【例文あり】これってマナー違反⁉面接の日程調整メールの書き方

【例文あり】これってマナー違反⁉面接の日程調整メールの書き方

2021年5月29日更新

はじめに

ES提出が終わり一段落したのも束の間,次第に選考結果のメールが届きます。

「さあ,次のステップ面接へ」,と日程調整のメールを送ろうにも,言葉遣いに失礼がないか,マナー違反はないかなどで不安な方もいらっしゃると思います。ましてやメールでのやり取りに慣れていないと,「件名から書き出せない…」という可能性もありますよね。

本記事では,就活におけるメールのマナーと面接の日程調整について例文とともにまとめました。

 

目次

 はじめに

  1メールの基本のマナー

   1-1 返信は24時間以内に

   1-2 件名はそのままで

   1-3 署名を入れる

   1-4 返信するメールの本文を残しておく

   1-5 お礼の言葉を忘れずに

  2面接日程調整メールへの返信(例文付き)

   2-1 希望の日程を伝える場合

   2-2 提示された日程への返信

   2-3 提示された日程で調整できない場合

  3面接日程を変更したい場合(例文付き)

  4面接日程確定メールへの返信(例文付き)

 まとめ

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1メールの基本のマナー

1-1 返信は24時間以内に

 企業からのメールには可能な限り早く返信しましょう。遅くとも24時間以内には返信するのがマナー。スケジュール調整が必要でどうしても時間がかかる

場合は「ご連絡ありがとうございます。申し訳ありませんが○○のため△日までにはご連絡いたします。」と,理由と期限を伝えるメールを送ります。

また,メールを送る時間は,原則企業の就業時間内にしましょう。

 

1-2 件名はそのままで

 企業からのメールへの返信の際,件名を変える必要はありません。元の件名の最後に「大学名と氏名」など,一目で誰からの連絡か把握できるようにします。

そうすることで,企業側がメールの管理をしやすくなります。

また,やり取りが続くと「Re:」によって件名が長くなり,一目で確認しづらくなることもあります。その場合は,「Re:」の数を減らして件名が隠れないようにしましょう。

 

1-3 署名を入れる

 件名には大学名と氏名を,と書きましたが,本文の最後には署名も入れておきましょう。

署名には,名前,所属,連絡先(メールアドレス・電話番号)を記載します。署名を入れることで誰からの連絡かわかるだけでなく,本文がこれで終わりであることもわかります。

 

1-4 返信するメールの本文を残しておく

 返信する際は,相手が書いた本文は残して返信しましょう。企業側は複数人でメール対応している場合もあるので,こうすることでどのような内容のやり取りがあったのかを把握しやすくなります。

 

1-5 お礼の言葉を忘れずに

 企業へメールを送信する際は,お礼の言葉も忘れずにいれます。感謝の気持ちを伝えられて嫌な気になる人はいませんし,マナーのある人だという印象を抱いてもらえます。

2面接日程調整メールへの返信(例文付き)

それでは実際に上記のマナーを踏まえつつ,例文を用いながら日程調整メールの書き方を見ていきましょう。

 

2-1 希望の日程を伝える場合

ポイントは,候補日の日程は少なくとも3つ以上送ることです。

 

①件名: 受け取ったメールの件名(○○大学 △△△△(氏名))

   

②本文: 

株式会社○○○○ 採用担当△△様,お世話になっております。

○○大学 △△△△(氏名) です。

 

選考結果のご連絡,誠にありがとうございます。

僭越ながら面接の希望日程をお送りさせていただきます。

 

第一希望 □月□日(□) □時~面接開始

第二希望 □月□日(□) □時~面接開始

第三希望 □月□日(□) □時~○○時面接終了

 

上記の日程など,ご都合いかがでしょうか?

お忙しい中恐れ入りますが,面接日程のご調整よろしくお願いいたします。

           

○○大学××学部△△学科

学籍番号

氏名

連絡先

 

2-2 提示された日程への返信

 ポイントは,提示された日程の中からできる限り複数の日程を選択することです。

 

①件名: 受け取ったメールの件名(○○大学 △△△△(氏名))

   

②本文: 

株式会社○○○○ 採用担当△△様,お世話になっております。

○○大学 △△△△(氏名) です。

面接日程のご連絡,誠にありがとうございます。

ご提示いただいた候補日より,下記日程を希望させていただきます。

第一希望 □月□日(□) □時~面接開始

第二希望 □月□日(□) □時~面接開始

第三希望 □月□日(□) □時~○○時までに面接終了

お忙しい中恐れ入りますが,面接日程のご調整よろしくお願いいたします。

           

○○大学××学部△△学科

学籍番号

氏名

連絡先

 

2-3 提示された日程で調整できない場合

 ポイントは,まずお詫びの気持ちをしっかり示すことです。そこから希望の日程を複数提示しましょう。

 

①件名: 受け取ったメールの件名(○○大学 △△△△(氏名))

   

②本文: 

株式会社○○○○ 採用担当△△様,お世話になっております。

○○大学 △△△△(氏名) です。

 

面接日程のご連絡,誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが,ご連絡いただいた日程で予定を調整することが難しいです。

私の都合で大変申し訳ございませんが,以下の日程で調整していただくことはできませんでしょうか?

 

第一希望 □月□日(□) □時~面接開始

第二希望 □月□日(□) □時~面接開始

第三希望 □月□日(□) □時~○○時までに面接終了

 

お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが,ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

           

○○大学××学部△△学科

学籍番号

氏名

連絡先

3面接日程を変更したい場合

日程の確定後,急に授業が入るなどどうしても都合が悪くなるということもあるでしょう。その際はまず「いつ面接予定の誰なのか」を明確にし,お詫びを伝え,納得できる理 由も記載しましょう。そのうえで希望の日程を3つ以上提示しましょう。

 

①件名: 受け取ったメールの件名(○○大学 △△△△(氏名))

   

②本文: 

株式会社○○○○ 採用担当△△様,お世話になっております。

        

〇月〇日(〇) 〇時~,面接のお約束をいただいておりました,

○○大学 △△△△(氏名) です。

 

大変申し訳ございませんが,過程の事情により,上記の日程で面接していただくことが難しくなってしまいました。

私の都合で大変恐縮ではございますが,可能であれば下記日程で再調整をご検討いただきたいです。

        

第一希望 □月□日(□) □時~面接開始

第二希望 □月□日(□) □時~面接開始

第三希望 □月□日(□) □時~○○時面接終了

 

お忙しい中お手数をおかけし,まことに申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

           

○○大学××学部△△学科

学籍番号

氏名

連絡先

4面接日程確定メールへの返信(例文付き)

日程確定の連絡がきたら,希望の日程で調整してもらったことに対して,感謝の気持ちを伝えましょう。

 

①件名: 受け取ったメールの件名(○○大学 △△△△(氏名))

   

②本文: 

株式会社○○○○ 採用担当△△様,お世話になっております。

○○大学 △△△△(氏名) です。

 

面接日程の調整,誠にありがとうございます。

面接日程を確認致しました。

それでは,〇月〇日〇時~ 宜しくお願い致します。       

           

○○大学××学部△△学科

学籍番号

氏名

        連絡先

まとめ

企業は同時期にたくさんの学生たちとやり取りしています。メールは学生のイメージにもつながるので,マナーを守ったスムーズなやり取りを心がけましょう。

 

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