【例文付き】就活メールの正しい件名の書き方とは？
2022年2月11日更新
はじめに
「就活でのメールに件名は書くべきなの？」
「件名の書き方がわからない」
皆さんはこんな悩みを持っていませんか。
皆さんは普段から家族や友人とメールでやり取りをしていると思いますが、おそらく件名を意識している人はあまりいないと思います。
しかし就活は社会人の第一歩であり、社会人としてメールの件名を書くことはビジネスマナーであると言えます。
メールの件名は、それだけで採用の可否が決まることはありませんが、志望者のイメージを決定づける重要な要素ですので、就活に臨むうえでは必ず身につけておきたいところです。
そこで当記事では、就活メールの件名の書き方について紹介します。
件名の書き方の他、件名を書く目的や書くうえでの注意点についても詳しく解説していきますので、ぜひご覧ください。
当記事を読めば、就活メールの件名の書き方がわかり、採用担当者に良い印象を与えることができるでしょう。
＜目次＞
1 就活メールで件名を書く理由とは？
1-1 メールに気づいてもらうため
1-2 メールの内容を一目で理解させるため
2 件名を書くポイントを解説
2-1 メールの目的を件名にする
2-2 簡潔明瞭な件名を意識する
2-3 件名に出身大学と氏名を添える
3 件名を書く際のありがちなミスとは？
3-1 目的以外のことを件名にしてしまう
3-2 返信する際に件名を変えてしまう
3-3 件名を忘れて送信してしまう
4 就活メールにおける件名の例文を紹介
4-1 面接の日程調整メールへの返信
4-2 面接の日程変更のお願い
4-3 面接後のお礼
5 【まとめ】マナーを守ってわかりやすい件名を意識しよう！
1.就活メールで件名を書く理由とは？
就活メールにおいて件名を書く理由とは何でしょうか。
普段から件名を使わない分、いざ就活でメールを作成するときに、そもそも件名を入れる意味があるのかと疑問に思う方は非常に多いと思います。
しかし、件名はメールに必ず書く必要があります。
なぜ就活メールにおいて件名を書かなければならないのか。
その理由は以下の2点です。
・メールに気づいてもらうため
・メールの内容を一目で理解させるため
それでは1つずつ見ていきましょう。
1-1.メールに気づいてもらうため
1つ目の理由は、メールに気づいてもらうためです。
採用担当者は1日に膨大な量のメールに目を通しており、メールを開くときは件名で判断しています。
つまり件名がなければ、メールは届いているものの、採用担当者にスルーされてしまう可能性があるのです。
企業とのメールでは面接の日程調整や日程変更など、選考を受けるうえでかなり重要となる内容についてやり取りをします。
その中には至急企業に連絡しなければならないようなこともあるでしょう。
例えば、一度決まった日程の都合が悪くなったことで面接に行けなくなってしまい、大至急日程変更の連絡をしなければならないことがあると思います。
そのような一刻を争う時にメールが読まれなければどうなってしまうでしょうか。
自分の送った連絡が届いていなければ、最悪の場合、企業の面接を受けられない、なんていう事態に陥ることも考えられます。
そういった状況を避けるために就活メールにはしっかり件名を書く必要があるのです。
1-2.メールの内容を一目で理解させるため
2つ目の理由は、メールの内容を一目で理解させるためです。
前述したように、採用担当者は毎日多くのメールを確認しなければなりません。
特に就活時期は忙しいため、メールの確認はスピーディーに行いたいと思うはずです
そんな時に件名のないメールがあると、メールの内容の把握に余計な時間を使わせることで迷惑をかけてしまいます。
また、返信したいときにメールを探すのにも一苦労でしょう。
件名でメールの内容を把握できれば、そのようなことは起きないため、件名はしっかり書いておく必要があるのです。
2.件名を書くポイントを解説
就活メールの件名を書く際にはいくつかのポイントがあります。
それができているからといって、他の就活生よりも評価が上がるわけではありませんが、しっかりした印象を与えることができます。
件名を書くポイントは以下の3つです。
・メールの目的を件名にする
・簡潔明瞭な件名にする
・件名に出身大学と氏名を添える
ではそれぞれを解説していきます。
2-1.メールの目的を件名にする
前の章でも述べたように、件名を書くのは一目でメールの内容がわかるようにするためです。
そのため件名には、そのメールの目的を書きましょう。
例えば、面接の日程を変更したい場合は「○月○日予定の面接日変更のお願い」のようにすると非常にわかりやすくなります。
メールの件名は難しく考える必要はなく、頻繁に使われる決まり文句を使用すると良いでしょう。
自分の味を出そうとすると、かえって相手に内容が伝わらないこともあります。
下手に自己流の件名を付けるよりも無難なフレーズを用いることで、しっかりビジネスマナーができていることをアピールする方が印象は良くなるでしょう。
