【例文あり】就活で面接前後に書くメールとは？

はじめに

メールは、ビジネスシーンでも多用されている連絡手段の1つです。

では、就活の場面でメールが担う役割とは、どんなものなのでしょうか。

本記事では、就活で面接前後に書くメールについて、その担う役割や、例文を紹介しています。

この記事は、以下のような点を知りたい就活生が対象です。

就活で面接前後に書くメールについて興味がある人は、ぜひ最後まで読んでください。

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就活で面接前後のメールとは何？

結論からいうと、就活で面接前後にメールを書く必要はあります。

ただし、こちらからメールを送る場面は、面接の後のみです。

面接の後に感謝の意を伝えることで、面接官に良い印象を与えることができるからです。

面接後にはフォローアップとして、自分の関心と意欲を再確認し、選考プロセスの進捗を確認することもできます。

さらに、連絡を取ることで他の候補者と差別化を図り、自分の熱意とプロ意識を強調することが可能です。

これにより、採用担当者に覚えてもらいやすくなります。

面接の後に印象を残したい場合は、積極的に書きましょう。

就活の面接前後で書くメールの種類

メールを書く場面は就活でいくつかありますが、特に重要なのが面接の前後に送るメールです。

以下に、それぞれのメールについて解説します。

面接前のメール

面接前のメールが持つ意味は、以下の通りです。

企業が書類選考を通過した候補者に面接の日時や詳細を伝える際、メールが選ばれる理由があります。

電話での連絡に比べ、メールは情報を記録として残せるため、後から確認しやすく、誤解を防ぎやすいのです。

これにより、就活生は面接の詳細を正確に把握し、準備を万全に整えることができます。

このように、面接前のメールはきちんと返信することで内容を確認した意図を相手に伝えることが可能です。

面接後のメール

面接後に就活生が、企業に送るメールの意味は、以下の通りです。

このように、面接前のメールとは違い、最初のメール発信者は就活生になります。

面接の際に直接伝えきれなかった感謝の気持ちを再度伝えたり、印象を強く残したい場合には、丁寧なお礼のメールが効果的です。

多くの就活生も同様にお礼のメールを送っているため、差別化を図るためにも、きちんとしたメールを送ることが重要です。

お礼のメールを通じて、礼儀正しさや真摯な姿勢を示し、より良い印象を与えることができます。

情報伝達以外の役割

面接前後のメールは、面接会場などの情報伝達、お礼などの意思を伝える以外にも役割があります。

それは、

①社会人としての準備が進んでいるか
②ビジネスマナーの基本ができているか

という2点です。

企業は、メールの内容を通じて就活生の印象や適性を評価します。

メールは文字だけで気持ちや情報を伝える手段ですが、その文面や表現によって相手に与える印象が大きく変わります。

企業の面接官は、メールだけで全てを判断しているわけではありません。

メールを通して、社会人としての気持ちの切り替え準備が進んでいるか、社会人として必要となるビジネスマナーの準備ができているかを判断するのです。

具体的には、丁寧語を正しく使えているか、メールの基本的な記載マナーがあるかなどを見ています。

言い換えれば、やり取りのメールも選考プロセスの1つとして捉えることも可能です。

そのため、相手の姿が見えないからといって、軽んじてはいけないと考えておきましょう。

メールは情報伝達の手段だけではないことを忘れないでください。

メールで失敗しないための基本マナー

次に、就活でメールを書く際に気をつけておきたいポイントをご紹介していきます。

これからの就活において、チェック項目として利用していきましょう。

24時間以内の返信が原則

就活におけるメールの返信は、「24時間以内」が原則だと考えましょう。

この時に注意しておきたいのは、メールの到着を見過ごすことと、返信を失念することです。

就活が集中する時期は特に、企業や就活イベントからの通知などが多く届くようになります。

メールの整理をサボってしまうと、未読メールなどの中に企業からの重要なメールが埋もれてしまいます。

その結果、せっかく面接プロセスに進めた場合にも、面接日時を認識できずに終わってしまう可能性があるのです。

これをさけるためにも、メールの定期的な整理だけではなく、フォルダへの自動振り分けなどをして工夫しましょう。

メールはこまめにチェックすることをおすすめします。

また、体調不良などでメールの返信が遅れてしまう場合もあります。

基本的なマナーは「24時間以内」ですが、万が一返信が遅れた場合は、お詫び文を添えて返信してください。

全ての企業がお詫びを記載すればOKということではありませんが、社会に出てからも、体調不良など不測の事態が生じる可能性はあります。

多くの企業では、お詫びと同時に理解できる理由であれば、選考プロセスへ進める可能性があるため諦めずに返信を行いましょう。

また、こうした場合には、一度電話で直接お詫びをすることも有効な方法です。

電話で直接お詫びすることで、誠意が相手に伝わりやすくなるでしょう。

件名は相手に分かり易く

企業の採用担当者には多くのメールが日々届きます。

その中で、相手に分かりやすいメールのタイトルを付けることは、相手への配慮の一つになります。

基本的に、件名はそのままにして返信してください。

メールの機能により、返信を行うと「Re：」と記載される場合があります。

この場合には、そのままメールを返信しましょう。

または、【返信】とマークを付けて目立たせる方法も有効です。

