【就活の電話マナー】折り返し電話の流れやポイントをシチュエーション別で解説

はじめに

就活中には、企業と電話で連絡をとることもあり、タイミングによっては就活生からかけなければならないというケースもあります。

しかし最近では電話が苦手という方が多く、特に折り返し電話は億劫になることでしょう。

そこで本記事では、企業への折り返し電話について、押さえるべきポイントや、実際の会話の流れを解説していきます。

特に以下のような点を知りたい学生を対象としています。

これさえ読んでおけば、もう折り返し電話に悩むことはありません。

ぜひ最後までお読みください。

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これだけは押さえて！就活で折り返し電話するときのポイント

選考が進んでいくにつれ、企業と電話でコミュニケーションをとる機会は増えてきます。

学生側もアルバイトや大学の講義など、必ず電話に出られるわけではありませんよね。

企業からかかってきたタイミングで取れなかった場合には、できるだけ早くあなたから折り返すように心がけましょう。

いざかけようと思うと「何時ごろならかけて大丈夫かな」「まずなにから話すべき？」と不安になってしまいますよね。

そこでここでは電話を折り返す前に押さえておきたいポイントを解説していきます。

それぞれ詳しく説明します。

できるだけ早く折り返し電話する

まず基本として、企業からの不在着信があった場合には、できるだけ早く折り返し電話をするようにしましょう。

企業からの電話は、面接の日程や選考の情報などを、学生本人に伝えるためにかけています。

そのため、できるだけ早く折り返し電話をしてくれると助かるのです。

また、早く折り返し電話をすることで、迅速な対応ができると好印象にもつながります。

周囲の環境を整える

折り返し電話をかける際には、周囲の環境にも気をつけましょう。

「早く電話を折り返さないと!」と焦ってしまうあまり、適していない場所からかけようとしてしまうこともあるかもしれません。

屋外では、車や電車、周囲の人の声といった騒音が邪魔をしてお互いの声がうまく聴きとれなくなってしまいます。

その他に、電波が不安定な環境や周囲を気にしてハキハキと話せないような場所は避けるようにしましょう。

たしかに早く折り返し電話を入れることは重要なことですが、電話をかける環境にも気を付けてください。

スケジュール帳やメモ用紙と筆記用具を準備しておく

電話をかける前には、手元にスケジュール帳と筆記用具を準備しておきましょう。

そうすることで、聞き取った重要な連絡事項を残すことができます。

急いで電話をかけてしまい事前準備していなくて、スムーズに記録できないと「段取りの悪い人」と捉えられてしまうかもしれません。

また、メモをするときにはその場で復唱することが重要です。

聞き間違いを防げるだけでなく、相手側にも好印象を与えることができます。

最近ではスマートフォンでメモをとるという方もいますが、そちらはあまりおすすめできません。

というのも、そのスマートフォンを使って電話する可能性が高いからです。

そのため就活中は、常にメモやスケジュール帳を持ち歩くようにするとよいですよ。

時間を考慮する

折り返しの電話は当日中にするのが基本のルールです。

「できるだけ早く折り返さなければ！」という気持ちは非常に分かります。

しかし、折り返しの電話をする際には、相手に配慮したタイミングでかけなければなりません。

例えば、始業直後や終業直前は忙しい可能性が高く、お昼の時間帯は休憩中で不在であることが予想できます。

以上のことを踏まえると、迷惑になりにくい時間としては

となります。

企業の就業時間にも異なると思いますが、ぜひ参考にしてください。

ゆっくり・明るく・丁寧に話す

電話でのコミュニケーションは、お互いの表情が見えないことから、自分ではそんなつもりがなくても悪い印象を与えてしまうことがあります。

低い声で話してしまうと「もしかして怒ってる？」「志望意欲は低いのかな？」と感じてしまうかもしれません。

電話をかけるときには、日常会話よりもワントーン高く話すことを意識してみましょう。

そして緊張してしまうとついつい早口になりがちです。

すると聞き取りづらいだけでなく、落ち着きのない印象を与えてしまいます。

したがって、普段以上にゆっくりと丁寧に話す必要があるということです。

これらは対面のときと同様、姿勢を正して笑顔で話すことを意識すれば自然とできるようになりますよ。

担当者について確認する

電話を折り返す前に、あなたに電話をかけてきた担当者の名前や部署について再度確認しておきましょう。

いざ電話をかけると緊張してしまい、担当者名を忘れてしまうかもしれません。

企業によっては、直接担当者が出るのではなく、まず受付に繋がり各部署に取り次ぎをするというケースがあります。

その際に名字だけを伝えても、どの部署の人なのか分からないと電話口の相手を困らせてしまいます。

担当者とメールをやり取りをしたことがある場合、記載されていることが多いので、そちらを確認してみてください。

もし名前が分からない場合には、「人事部の採用ご担当者さま」「採用担当の方」とお伝えしても問題ありません。

就活における折り返し電話の基本的な流れ

それでは、折り返し電話のポイントを押さえたところで基本的な流れを紹介します。

1. 挨拶をして、大学名と氏名を名乗る
2. 担当者につないでもらいたい旨を伝える
3. 担当者に挨拶と大学名・氏名を伝え、都合を尋ねる
4. 電話の要件を伺う
5. 要件を復唱する
6. お礼を述べて電話を切る

