企業へメールを送る最適な時間とは。基本的メールマナーを徹底解説！
2024年2月19日更新
はじめに
日常生活で友人や家族の連絡方法として、SNSを使っている人がほとんどでしょう。メールを送る時間やマナーなど気にしていない人も多いでしょう。
しかし企業とのメールのやり取りには、適切な時間やマナーがあります。
このようなマナーを知らないままメールを送ってしまうと、選考前の段階で「ビジネスマナーも知らない人」というマイナスイメージを持たれてしまいます。
就活では、ひとりの社会人としての適切な振る舞いが求められています。
たとえ企業へのメールを送る時間であっても、相手のことを気遣う姿勢が合否につながるかもしれません。
＜目次＞
1企業へメールを送る時間に関するマナーとは？
1-1 企業へのメール送信は就業時間内にする
1-2 企業からのメールには受信後すぐに返信する
1-3 企業からのメールには受信後24時間以内に返信する
2 企業へのメールを送る最適な時間帯とは？
2-1 企業の始業時間前にメールを送る
2-2 企業の昼休み時間にメールを送る
2-3 企業の終業時間前にメールを送る
3 メールを送信する前の6つのチェックポイント
3-1 メールは正しい件名になっているか
3-2 メールの宛名と署名は入っているか
3-3 メールの本文に挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
3-4 正しい敬語表現になっているか
3-5 メール全体が見やすくなっているか
3-6 企業への送信時間帯は問題ないか
4 【まとめ】企業へメールを送る時間帯は就活生の印象を左右する！
1.企業へメールを送る時間に関するマナーとは？
就活メールを企業に送る際に目が行きがちなのはメールの内容ですが、内容と同様にしっかり理解しておくべきなのが、メールを送る時間帯です。
企業はメールを通して皆さんの人柄を判断することになりますが、メールを送る時間帯が非常識でマナーが感じられない場合、印象は選考前の段階で悪くなってしまいます。
そうならないために本章では時間帯に関する就活メールのマナーを紹介します。
挙げられるのは以下の3つです。
- 企業へのメール送信は営業時間内にする
- る企業からのメールには受信後すぐに返信する
- 企業からのメールには受信後24時間以内に返信する
それでは1つずつ見ていきましょう。
1-1.企業へのメール送信は就業時間内にする
でしょう。しかし、対企業に関してはメールの送信時間にも気を遣う必要があります。
企業へのメールは営業時間内にすることが原則です。退社後など、自分のプライベートな時間に送られる仕事関連のメールに対して、プラスのイメージを持つ人は少ないでしょう。
もちろんメールの時間が就業時間外だとしても、それで選考に大きく影響するということはないかもしれません。しかし、担当者によっては「ビジネスマナーを知らない」とマイナスイメージを持たれてしまうリスクがあります。
企業の就業時間をHPなどで確認して就業時間内にメールを送るようにしましょう。どうしても就業時間内にメールができない場合には「就業時間外に失礼いたします」とひと言加えるとよいでしょう。
1-2.企業からのメールには受信後すぐに返信する
緊急性のないメールの返信は、受信後すぐに返信しなくてもよいかもしれません。しかし、就活における企業からのメールは基本的に受信後すぐに返信するようにしましょう。
就活でのメールのやり取りをスムーズに行うことで、担当者の負担を軽減することができますし、何よりも自分の就活全体をスムーズに進めることができます。
とくに企業説明会や面接の時間調整といったスケジュール調整に関するメールは、できるだけ迅速に返信することが大切です。
企業の採用担当者は、多くの就学生との時間調整を行わなくてはなりません。メールの返信時間が遅くなればなるほど、その間に他の就学生に空いている面接枠が取られているということになります。
しかし、他の企業での選考や学業、アルバイトなどによってすぐに返信できない場合もあると思います。企業からのメールに気づいたのが夜中で、焦る就活生もいるかもしれませんが、翌日に送れば問題ありません。
もし不安ですぐに返信したい人は、
「夜分遅くの連絡となってしまい大変申し訳ございません」
といった文面を加えたうえで返信しましょう。
謝罪の文面があれば時間のマナーをわきまえていることがわかるので、採用担当者からの印象は悪くならないでしょう。
1-3.企業からのメールには受信後24時間以内に返信するる
