就活返信メールはどこまで？メールにおいて必須のマナーを徹底解説

はじめに

皆さんにこのような悩みはありませんか。

・企業のメールにはどこまで返信すればいいの

・メールで気をつける点はどこ

・メールの作成方法が知りたい

就活をする上で企業との連絡は主にメールを用いると思いますが、メールにおけるマナーや正しいメールの作り方が気になりませんか。

企業の中にはメールの内容をしっかりチェックしているところもあるので、適当にメールを書いていると悪い印象を与えてしまうこともあるでしょう。

そこで当記事では、就活返信メールにおけるマナーや注意事項を徹底解説していきます。

この記事を読めば自信をもって企業に返信メールを送ることができるようになるでしょう。

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1.就活メールの返信はどこまで？

就活においてメールでやりとりをする場合、どこまで返信すればいいか迷うことがよくあると思います。

ここではメール返信をどこまでするかの目安を2つ紹介します。

1-1.自分の返信で終わらせる

原則としてメールの会話は自分が送ったもので終わらせるようにしましょう。

その意識付けをしておけば、企業側からの質問を返しそびれることもなくなり、失礼にも値しなくなります。

自分からメールを送った場合はもちろん、企業から送られた場合もこちらからの送信で打ち切るようにしましょう。

ただし、企業側のメールで返信不要の記載があった場合は返信の必要はありません。

その場合に返信してしまうとメールをよく読んでいないと誤解されてしまうこともあるので、注意が必要です。

1-2.大事な用件が済むまで

2つ目は余計な内容のメールは送らないことです。

例えば日程の確認をメールで行っている場合、そのメールの目的はあくまで日程確認のためだけのメールになります。

そのため、日程に関連する質問ならまだしも、ただ自分の知りたい内容を聞く機会ではありません。

他の内容に関して質問がある場合は返信するのではなく、新しい件名のメールを作るなど、件名にある事柄以外の質問をするのは極力控えましょう。

2.注意すべきメールのマナーとは

メールは数少ない企業側とのやり取りの一つであり、自身の人柄や態度を表す貴重な手段とである言えるでしょう。

社会人としての常識が問われる機会でもあるため、メールの内容によっては企業側に好印象も悪印象も与えることになります。

ここでは就活を行ううえで心得ておきたいメールのマナーについて紹介します。

2-1.返信する時間帯は

まずメールだけに限った話ではありませんが、今後社会人として歩んでいく身として、メールをする時間のマナーは必ず知っておきたい事柄の1つです。

ここでは、就活メールの返信において理解しておきたい2つの注意点を解説します。

2-1-1.返信は原則当日中

企業からのメールに返信するまでの間の時間は早ければ早いほど良いでしょう。

企業としては早く連絡が取れた方がその後の動きもスムーズにいくので非常にありがたくなります。

また、中にはメールの返信を次の日あるいは数日後に行ってしまうような学生もいますので、仕事に対する熱意を表すうえでも対応は早めに行いましょう。

2-1-2.営業時間外の場合は翌日以降

返信のタイミングは原則当日中ですが、夜遅くにメールの着信に気づいてしまった場合などは例外となります。

もう1つ重要な原則は、企業の営業時間内に連絡をすることです。

そのため、夜にメールの着信に気づいたからといって、焦って返信してはいけません。

その場合は翌日午前中の営業時間内に返信し、返信が翌日になってしまった旨のお詫びもしておきましょう。

2-2.本文作成における注意点5選

本文作成には多く注意点がありますが、ここでは注意点を厳選して5つ紹介します。

2-2-1.件名は変更しない

まず1つ目の注意点としては、件名を変更しない点が挙げられます。

というのも、企業がメールの内容を理解しづらくなってしまうからです。

企業はたくさんの就活生と連絡を取っているので、1人1人との連絡内容を覚えているわけではありません。

そのため、件名が消されていると何についてのメールであったか分かりづらくなります。

企業から初めに送られたものであれば特に件名を誤って消してしまわないように注意しましょう。

2-2-2.引用部分は消さない

よくあるミスに引用の消去があります。

引用とはメールの本文の下に表示される前回のやり取りのことです。

今回のメールの邪魔になると思い消してしまう学生が多く見受けられますが、引用部分は消さないで残しておきましょう。

引用は前回のやり取りの履歴とも言えるので、メールの内容を確認する際に便利になります。

そのため、引用は消さないのが企業側への親切と言えるでしょう。

また返信する際、件名にはReの表記がつきますが、件名に対しての返信を表しているので、企業側にわかりやすいようこちらも消さないようにしましょう。

2-2-3.アドレスの表記に注意する

3つ目の注意点はアドレスの表記です。細かいと思うかもしれませんが、社会人の礼儀としてアドレスは常識的なものにしましょう。

非常識なメールアドレスとはアニメのキャラクター名や有名人の名前など、それに近いものを連想させるものにあたります。

メールの相手が気づくかどうかはわかりませんが、ふざけた印象を持たれないためにもしっかりとしたアドレスにしておくのが無難と言えるでしょう。

2-2-4.正しい敬語表現を用いる

メールにおいて非常によくある間違いは敬語表現です。

学生の間は社会人と関わる機会がアルバイト等を除いてあまりないので、敬語に触れる機会が少なくなります。

そのため、面接の時に敬語で話せなくて困ってしまう学生が多くいますが、その影響はメールにも出てきます。