挨拶をして、大学名と氏名を伝える

電話が繋がったら、まずは挨拶をして大学名と氏名を伝えましょう。

これは折り返し電話の第一声であり、ここで第一印象が決まると言っても過言ではありません。

当然のことですが、「次の選考の件ですが..」と突然伝えられても、相手は誰からの電話か分かりません。

そのため、自分は誰なのか必ず名乗ることが大切です。

そして、普段の電話でよく使う「もしもし」はビジネスの場ではNGです。

ついつい言ってしまわないように気をつけてくださいね。

担当者につないでもらいたい旨を伝える

採用担当者個人の電話にかけるとき以外は、受付などその他の人が出ることが多いです。

その場合には、電話に出た相手に対し、折り返しの電話をしている旨を伝え、担当者につないでもらいましょう。

担当者に挨拶と大学名・氏名を伝え、都合を尋ねる

担当者に代わった際にも、挨拶をして自分の大学名と氏名を伝えます。

このときは、先ほどと内容が重複しても問題ありませんが、必ず電話に出られなかった旨を一言詫びるようにしましょう。

しかし、「電車に乗っていた」「アルバイト中だった」など、電話に出られなかった理由は伝える必要はありません。

そして、担当者の都合を尋ねることも重要です。

電話をするということは、相手の貴重な時間をいただくということになります。

「ただ今お時間よろしいでしょうか？」この一言で、相手を尊重していることを示せます。

ビジネスマナーのひとつですので、必ず覚えておくようにしましょう。

電話の要件を伺う

次に「●日△時頃にご連絡をいただいていたので、折り返しの電話をいたしました。」と折り返し電話した旨を伝えます。

そして電話の要件について担当者と確認します。

先述したように、電話をかける前には筆記用具とスケジュール帳を準備し、要件を聞くときはメモを取るようにしましょう。

電話だと、なかなか聞き取りにくいこともありますよね。

その場合にはもう1度言ってもらうようお願いしても大丈夫です。

あいまいなままにしてしまうと、面接当日のトラブルのもとになってしまいます。

しかし、聞き取れなかった原因が相手にあるような言葉を使ってはいけません。

「申し訳ございません。お電話が遠いようなので、恐れ入りますがもう1度お願いいたします。」と角が立たないように伝えましょう。

要件を復唱する

必ず相手方から伝えられた要件は復唱するようにしましょう。

そうすることで齟齬を防ぐことができます。

しかしながら、その際には必ず相手の話を遮ることのないように、最後まできちんと聞いてから確認するようにしてください。

お礼を述べて電話を切る

最後は丁寧にお礼を述べるようにしましょう。

第一印象も重要ですが、最後の受け答えも印象に残りやすいです。

電話を切るタイミングについては、必ず相手方が切ったことを確認してからが好ましいです。

これはビジネスマナーですので、必ず自分から切ることのないよう気を付けてください。

【シチュエーション別】実際よくある折り返し電話の対処法

折り返し電話について、大体の流れが理解できたところで、次は実際起こりうるケースを想定した対処法を例文付きで紹介します。

担当者が不在の場合

次に担当者が不在の場合もよくあります。

その場合の折り返し電話の見本です。 

担当者不在の場合は、担当者が何時に帰社するのか確認したあと、帰社時間にあなたから電話をかけ直すことを相手に伝えてください。 

そして、その旨を電話越しの相手から担当者に確実に伝えてもらうことが重要です。 

そうすると、担当者が帰社してからあなたの折り返し電話があったことを確認できますし、場合によっては担当者から電話をかけ直してくれるかもしれません。

伝言を依頼する場合の注意点として、電話越しの相手に下記のような断定系で頼まないことです。 