業への返信は24時間以内にすることを心がけましょう。
就活中は忙しく、他の企業とのスケジュール調整もしなくてはなりません。そのため、すぐに返信ができないケースもあります。
メールに気づいたのが夜であっても翌日できれば問題はありませんが、メールを受信後24時間以上は経過しないようにしましょう。
企業は多数の就活生とコンタクトを取っており、スケジュール管理等に追われています。就活生からの返信をいつまでも気長に待ってくれるわけではありません。
採用担当者によっては、返信が遅いことに大して対応力の低さや志望度の低い印象を与えてしまうかもしれません。
2.企業へのメールを送るべき最適な時間帯とは？
就活メールの中には面接の日程調整や面接日の変更など、可能な限り迅速な対応が必要なものもあると思います。
企業により早く対応してもらうためにはメールにいち早く気づいてもらう必要があります。
そこで本章ではメールを素早く読んでもらうために最適な時間を紹介します。
おすすめの送信時間は以下の時間帯です。
・企業の始業時間前
・企業の昼休み時間
・企業の就業時間前
それでは1つずつみていきましょう。
2-1.企業の始業時間前にメールを送る
9時～10時の出社時間に合わせてメールを送りましょう。出社後すぐは、退社後に届いたメールをチェックする人が多いためです。
自分のメールにできるだけ早く気づいてもらいたい場合や、早く返信してもらいたい場合に有効です。
出社時間に合わせてメールをすることによって、受信メールのトップに表示され、まっ先に読んでもらえる可能性が高くなるからです。
気が急くあまり、前日の夜の時間帯にメールを送ってしまうと、逆に他のメールの中に埋もれてしまう可能性もあります。より確実にメールを読んでもらうためには、出社時間に合わせて送るのがベストといえます。
2-2.企業の昼休み時間にメールを送る
12時～13時の昼休み時間に合わせてメールを送りましょう。お昼休みは、基本的に食事をとったり、休憩をする時間帯ですが、忙しい社会人はメールのチェックをすることがよくあるからです。
また、昼休み時間中にメールをチェックしなくても、昼休み後にメールをチェックする可能性も高く、12時～13時に送っておけば、多くのメールに埋もれることなく見てもらえることができます。
始業時間前にメールを送れなかった場合には、企業の昼休み時間に合わせてメールを送るとよいでしょう。
2-3.企業の終業時間前にメールを送る
採用担当にとっては就活時期は繫忙期ですので、メールの処理以外にも説明会開催や面接の日程調整などやることが山のようにあります。メールにゆっくり目を通している余裕はないと考えられます。
そのような中で、比較的自分の時間が確保できるのが退社前の時間帯です。仕事が落ち着いたタイミングで帰宅準備をしながらメールの最終チェックをするという社会人も少なくありません。
ただし、帰宅前のことなのでメール内容を処理できるかどうかは微妙です。早く帰宅したいと考え、時間調整などは明日に持ち越される可能性があります。できれば始業時間前か昼休み中にメールを送信するとよいでしょう。
3.メールを送信する前の確認事項6選
企業にメールを送る最適な時間を知っていても、ビジネスにおけるメールマナーが理解できていないと、相手を不快にしてしまうかもしれません。そこで、メールを送信する前に確認しておきたい以下の6つのチェックポイントを紹介します。
・メールは正しい件名になっているか
・メールの宛名と署名は入っているか
・メール本文に挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
・正しい敬語表現になっているか
・メール全体が見やすくなっているか
・企業への送信時間帯は問題ないか
社会人になってからも必ず必要になってくるメールマナーなので、この機会にぜひ覚えておきましょう。
3-1.メールは正しい件名になっているか
メールを受け取った採用担当者は、件名をチェックしてから開く優先順位を決めます。件名がないと優先順位が当然下がり、膨大なメールの中に埋もれてしまい読んでもらえないということもあります
また、件名がないと膨大なメールの中でスルーされてしまう可能性もあるので注意が必要です。
件名はメールの内容と送信者がパッと見てわかるようにしましょう。
たとえば「説明会のお礼のメール」の場合は「本日はありがとうございました」ではなく「説明会のお礼〇〇大学〇〇」とします。
