【完全版】就活メールの署名の書き方を徹底解説！テンプレあり
2022年1月23日更新
はじめに
就活をしていると、企業とのやり取りや情報サイトへの登録、OB・OG訪問等でメールを使用する機会が多くなってきますよね。
就活でメールを送る際は、押さえておくべきマナーがいくつかあり、その一つが「署名」です。
メールの署名は送信した相手に、連絡先などの自分の基本情報を伝えるために必要なビジネスマナーですが、就活をはじめたばかりの人の中で、意外と正しく理解している人は少ないです。
そこでこの記事では、署名の書き方について、徹底解説します。
間違った署名の書き方をしてしまうと、採用担当に悪印象を与えてしまう原因となり、非常にもったいないので、ここでしっかりと書き方についてマスターしておきましょう。
【この記事を読めば分かること】
・署名に書くべき項目が分かる
・署名のテンプレートを見られる
・メールで署名の自動設定をする方法が分かる
1.署名とは
署名とは、メールを送信した相手に、あなたの基本情報を相手に分かりやすく伝えるために、メール本文の下に記載している情報のことを指します。
メールアドレスだけでも誰から送付されたかはある程度把握はできますが、署名があることで、きちんと本人から送られているということを示せるため、必ず署名はメール本文の下に記載するようにしましょう。
署名が無いと送り主の情報が乏しく、見落とされたり、返信がなかったりする可能性があり、非常にもったいないです。
署名は一度作成してしまえば、コピペや自動設定機能で使いまわせるので、メールを送る前に作成しておきましょう。
署名はメールマナーの一つで、ビジネスでは基本中の基本です。
就活は社会人の第一歩と言えるので、社会人の自覚を持って臨むようにすると良いですね。
2.就活メールの署名に書くべき項目
就活メールの署名に書くべき項目は以下の3点です。
1.氏名
2.所属
3.連絡先
順番に解説していきます。
2-1.氏名
あなたの一番の基本情報である氏名は、署名の一番上に持ってくるようにしましょう。
読み方が分かるように漢字表記の後に、ひらがなかローマ字でふりがなを入れると親切です。
特に漢字に複数の読み方が考えられる名前や、珍しい名前の場合は、送信先の相手が迷わないように、ふりがなを入れるのがおすすめです。
外資系企業の担当者に送信する場合は、ローマ字表記が好ましいので、企業によって使い分けるとより丁寧ですね。
2-2.所属
あなたの所属先として、以下の情報を氏名の下に書きましょう。
・学校名
・学部
・学科
・学年
一般的に部活やゼミ、サークル名などは記載しません。
情報が多すぎても、混乱の原因となるので、上記情報のみで大丈夫です。
2-3.連絡先
連絡先にはメールアドレスと電話番号を誤りのないように、正しく書きます。
送信メールを見れば、メールアドレスは確認できますが、メールアドレスも忘れず書くようにしましょう。
メールアドレスは、普段から使っているものが好ましいので、Gmaiなどのフリーアドレスか大学専用メールにしましょう。
フォーマルな印象を与えられるので、大学専用メールを使うのがおすすめです。
プライベート用にはフリーアドレスを、就活用には大学専用メールを使用するといったように使い分けると便利です。
また、住所については必須ではないので、状況に応じて記載するか判断してください。
紙書類のやり取りなど、住所を頻繁に使用する可能性が高い場合は、記載しておくと丁寧な印象を与えることができます。
3.署名テンプレート3選
つぎに署名のテンプレートを3つ紹介します。
状況別やお気に入りのものを選んで、署名にしましょう。
3-1.氏名のふりがながひらがな表記のパターン
| ――――――――――――――― 就活 太郎（しゅうかつ たろう） ◆◆大学▼▼学部●●学科■年 携帯電話：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓ メール：taro@☓☓☓☓☓☓.co.jp ――――――――――――――― |
3-2.氏名のふりがながローマ字表記のパターン