送信ボタンを押す前に、タイトルについても分かりやすいかを客観的に確認する習慣をつけるとより効果的です。

用件は簡潔にまとめて記載しましょう。

例えば、「面接の御礼」などの件名が挙げられます。

このように、件名はわかりやすくしましょう。

絵文字は厳禁

学生の時は、気持ちを伝えるために絵文字を利用することが多いです。

しかし、社会人のメールでは絵文字は厳禁です。

就活の場面でも、絵文字は厳禁と理解しておきましょう。

携帯を含め、PC等には予測変換機能が備わっています。

そのため、意識していなければそのまま絵文字を送信してしまう可能性があります。

文章の癖に気をつける

自分の文章には癖があります。

ですから、意識的に丁寧な文章になるようにしておく必要があります。

セミナーの場を通して紹介されるテンプレートや、メールでのやり取りの練習を通して、自分の癖などを客観的に見ておくと有効です。

大学などで開催されるセミナーでは、企業とやり取りをするメールの練習が行われる場面があります。

こうした場で、客観的な意見をもらったり採点をしてもらったりしましょう。

できるだけ自分のメールについて他人から意見をもらい、テンプレートを用意するなどの準備をしておいてください。

誤字脱字に気を付ける

焦ってしまうと、誤字脱字を残したまま送信してしまう可能性が高いです。

メールの一つひとつが自分の未来に繋がる可能性があると考え、送信前に一呼吸をおいて見返し、慎重に送信しましょう。

携帯やPCで変換された文字は、全部が正しいとは限りません。

この点も理解しておき、正しい漢字、正しい表現が何かを意識する習慣を身に付けておくように心がけましょう。

送信時間にも配慮が必要

メールだから深夜でもいい、何時でも構わないと考えるのはビジネスマナー違反です。

採用担当者の方は、緊急の対応や出張が多い場合には、会社に届くメールを携帯へ連携している方も多いです。

そのため、深夜のメールは緊急のメールと思われてしまい、迷惑に感じられてしまう可能性があります。

これを避けるためには、基本的に、企業が運営している時間内に返信をすることを意識しておきましょう。

より良い時間は、具体的には9時から10時頃、12時から13時頃、17時から18時頃です。

なぜなら、その時間帯にメールをチェックする人が多いからです。

万が一、大学の都合やアルバイトの時間で返信が20時以降になってしまう場合には、「遅い時間に失礼致します。」など一言を添えて返信してみましょう。

【例文つき】メールの基本的な構成とは

メールを送信する際の基本構成についても、ご紹介していきます。

基本的な構成は、以下でご紹介する5つのパートです。

【基本構成】

①宛名
②あいさつ
③本文
④締め
⑤署名

①宛名

宛名は特に正確に記載する必要があります。

誤った宛先で送信してしまうことは、大変失礼になります。

送る前に必ずメールの送信者を確認し、宛先を記載しましょう。

以下に例を挙げて説明します。

【就活担当者様へ記載する例】

個人名を記載せず、部門名などのみを記載する際には、「御中」となる点も注意しておきましょう。

②あいさつ

 本文を記載する前に、自分自身から名乗ることが必要です。

【挨拶の文例①】

企業説明会などで面識がある場合には、以下の通り記載します。

【挨拶の文例②】

③本文

伝える内容をシンプルに記載する必要があります。

長文だと用件が伝わりにくいからです。

【本文の文例】

このように、伝えたい内容について明確に記載するように心がけましょう。

④締め

本文と同じように、シンプルに記載するように心掛けましょう。

長々と書いてしまうと、読みにくくなってしまいます。

⑤署名

自分の連絡先などを記載した署名のテンプレートを準備しておくと便利です。

大学の学部や学科は省略せずに記載しておきましょう。

何度も使うことになるので、あらかじめテンプレートを作成しておくことがおすすめです。

シーン別の例文

最後に、シーン別の例文をご紹介します。

一般的なテンプレートとしてご紹介しますので、メール送信時にぜひ利用してください。

例文①｜面接日程の調整に返信をする際のメール

日程などを記載する時は、箇条書きでわかりやすく表現すると良いです。

例文②｜履歴書やエントリーシートを送付する際のメール

最後に添付ファイルが間違いなく添付されているかどうか、確認してください。

例文③｜面接のお礼を送信する際のメール

一言、面接に関する感想を述べることで積極性をアピールすることができます。

例文④｜内定承諾の意思表示をする際のメール

抱負などを述べると印象良く映るでしょう。

例文⑤｜選考辞退の意思表示をする際のメール

辞退の理由については、一身上の都合によりということで問題ありません。

まとめ

今回は、就活で利用するメールについて、書き方のポイントや文例をご紹介しています。

メールは、実際のビジネスでも良く使われる手段です。

就活の場面を通して、基本的なマナーを身につけておけば就活後にも高評価をうけれる可能性もあります。

面接前後にきちんとしたメールを送ることによって、印象を良くすることも可能です。

メールを送る練習をしておきましょう。

例えば、大学などで開催している就活セミナーなどで、メールの書き方や添削をしてくれる場合があります。

自分の書くメールが、相手にどんな印象に見えるかを確かめてみましょう。

あらかじめ、シーンに応じたテンプレートを用意しておくなどの工夫をし、慌てることなく対応できるようにしておくと良いです。

この記事でご紹介した例文が少しでも役に立てば幸いです。

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