【完全解説】就活の質問メールの書き方を7ステップ
2022年2月2日更新
はじめに
就活をしていると、多くの疑問が出てきて志望企業に確認をしたり、質問をしたくなったりする場面はよくあります。
しかし、「質問をしてしまって失礼にあたらないか？」とか「こんなこと聞いても大丈夫なのか？」と不安に思う方も多いと思います。
そこでこの記事では、企業への質問をする際のメールの書き方を7ステップに分けてご紹介します。メールをするときのビジネスマナーや、注意点なども合わせて解説するので、この記事を読むだけで滞りなく質問メールを作成できるようになります。
一分一秒が貴重な就活の時間を質問メールの仕方に悩んでいては非常にもったいないので、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
1.質問メールの書き方を7ステップに分けて解説
企業への質問メールの書き方は以下の7ステップです。
1.件名を簡潔に書く
2.冒頭に宛名を正しく書く
3.簡単な挨拶と自己紹介
4.質問内容を簡潔にまとめる
5.文章の最後に締めのあいさつを書く
6.文末に署名を書く
7.誤字脱字の確認
この7ステップの通り質問メールを作成すれば、企業からの印象を下げることなくメールを作ることができるので、ぜひ参考にしてみてください。
1-1.件名を簡潔に書く
質問メールの件名は、ひとめで内容が分かるよう簡潔に記載するようにしましょう。
メールの件名は、小説でいうところのタイトルです。タイトルがやたら長かったり、本文と違う内容だったりしたら、その小説はそれ以上読む気をなくしてしまいますよね？
質問メールの件名は、本文の内容を端的に表したものになるように心掛けましょう。
なお、企業側から受け取ったメールに返信して質問する場合は、件名は変更しないようにするのがビジネスマナーです。後でメールを見返すときに、件名で検索することが多く、件名を変えてしまうと相手の労力を増やしてしまいかねないので、注意しましょう。
1-2.冒頭に宛名を正しく書く
本文の前に、以下の内容を正確に記載しましょう。
・会社名
・所属部署
・名前（部署宛に送る場合は不要）
会社名については株式会社が最初なのか、最後なのかは間違えやすいポイントですので注意してください。
企業内の個人宛にメールを送る場合は名前の後に「様」、部署宛に送る場合は所属部署の後に「御中」と記載します。
担当者の個人名が不明の場合は所属部署宛とするか、「〇〇部〇〇課 ご担当者様」のように記載するのがおすすめです。
もう一点間違えやすいポイントとして、課長や部長などの役職がついている方宛にメールを送る場合に、〇〇部長様のように役職の後に「様」は不要です。役職名にはすでに敬称が込められており、「様」を付けると二重敬語となり、誤った使い方となるので注意しましょう。
1-3.簡単なあいさつと自己紹介
本文に入る前に簡単なあいさつを記載します。
はじめてメールを送付する場合は「はじめまして」、過去に何回かメールでやり取りをしている場合は「お世話になっております」と書くのがおすすめです。
また、はじめてメールする際は学校名・学部名・学科名に氏名を添えて簡単に自己紹介をするようにしましょう。直接会ったことのある場合は、会った際のシチュエーションも含めて自己紹介をするとより丁寧な印象になるので、ぜひ実施してみてください。
1-4.質問内容を簡潔にまとめる
まず本文の最初に何を聞きたいかを端的に書き、その後にその質問の理由や経緯を記載していくようにしましょう。そうすることで、分かりやすい文章にすることができます。
例えば、面接の際の服装について質問する場合は
「〇〇月〇〇日の最終面接に伺う際の服装についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。背景としては～」
のように切り出すと分かりやすいです。
背景や理由がいくつかある場合は、箇条書きで記載するとより分かりやすくなるのでおすすめです。
1-5.文章の最後に締めのあいさつを書く
質問を書き終わったら、必ず締めのあいさつを書くようにしましょう。