「面接日程の変更に関するメール」の場合は「面接の日程について」ではなく「〇月〇日〇曜日の面接日程の変更のお願い〇〇大学〇〇」とします。
なお、返信の際は件名を変更すると採用担当者が何に関するメールかわからなくなるので、変更せずに送りましょう。
3-2.メールの宛名と署名は入っているか
宛名と署名は日常生活におけるやり取りでは入れることが少ないので、特に忘れがちなチェックポイントです。
宛名は、
・〇〇株式会社 採用担当者様
・株式会社〇〇 人事部 〇〇様
といったように表記し、（株）のように省略しないよう注意が必要です。
署名は、
・大学、学部名
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
をすべて記載する必要があります。
Gmailなどでは署名の書式を選べるので有効活用するとよいでしょう。
3-3.メールの本文に挨拶やお礼、締めの一文は入っているか
挨拶やお礼、締めの文はメールの構成で欠かせない要素です。これらはビジネスマナーであることはもちろん、内容に入る前のワンクッションになったり、内容を見やすくしたりするのに必要なものなので、正しく有効活用しましょう。
挨拶、お礼、締めの一文はオリジナリティを出す必要はなく、よく使われる定型文を使えば問題ありません。
例えば、
・お世話になっております。
・この度は面接の日程調整のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
・ご多忙の折大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
などを使いましょう。
3-4.正しい敬語表現になっているか
正しい敬語を使うことは、社会人にとって当然のスキルといえます。ビジネスメールにおいても、正しい敬語が使えていないと「礼儀を知らない」「入社してからが心配」といったマイナスイメージを持たれてしまいます。
会話の中では正しい敬語を使えていても、文章となると尊敬語と謙譲語の使い方を間違えてしまったり、過剰な二重敬語の言い回しになったりすることが多くあります。
面接と違い、メールのやり取りでは相手の表情を読み取ることができません。できるだけ良い印象を持ってもらうためにも、正しい敬語表現は必須となります。
3-5.メール全体が見やすくなっているか
ビジネスメールの本文の流れは決まっています。
- 自己紹介
- メールの要件
- 用件の詳細
- 結びの挨拶
この流れが守られているかメールを送信する前にチェックしましょう。
また文章は簡潔に、わかりやすい言葉で書きましょう。自分の思いを伝えたいという気持ちが強くなって、一文が長くなってしまうことがあります。その結果、何を言いたいのか相手に伝わらないことになってしまいます。
一文当たりの文字数をできるだけ少なく、接続詞を上手に使って文章を書くようにしましょう。また、適度な改行で読みやすい文章を心がけましょう。
さらに、ビジネスメールでは装飾文字はマナー違反になります。友達同士のメールでは、強調したい部分などに文字装飾を施す人も多いでしょう。しかし、ビジネスにおいてはNGですから注意しましょう。
3-6.企業への送信時間帯は問題ないか
メールの内容についてチェックができたら、送信する前に時間帯のマナーを守りましょう。
メールを送信する際は、以下の4点に注意しましょう。
・企業の営業時間内にメールを送信する
・受信後はできる限り早くメールを返信する
・メールの返信は24時間以内にする
・企業の始業時間前にメールを送る
の4点に注意する必要があります。
時間のマナーを無視したメールは、印象を悪くしてしまうことがあります。イメージダウンを回避し、また素早くメールを読んでもらうためにも、メール送信の時間は必ず守るようにしましょう。
4.【まとめ】企業にメールを送る時間は就活生の印象を左右する！
当
就活中のメールが企業とのファーストコンタクトだとすると、メールを送る時間やビジネスマナーによって第一印象が決まってしまう可能性があります。第一印象が悪いまま、面接に進むとマイナス要因となるかもしれません。
もちろんメールだけで選考結果が左右されることはありません。担当者によっては、気にしない人もいるでしょう。しかし、ビジネスマナーをわきまえていることは、社会人になってからも大切なことです。
就活中にメールを送る時間を含め、ビジネスマナーを身につけて実践しましょう。
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