対する礼儀のためです。
2つ目は、このメールは書きかけではなく、「要件は以上です」という意味を持たせるためです。
いずれにしても、締めのあいさつがないと文字通り、文章に締まりがなくなりますので、必ず付けてクロージングしましょう。
締めのあいさつとしては、
| ・それでは、今後ともよろしくお願いします。 ・ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いします。 |
などと書くといいでしょう。
⑥署名
本文の最後には必ず署名を残すようにしましょう。
以下のように氏名、大学名、学部学科、学年、携帯電話番号、メールアドレスを漏れなく書き込みます。
| ーーーーーーーーーーーーーーーーー上活太郎（Taro Zhokatsu） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年 携帯番号：090-××××-×××× メール：taro_z@××××.ne.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
なお、メールソフト機能を使うと、自動的に署名が付きますので便利ですよ。
返信4パターン例文見本
ここでは、返信メールを
①指定日で問題ないケース
②指定日に都合が悪いケース
③候補日を挙げるように依頼のあったケース
④辞退するケース
の4パターンで見本を交えながら解説していきます。
①指定日で問題ないケース
まずは企業側から打診のあった指定日で問題ない場合の見本です。
| 〇〇株式会社 人事部人事課 〇〇様 いつもお世話になっております。 ○○大学〇〇学部の○○上活太郎と申します。 このたびは、1次面接を通過し、2次面接の機会をいただいたことに 対して、まずもって感謝申し上げます。 ご指定いただいた〇月〇日の〇時より、貴社の第3会議室で実施される 2次面接に参加いたしたくよろしくお願いします。 当日までにさらに精進を重ね、実力を発揮出来るよう努めて参りたいと 存じております。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー 上活太郎（Taro Zhokatsu） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年 携帯番号：090-××××-×××× メール：taro_z@××××.ne.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
例文のように、1次面接を通過したことのお礼や2次面接をセッティングしてくれたことへの感謝を伝えます。
その上で、指定日に参加できることを連絡します。
そのあと、いきなり締めのあいさつに入るのではなく、それまでに努力する意気込みを合わせて伝えられると好印象ですね。
②指定日に都合が悪いケース
指定日に都合がつかない場合は、都合の良い候補日を何案か提示し、相手の指示を待つようにしましょう。
間違っても「都合が合いません」とか、「伺えません」というように事実を伝えるだけでは相手に2度手間を取らせる形になりますので注意しましょう。
| 〇〇株式会社 人事部人事課 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の上活太郎です。 この度は1次面接通過のメールを頂戴し、ありがとうございます。 2次面接に進めるとのことを大変嬉しく思っております。 ただ、ご指定頂きました日時に大学の試験があり、お伺いするのが難しい状況です。 大変恐縮ですが、日程を変更していただくことは可能でしょうか。 以下の日程であれば、お伺いすることができます。 1)〇月〇日：終日 2)〇月〇日：終日 3)〇月〇日：11時以降 ご調整が難しい際には、日程を再度、ご提示いただければ幸いです。 ご多忙のところご面倒をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー 上活太郎（Taro Zhokatsu） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年 携帯番号：090-××××-×××× メール：taro_z@××××.ne.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
ポイントは候補日を1案では日程が合わない可能性もありますので、できれば3案提示してください。
また、「調整してください」と依頼系で書くと高飛車に映りますので、必ず疑問形で調整をお願いするのもコツです。
③候補日を挙げるように依頼されたケース
場合によっては、採用担当者のほうから、候補日を挙げてほしいと依頼されることがあります。
そのときの見本を見てみましょう。
| 株式会社〇〇 総務部 人事課 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の上活太郎〇〇です。 先日は1次面接でお世話になり、ありがとうございました。 また、選考結果をご連絡頂き、2次面接の機会をいただけるとのことで 大変嬉しく思っております。 面接は、以下の日程でお伺いすることができます。 1)〇月〇日：13時～15時 2)〇月〇日：11時以降 3)〇月〇日：終日 ご多忙のところご面倒おかけしますが、何卒ご調整をお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー 上活太郎（Taro Zhokatsu） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年 携帯番号：090-××××-×××× メール：taro_z@××××.ne.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
この場合も候補日は1日だけではなく、3つ程度挙げるようにしましょう。
特に、採用選考がピークの場合、人事も過密スケジュールで動いています。
1案だけでは日程が合わず、再度日程調整で手間をかけさせる場合もあります。
そのあたりを慮って、3案挙げると配慮のある学生だと感心されますよ。
④辞退するケース
面接を受けたにもかかわらず、辞退するのは心苦しいかもしれませんが、返信しないという行為が1番失礼です。
辞退する場合でも、必ず返信メールで誠意をもって辞退の旨を伝えるようにしましょう。
その場合の見本は下記のとおりです。
| 〇〇株式会社 人事部人事課 〇〇様 お世話になります。 〇月〇日に貴社にて1次面接を受けさせていただいた〇〇大学の上活太郎と申します。 2次面接のご案内をいただきましたが、他社から内定をいただき、 自分の適性を考え悩んだ結果、そちらに入社することを決めたため、 面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい 誠に申し訳ございません。 末筆になりますが、貴社のますますのご発展を祈念しています。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー 上活太郎（Taro Zhokatsu） 〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 4年 携帯番号：090-××××-×××× メール：taro_z@××××.ne.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
他社への内定以外にも、「一身上の都合により」とか、「家庭の事情により就業が困難になった」など、理由を付けて誠実にお断りするようにしましょう。
おわりに
本記事では2次面接の案内に対する返信メールの書き方のコツをおさえながら、実際に例文も交え理解しやすいように解説してきました。
面接の準備や自己PRも大切ですが、メールの文面も同様に重要です。
拙いメール1本が命取りとなり、あらぬ噂や悪い評判を掻き立てられては、目も当てられません。
今回紹介したコツをおさえたうえで、丁寧な表現と感謝の気持ちを込めたメールは企業側に好印象を与えられます。
「たかが返信メールだ」と見くびらず、選考の一環だと捉えて慎重に事を運ぶようにしましょう。
そのために、本記事がお役に立てば幸いです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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