就活で面接前後に書くメールとは？例文付きで解説します！
2023年4月28日更新
はじめに
就活の面接案内等の場面で、企業の窓口担当者とメールをする機会があります。
メールは、ビジネスシーンでも多様されている連絡手段の1つです。
ただし、就活の場面で利用されるメールは、連絡の役割以外の役目を持っています。
では、就活の場面でメールが担う役割とは、どんなものなのでしょうか。
本記事では、就活でメールが担う役割から、実際に利用できるテンプレートもご紹介しています。
これからの就活で失敗しないために、参考にして就活を成功させていきましょう。
１：就活の面接前後で書くメールとは？
就活の場面で、メールを書くシーンはいくつかあります。
その中でも、企業の多くが、面接の前後でメールを活用しています。
１－１：面接前のメール
面接前のメールが持つ意味は、以下の通りです。
企業側｜面接日時や場所を正確に伝えるため
就活生｜返信することで、内容を確認した意図を伝えるため
面接前には、企業から書類選考に通った対象に対し、面接の日時などの情報を伝えるために発信されます。
この時、電話などで情報の理解の齟齬を防ぐためにメールという形に残る手段を採用しています。
就活生は、受け取ったメールの内容を確認し、面接への参加意思についても伝えるためにメールを返信します。
特に、面接に関する情報は、選考プロセスにおいても重要視されており、理解の齟齬が起きてしまうことが無いように慎重に発信されます。
就活生においても、面接の案内がイコール、採用ではなく選考プロセスが大きく前進した結果と捉えることができます。
その後、面接に参加する意思、内容を確認したことをはっきりと伝えるために返信を書きます。
１－２：面接後のメール
面接後に就活生が、企業におくるメールの意味は、以下の通りです。
就活生｜・面接という場面を用意してくれたことのお礼を伝える
・是非、入社したいという意思を再度、伝えるため
企業側｜面接の場に参加してくれたことのお礼を伝えるため
このように、面接前とは異なり最初の発信者は就活生になります。
面接の場面で、伝えきれなかったお礼を再度伝えたり、より印象に残りたいと思う際には、特に、丁寧なメールをすることが必要です。
同様に感じている就活生も多い中、より好印象を持ってもらうためにもメールでのお礼は必要不可欠だと考えておきましょう。
１－３：情報伝達以外の役割
面接前後のメールは、面接会場などの情報伝達、お礼などの意思を伝える以外にも役割があります。
それは、
①社会人としての準備が進んでいるか
②ビジネスマナーの基本ができているか
という２点を企業が判断する材料として使うためです。
メールとは、文字だけで相手に気持ちや情報を伝える手段です。
しかし、その文面や表現を読むことで、相手がより好印象を持つかが変わってきます。
企業の面接官は、メールだけで全てを判断している訳ではありません。
メールを通して、社会人としての気持ちの切り替え準備が進んでいるか、社会人として必要となるビジネスマナーの準備ができているかを判断する材料としています。
具体的には、丁寧語を正しく使えているか、メールの基本的な記載マナーがあるかなどを見ています。
言い換えれば、やり取りのメールも選考プロセスの1つとして捉えることもできます。
そのため、相手の姿が見えないからといって、軽んじてはいけないと考えておきましょう。
２：就活で失敗しないための基本マナー
次に、就活でメールを書く際に気をつけておきたいポイントをご紹介していきます。
これからの就活においてチェック項目として利用していきましょう。
２－１：24時間以内の返信が原則
就活におけるメールの返信は、「24時間以内」が原則だと考えましょう。
この時に注意しておきたいのは、メールの到着を見過ごすこと、返信を失念することです。
就活が集中する時期は特に、企業や就活イベントからの通知などが多く届くようになります。
メールの整理をサボってしまうと、未読メールなどの中に企業からの重要なメールが埋もれてしまいます。
その結果、せっかく面接プロセスに進めた場合にも、面接日時を認識できずに終わってしまう可能性があります。
こうならない為には、メールの定期的な整理だけではなくフォルダへの自動振り分けなどの機能を活用する工夫を行いましょう。
また、体調不良などでメールの返信が遅れてしまう場合もあります。
基本的なマナーは「24時間以内」ですが、万が一、返信が遅れてしまった場合にはお詫び文を添えて返信していきましょう。
全ての企業が、お詫びを記載すればOKということではありませんが、社会においても体調不良などの不測の事態は生じる可能性があります。
多くの企業では、お詫びと同時に理解できる理由であれば、選考プロセスへ進める可能性があるため諦めずに返信を行いましょう。
