採用メールの返信マナーを徹底解説。例文や対応方法まで就活生の不安を解消

はじめに

就職活動をしているとお礼メールの送り方やメールの返信マナーなどわからないことがたくさんあります。社会人としてのマナーが守れているか、対応が合っているかなど、審査結果に影響がでるのではないかと、不安になる人もいるでしょう。

今回は採用メールについて、返信は必要なのか、返信時のマナーや対応方法など例文を交えながら詳しく説明していきたいと思います。

採用メールの対応で困っている人は、この記事を参考にしていきましょう。

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採用通知メールが届いたときの対応

採用通知メールが届いた場合は、必ず返信しなければいけません。返信をしなければ落とされる可能性も十分にあります。

そのため、就活中には、いつ企業から連絡が来てもいいような体制をしっかり整えましょう。

また採用通知メールの返事をする際の注意点を抑えておかなければ、返事の仕方によっては、相手に悪い印象を与える場合もあります。

これから説明するポイントを参考に注意していきましょう。

メール受信後24時間以内に返信する

基本的には、企業側から発信があった時間から24時間以内に返事をするのが一番です。

しかし、24時間以内だからといって、営業時間外に返事をすることもマナー違反になるため注意しましょう。

迅速に対応することは、相手に好印象を与えることができるため、とにかく早く返事ができるように心がけましょう。

返事をするときにはこれから説明していくことにも注意していかなければいけません。

返事は明確にする

相手に何を伝えたいのか、伝えたい内容を明確化することが大切です。

採用通知の返事には、「承諾」、「辞退」、「保留」の3つしかありません。このうちのどれにあたるのか曖昧な返答にならないようにしましょう。

濁した言葉や曖昧な返答だと、企業側が混乱してしまい迷惑になります。

また文章の内容が簡潔になるように心がけましょう。

長い文章で伝わりにくい内容はNGです。

返信する前に必ず読み返す

すぐに返事をしなければいけないからといって、慌てて返す必要はありません。

内容を確認せずに慌てて返事をすると、誤字脱字の可能性があるからです。

いくら返事が早くても、誤字脱字の多い返事では、相手に悪い印象を与えてしまいます。

返信する前に、必ず文章を読み返し間違っているところはないか、確認することが重要です。

またその際には、声に出して読み返すと誤字脱字に気が付きやすいので効果的です。

マナーを守って返信する

採用メールにはマナーを守って返信することが大切です。

返信する際のマナーは以下の5点に気を付けましょう。

・件名は変えない（Re:は残しておく）

件名をコロコロ変えてしまっては、どんな内容だったかわかりにくくなります。

そのため、一目で内容がわかりやすいように件名は変えずに送りましょう。

・宛先や送り先を入れておく

誰に向けてのメッセージなのか「会社名」、「担当者の名前」、「役職」などを書いておくといいでしょう。

もし名前がわからない場合は、「採用担当者様」というように書いておけば問題ありません。

・あいさつ文は必ず入れる

あいさつは社会人のマナーです。メールであっても最初にあいさつを入れましょう。

あいさつの言葉に迷ったときは、「お世話になっております」という文言を入れておくといいでしょう。

・内容をわかりやすく、簡潔に伝える

貴重な時間を使ってメールを見ていただいているため、わかりやすく、簡潔に内容をまとめましょう。

伝えたい内容を明確にすることが大切です。

・署名も忘れずに

署名とは自分の名前のことですが、就活生の場合は大学名、学部、名前、メールアドレス、電話番号を記入しておくといいでしょう。

状況に合わせた返信マナー＜例文付き＞

採用通知メールの返信は、「承諾」、「辞退」、「保留」の3つのパターンがあると言いましたが、この3つのパターンを例文と共に解説しておきます。

メールの送り方に悩んでいる人は、これを参考に返信してみるといいでしょう。

例文を参考にすることは問題ありませんが、返事を送るときは自分の言葉も交えて送ったほうが自分の気持ちが伝わるため好印象を与えることができます。

内定を承諾する場合

上記で説明したポイントを守っていくことが大切です。あいさつから始まり、簡潔に内定を承諾する旨を伝えます。

入社しても頑張っていくという言葉を添えて、署名も忘れずに書きましょう。

全体的に、誤字脱字もなく丁寧な言葉遣いをするのがポイントです。

内定を辞退する場合

承諾するときと同じで、まずは連絡をもらったことに対しての感謝を述べ、そのあとに辞退することへのお詫びを付け加えましょう。

最後には、決まり文句でもある「貴社の発展をお祈りしています」という文言をつけて締めくくるのがポイントです。

内定を保留する場合