2-2.簡潔明瞭な件名にする
次に挙げられるのは、簡潔明瞭な件名にすることです。
メールの件名を作るうえで重要なのは、採用担当者がパッと見て内容がわかること。
内容把握の妨げになるような無駄な文章を入れるのはやめましょう。
例えば、他の企業への就職を決めた場合は内定の辞退を伝えなければなりません。
そのようなときには「内定の辞退について」のように、シンプル且つわかりやすく内容を伝えましょう。
余計な文章を入れると見づらかったり内容が伝わらなかったりする可能性もあるので注意が必要です。
2-3.件名に出身大学と氏名を添える
件名には、必ず自分の出身大学と氏名を添えましょう。
というのも、採用担当者はたくさんの就活生と同じような内容のメールを交わしており、どこの誰からのメールなのかを件名に書いておかないと、メール同士が混同してしまうおそれがあるからです。
メールの本文に宛名や署名を書くのと同様、件名にどこの誰かを明示するのもビジネスマナーの一環ですので、忘れずに書くようにしましょう。
3. 件名を書く際のありがちなミスとは？
メールの件名を書く際にはよくやってしまいがちなミスもあります。
それは以下の3点です。
・目的以外のことを書いてしまう
・返信する際に件名を変えてしまう
・件名なしで送信してしまう
これらは簡単なミスとはいえ、採用担当者に混乱を与えてしまう可能性があり、皆さんの印象を下げてしまうことにもつながるので、しっかり理解することで絶対に避けるようにしましょう。
3-1.目的以外のことを件名にしてしまう
件名を書くうえでよくあるミスは、メールの目的以外のことを件名にしてしまうことです。
例えば「お世話になっております」のような、挨拶のみの件名だと、何に関してのメールなのかが全く分からず、就活生からのメールであるかも判断できません。
最悪の場合、迷惑メールと思われる可能性もあります。
その他にも、出身大学・氏名だけの件名や抽象的な内容の件名なども、採用担当者に迷惑をかけるので件名は目的を簡潔かつ具体的に伝えられるものにしましょう。
3-2.返信する際に件名を変えてしまう
2つ目に挙げられるミスは、企業からのメールに返信する際、件名を書き換えてしまうことです。
件名を変えると、採用担当者に誤解を与えてしまうことがあります。
なぜなら返信のメールが来ても件名が違えば、採用担当者は自分が送ったことに対する返信ではないと思ってしまうからです。
意思疎通がうまくいかないと、面接の日取りがスムーズに決められないことにもつながるので、件名を変えてしまうことは就活を進めていくうえで極めて危険な行為と言えます。
採用担当者がメールの存在に気づいてくれたとしても、メールを管理しにくくなったり、見失ったりしてしまう要因となるので、返信する際は件名をいじらないようにしましょう。
3-3.件名を忘れて送信してしまう
3つ目は、そもそも件名をつけ忘れてしまうことです。
就活生の大半が、件名を付けてのメールのやり取りに慣れていないと思うので、うっかりつけ忘れてしまうことも少なくないでしょう。
そういった場合は、件名を入れ直してメールを再送しましょう。
間違って送ってしまっても、正しい対処ができれば何の問題もありません。
慌てる必要はないので、件名を良く確かめてから再度送りなおしましょう。
なお、その際には件名の冒頭に【再送】のように、メールを送りなおした旨を記載し、それに併せて本文に件名が抜けていた謝罪もしておくと印象が悪くならないでしょう。
NGなのは、「わかるだろう」と思って放置することです。
放置した結果、メールがスルーされてしまい選考に悪影響が出ることも考えられます。
メールの件名が抜けてしまったら、気づいた段階で正しいメールを再送するようにしましょう。
4.就活メールにおける件名の例文を紹介
ここまで就活メールの件名を書く際のポイントについて見てきましたが、本章では実際に例文を見ることで、注意点等を確認していきましょう。
例文は以下の内容のものを紹介します。
・面接の日程調整メールへの返信
・面接の日程変更のお願い
・面接後のお礼
メールの本文も掲載するので、件名以外にも宛名や署名などにも意識を向けましょう。
4-1.面接の日程調整メールへの返信
まずは、面接の日程調整に関してのメールです。
面接の日程に関する相談は、企業側からされることが多いでしょう。
返信が遅れると面接日も先延ばしになってしまうので、早めに返信することが大切です。
| 件名 Re：面接の日程調整について（〇〇大学〇〇） |
| 株式会社〇〇 人事部〇〇様 ←宛名
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 ←挨拶