また、こうした場合には、一度、電話で直接お詫びをすることも有効な方法です。
２－２：件名は相手に分かり易く
企業の採用担当者には多くのメールが日々届きます。
その中で、相手に分かり易いメールのタイトルを付けることは、相手への配慮の一つになります。
基本は、「件名はそのまま返信をする」ことです。
メールの機能により、返信を行うと「Re：」と記載される場合があります。
この場合には、そのままメールを返信していきましょう。
又は、「【返信】」などのマークを付けるなども方法も有効です。
送信ボタンを押す前に、タイトルについても分かり易いかを客観的に確認する習慣があれば、より効果的です。
２－３：絵文字は厳禁
学生の時は、気持ちを伝えるために絵文字を利用している人が多いのではないでしょうか。
しかし、社会人のメールには絵文字は、厳禁です。
就活の場面でも、絵文字は厳禁と理解しておきましょう。
携帯を含め、PC等には予測変換機能が備わっています。
多用する変換を優先的に表示する機能で、意識しておかなければ、そのまま変換した物を送信してしまう可能性があります。
また、自分が記載する文章には癖があります。
それらも、意識的に丁寧な文章になるようにしておく必要があります。
就活などのセミナーの場を通して紹介されるテンプレートややり取りの練習を通して自分の癖などを客観的に見ておくことも有効です。
大学などで開催されるセミナーでは、企業とやり取りをするメールの練習が行われる場面もあります。
こうした場で、客観的な意見や採点をしてもらう等、できるだけ自分のメールについて他人からの意見を取り入れテンプレートを用意するなどの準備をしておきましょう。
２－４：誤字脱字に気を付ける
焦ってしまうと、誤字脱字を残したままメールを送信してしまう可能性が高まります。
メールの１つ１つが、自分の未来に繋がる可能性があると考え、送信前には一呼吸をおいて見返しし、送信するようにしましょう。
携帯やPCでの変換が、全て正解ではありません。
この点も理解し、正しい漢字、正しい表現が何かを意識する習慣を身に付けておくように心がけましょう。
２－５：送信時間にも配慮が必要
メールだから、深夜でもいい、何時でも構わないと考えるのはビジネスマナー違反です。
採用担当者の方は、緊急の対応や出張の多い場合には、会社に届くメールを携帯へ連携している方も多くいます。
そのため、深夜のメールは、緊急のメールと思われてしまい迷惑に感じられてしまう可能性があります。
こうならない為には、基本的に企業が運営している時間内に返信をすることを意識しておきましょう。
大学の都合やアルバイトの時間で、20時以降などの返信が遅くなってしまう場合には、「遅い時間に失礼致します。」など一言を添えてメールを返信する配慮が必要です。
３：メールの基本構成とは
メールを送信する際の基本構成についても、ご紹介していきましょう。
基本的な構成は、以下でご紹介する5つのパートで構成していきます。
【基本構成】
①宛名 ②あいさつ ③本文 ④締め ⑤署名
①宛名
宛名は特に正確に記載する必要があります。
誤った宛名で送信してしまうことは、大変失礼にあたります。
そうならないためには、メールの送信者を確認し宛先を記載する必要があります。
【就活担当者様へ記載する例】
| ○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□様 |
・会社名は、「株式会社」などを省略せず正しく書きます。
・部門名、役職名についても省略せず書きます。
・個人名の場合には、御名前の後に「様」を記載します。
個人名を記載せず、部門名などのみを記載する際には「御中」となる点も注意しておきましょう。
②あいさつ
本文を記載する前に、自分自身が名乗ることが必要です。
【挨拶の文例①】
| お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の▲▲ ■■（姓名）と申します。 |
企業説明会などで面識がある場合には、以下の通り記載します。
【挨拶の文例②】
| 〇〇大学の〇〇〇〇です。 先日の説明会の際は、ありがとうございました。 |
③本文
伝える内容をシンプルに記載する必要があります。
【本文の文例】
| 面接のご案内ありがとうございます。 頂いた内容について、確認させて頂きました。 是非、面接に参加させて頂きたく考えております。 |
この様に、伝えたい内容について明確に記載するように心がけましょう。
④締め
本文と同じように、シンプルに記載する様に心掛けましょう。
| 今後の選考も、よろしくお願いいたします。 |
⑤署名
自分の連絡先などを記載した署名のテンプレートを準備しておくと便利です。