質問に答えている間は、あなたのために時間を割いているということを意識したうえで、それに対する感謝の意をきちんと伝えることは社会人として最低限必要なマナーです。
これが出来なければ、一緒に仕事をしたくないと思われてしまう可能性が上がるので、注意しましょう。
具体的には
「お忙しい中大変恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。何卒宜しくお願い致します。」
のように丁寧に書くようにしてください。
1-6.文末に署名を書く
文章を書き終わったら誰からのメールかということを相手が認識できるように、文末に必ず署名を書くようにしましょう。
署名とは、自分の所属や連絡先などの基本情報をメールの送信相手に分かりやすく伝えるためのもので、主に以下の項目を記載します。
・大学名
・学部名
・学科名
・氏名
・メールアドレス
・電話番号
・住所
所属について、研究室・ゼミ名は特に書く必要はありません。
珍しい名前や複数の読み方がある場合は、漢字表記の後にかっこ書きでふりがなを書くとより丁寧な印象になるのでおすすめです。
連絡先としてメールアドレスと電話番号もきちんと記載するようにしましょう。署名を確認して連絡してくることもあり、間違いがあれば失礼にあたるだけでなく、重要な連絡事項を知ることが出来なくなる可能性もあるので、正確に記載してください。記載したものをコピペして実際に電話をかけたり、メールを送ったりしてきちんと繋がるか確認するとより安全です。
1-7.誤字脱字の確認
質問メールを作り終わったら、最後に誤字脱字が無いか確認しましょう。
もし誤字脱字があれば、ケアレスミス多い、きちんと確認できないなどと悪印象となることもあるので、注意です。
作成した文章を全て声に出して読むと、誤字脱字を見つけやすいので、不安な方はぜひ実践してみてください。
2.質問メール作成時の注意ポイント
つぎに質問メールを作成する際に注意すべきポイントを6つにまとめましたので、これも合わせて確認し、印象の良い質問メールの作成を目指しましょう。
具体的には以下の6点です。
・分かりやすさを意識する
・読みやすい文章構成にする
・絵文字・装飾文字は使わない
・回答をもらったら24時間以内にお礼のメールを返す
・調べれば分かることは質問しない
・複数質問がある場合の書き方
2-1.分かりやすさを意識する
基本的に企業に勤めている社会人は忙しく、毎日大量のメールに目を通しています。そんな中で読みにくいメールが来るとそれだけで印象を下げてしまいかねません。相手の立場に立った分かりやすいメールを作成することを心掛けましょう。
まずは、最初に目を通すことになる件名に端的に質問の内容を記載します。件名の頭に【ご質問】や【お伺い】などをつけると、質問をしたいんだなと分かりやすくなるので、おすすめです。
本文では、聞きたいことを最初の一文で端的に記載し、その後に背景や理由を書くとわかりやすい文章になるので実践してみてください。
また、受け取り方によって、捉え方が変わるような曖昧な表現は避けましょう。なるべく「はい」か「いいえ」で答えられる質問形式にすると認識の齟齬が生まれにくくなり、短いメールのやり取りで済む可能性が高くなります。
2-2.読みやすい文章構構成にする
長文がずっと続いていると、メールを受け取った側は読む気をなくしてしまいます。要素ごとに段落分けすると読みやすい文章になります。
具体的には、冒頭の挨拶・質問・締めの挨拶など、それぞれ異なる内容を記載する場合は改行し、段落分けするようにしましょう。
スマホでメールを打つとパソコンと改行の位置が異なり、かえって分かりにくくなる可能性があります。そのため、なるべくパソコンでメールの文章を入力することをおすすめします。
また、誤字脱字があると文章が読みにくくなるだけでなく、就職に対する熱意がない、ケアレスミスが多いなどの悪印象に繋がりかねないので、極力なくすように努力してください。
文章を作成が終わったら一度音読したり、研究室やゼミの先輩や教授に添削してもらったりすると、より分かりやすい文章になるのでぜひやってみてください。
2-3.絵文字・装飾文字は使わない