この度は面接の日程をご案内いただき誠にありがとうございます。 ←お礼の1文 面接の日程ですが、 以下の日程でお伺いさせていただければ幸いです。 第1希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時 第2希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時 第3希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時 上記の日程で調整していただきたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 ←締め ――― 大学学部名学年 ←署名 氏名 住所 電話番号 メールアドレス |
【ポイント】
面接の日程調整は企業側から相談されることが多いので、件名を変えないように注意しましょう。
また、採用担当者とのやり取りが多くなり、件名の前にある「Re」の個数が多くなりすぎてしまった場合は、見やすいように2〜3個に削っておくと親切です。
その際「Re」をすべて消してしまうと新規のメールと勘違いされる可能性もあるので、返信の印は何個か残しておくようにしましょう。
4-2.面接の日程変更のお願い
一度決まった面接日に行けなくなってしまった場合は、日程変更のメールを送る必要があります。
以下の内容を参考にして早急に連絡をするようにしましょう。
| 件名 〇月〇日予定の一次面接日程変更のお願い（〇〇大学〇〇） |
| 〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇と申します。 先日は面接日をご調整いただきまして誠にありがとうございました。
この度は〇月〇日〇時より予定しておりました、 一次面接の日程の変更をご検討いただきたくご連絡いたしました。 家庭の事情により、上記日時にお伺いできなくなってしまったことを 深くお詫び申し上げます。
つきましては大変恐縮ではございますが、 面接日を以下の日程にて再度ご検討いただけますと幸いです。 第1希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時 第2希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時 第3希望：〇月〇日（〇曜日） 午〇 〇時〜〇時
上記日程でご都合が合わない場合、 お手数をおかけいたしますが、面接可能日をご教示いただきたく存じます。
急遽のことで大変申し訳ありませんが、 ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 ――― 大学学部学年 氏名 住所 電話番号 メールアドレス |
【ポイント】
面接日を変更したい場合は、面接予定の日程も書くのが大切です。
「いつ」行われる「何次面接」なのかを記載すると、担当者もわかりやすく、親切と言えます。
謝罪の気持ちは件名に入れずに本文で伝えるようにしましょう。
4-3.面接後のお礼
面接後のお礼を伝えるべきか迷う方もいると思いますが、マナーや志望度の高さを示すためにも、ぜひ伝えるべきです。
伝える際は採用担当者に時間を取らせないためにも、電話や対面ではなく、メールで行うのが良いでしょう。
| 件名 〇月〇日〇時の面接についてのお礼 |
| 〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇と申します。
本日〇時から行われました面接について お礼を申し上げたくご連絡しました。
この度はご多忙の中、面接のお時間いただき 誠にありがとうございました。 〇様のお話をうかがい、貴社の質の高いサービスについての知見を深めるとともに、 貴社への志望度がさらに高まりました。
ご多用と存じますので、ご返信には及びません。 本日は面接をしていただき、誠にありがとうございました。 ――― 大学学部学年 氏名 住所 電話番号 メールアドレス |
【ポイント】
面接のお礼は、当日のうちにするのがベストです。
面接官の皆さんに対する印象は日を追うごとに薄らいでいくので、面接の余韻がある当日中にお礼をしておきましょう。
件名ではいつの面接なのかを明示すること、本文では感想を長々書かないことを意識し、簡潔丁寧にお礼を伝えるようにすると印象が良いでしょう。
5.【まとめ】マナーを守ってわかりやすい件名を意識しよう！
当記事では就活メールにおける件名に焦点を当て、書き方や注意点などを解説してきました。
メールの件名を気にするのは取るに足らないことのように思われますが、件名は就活生の印象を左右する重要な要素です。
いくら志望者に能力があっても、ビジネスマナーが守れていない人とは働きたいと面接官は思いません。
せっかく志望先で働きたい熱意や意欲があっても、メールのマナーを無視してしまうと、「常識のない就活生」との烙印を押されて印象が悪くなることも考えられます。
そうなってしまえば選考にも悪影響を及ぼす可能性があるので、小さなところで躓かないためにも、メールの件名をしっかり意識してメールを作成するようにしましょう。