そうではなくて疑問形で依頼してください。 

上記の会話を見ればわかりますが、断定系だと指示っぽい感じになって相手は少し高圧的に感じてしまいます。

それに対して、疑問形だと相手に判断を委ねて柔らかいニュアンスになるのです。

少なくとも電話越しの相手はあなたより目上にあたりますので、このような細かいテクニックで相手を敬うようにしましょう。

遅い時間に着信や留守電に気付いた場合

アルバイトや帰宅時の電車内で遅い時間に着信や留守電に気付いた場合の対処法です。 

基本的に折り返しの電話は、当日中にするのがマナーです。

しかしながら、就業時間間近となってしまった場合などは翌日にかけるようにしましょう。

「早くかけないと！」と思ってしまう気持ちもわかりますが、折り返しの電話が遅いよりも、配慮のない時間に電話をかける方が印象が悪くなってしまいます。

また、翌日電話する際にはきちんと謝罪することが大切です。

いずれにしても、気づいたらできるだけ早く折り返し電話を入れるのがマナーなので、2日後や3日後など時間をあけて連絡するのは控えましょう。 

担当者のメールアドレスを知っている場合は21時以前であれば迷惑にならないので、メールでの連絡も１つの手段です。 

メール文章は下記の見本を参考にしてください。

「また電話します」と留守電が入っていた場合

担当者が「あらためてこちらから連絡します」とか、「またかけ直します」など留守電にメッセージを残していた場合の対処法です。 

正解は「すぐにかけ直す」です。

担当者はこのようなメッセージを社交辞令としてよく使います。

これには「気付いたら、あとでかけ直してね」というニュアンスが暗に含まれている場合があります。 

そのため、「担当者がかけ直すから待っててもいいだろう」と放置していたら、担当者は「気遣いもできない学生だな」と評価するかもしれません。

放置せずにできるだけ早い時間にTPOを考えながら、下記のように切り出して折り返し電話を開始しましょう。 

相手の電話が留守電になった場合

次に折り返し電話をしたら相手の電話が留守電になった場合の対処法です。 

留守電のメッセージが流れると急に固まって無音が怖くなり切ってしまったという学生も散見されますが、この場合は必ず留守電にメッセージを入れておきましょう。 

メッセージの見本は下記のとおりです。

金曜日の就業時間後に不在着信に気づいた場合

金曜日の就業時間後に連絡に気づいた場合の対処法です。

土日祝は、一般的な企業では休業日であるため、折り返し電話は控えるようにしましょう。

もし金曜日の就業時間後に不在着信が入っていることに気づいた場合には、週明けの月曜日の午前中に送れば大丈夫です。

また中には、土日祝も営業している企業もありますので、その際は折り返しの電話を入れても問題ありません。

企業の営業日や時間については、ホームページなどに記載されていますので、必ず確認するようにしましょう。

まとめ

今回は、企業への折り返し電話について、押さえるべきポイントや、実際の会話の流れを解説しました。

近年電話をすることが苦手な学生が多く、特に自分から企業に折り返しの電話をするとなると、とても緊張してしまうことでしょう。

電話は直接選考結果を左右するものではありませんが、印象をよくすることはできます。

折り返し電話の基本は「できるだけ早くかけなおす」「相手を尊重する」ことです。

TPOをわきまえて行動しなければ、「常識のない学生だ」と捉えられてしまうかもしれません。

選考ではないからと言って安易に考えることなく、丁寧な対応を心がけましょう。

この記事がみなさんの就活のお役に立てば幸いです。

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