こちらの勝手だけで待ってもらうことはできないので、まずは保留してもらえるのか確認の連絡を入れましょう。

またいつまで待ってもらいたいのか日時が分かっている場合は、日時も明確にしておくことで相手に承認されやすいです。

就活でのメールの基礎知識

採用通知メール以外にも質問のメールを送る際や、お礼メール、面接を断るときのメールなど企業にメールを送る際に気を付けておきたいことや知識を紹介します。

質問のメールやお礼メールなどこれからの審査にも関わるため、しっかりとマナーを守ってメールを送らなければいけません。

質問メールを送るときの知識

就活中に企業に対して気になることがある場合は、質問のメールを送ることができます。

気になることを疑問のままで終わらせないで、解決することが大切ですが、メールを送る際は、上記でも説明したマナーに気を付けなければいけません。

質問したい内容が、複数ある場合は箇条書きにして何個も聞くのではなく、要点を絞って質問しましょう。

一日に多い人では100通もメールを見る人もいるので、質問が多いと迷惑になってしまいます。

また質問の返事が来た場合は、お礼のメールをすぐに送りましょう。

このとき注意しなければいけないのが「返事不要」と相手から連絡が来た場合は、返事を送らないように気を付けましょう。

お礼メールは必要なのか

面接の後にお礼のメールは必要かどうか気になる人もいると思います。

お礼メールを送ったときに効果的になる場合と逆に悪い印象を与えてしまう場合があるのでみていきましょう。

効果的な場合

・面接では自分の納得がいく内容を言えたけど、面接外で失敗してしまったとき

面接自体はよかったのに、遅刻をしてしまった、など面接と関係ないところで失敗してしまったときのアフターフォローとしてお礼メールを送るときがあります。

面接自体はよかったので、お礼メールを送ることで、失敗を取り戻せる可能性があります。

・採用担当者が誰を採用するか迷っているとき

誰を採用するか迷っているときにお礼メールがあると、印象を与えることができるので効果的です。お礼メールを送る人は、全体的に見ても少ないため印象に残りやすくなります。

逆効果な場合

・お礼メールの内容が悪い

せっかくお礼メールを送ったのに、誤字脱字が多かったり、マナーがなっていなかったり、相手に悪い印象を与えてしまう場合は逆効果になってしまいます。

お礼メールを送るなら、しっかりとマナーを守り、注意点を守って送りましょう。

・メールによって時間を取られてしまう場合

忙しい採用担当者であれば、メールに時間をとられてしまうと悪い印象を与えてしまう可能性があります。

一日の貴重な時間を奪ってしまうことになるので、担当者によっては不快に思ってしまう人もいます。

就活生は知っておきたいメールのQ＆A

ちょっとしたことでも、どうすればいいのか悩んでしまうのが就活生です。

そのため、メールに関するQ＆Aを少しだけ紹介していきます。

些細なことでも気になることがあった場合、自分の考えだけで進めず、やり方があっているか確認してから取り組みましょう。

・メールの返事が遅れてしまった場合

まず最初にメールに気づくのが遅くなってしまっても、相手側も待っている可能性が高いので、必ず返事はしましょう。

必ず謝罪文を入れることが大切です。

変に理由を言わなくても大丈夫ですし、急ぎの用事でなければメールで返事をすれば問題ありません。

・電話で採用通知があったけどメールの返事はいる？

電話での採用通知があった場合、メールは必要ありません。

電話でしっかりと対応し、「承諾するのか」、「辞退するのか」説明しましょう。

電話のお礼メールを送っても問題ありませんが、特に送る必要はありませんので、どうしてもお礼を言いたい人のみメールを送りましょう。

・担当者の名前に様をつけ忘れていたときはお詫びのメールがいる？

株式会社を付けずに送ってしまったり、担当者の名前に様をつけ忘れていたりしてもお詫びのメールは必要ありません。

次回から気を付けるようにしましょう。

ただ相手側には「入力ミスに気が付かない人」だと思われ悪い印象を与えるため、送信前には誤字脱字がないか、必ずチェックしましょう。

採用メールの返信内容やマナーに困ったとき

採用メールの返信マナーについて例文を交えて説明していきましたが、メールの返事に迷ったときは、例文を参考に文章を作ってみましょう。

例文を参考に作ったけど、本当に問題ないか心配な場合は、大学の先生や就活相談室などに相談してみることをおすすめします。

就活で迷ったことがあれば、ひとりで悩まず、家族や友人など客観的な意見をもらえる人に相談することが大切です。

客観的なアドバイスは自分でも気づかなかったことに気づけたり、新しい考えが生まれたり、自分にメリットとなることが多いため、参考にしてみてください。

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