| ――――――――――――――― 鈴木 太郎（Taro Shukatsu） ◆◆大学▼▼学部●●学科■年 携帯電話：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓ メール：taro@☓☓☓☓☓☓.co.jp ――――――――――――――― |
3-3.住所記載パターン
| ――――――――――――――――― 鈴木 太郎（すずき たろう） ◆◆大学▼▼学部●●学科■年 〒000-0000 東京都港区西新橋○丁目○番○号 携帯電話：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓ メール：tarou@☓☓☓☓☓☓.co.jp ――――――――――――――――― |
4.署名を作成するときの注意点
署名を作成する際の注意点が以下4項目あります。
これについて意識していないと、マナーがなっていないと思われる可能性があるので、あわせて確認してみてください。
1.罫線を入れる
2.無駄な情報は書かない
3.間違った情報を書かない
4.進級のタイミングに注意
ひとつずつ解説していきます。
4-1.罫線を入れる
罫線とは、メール本文と署名の境界を分かりやすくするために、引く線のことです。
人によっては、「### ## ### ##」や「△▼△▼」などのただし派手な罫線にしている人もいますが、就活中は悪目立ちしてしまう可能性があるので、避けるのがベターです。
「—-」や「=====」のようなシンプルな罫線にするのが無難です。
4-2.無駄な情報は書かない
無駄な情報が多いと、受信した相手は困惑してしまうので、必要最低限の情報だけを簡潔に記載するようにしましょう。
サークルやゼミ、研究室については一般的に記載不要なので、書かなくても大丈夫です。
住所は必要に応じて、書類のやり取りなどが頻繁にありそうなら書くようにしましょう。
4-3.間違った情報を書かない
特にメールアドレスや電話番号などの誤記に注意しましょう。
署名を書いたら一度コピペして、メールを送信したり、電話を掛けてみたりして、きちんと連絡可能な情報となっているかを確認すると確実です。
携帯電話や住所などは、機種変更や引っ越しなどで、情報が古くなっている可能性があるので、定期的に署名が最新の情報になっているかを確認するようにしましょう。
4-4.進級のタイミングに注意
就活が大学3年の3月に広報解禁され、企業とメールのやり取りをしている人は要注意です。
4月から大学4年に進級したあとは、署名の学年を4年に修正するようにしましょう。
5.署名の自動設定方法
署名は一度作成したら、送信したメールからコピペしても良いですが、毎回の作業が面倒くさいので、メールの署名登録機能を活用するのがおすすめです。
署名を登録しておけば、新しくメールを作成するときに、毎回署名を自動で記載してくれるようになるので、便利です。
ここではよく使用すると思われる以下2つのメールについて、署名を登録する方法について解説します。
1.Outlook
2.Gmail
5-1.Outlook
Outlookでの登録手順は以下の6ステップです。
| 1.新しいメールメッセージを開く。
2.メッセージメニューのタブを選択し、「署名」をクリック。 返信メールの画面の場合は署名ボタンが異なる位置にあるので、注意です。
3.「編集する署名の選択」で 「新規」 を選択。 「新しい署名」のダイアログ ボックスに署名の名前を入力します。 企業毎に使い分けたい場合は、それが分かるような名前にしておくと便利です。
4.「署名の編集」で署名を作成。 フォントや文字色なども変えられるので、必要に応じて編集しましょう。
5.「既定の署名の選択」で、署名の次のオプションを設定。
6.最後にOKを選択して、署名を保存すれば設定完了。 |
5-2.Gmail
Gmailでの登録手順は以下の6ステップです。
| 1.画面右上「設定（ギア アイコン）」⇒「すべての設定を表示」をクリック。 メール設定画面を表示します。
2.設定画面にて「全般」タブを選択。 「署名」セクションの「+ 新規作成」をクリック。
3.署名の新規作成画面にて、署名の名前を入力して「作成」をクリック。 企業毎に使い分けをしたい場合は、それが分かるように名前を設定します。