メールが試験の一環であるかどうかは断言できませんが、少なくともしっかりした敬語表現ができていない場合は良い印象を受けません。

特に尊敬語と謙譲語の使い分けや二重敬語に注意しましょう。

2-2-5.文の読みやすさを意識する

文の読みやすさにも気を遣いましょう。

単語の使い方や句読点の位置、特に注意するべきは文章の長さです。

メールの目的は情報の伝達にあるので、できるだけ短くシンプルな文章の方が読みやすく、意図も伝わりやすくなります。

普通に文章を書いても問題はありませんが、より読みやすくするために意味の切れ目で改行をするなどの工夫をするとより印象がよいでしょう。

3.メールを見落とさないための工夫3選

すでに紹介した通り、メールの返信は早い方が良い印象を受けます。

メールの返信を早くするには気づいたらすぐに返信するのも大切ですが、メールの着信に気付くための工夫も重要となります。

3-1.常に携帯を身に着ける

普段から携帯は身につけているかもしれませんが、就活中は普段以上に携帯を手放さないよう心がけておきましょう。

企業からはメールだけでなく電話がかかってくる可能性もあります。

電話になかなか出ないのはメールの返信が遅くなる以上に悪い印象を与えるので、特に携帯を普段からあまり使わない方は持ち歩くよう意識しましょう。

3-2.着信音を設定する

簡単なことですが、メールの着信音が鳴った方がメールの着信に気づきやすくなります。

設定は何分もかからないはずですので、普段着信音をつけていない方は就活の期間はつけておきましょう。

また、就活用のメールと他のメールの着信音を変えておくのも有効な手段です。

ただし企業を訪問した時や説明会の最中に鳴らないよう、オンオフの設定も意識しましょう。

3-3.就活用のメールアドレスやメールボックスをつくる

メールを見落とさないために新たなメールアドレスを作ったり、メールボックスで区別したりすることをおすすめします。

普段からメールを使っている方は就活用のメールと普段のメールが入り混じってしまい、企業からのメールに気づかない可能性もあります。

そのため、就活用のアドレスを用意しておくと便利でしょう。

また、GmailやYahooメールには送信者別にフォルダ分けをする機能などがありますので有効に活用しましょう。

4.就活返信メールの作り方

4-1.メールの基本構成

メールの大まかな構成は件名、宛名、本文、署名の4つになります。

4-1-1.件名

件名は必ず書くようにしましょう。

本文から書きたくなるところですが、件名はメールにおいて非常に重要な要素です。

本文を読めばメールの内容は理解できますが、件名があれば何についてのメールかはっきりとわかります。

また、メールの受信トレイでは件名が表示されるので、該当のメールを探している場合は見つける手間が省けます。

件名の書き方ですが、それを読んだだけで何についてのメールか分かるような件名にしましょう。また、件名の後に大学名と名前も記載しておくと親切です。

「〇〇について　〇〇大学　氏名」といった形で短くシンプルに書くようにしましょう。

4-1-2.宛名

就活のメールにおいては宛名も重要となります。

どの企業の何課の誰に向けたメールなのかを正確に記載しましょう。

その際に企業の名称を省略して書くのは失礼にあたるので、「株式会社」を「（株）」のようにしないよう注意しましょう。

また、メールを担当する方の名前には必ず「様」などの敬称を使用し、担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」といったように記載しましょう。

4-1-3.本文

本文では、まず挨拶と自己紹介の文を記載しましょう。

挨拶は「お世話になっております」の文言で十分です。

自己紹介は「〇〇大学の〇〇と申します」程度の簡単な自己紹介にしましょう。

その後は、件名にある内容を記載し、最後に結びの一言を添えると全体的に構成のとれた分かりやすいメールになります。

本文の記載は、ここまでで紹介した敬語表現や読みやすさに注意して文章を作成しましょう。

4-1-4.署名

最後に忘れがちなのが、自分がどこの誰なのかにあたる署名の記載です。

内容がわかってもそれが誰からのメールなのかが分からなければ元も子もありません。

企業は多くの就活生とやり取りをしているので大学名、住所、氏名、メールアドレス、電話番号は特に記載を忘れないようにしましょう。

4-2.状況別の例文

ここでは、状況別に返信メールの実例を紹介します。

4-2-1.日程の説明に対する返信

1つ目は企業から日程の選択肢を与えられた場合に返信例文です。

文章を羅列するのではなく、改行を使用することで見やすさを意識しましょう。

4-2-2.日程の変更に関する返信

2つ目は、企業から指定された日程に行けない場合の返信例文です。

指定された日程に行けない理由を明確にし、自分の都合が良い日程を複数提示しましょう。

その際に企業に対するお詫びの気持ちの記載も忘れてはいけません。

4-2-3.企業からのお礼に対する返信

3つ目は、こちらが送った内容に対して企業側からお礼のメールが届いた際にさらに返信する場合です。

すでに言うことがない場合は、返信に関するお礼を述べるのがおすすめとなります。

内容に凝る必要はなく、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

まとめ

就活メールのマナーについて理解していただけたでしょうか。

繰り返しになりますが、メールのマナーは社会人としての一般常識です。

皆さんが社会に足を踏み入れていく上で必ず使用することになるスキルなので、就活を機会に必ず身につけておきましょう。

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