基本的にビジネスメールにおいて、絵文字や装飾文字は使用しません。
絵文字や装飾文字を使ってしまうと、ビジネスマナーがなっていない、入社後に取引先に失礼なことをしてしまうかもしれないなどの悪印象を持たれてしまう可能性があるので、絵文字や装飾文字は使わないようにしましょう。
2-4.回答をもらったら24時間以内にお礼のメールを返す
企業から質問メールに対する返信をもらったら、基本的に24時間以内に返信するようにしましょう。できれば当日中の返信が望ましいので、受け取ったらすぐに返信する意識が大切です。
お礼のメールをするときは、相手の貴重な時間を割いてもらったという感謝の気持ちをきちんと伝えるようにしてくださいね。
ただし、深夜や早朝などの常識外の時間帯に返信すると、逆に迷惑になる可能性があるので、必ず営業時間内に返信するようにしましょう。
メールなので、いつ送っても大丈夫では無いかと思うかもしれませんが、最近は会社が支給しているスマホなどの端末にメール通知が来ることも多いので要注意です。
2-5.調べれば分かることは書かない
質問する内容で、ホームページを見ればすぐに分かるようなことは質問しないようにしましょう。
企業は自ら考え行動できる人材を求めています。そんな中で当たり前の質問をしてしまうと、主体性や行動力が無いと思われる可能性が高くなります。
疑問に思ってもまずは自分で調べてみてから、それでも分からないものを質問するようにしましょう。
2-6.複数の質問がある場合の書き方
就活をする中で、複数の疑問点について質問したい場合は、別々に送ると相手に負担が掛かってしまうので、まとめて送るようにしましょう。
まとめて送る場合は、文章が長くなりやすい傾向にあるので、箇条書きで書くことをおすすめします。
本文の冒頭に
「質問事項は3点あり、以下の通りです。
1.～
2.～
3.～」
のように記載すると整理された文章となり、読みやすくなるので、ぜひやってみてください。
3.質問メールをする際のNGポイント
最後に質問メールをするときにやってはいけないポイントを3つまとめました。これに当てはまるメールを書いてしまうと、悪印象に繋がりかねないので、注意するようにしてください。
具体的には以下3点です。
・ダラダラと長い文章を書かない
・相手の会社名や氏名を間違える
・相手でメールを終わらせる
3-1.ダラダラと長い文章を書かない
ダラダラと長い文章は、読み手にとって大きな負担になります。
要点が定まらない長文メールをしてしまうと、相手への気遣いができない、ビジネスマナーがなってない、要約能力がないなどの印象を与えかねないので避けたいところです。
質問をするまえに、自分は何を知りたいのかということを箇条書きにして整理し、そこから文章を作ると簡潔で要点の絞れた文章になりやすいのでおすすめです。
3-2.相手の会社名や氏名を間違える
メール送信前に相手の会社名や氏名に間違いが無いか、必ず確認するようにしてください。
単純に失礼にあたるだけでなく、確認ができない、注意不足などの悪印象を与える可能性があります。
特に、会社名は株式会社が最初にあるのか、後にあるのかなどが間違えやすいので、公式ホームページなどできちんと確認しておきましょう。
3-3.相手でメールを終わらせる
質問のメールを送った場合、自分でメールを終わらせるのがビジネスマナーとしての基本です。
たまに相手の会社が気を遣って返信を続ける場合がありますが、その場合は
「ご多忙の折と存じますので、ご返信には及びません」
などのあいさつを入れてメールを自分で終わらせるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
この記事では、就活における質問メールの書き方について、詳しく解説しました。
質問メールは立派なビジネスメールのひとつですので、そこでミスをしてしまうと今後の就活に影響を及ぼしかねません。
質問メールによって企業からの印象が悪くなってしまっては、非常にもったいないので、ぜひこの記事を参考に正しい質問メールの書き方をマスターしてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