4.テキストボックスに署名を入力後、デフォルトの署名をそれぞれ選択。
5.設定画面の最下部までスクロールし、「変更を保存」をクリックして設定終了。
6.画面左上の「+ 作成」ボタンをクリック。 新規作成メールに署名が挿入されるか確認できるので、最後に確認。 複数の署名を作成している場合、新規メッセージ作成画面でデフォルトに 指定している署名から別の署名に変更することが可能です。 変更する場合は、新規メッセージ作成画面右下の「ペン アイコン」をクリック。 変更挿入したい署名を選択しましょう。 |
6.署名を間違えたときの対応
メールを送付した後に、署名を忘れたり、情報に誤りを見つけたりしたときは、以下の対応を実施しましょう。
6-1.速やかに再送する
間違いに気付いた場合は、再送は早ければ早いほど良いです。
「先ほど送信させていただいたメールには署名の記載がなく、大変申し訳ございませんでした。」
などの文章を添えておくと、丁寧な印象を与えることができます。
また署名の情報が誤っていた場合は、
「先ほど送付させていただいたメールの署名の情報に誤りがありました。正しいメールアドレスは〇〇です。大変申し訳ございませんでした。」
などと、どこが間違っていたかをきちんと明記するようにしましょう。
情報が錯綜するのを防ぐために、送信して間もない場合は、送信取り消し機能を活用するのもありです。
6-2.次回の返信でお詫びする
メールを送信してから、しばらく時間が経ってしまった場合は、次の返信の際に訂正するようにしましょう。
「前回送付させていただいたメールに署名の記載がなく、大変失礼いたしました。」
などと添えて返信してみてください。
7.追加で知っておきたいメールマナー
最後に署名以外に知っておくべきビジネスメールのマナーについて、3つ紹介します。
これらのマナーを意識するだけで、きちんとした印象を企業に与えることができますので、あわせて確認してみてください。
7-1.件名を入れる
メールを送付するときは、必ず件名を入れるようにしましょう。
件名が無いと、どんな要件か分かりにくく、後で返信するときに手間がかかるからです。
ポイントとしては、あまり長く書かず、要点のみをシンプルに書くとより好印象になります。
また、返信のときは必ず「Re:」を残すようにしましょう。
これも消してしまうと、相手はどんな要件だったかが分かりにくくなり、手間になってしまうので、要注意です。
7-2.宛名を入れる
本文に入る前に、宛名を書くようにしましょう。
宛名を書く時は「会社名」＋「部署名」＋「個人名」の順番で書きます。
会社名は株式会社を省略したり、（株）と表記したりすると、失礼にあたるので、必ず正式名称で記載するようにしましょう。
そして、宛先が個人なら氏名の後に「様」を、
部署などの団体に送る場合は団体名の後に「御中」を記載します。
7-3.返信は24時間以内
企業からメールで連絡があった場合は、24時間以内に返信するようにしましょう。
メールの返信は早ければ早いほど好印象です。
回答に時間がかかるときは、
「○月○日までにお返事いたします」
と期限を明確にした内容のメールを24時間以内に返信するようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
この記事では、就活メールの署名に関して、以下7項目について解説しました。
・署名とは
・就活メールの署名に書くべき項目
・署名テンプレート3選
・署名を作成するときの注意点
・署名の自動設定方法
・署名を間違えたときの対応
・追加で知っておきたいメールマナー
就活メールで、署名を書くことは、ビジネスマナーの基本中の基本です。
署名が無いと、この人は入社後もビジネスマナーを意識せずに仕事をするのかなという印象を与えてしまう可能性があります。
エントリーシートや面接の内容以外で、選考から外れてしまうのは、非常にもったいないので、最低限のビジネスマナーは押さえておくようにしましょう。
意外とできていない就活生も多いので、この記事で紹介したポイントを押さえれば周囲と差をつけることもできます。
ぜひ今回の記事を参考にして、志望企業の内定につなげてください！！