大学の学部や学科は省略せずに記載しておきましょう。
| ——————————————————- ▲▲ ■■（姓名） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 Mail：〇〇@〇〇.com TEL（携帯）：〇〇〇–〇〇〇〇–〇〇〇〇 ——————————————————- |
４：シーン別の例文
最後に、シーン別の例文をご紹介します。
一般的なテンプレートとして、ご紹介していますので是非、今後のメール送信時に利用してください。
例文①｜面接日程の調整に返信をする際のメール
| 件名：◯月◯日一次面接日程調整のお願い
○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□ □□様 お世話になっております。 一次面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 面接日時につきまして、以下の日程でご調整いただきたく、ご連絡いたしました。 ①〇〇年〇月〇日（月）終日可能 ③〇〇年〇月〇日（水）13：00～ お忙しいところ、大変恐縮ですが、御確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 ——————————————————- |
例文②｜履歴書やエントリーシートを送付する際のメール
| 件名：エントリーシートの送信について
○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□ □□様 お世話になっております。 応募書類のエントリーシートを添付にてお送りいたします。
——————————————————- |
例文③｜面接のお礼を送信する際のメール
| 件名：面接のお礼
○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□ □□様 お世話になっております。 本日は、面接の場を頂き、誠にありがとうございました。
面接の場では、先輩方からのお話をお聞きし、実際に働くイメージ作りが出来たと 感じております。 また、より一層、貴社への入社を希望するに至っております。
是非、引き続き選考の機会を頂けますようお願いいたします。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
——————————————————- |
例文④｜内定承諾の意思表示をする際のメール
| 件名：Re：内定のご連絡
○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□ □□様 お世話になっております。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 貴社からの内定を、ありがたくお受けしたくご連絡いたしました。
入社後は、1日でも早く貴社の活動に貢献できる社員になれるよう精一杯頑張りたいと思います。
つきましては、今後の入社までの流れや準備についてご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。 ——————————————————- |
例文⑤｜選考辞退の意思表示をする際のメール
| 件名：一次面接辞退のご連絡
○○株式会社 ▲▲部 新卒採用担当 □□ □□様 お世話になっております。 この度は、選考のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
◯月◯日〇〇時より、一次面接のお時間をいただいておりましたが、 一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。
選考のお時間をいただいていたにも関わらず、大変申し訳ございません。 また、お電話ではなくメールでのご返信となりましたこと重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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５：まとめ
今回は、就活で利用するメールについて、書き方のポイントや文例をご紹介しています。
メールは、実際のビジネスでも良く使われる手段です。
就活の場面を通して、基本的なマナーを身につけておけば就活後にも高評価をうけれる可能性もあります。
また、大学などで開催している就活セミナー等でも、メールの書き方や添削をしてくれます。
自分の書くメールが、相手にどう映るのかなどを確かめながら、シーンに応じたテンプレートを用意しておく等の工夫をし、慌てることなく対応できるようにしておきましょう。
